การใช้บริษัทสแกนเอกสาร สแกนเนอร์และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในสำนักงานส่วนใหญ่ในปัจจุบัน การสแกนเอกสารบนเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะ ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคหรือการฝึกอบรม เหตุใดบริษัทต่างๆ จึงควรเลือกใช้ผู้ให้บริการสแกนระดับมืออาชีพเพื่อจัดการโครงการแปลงเป็นดิจิทัล การสแกนโปรเจ็กต์นั้นไม่ง่ายเหมือนการรันสองสามหน้าผ่านเครื่องสแกนเดสก์ท็อป ก่อนที่บริษัทต่างๆ จะตัดสินใจว่าจะว่าจ้างโครงการสแกนจากภายนอกหรือจัดการภายในบริษัท สิ่งเหล่านี้คือปัจจัยที่ต้องพิจารณา: ปริมาณเอกสาร ธุรกิจต้องใช้กระดาษมากเพียงใด การสแกนเอกสารภายในองค์กรจะเป็นแบบฝึกหัดที่ใช้เวลานาน ใช้แรงงานมาก และมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับกระดาษปริมาณมาก การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลทุกวันต้องใช้ความเร็วพอๆ กับความแม่นยำ การเอาต์ซอร์ซงานกับผู้ให้บริการสแกนมืออาชีพเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า ผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์จะประเมินข้อกำหนดการแปลงข้อมูลดิจิทัลของคุณอย่างละเอียด วางแผนโครงการการสแกนอย่างพิถีพิถัน และส่งบันทึกที่สแกนในรูปแบบที่กำหนดด้วยคอนทราสต์และความคมชัดระดับมืออาชีพ พร้อมที่จะเข้าสู่ DMS ของคุณโดยตรงในทันที  ความพร้อมใช้งานของทรัพยากร คุณสามารถจ้างเครื่องสแกนเอกสารโดยเฉพาะและซื้อเครื่องสแกนสำหรับการผลิตได้หรือไม่ การสแกนคุณภาพสูงเป็นสิ่งจำเป็น กระดาษปริมาณมากใช้เวลาในการเตรียมและสแกน อุปกรณ์สแกนที่ซับซ้อนมีราคาแพง และเป็นไปไม่ได้สำหรับทุกองค์กรที่จะซื้ออุปกรณ์นี้เพื่อตอบสนองความต้องการในการสแกนภายในองค์กร นอกจากนี้ ยิ่งโครงการสแกนมีความซับซ้อนมากเท่าใด เวลาและทรัพยากรบุคคลก็ยิ่งเข้ามาเกี่ยวข้องมากขึ้นเท่านั้น บริษัทสแกนช่วยให้คุณเป็นอิสระจากการลงทุนจำนวนมากในด้านฮาร์ดแวร์และแรงงาน ความเชี่ยวชาญและความรับผิดชอบ บริษัทสแกนเอกสารมืออาชีพจ้างพนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งดำเนินการตามคำขอของลูกค้าที่หลากหลายทุกวัน พวกเขารู้รูปแบบเอกสารในอุดมคติ ความเร็ว สไตล์…

