ประโยชน์บริการแปลงเอกสาร เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้นจากจุดเริ่มต้นเล็กๆ ไปสู่องค์กรที่มีความมั่นคง คุณจะต้องจบลงด้วยกองเอกสารมากมาย เอกสารนี้มักสะสม อยู่ในตู้เก็บเอกสารและห้องเก็บของ ไม่ให้พบเห็นอีก อย่างไรก็ตาม หากมีความจำเป็นต้องดูเอกสารบางอย่าง การค้นหาสิ่งที่คุณต้องการอาจเป็นเรื่องยาก

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารได้รับการจัดระเบียบและจัดเก็บอย่างดีสำหรับธุรกิจของคุณคือการเลือกใช้บริการแปลงเอกสาร บริการเหล่านี้แปลงเอกสารของคุณให้เป็นรูปแบบดิจิทัลเป็นไฟล์ PDF หรือรูปแบบอื่นๆ ที่คุณร้องขอ ทำให้เข้าถึง จัดเก็บ และปกป้องเอกสารสำคัญของคุณได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ ประโยชน์เพิ่มเติมบางประการของบริการแปลงและสแกนเอกสารมีดังนี้

ประโยชน์ของบริการแปลงเอกสาร

รับประกันการปฏิบัติตาม

อุตสาหกรรมส่วนใหญ่ต้องการเอกสารจำนวนมาก ตั้งแต่การจัดเก็บเวชระเบียนไปจนถึงงบการเงิน รายละเอียดใบสั่งงาน และบันทึกพนักงาน คุณจะต้องมีเอกสารจำนวนมากที่ต้องเก็บไว้เพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของอุตสาหกรรมของคุณ

ไม่เพียงแต่จะเป็นฝันร้ายในการจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดนี้และทำให้มั่นใจว่าสามารถเข้าถึงได้เมื่อจำเป็นเท่านั้น แต่ยังเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บจำนวนมากให้กับงบประมาณรายไตรมาสของคุณอีกด้วย ทำไมไม่แปลงเอกสารของคุณเป็นรูปแบบที่ง่ายต่อการจัดเก็บและค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น เมื่อคุณทำเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัล คุณจะมั่นใจได้ว่าสอดคล้องกับข้อกำหนดและมาตรฐานอุตสาหกรรมของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่ต้องเพิ่มตู้เก็บของในสำนักงานของคุณ

ลดของเสีย

เมื่อเอกสารสำคัญของคุณถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว คุณจะมีโอกาสตั้งค่าระบบเอกสารอัตโนมัติในองค์กรของคุณ ระบบเอกสารอัตโนมัติช่วยให้ธุรกิจต่างๆ มีวิธีที่ยอดเยี่ยมในการปรับปรุง ROI ของพวกเขา ซึ่งเป็นสิ่งที่โดยปกติแล้วจะไม่สามารถทำได้ด้วยการจัดการเอกสารและการประมวลผลข้อมูลแบบแมนนวล มันช่วยคุณประหยัดเวลา เงิน ความพยายาม และทรัพยากรราคาแพงได้อย่างมาก

หากไม่มีการจัดการเอกสารฉบับพิมพ์ในบริษัทของคุณ พนักงานของคุณมีอิสระที่จะดำเนินงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นซึ่งมีส่วนช่วยในการเติบโตของธุรกิจของคุณ คุณยังสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณ เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมมากขึ้นด้วยการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล เนื่องจากคุณจะใช้กระดาษน้อยลง เส้นทางกระดาษ ที่ลดลงนี้ช่วยลดต้นทุนการพิมพ์ และพนักงานที่มีประสิทธิผลมากขึ้นมารวมตัวกันเพื่อให้ธุรกิจของคุณก้าวไปสู่การเติบโต และความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง ประโยชน์บริการแปลงเอกสาร

