การจัดการไฟล์ของคุณ ลองนึกถึงชั่วโมงอันแสนทรมานที่คุณใช้ไปกับการค้นหาเอกสารหรือสเปรดชีตที่คุณจำชื่อไม่ได้ แล้วภาพผลิตภัณฑ์เหล่านั้นที่ช่างภาพของคุณส่งไป เมื่อเดือนที่แล้ว ภาพเหล่านั้นหายไปในโฟลเดอร์ดาวน์โหลดหรือยังคงอยู่ในเธรดอีเมลหรือไม่ 

การใช้เวลานานเพื่อค้นหาภาพและเอกสารของคุณไม่ควรเป็นเรื่องปกติ แต่สำหรับธุรกิจที่กำลังเติบโตจำนวนมาก การควบคุมไฟล์อาจหลุดมือไปอย่างรวดเร็ว 

นั่นเป็นเหตุผลที่เรามาที่นี่เพื่อช่วย

ในโพสต์นี้ เราจะแจกแจงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดการไฟล์ เราจะสำรวจวิธีต่างๆ ในการจัดระเบียบเอกสารของคุณ พร้อมด้วยเคล็ดลับในการจัดการไฟล์รูปภาพและวิดีโอ และเราจะชี้ไปที่โซลูชันบนระบบคลาวด์ที่จะช่วยคุณค้นหาและแชร์เอกสารกับทีมของคุณ 

ทำไมคุณถึงต้องกังวลกับการจัดการไฟล์ 

การทำนิสัยที่ดีกับการจัดการไฟล์ของคุณไม่ใช่แค่การค้นหาเอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างรวดเร็วเท่านั้น รายงานของ Forresterแสดงให้เห็นว่าธุรกิจ 54% ยอมรับว่าการจัดการเอกสารเป็นประโยชน์ต่อการทำงานร่วมกันของพนักงาน และ 47% เชื่อว่าจะเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าด้วย 

มันสมเหตุสมผล: การจัดไฟล์สำคัญทั้งหมดของคุณให้เป็นระเบียบ การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและกลับไปทำงานที่คุณได้รับการว่าจ้างให้ทำก็ง่ายขึ้น ดังนั้นสำหรับแบรนด์ที่กำลังเติบโต ถึงเวลาจัดการเอกสารของคุณให้เป็นระเบียบเรียบร้อย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณนำหน้าเกมก่อนที่คุณจะมีไฟล์นับพันอยู่ในมือ

ระบบจัดการไฟล์ประเภทต่าง ๆ มีอะไรบ้าง? 

ก่อนที่จะดำดิ่งสู่แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการไฟล์ดิจิทัลของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่า ‘การจัดการไฟล์’ หมายถึงอะไร 

สำหรับการเริ่มต้น มีสถานที่ต่างๆ มากมายสำหรับบันทึกไฟล์ของคุณ คุณมีคอมพิวเตอร์ที่ทำงานพร้อมฮาร์ดไดรฟ์และเซิร์ฟเวอร์ของบริษัท และคุณมีโซลูชันอย่าง Google Drive และ Dropbox ที่ซึ่งเอกสารทั้งหมดของคุณอยู่ในระบบคลาวด์ และคุณสามารถเข้าถึงได้ผ่านอินเทอร์เน็ตเบราว์เซอร์ของคุณ นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือเช่น Dash (นั่นคือเรา) เพื่อช่วยจัดระเบียบเนื้อหาภาพทั้งหมดของคุณ – แต่เราจะพูดถึงในภายหลัง

ขั้นแรก เรามาเริ่มวิธีจัดระเบียบเอกสารของคุณกันก่อน 

เคล็ดลับสำหรับการจัดการเอกสารที่ดีขึ้น 

พร้อมที่จะรับเอกสารเหล่านั้นตามลำดับแล้วหรือยัง คำแนะนำทั่วไปบางประการที่จะช่วยคุณล้างข้อมูลในฮาร์ดไดรฟ์มีดังนี้ 

วางแผนกลยุทธ์การจัดการเอกสารของคุณ 

การทำให้ระบบจัดเก็บเอกสารของคุณเป็นรูปเป็นร่างจะไม่เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน หากคุณต้องการจริงจังเกี่ยวกับเรื่องนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้วางแผนกลยุทธ์การจัดการเอกสารที่เหมาะสม นี่คือบางขั้นตอนที่คุณควรพิจารณา:

