ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารคืออะไร? ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์เอกสาร ช่วยให้ผู้ใช้สร้าง จัดการ จัดเก็บ ติดตาม และจัดส่งเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารดิจิทัลที่เป็นกระดาษ แม้ว่านี่จะเป็นฟังก์ชันมาตรฐานใน DMS ก็ตาม โซลูชันที่ดีที่สุดยังมีคุณสมบัติที่หลากหลายเพื่อช่วยเร่งประสิทธิภาพของธุรกิจ คำนี้มักใช้แทนกันได้กับระบบการจัดการเอกสาร ซึ่งเรียกโดยย่อว่า DMS 

ด้านล่างนี้ คุณสามารถดูตัวอย่างแดชบอร์ด DMS ของ SharePoint และลักษณะที่แดชบอร์ดจะปรากฏสำหรับทีมขาย:

นอกจากนี้ยังเป็นที่น่าสังเกตว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารยังใช้เป็นคำหลักสำหรับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่หลากหลาย ซึ่งอาจรวมถึง:

• ระบบจัดการเนื้อหา(CMS) เช่น WordPress, Drupal หรือ Joomla
• ระบบเวิร์กโฟลว์เพื่อทำงานซ้ำ ๆ โดยอัตโนมัติ
• ระบบการจัดการบันทึกที่ส่วนใหญ่ใช้โดยอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น การดูแลสุขภาพ กฎหมาย และรัฐบาล 
• ระบบภาพเอกสารที่จับภาพและจัดระเบียบภาพจากแหล่งต่างๆ และช่วยแปลงไฟล์กระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล
• ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรที่ปรับให้เหมาะกับความต้องการขององค์กร

ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์เอกสาร 4 ประเภท

ด้วยเหตุนี้ จึงมีซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสี่ประเภทที่แตกต่างกัน: 

1. DMS บนเซิร์ฟเวอร์

ขอแนะนำให้ใช้ DMS แบบเซิร์ฟเวอร์หากคุณใช้เซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร ซึ่งเป็นข้อกำหนดสำหรับอุตสาหกรรมที่มีความปลอดภัยสูงและองค์กรหลายแห่ง สามารถติดตั้งเป็นแบบสแตนด์อโลนและไม่ต้องใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ระบบเหล่านี้มักจะเร็วกว่าเนื่องจากเชื่อมต่อกับเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) และยังสามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการส่วนบุคคลได้อีกด้วย

2. ฐานข้อมูล DMS

DMS ของฐานข้อมูลมีประโยชน์เมื่อคุณต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากที่กระจายไปทั่วแอปธุรกิจ คิดว่า FileMaker, MySQL หรือ Oracle ซอฟต์แวร์เก็บข้อมูลและอนุญาตให้คุณจัดเรียงและค้นหาสิ่งที่คุณต้องการตามคำค้นหาของคุณ เนื่องจากฐานข้อมูล DMS เชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานส่วนใหญ่ คุณจะไม่ต้องถามว่า “ไฟล์นั้นอยู่ที่ไหน” อีกครั้ง. 

3. DMS บนคลาวด์

ตามชื่อที่แนะนำ DMS บนคลาวด์นั้นโฮสต์อยู่ในคลาวด์และเก็บข้อมูลโดยที่คุณไม่จำเป็นต้องโต้ตอบกับเซิร์ฟเวอร์จริง การทำงานร่วมกันจากระยะไกลทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ใดก็ได้ทันที

DMS บนคลาวด์เป็นที่นิยมในหมู่ธุรกิจที่ต้องทำงานกับข้อมูลจำนวนมากและยังคงมีความยืดหยุ่นในชุดคุณสมบัติและโปรโตคอลความปลอดภัย  

4. DMS บนเว็บ

DMS บนเว็บไม่จำเป็นต้องให้คุณดาวน์โหลดแอปหรือเรียกใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ สามารถเข้าถึงได้ผ่านเบราว์เซอร์ของคุณและมักเป็นโอเพ่นซอร์ส ซึ่งหมายความว่ามีต้นทุนต่ำ (หรือฟรี) และสามารถใช้เชื่อมต่อกับระบบอื่นผ่าน API

แต่โอเพ่นซอร์สไม่ใช่เส้นทางที่บริษัทส่วนใหญ่ต้องการเข้าถึง DMS บนเว็บส่วนใหญ่ต้องการการฝึกอบรมอย่างเข้มข้น และมักมีข้อกังวลด้านความปลอดภัยและการสนับสนุน

แหล่งข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

คุณสมบัติของ ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์เอกสาร

แม้ว่าคุณอาจต้องการเลือกโซลูชันแบบสแตนด์อโลนหรือโซลูชันที่เพิ่มพื้นที่ทำงานหรืออินทราเน็ตของบริษัทของคุณเป็นสองเท่า ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้: 

• การจัดเก็บเอกสารและการจัดระเบียบ
• การทำงานร่วมกันและการแบ่งปัน
• การควบคุมเวอร์ชัน
• เวิร์กโฟลว์
• สิทธิ์
• สำรองเอกสาร
• การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัยของข้อมูล