เรียกค้นด่วน

การรับเอกสารฉบับพิมพ์ต้องการให้พนักงานของคุณค้นหาเอกสารในลิ้นชักและโฟลเดอร์ที่ไม่รู้จบด้วยตนเอง งานที่ไม่ควรใช้เวลาเกินสองสามวินาทีอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงเมื่อพนักงาน ของคุณย้ายจากตู้เก็บเอกสารตู้หนึ่งไปอีกตู้หนึ่งโดยหวังว่าจะพบเอกสารที่จำเป็น กระบวนการดึงข้อมูลนี้ไม่เพียงน่าเบื่อ และใช้เวลานานเท่านั้น แต่ยังขาดประสิทธิภาพอีกด้วย

วิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าได้รับเอกสารสำคัญคืนอย่างรวดเร็วคือการแปลงเป็นดิจิทัล เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว สิ่งที่คุณต้องทำคือใช้แถบค้นหาเพื่อเรียกค้นเอกสารเหล่านั้นภายในเสี้ยววินาที

การจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระเบียบ

เมื่อคุณใช้บริการสแกนเอกสารจำนวนมากสำหรับธุรกิจของคุณ จะช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บเอกสาร สำคัญทั้งหมดของคุณในพื้นที่จัดเก็บที่มีการจัดระเบียบอย่างดี การจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำได้ง่ายกว่าการเก็บไฟล์ งานเอกสารหลายไฟล์ นอกจากนี้ เอกสารที่จับต้องได้ยังกำหนดให้คุณต้องลงทุน ในตู้เก็บเอกสารและลิ้นชักราคาแพงเพื่อจัดเก็บโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ทั้งหมด

แทนที่จะมีตู้เก็บเอกสารจริงที่ใช้พื้นที่เกือบครึ่งหนึ่งของสำนักงานของคุณ (หรือต้องการห้อง เก็บของแยกต่างหาก!) คุณสามารถบันทึกเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์แทนได้ สิ่งที่คุณต้องทำคือจ้างบริการสแกนเอกสารที่เชื่อถือได้ เช่น Smooth Solutions เพื่อแปลงเอกสารสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณให้เป็นดิจิทัล

เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถจัดเก็บเอกสารของคุณในโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบอย่างเหมาะสมบนเครือข่ายของคุณ หรือแม้แต่บนระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ การมีไฟล์ดิจิทัลยังช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าใครบ้างที่สามารถเข้าถึงเอกสารสำคัญ เพื่อให้แน่ใจว่าเฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขเอกสารได้ตามต้องการ

เพิ่มความปลอดภัย

เอกสารดิจิทัลที่สแกนแล้วช่วยให้คุณเพิ่มความปลอดภัย ให้กับบันทึกที่คุณเก็บไว้ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง หากเอกสารของคุณประกอบด้วยข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและข้อมูล ที่อาจเสี่ยงต่อความเป็นส่วนตัวของผู้อื่น ด้วยการเก็บสำเนาดิจิทัลของเอกสาร คุณจะไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการบุกรุกหรือเจ้าหน้าที่ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงเอกสาร เนื่องจากไฟล์ดิจิทัล ช่วยให้คุณควบคุมผู้ที่สามารถ ดูและแก้ไขไฟล์ได้อย่างไร้ที่ติ

คุณสามารถติดตั้งซอฟต์แวร์และโปรโตคอลความปลอดภัยสูง เพิ่มเติมเพื่อเพิ่มชั้นความปลอดภัยขั้นสูง ให้กับเอกสารสำคัญของคุณ

จะไปดิจิทัลกับเอกสารของคุณได้อย่างไร

พร้อมที่จะได้รับประโยชน์ทั้งหมด จากการแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลแล้วหรือยัง Smooth Solutions ทำให้มันง่ายอย่างเหลือเชื่อด้วยการนำเสนอบริการแปลงเอกสารในราคาที่เป็นมิตรกับงบประมาณ ด้วยบริการของเรา คุณสามารถเพลิดเพลินไปกับการสแกนและแปลงเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลโดยผู้เชี่ยวชาญ ด้วยอุปกรณ์สแกนที่ดีที่สุดในตลาด พร้อมด้วยขั้นตอนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการโครงการที่มีทักษะสูงของเรารับประกันว่ากระบวนการสแกนจะราบรื่นและเสนอบริการลูกค้าชั้นยอดเพื่อประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมกับเรา!

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699