ได้รับประโยชน์จากการสแกนเอกสาร บริการสแกนเอกสารช่วยอุตสาหกรรมที่แต่เดิมต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษจำนวนมากและกระบวนการด้วยตนเอง แต่ไม่ใช่ว่าทุกแผนกในบริษัทจะเพิ่มภูเขากระดาษในลักษณะเดียวกัน บางแผนกภายในองค์กรขนาดใหญ่ (ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด) จะได้รับประโยชน์จากการแปลงทางดิจิทัลมากกว่าแผนกอื่นๆ บัญชีเจ้าหนี้ / บัญชีลูกหนี้  แผนกเอกสารที่หนักที่สุด? เราคิดอย่างนั้น! บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้สร้างเอกสารเมื่อเข้ามาและออกไป (ใบแจ้งหนี้และเช็ค) การปฏิบัติตามข้อกำหนดในแผนกนี้อย่างทันท่วงทีมีความสำคัญอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงค่าปรับ ค่าธรรมเนียมล่าช้า และการดำเนินการตามกฎระเบียบ กระแสเงินสดอยู่ที่ใด การติดตามว่ากระแสเงินสดไหลไปที่ใดและอย่างไร  AP/AR ต้องจัดทำบันทึกที่ไร้ที่ติสำหรับการตรวจสอบและหลักฐานยืนยันในกรณีการชำระเงินหรือข้อพิพาทในการจัดส่ง บันทึกอิเล็กทรอนิกส์มีความถูกต้อง เรียกค้นได้ทันที และจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์อย่างสะดวก เช็คฝากแบบดิจิทัล การตรวจสอบจะง่ายขึ้น มีการชำระบิล ใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ  ทรัพยากรมนุษย์ แผนกทรัพยากรบุคคลจัดเก็บใบสมัครของพนักงาน สัญญา การจัดการผลการปฏิบัติงาน บัญชีเงินเดือน แบบฟอร์มภาษี ค่าตอบแทน และบันทึกการเลิกจ้าง ข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนและบันทึกเงินเดือนที่เป็นความลับจะถูกเก็บไว้เกือบถาวร ยิ่งมีพนักงานจำนวนมากเท่าใด ก็ยิ่งมีความซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้นในการเก็บรักษาบันทึกให้มีความถูกต้องแม่นยำ การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลผ่านระบบการจัดการเอกสารที่มีโครงสร้างจะช่วยเพิ่มความแม่นยำ…

บริษัทที่สแกนเอกสาร สำนักงานพลังงานด้านเอกสารทั่วโลก ในอดีตเอกสารเหล่านั้นใช้กระดาษเป็นส่วนใหญ่ ปัจจุบัน องค์กรต่าง ๆ พร้อมที่จะเข้าสู่ยุคไร้กระดาษ การสแกนบันทึกกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลเป็นขั้นตอนแรก  อุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การธนาคาร การเงิน และการดูแลสุขภาพ ซึ่งแต่เดิมใช้กระดาษมากและมีระเบียบการรักษาบันทึกที่เข้มงวด ได้ประโยชน์สูงสุดจากการแปลงเอกสารปริมาณมากเป็นดิจิทัล เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในภาคส่วนเหล่านี้เชื่อมโยงหลายแพลตฟอร์มเข้าด้วยกัน แบ็คเอนด์และลูกค้าฟรอนท์เอนด์นับแสนราย ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดการสแกนเอกสารถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เมื่อสถานที่ทำงานทั่วโลกเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานทางไกล การให้ความสำคัญกับการสแกนเอกสารจึงมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมาในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา การให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการใช้กระดาษที่ไม่ดี เช่น การพิมพ์เอกสารก็เช่นกัน เครื่องพิมพ์มีส่วนทำให้เกิดวงกลมดิจิตอล-อะนาล็อก-ดิจิตอลที่ชั่วร้าย โดยกระดาษถูกสแกนเป็นดิจิตอล แต่พิมพ์ (สำหรับการประชุมหรือลายเซ็น) เป็นอะนาล็อกแล้วสแกนเพื่อสร้างดิจิตอลอีกครั้ง ซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานสำหรับลายเซ็นและการประชุมเพื่อเปลี่ยนจากการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นการประชุมทางวิดีโอ ไม่มีที่สำหรับเครื่องพิมพ์ในปี 2021…

แก้ไขการจัดการไฟล์ของคุณ บางครั้งคุณมีปัญหาในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการหรือไม่? จำนวนไฟล์และเอกสารที่เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาลเป็นเหตุผลเพียงพอที่จะปรับปรุง กลยุทธ์การจัดการไฟล์ของบริษัทของคุณ  ไอดีซีคาดการณ์ว่าในปี 2023 บริษัทและ บุคคล ต่างๆ สร้าง ข้อมูลทั้งหมด 64.2 ล้านล้านกิกะไบต์ บริษัทคาดการณ์เพิ่มเติมว่า ปริมาณข้อมูลที่สร้างขึ้นจะเพิ่มขึ้นในอัตราทบต้น 23% ต่อปีตั้งแต่ปี 2020 ถึง 2025 กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้อมูลใหม่จำนวน 1.7MB ที่สร้างขึ้นทุกวินาที ไฟล์และโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบที่ดีขึ้นช่วยให้ค้นหาข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น โชคดีที่มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การจัดการไฟล์มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม ประเด็นที่สำคัญ: เหตุใดการปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณจึงมีความสำคัญ การจัดการไฟล์…