1. การจัดเก็บเอกสารและการจัดระเบียบ

บริษัทที่กำลังเติบโตมักประสบปัญหาในการจัดการและจัดระเบียบเอกสารจำนวนมาก แทนที่ระบบการจัดการเอกสาร พนักงานใช้เวลามากในการขุดหาไฟล์

54% ของผู้เชี่ยวชาญด้านสำนักงาน 1,000 คนในสหรัฐอเมริกาที่สำรวจโดย Wakefield Research ในนามของบริษัทวิเคราะห์ข้อมูลอย่าง Elastic รายงานว่าใช้เวลาในการค้นหาไฟล์มากกว่าการตอบกลับอีเมลและข้อความ เมื่อเลือกเครื่องมือจัดการเอกสาร ให้พิจารณาลำดับชั้นขององค์กรที่นำเสนอโดยแพลตฟอร์ม

2. การทำงานร่วมกันและการแบ่งปัน

DMS ที่ดีควรเชื่อมต่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในอย่างราบรื่นเพื่อป้องกันไซโลข้อมูลและความขัดแย้งที่ไม่จำเป็น เป็นสิ่งสำคัญสำหรับสถานที่ทำงานระยะไกลและแบบผสมผสานที่พนักงานเข้าสู่ระบบจากสถานที่อื่น นอกจากนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณควรให้การเข้าถึงที่จำกัดแก่ผู้รับเหมาอิสระ เพื่อให้พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมในโครงการอย่างมีความหมาย

3. การควบคุมเวอร์ชัน ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์เอกสาร

เนื่องจากเอกสารอยู่ในสถานะฟลักซ์ตลอดเวลา DMS ของคุณควรมีการควบคุมเวอร์ชันเพื่อให้คุณจัดการเอกสารหลายเวอร์ชันได้โดยอัตโนมัติ

การกำหนดเวอร์ชันจะช่วยรักษาและจัดการเอกสารตลอดวงจรชีวิตของเอกสารจนกว่าจะได้รับการอนุมัติ จากนั้น เวอร์ชันปัจจุบันจะยังคงมองเห็นได้สำหรับทีม ในขณะที่เวอร์ชันเก่าจะถูกเก็บไว้ในกรณีที่คุณต้องการ

4. ขั้นตอนการทำงาน

เวิร์กโฟลว์ใช้กระบวนการที่กระจัดกระจายและไม่ได้แมปและปรับให้เหมาะสมสำหรับคุณ ตัวจัดการเอกสารของคุณควรมีเวิร์กโฟลว์ในตัวเพื่อปรับปรุงระบบและกฎการทำงานอัตโนมัติของคุณในการจัดเก็บ แท็ก และจัดระเบียบเอกสาร

ตามหลักการแล้ว DMS ของคุณควรสามารถช่วยคุณกำหนดเส้นทางเอกสาร อัปเดตและสร้างบันทึก ตั้งค่ากฎแต่ละข้อและการดำเนินการกับเอกสาร และกำหนดค่าการอนุมัติหลายระดับ

5. สิทธิ์ ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์เอกสาร

แม้ว่าการกันผู้ไม่หวังดีออกจากระบบของคุณเป็นสิ่งสำคัญอันดับแรก แต่การอนุญาตมีความสำคัญมากกว่าเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูลภายในโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนา แบบสำรวจการละเมิดข้อมูลภายในของ Egress 2020พบว่า 78% ของผู้นำด้านไอทีเชื่อว่าพนักงานนำข้อมูลไปเสี่ยงโดยไม่ได้ตั้งใจ ในขณะที่ 75% คิดว่าการละเมิดข้อมูลเป็นการจงใจ คุณสามารถปกป้องข้อมูลของคุณจากการละเมิดและการแก้ไขโดยอนุญาตให้ผู้ดูแลระบบกำหนดสิทธิ์เฉพาะสำหรับพนักงานหรือทีมแต่ละคน 

6. การสำรองข้อมูลเอกสาร

คุณลักษณะพื้นฐานที่เครื่องมือจัดการเอกสารทุกรายการควรมีคือความสามารถในการสำรองเอกสารด้วยตนเองหรือโดยอัตโนมัติไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายในเครื่องหรือระบบคลาวด์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีการเขียนร่วม ผลที่ตามมาของการสูญหายของข้อมูลอาจรุนแรงและก่อให้เกิดความเสียหายทางการเงินและชื่อเสียง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมนั้นๆ 

7. การปฏิบัติตามข้อกำหนดและความปลอดภัยของข้อมูล

การจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้เกิดค่าปรับจำนวนมาก การตรวจสอบที่มีค่าใช้จ่ายสูง และภาพลักษณ์ของแบรนด์ที่เสียหาย DMS ของคุณยังสนับสนุนองค์กรในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดโดยช่วยให้คุณปฏิบัติตามข้อกำหนดต่างๆ เช่น GDPR หรือ HIPAA โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับข้อมูลที่ปลอดภัยผ่านสิทธิ์การเข้าถึงขั้นสูง SSL การเข้ารหัส เส้นทางการตรวจสอบ และความพร้อมใช้งานและความสมบูรณ์สูง

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699