• ประเมินกระบวนการปัจจุบันของคุณดูระบบที่คุณใช้อยู่ตอนนี้ คุณสามารถสร้างสเปรดชีตและขอให้สมาชิกในทีมจดบันทึกตำแหน่งทั้งหมดที่พวกเขาเก็บเอกสารงานไว้ คุณอาจพบว่าพวกเขาเก็บทุกอย่างไว้ในโฟลเดอร์สุ่มบนเดสก์ท็อป หรือบางทีพวกเขาอาจพึ่งพาเครื่องมือเช่น WeTransfer เพื่อส่งไฟล์สำคัญ การเข้าใจกระบวนการปัจจุบันของคุณอย่างชัดเจนจะช่วยให้คุณเห็นว่าคุณกำลังเสียเวลาและเงินไปโดยเปล่าประโยชน์ 
  
• รวบรวมทีมของคุณ:คุณจะต้องตัดสินใจว่าใครจะช่วยจัดการไฟล์ของคุณตามลำดับ หากคุณมีทีมไอที คนเหล่านี้อาจเป็นคนที่นำโครงการของคุณ หากไม่มีก็ไม่เป็นไร แต่คุณจะต้องรวบรวมผู้คนจากทีมต่างๆ เพื่อช่วยในการปรับใช้กลยุทธ์ของคุณ 
  
• สร้างรายการงาน:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มอบหมายงานให้กับบุคคลอื่นในกลุ่มงานกลยุทธ์เอกสารของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีคนที่รับผิดชอบในการเก็บถาวรและคนที่สามารถวิจัยระบบการจัดการไฟล์ใหม่ได้ การจัดการไฟล์ของคุณ
  
• ระบุประเภทไฟล์ที่พบบ่อยที่สุดของคุณ:ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ คุณอาจใช้ไฟล์ประเภทใดประเภทหนึ่งมากกว่าอีกประเภทหนึ่ง ตัวอย่างเช่น แบรนด์อีคอมเมิร์ซอาจมีรูปภาพและวิดีโอของผลิตภัณฑ์ของตนจำนวนมาก แต่ธุรกิจในอุตสาหกรรมการเงินอาจมีสัญญาและเอกสารทางการเงินมากมาย การทำความเข้าใจประเภทของเอกสารและไฟล์ที่คุณใช้จะช่วยให้คุณเลือกระบบที่เหมาะสมในการจัดเก็บได้ 

ตั้งค่ากระบวนการเก็บถาวร 

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณจะต้องรวบรวมข้อมูลและไฟล์มากขึ้นอย่างไม่ต้องสงสัย การเก็บถาวรเป็นวิธีการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือข้อมูลเก่าที่กีดขวางการทำงานของคุณ โปรดทราบว่าสิ่งเหล่านี้จะไม่ถูกลบอย่างถาวร อย่างไรก็ตาม หลังจากช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ปีหรือสองปี คุณอาจตัดสินใจว่าจะไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารที่ไม่สำคัญอีก นี่เป็นเวลาที่ดีที่จะทำลายพวกเขา 

ล้างไฟล์ที่ซ้ำกัน 

หากคุณใช้ฮาร์ดไดรฟ์ เซิร์ฟเวอร์เครือข่าย หรือเดสก์ท็อปของคุณเองเพื่อจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ คุณจะรู้ว่าการสร้างไฟล์ซ้ำนั้นง่ายเพียงใด ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีเอกสารที่อยู่ในหลายโฟลเดอร์ ดังนั้นคุณจึงคัดลอกเอกสารหลายครั้งผ่านเซิร์ฟเวอร์เครือข่ายของคุณ 

นี่ไม่ใช่อาชญากรรม แต่มันใช้พื้นที่และทำให้เกิดความยุ่งเหยิงโดยไม่จำเป็น พิจารณาลดจำนวนไฟล์ที่ซ้ำกันในโฟลเดอร์ของคุณ 

เห็นด้วยกับโครงสร้างโฟลเดอร์ 

คุณจะคุ้นเคยกับโฟลเดอร์เป็นอย่างดี แต่ก็ไม่มีประโยชน์หากทีมของคุณไม่ได้ใช้อย่างสม่ำเสมอ แค่นึกภาพผู้จัดการโซเชียลมีเดียของคุณกำลังสร้างโฟลเดอร์ตามช่องทางที่พวกเขาทำงานอยู่ จากนั้นนึกถึงผู้นำด้านการตลาดของคุณที่บันทึกเนื้อหาในโฟลเดอร์ตามแคมเปญที่พวกเขากำลังทำอยู่ จากนั้นจะมีนักออกแบบของคุณที่สร้างโฟลเดอร์ตามประเภทไฟล์ต่างๆ นั่นฟังดูไม่วุ่นวายเหรอ?