บริการสแกนสำหรับ HR บทบาทและความรับผิดชอบหลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กรมุ่งเน้นไปที่การบำรุงเลี้ยงทรัพย์สินของมนุษย์ผ่านการพัฒนาวัฒนธรรม เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและการทำงานเป็นทีม และทำให้พนักงานมีส่วนร่วมผ่านการริเริ่มการเรียนรู้ น่าเสียดายที่ความจริงก็คือว่างานด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ถูกถ่วงน้ำหนักด้วยงานธุรการที่ต้องทำด้วยตนเอง ใช้แรงงานมาก และใช้เวลามาก โดยมีเวลาเหลือเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยสำหรับการพัฒนาและดูแลผู้มีความสามารถอย่างแท้จริง การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นขั้นตอนแรกที่แผนกทรัพยากรบุคคลต้องดำเนินการเพื่อแปลงกระบวนการในการสรรหา การรับเข้าทำงาน และการฝึกอบรมพนักงานสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับเอกสารเป็นอย่างมาก เริ่มต้นด้วยการสแกนเอกสารในทุกกระบวนการของ HR  ทุกกระบวนการที่ต้องใช้เอกสารมากใน HR ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา การเริ่มงาน การฝึกอบรม และการแยก จะได้รับประโยชน์จากการแปลงเป็นดิจิทัล เริ่มต้นด้วยช่วงเริ่มต้นของวงจรชีวิตพนักงาน: การสแกนเอกสารของพนักงานเช่น ประวัติย่อ…

ความสำคัญของการสแกน การรักษาเอกสารสำคัญเป็นสิ่งจำเป็น สำหรับการรักษาไฟล์ธุรกิจและหนังสือ ให้เป็นปัจจุบัน จำเป็นต้องใช้โซลูชันการจัดการเอกสารเพื่อ เพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด ภายในธุรกิจ การอัปเดตไฟล์อยู่เสมอ ทำให้สามารถอ้างอิงได้อย่างรวดเร็ว และทำให้จัดระเบียบได้ดีขึ้น ขจัดเอกสารจากเวิร์กโฟลว์ทางธุรกิจ การจัดการข้อมูลทำได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อตามที่ระบุไว้ในหน้าการจัดการเอกสาร ของเรา การสแกนทำได้ง่าย การสแกนเอกสารช่วยขจัดเส้นทางกระดาษที่ยาวและน่าเบื่อซึ่งต้องกรองและจัดเรียง ด้วยการสแกนแบบดิจิทัล นายจ้างสามารถสแกนเอกสาร เข้าสู่ระบบและนำไปอ้างอิง และใช้งานได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นี่เป็นวิธีการเข้าถึงไฟล์ที่สะดวกกว่า การจัดการข้อมูลกระดาษมาตรฐาน ผ่านการจับภาพแบบดิจิตอล ทำให้สามารถอ้างอิง และค้นหาไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ผ่านระบบการค้นหาที่ได้รับการพัฒนาอย่างดี การสแกนดิจิทัลเป็นอนาคต ของการดำเนินธุรกิจที่มีการจัดการ การเข้าถึงเอกสาร เอกสารดิจิทัลสามารถเข้าถึงได้ง่ายกว่าเอกสารจริง การไล่ตามโฟลเดอร์เพื่อหาไฟล์ อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงหาก ฝังอยู่ในเอกสารกองโต สามารถเข้าถึงเอกสารดิจิทัล ได้อย่างง่ายดายโดยไม่มีปัญหาแต่อย่างใด…

