ในยุคแห่งดิจิทัล องค์กรคุณควรเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง อันดับต้นๆเลยคือเรื่องของงานเอกสารทุกอย่างภายในองค์กร ขึ้นต้นว่าเอกสารคือต้องสำคัญแน่นอน แล้วถ้ามีข้อมูลสำคัญขององค์กร คุณควรจะเก็บรักษาไว้ที่ไหนดีล่ะ ? ถ้าเป็นเอกสารต้นฉบับ ก็ต้องใช้แวร์เฮ้าส์ในการจัดเก็บให้ปลอดภัย  แต่ก่อนที่จะนำเอกสารไปจัดเก็บนั้น ต้องทำเอกสารต้นฉบับให้เป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เสียก่อน เพื่อให้เรามีไฟล์เอกสารที่สามารถเรียกใช้งานได้ วิธีการนี้เรียกว่า การสแกนเอกสาร เพื่อนำเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ หลังจากสแกนเอกสารมา เอกสารก็จะเป็นไฟล์ภาพ ถ้าเราอยากนำไปใช้งานต่อจะต้องทำอย่างไร? แน่นอนก็ต้องแปลงไฟล์รูปภาพให้เป็นตัวหนังสือเสียก่อน วิธีนี้เรียกว่าการ OCR ( Optical Character Recognition ) แล้วจึงนำไปใช้ต่อในโปรแกรม Office ต่างๆได้ง่ายขึ้นนั่นเอง