เมื่อตกลงเกี่ยวกับโครงสร้างโฟลเดอร์ที่สอดคล้องกัน สมาชิกในทีมแต่ละคนจะรู้ว่าควรคลิกโฟลเดอร์ใดเมื่อค้นหาไฟล์ที่ต้องการ 

ใช้หลักการตั้งชื่อ

ความสอดคล้องเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการไฟล์ที่ดี หากคุณและทีมเก็บไฟล์ไว้ในไดรฟ์ที่แชร์ หลักการตั้งชื่อจะช่วยให้คุณค้นหาไฟล์เจออีกครั้ง ตัวอย่างเช่น การบันทึกเอกสารของคุณด้วยชื่อเช่น ‘แผนการตลาดขั้นสุดท้าย ‘แผนการตลาด v2 ได้รับการอนุมัติ’ และ ‘แผนการตลาดขั้นสุดท้าย ขั้นสุดท้าย ขั้นสุดท้าย’ จะไม่มีประโยชน์อย่างยิ่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารที่ได้รับอนุมัติ กำลังดำเนินการ และเอกสารที่เก็บถาวรมีป้ายกำกับอย่างชัดเจน 

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ 

ไดรฟ์ที่แชร์ของคุณอาจวุ่นวายอย่างรวดเร็วหากมีคนอัปโหลดไฟล์ใหม่อย่างต่อเนื่อง นั่นเป็นเหตุผลที่เวิร์กโฟลว์การอนุมัติมีประโยชน์ในการตรวจสอบให้แน่ใจว่าจัดเก็บเฉพาะเอกสารที่สรุปผลแล้วเท่านั้นที่นี่ หากคุณใช้ Google ได ร
ฟ์ คุณสามารถขอให้สมาชิกในทีมขออนุมัติ การดำเนินการนี้จะส่งการแจ้งเตือนถึงคุณเมื่อมีเอกสารใหม่ให้คุณลงชื่อออก 

5 เครื่องมือบนคลาวด์ที่จะช่วยคุณจัดการไฟล์ 

สำหรับการจัดการเอกสาร รูปภาพ หรือวิดีโอ ลองดูโซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์เหล่านี้ที่เหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก 

รีบ 

เคล็ดลับที่กล่าวถึงในบทความนี้เหมาะสำหรับการจัดการเอกสารทั่วไป อย่างไรก็ตาม การจัดระเบียบไฟล์รูปภาพและวิดีโอของคุณต้องใช้วิธีอื่น  

นั่นเป็นเพราะเครื่องมือจัดการไฟล์ส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งค่าเพื่อช่วยคุณค้นหาเนื้อหาภาพของคุณ พวกเขาไม่สามารถให้คุณค้นหาเนื้อหาที่แท้จริงของรูปภาพได้ ดังนั้นคุณมักจะต้องใช้ชื่อไฟล์และภาพขนาดย่อขนาดเล็กเพื่อค้นหาสิ่งที่คุณกำลังมองหา 

คุณควรเลือกเครื่องมือเช่น Dash ซึ่งเป็นระบบจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลบนคลาวด์ที่สร้างขึ้นสำหรับแบรนด์ที่กำลังเติบโต ใช่แล้ว นั่นคือเรา! 

ต่อไปนี้เป็นบางวิธีที่คุณสามารถจัดการไฟล์รูปภาพและวิดีโอใน Dash 

ใช้ AI เพื่อระบุวัตถุ 

ซึ่งแตกต่างจากโซลูชันการจัดการเอกสารส่วนใหญ่ Dash ใช้ AI เพื่อระบุวัตถุภายในภาพของคุณ เพื่อให้คุณสามารถค้นหาด้วยคำหลักและกรองตามข้อมูลภายในเนื้อหาของคุณ สมมติว่าคุณกำลังมองหารูปภาพที่มีโซฟาอยู่ในนั้น แทนที่จะใช้เวลาหลายชั่วโมงในการสืบค้นไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถพิมพ์คำหลักใน Dash และคุณจะเห็นผลลัพธ์ทันที 

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699