ความปลอดภัยของข้อมูลบนคลาวด์ ในโลกดิจิทัลในปัจจุบัน การปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนมีความสำคัญยิ่งกว่าที่เคย ด้วยการใช้บริการคลาวด์ที่เพิ่มขึ้น องค์กรต่างๆ จัดเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์มากขึ้นเรื่อยๆ แม้ว่าระบบคลาวด์จะให้ประโยชน์มากมาย เช่น ความสามารถในการปรับขนาด การเข้าถึง และความคุ้มค่า แต่ก็ยังนำเสนอชุดความท้าทายด้านความปลอดภัยที่ไม่เหมือนใคร การรักษาความปลอดภัยข้อมูลบนคลาวด์เป็นสิ่งสำคัญในการปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อน รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล และปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ การละเมิดระบบคลาวด์อาจนำไปสู่การเปิดเผยข้อมูลที่ละเอียดอ่อน การสูญเสียทางการเงิน และความเสียหายต่อชื่อเสียงขององค์กร ด้วยการใช้ระบบบนคลาวด์ที่เพิ่มขึ้น องค์กรต้องมั่นใจว่าข้อมูลของตนได้รับการปกป้องและปฏิบัติตามกฎระเบียบของอุตสาหกรรม จากความเสี่ยงด้านความปลอดภัย องค์กรต้องจัดลำดับความสำคัญของความปลอดภัยของข้อมูลในโครงสร้างพื้นฐานระบบคลาวด์และใช้มาตรการที่จำเป็น เช่น การเข้ารหัส การควบคุมการเข้าถึง และแผนรับมือเหตุการณ์เพื่อปกป้องข้อมูลของตนจากภัยคุกคามและการละเมิดที่อาจเกิดขึ้น ในบทความนี้ เราจะพิจารณาความท้าทายด้านความปลอดภัยข้อมูลบนคลาวด์ 9 อันดับแรกที่องค์กรมักเผชิญ หารือเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้น…

Active Metadata คืออะไร กำลังได้รับความนิยมอย่างมากในการกำกับดูแลข้อมูลขององค์กรควบคู่ไปกับ data mesh และ data lineage ข้อมูลเมตาคือข้อมูลที่อธิบายตัวเอง เป็นวิธีการติดแท็กเนื้อหาของคุณเอง เพื่อให้คนอื่นสามารถค้นหาและพบเนื้อหานั้น แม้ว่าพวกเขาจะไม่รู้แน่ชัดว่ากำลังมองหาอะไรอยู่ก็ตาม ตัวอย่างเช่น สมมติว่าคุณเขียนบล็อกโพสต์เกี่ยวกับวิธีหุงข้าวกล้องในหม้อหุงข้าว หากคุณเพิ่มแท็ก เช่น “หม้อหุงข้าว” และ “ข้าวกล้อง” ใครก็ตามที่พยายามค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้จะถูกนำไปที่โพสต์ของคุณโดยตรง แต่อะไรทำให้ข้อมูลเมตาที่ใช้งานอยู่? Active Metadata คืออะไร ข้อมูลเมตาที่ใช้งานคือคลาสของข้อมูลเมตาที่สามารถใช้เพื่อดำเนินการอัตโนมัติ ปรับปรุงคุณภาพของข้อมูลและการจัดการข้อมูล และสร้างพจนานุกรมข้อมูล เป้าหมายของข้อมูลเมตาที่ใช้งานอยู่คือการช่วยให้คุณเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเนื้อหาข้อมูลของคุณโดยการปรับปรุงคุณภาพ ช่วยให้คุณสามารถสำรวจสินทรัพย์ข้อมูลของคุณ (เช่น…

