Alfresco

บริการจัดเก็บเอกสาร

Enterprise Content Management Software การจัดเก็บเอกสารและไฟล์ระดับองค์กร ระบบ Software จัดเก็บข้อมูลเอกสาร และระบบค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว เสมือนมี Google ในองค์กรของคุณ ที่สามารถค้นหาเอกสารต่างๆได้ เพียงใช้แค่ Keyword

Slider

” ระบบจัดเก็บเอกสาร ”

ในยุคแห่งดิจิทัล องค์กรคุณควรเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง อันดับต้นๆเลยคือเรื่องของงานเอกสารทุกอย่างภายในองค์กร ขึ้นต้นว่าเอกสารคือต้องสำคัญแน่นอน แล้วถ้ามีข้อมูลสำคัญขององค์กร คุณควรจะเก็บรักษาไว้ที่ไหนดีล่ะ ? ถ้าเป็นเอกสารต้นฉบับ ก็ต้องใช้แวร์เฮ้าส์ในการจัดเก็บให้ปลอดภัย  แต่ก่อนที่จะนำเอกสารไปจัดเก็บนั้น ต้องทำเอกสารต้นฉบับให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เสียก่อน เพื่อให้เรามีไฟล์เอกสารที่สามารถเรียกใช้งานได้ วิธีการนี้เรียกว่า การสแกนเอกสาร เพื่อนำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ หลังจากสแกนเอกสารมา เอกสารก็จะเป็นไฟล์ภาพ ถ้าเราอยากนำไปใช้งานต่อจะต้องทำอย่างไร? แน่นอนก็ต้องแปลงไฟล์รูปภาพให้เป็นตัวหนังสือเสียก่อน วิธีนี้เรียกว่าการ OCR ( Optical Character Recognition ) แล้วจึงนำไปใช้ต่อในโปรแกรม Office ต่างๆได้ง่ายขึ้นนั่นเอง

ระบบจัดเก็บเอกสารทำอะไรได้บ้าง ?

ระบบการ Approved เอกสารภายในองค์กรได้จากทุกที่

หลายๆครั้งที่เวลามีการเซ็นอนุมัติเช่น เอกสารเวียน เอกสารสั่งงาน หรือ การประชุมสัมนาที่ต้องใช้ลายเซ็น ระบบก็สามารถเชื่อมการเซ็นเอกสารของผู้เกี่ยวข้องในองค์กรได้ในเอกสารฉบับเดียว โดยที่ไม่ต้องส่งต่อกันเซ็นหรือเดินไปส่งเอกสารตามแผนกต่างๆ ซึ่งระบบสามารถลดเวลาการทำงานได้เป็นอย่างดี

การเรียกดูเอกสารออนไลน์

ผู้ใช้สามารถเรียกดูเอกสารออนไลน์ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดแล้วเปิดไฟล์ในแอพพลิเคชั่นอื่น นอกจากนี้ยังสามารถเรียกดูไฟล์ในฟอร์แมตอื่น ๆ อย่าง Office ไฟล์ภาพ รูปถ่าย เอกสารที่ได้รับการสแกน ไฟล์วีดีโอ และไฟล์เสียง ด้วยระบบบริหารจัดการเอกสารได้อีกด้วย

ระบบสืบค้นสำเร็จรูป Focus การค้นหาเอกสารได้ตามต้องการ

ด้วยเครื่องมือสืบค้นทรงประสิทธิภาพ ผู้ใช้จะพบเอกสารสำคัญได้สะดวกและรวดเร็ว เลือกสืบค้นได้ทั้งแบบธรรมดา โดยค้นหาข้อมูลหรือคุณสมบัติที่ต้องการด้วยโซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของ K&O  หรือเลือก “สืบค้นข้อมูลขั้นสูงแบบปรับแต่งได้เพื่อค้นหาแบบเฉพาะเจาะจงยิ่งขึ้นโดยระบุคุณสมบัติเฉพาะ