ข้อมูลในคลังข้อมูล มีความสับสนมากมายที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูลคือองค์กรต่างๆ ที่พยายามค้นหาว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูลใดและใครเป็นผู้รับผิดชอบข้อมูลนั้น และฉันก็ยินดีที่จะยอมรับว่าแม้ฉันจะทำผิดพลาดแปลกๆ เมื่อเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก โชคดีที่ฉันได้ประโยชน์จากการเข้าใจถึงปัญหาและฉันได้ทำข้อผิดพลาดบางอย่างเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องทำ! มาดูที่คลังข้อมูลกัน… ฉันเข้าใจได้ว่าผู้คนคิดว่ามันจะง่ายกว่ามากถ้าเรามีเพียงคนเดียวที่เป็นเจ้าของข้อมูลนั้นในคลังข้อมูลนั่นคือสิ่งที่ฉันทำเมื่อเริ่มต้นในการกำกับดูแลข้อมูลเป็นครั้งแรก เพราะมันง่ายมากเรามีเจ้าของธุรกิจคลังข้อมูลอยู่แล้ว ดังนั้นฉันจึงไปหาพวกเขาและถามพวกเขาว่าพวกเขาจะเป็นเจ้าของข้อมูลด้วยหรือไม่ และพวกเขาก็ตกลง! อย่างไรก็ตาม หลังจากนั้นฉันก็เริ่มพบว่าสิ่งนี้ทำให้เกิดปัญหามากกว่าที่จะแก้ไข เพราะถ้าคุณมีคนๆ ​​เดียวที่เป็นเจ้าของข้อมูลนั้น พวกเขาจะเข้าใจทุกอย่างเกี่ยวกับข้อมูลนั้นและรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับข้อมูลนั้นได้อย่างไร ฉันจะขอให้บุคคลนั้นตัดสินใจเกี่ยวกับข้อมูลนั้นและพวกเขาก็จะไป “โอ้ ฉันไม่รู้เรื่องนี้ เพราะฉันไม่รู้ว่าทำไมข้อมูลนั้นถึงถูกรวบรวม มันบังเอิญอยู่ในคลังข้อมูล” อีกสถานการณ์หนึ่งที่ฉันมักจะเห็นคือเจ้าของคลังข้อมูลมาหาฉันเพื่อบ่นว่าข้อมูลบางส่วนในคลังข้อมูลมีคุณภาพต่ำ ฉันจะไปหาบุคคลที่เป็นเจ้าของข้อมูลในระบบ A ว่าข้อมูลนั้นมาจากไหน…

การจัดการข้อมูลบนคลาวด์ การจัดการข้อมูลบนคลาวด์แบบดิจิตอลเป็นอันดับแรกคืออนาคต การสำรวจโดยInternational Data Corporation (IDC) พบว่า “90% ขององค์กรในยุโรปเห็นว่าการมีกลยุทธ์แบบดิจิทัลต้องมาก่อนเพื่อให้บรรลุมูลค่าทางธุรกิจจากข้อมูลที่มากขึ้นเป็นสิ่งสำคัญ” อย่างไรก็ตาม มีเพียง “32% ของข้อมูลที่มีอยู่สำหรับองค์กรเท่านั้นที่นำไปใช้งานได้” สิ่งนี้ทำให้ข้อมูลองค์กรประมาณ 68% ไม่ถูกใช้ประโยชน์โดยสิ้นเชิง ไม่มีความลับที่องค์กรส่วนใหญ่กำลังโยกย้ายข้อมูลที่ละเอียดอ่อนไปยังระบบคลาวด์แต่การเตรียมเฟรมเวิร์กและแนวปฏิบัติในการจัดการข้อมูลสำหรับอนาคตนี้ไม่ใช่เรื่องง่ายหรือง่ายเสมอไป InfoBrief ใหม่จาก IDCได้สำรวจผู้เชี่ยวชาญด้านข้อมูลในยุโรปหลายคนเพื่อประเมินความท้าทายที่แพร่หลายที่สุดที่ต้องเผชิญกับการจัดการข้อมูลบนคลาวด์สมัยใหม่ จากการตรวจสอบความท้าทายเหล่านี้และทำความเข้าใจว่าสิ่งเหล่านี้ส่งผลต่อการใช้ข้อมูลอย่างเหมาะสมอย่างไร เราจึงสามารถมองหาโซลูชันสำหรับการจัดการข้อมูลบนคลาวด์ที่มีประสิทธิภาพ “ช่องว่างของความทะเยอทะยาน” ในการจัดการข้อมูลบนคลาวด์ ก่อนที่จะตรวจสอบความท้าทายเหล่านี้โดยละเอียด สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างความคาดหวังในการใช้ข้อมูลทั่วไปกับความเป็นจริงที่ค่อนข้างเงียบขรึม เมื่อถูกถามเกี่ยวกับแรงบันดาลใจที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล 83% ของผู้ตอบแบบสำรวจของ IDC เน้นย้ำถึงความปรารถนาที่องค์กรของพวกเขาจะขับเคลื่อนด้วยข้อมูล อย่างไรก็ตาม มีเพียง…