ระบบ Work flow ที่มีประสิทธิภาพเชื่อมโยงการใช้งานเอกสารในองค์กร

ระบบ Work flow ที่ปรับแต่งได้ตามต้องการของ K&O ช่วยบริหารจัดการกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นขั้นตอนการตรวจทานและอนุมัติ หรือกระบวนการทางธุรกิจหลายขั้นตอนที่ซับซ้อนกว่า

รวม GoogleDocs & MS Office เข้าไว้ด้วยกัน

อัพเดทข้อมูลสะดวกรวดเร็วด้วยการทำงานที่ไร้รอยต่อของ Microsoft Office & GoogleDocs เพียงผู้ใช้เลือก “แก้ไขออนไลน์” เพื่อใช้งานโปรแกรม Microsoft Office ที่เหมาะสม (Word Excel หรือ PowerPoint) เมื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง ระบบบริหารจัดการเอกสาร Alfresco จะอัพโหลดไฟล์ใหม่ สร้างเอกสารเวอร์ชั่นใหม่โดยอัตโนมัติ

การควบคุมดูแลเวอร์ชั่นเอกสาร

การระบุเอกสารเวอร์ชั่นล่าสุดไม่ใช่เรื่องง่ายหากมีการอัพเดทและแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารโดยผู้ใช้หลายคน โซลูชั่นบริหารจัดการเอกสารของเรามีระบบควบคุมเวอร์ชั่นเอกสารที่สามารถติดตามรายละเอียดการแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสาร ว่าผู้ใช้คนใดแก้ไขเปลี่ยนแปลงเอกสารฉบับไหนอย่างไรในเวลาใด รองรับทั้ง Major Updates (Version 1 เป็น Version 2) และ Minor Updates (Version 1.1 เป็น Version 1.2)

การตัดสินใจได้เร็วขึ้น

ทำให้องค์กรสามารถใช้ประโยชน์จากโอกาสและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้ เป็นความจริงที่เราตัดสินใจอย่างดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ด้วยข้อมูลที่พร้อมสำหรับเราในเวลานั้น ECM ช่วยให้ผู้มีสิทธิ์ตัดสินใจได้รับข้อมูลที่ดีขึ้นเร็วขึ้น

ความต่อเนื่องทางธุรกิจ

จะได้รับโดยการทำให้มั่นใจได้ว่าเนื้อหาที่คุณต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจของคุณพร้อมใช้งานอยู่เสมอ ECM ที่สร้างขึ้นอย่างถูกต้องและมีการจัดทำเป็นเอกสารอย่างถูกต้องจะนำไปใช้ในการสำรองข้อมูลที่เก็บถาวรการจัดเก็บข้อมูลใกล้และนอกสถานที่และการกู้คืนระบบ

ในด้านของระบบจัดเก็บเอกสาร

ประโยชน์ที่เห็นได้ชัด คือความมั่นใจว่าเอกสารขององค์กรท่านมีการใช้งานที่คล่องตัวโดยที่ไม่ต้องเดินทางรับส่งเอกสารกันในสำนักงาน ด้วย ECM Viewer ECM Viewer เป็นระบบจัดเก็บเอกสาร การสืบค้นข้อมูล ผ่าน Index ทีมีการจัดเก็บเป็นระดับโฟล์เดอร์ไว้ที่ตัวเอกสารเพื่อการค้นหาที่ง่ายขึ้นได้ โดยมี Action ต่างๆ ในการ ย้าย คัดลอก และ ลบเอกสาร การอนุมัติเอกสาร ผ่าน work flow engine เพื่อให้ง่ายต่อการ อนุมัติ โดยที่ไม่ต้องรับ-ส่งเอกสารด้วยมือ แต่เป็นการใช้งานผ่านระบบนี้แทน หรือแม้กระทั่ง การกำหนดวันหมดอายุของเอกสารและทำการย้าย เข้า path ที่ไม่สามารถเปิดดูเนื้อไฟล์ได้ เพราะ (ไว้สำหรับเอกสารที่หมดอายุแล้ว) หรือแม้กระทั่งสามรถกำหนดเอกสารที่หมดอายุ ให้แจ้งเตือนเข้าหาอีเมลผู้ใช้ที่ลงทะเบียนไว้ได้โดยตรง

ติดต่อเรา

LINE : @ko.in.th