การใช้บริษัทสแกนเอกสาร สแกนเนอร์และเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นเป็นสิ่งที่พบเห็นได้ทั่วไปในสำนักงานส่วนใหญ่ในปัจจุบัน การสแกนเอกสารบนเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะ ไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านเทคนิคหรือการฝึกอบรม เหตุใดบริษัทต่างๆ จึงควรเลือกใช้ผู้ให้บริการสแกนระดับมืออาชีพเพื่อจัดการโครงการแปลงเป็นดิจิทัล การสแกนโปรเจ็กต์นั้นไม่ง่ายเหมือนการรันสองสามหน้าผ่านเครื่องสแกนเดสก์ท็อป ก่อนที่บริษัทต่างๆ จะตัดสินใจว่าจะว่าจ้างโครงการสแกนจากภายนอกหรือจัดการภายในบริษัท สิ่งเหล่านี้คือปัจจัยที่ต้องพิจารณา:

ปริมาณเอกสาร

ธุรกิจต้องใช้กระดาษมากเพียงใด การสแกนเอกสารภายในองค์กรจะเป็นแบบฝึกหัดที่ใช้เวลานาน ใช้แรงงานมาก และมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับกระดาษปริมาณมาก การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลทุกวันต้องใช้ความเร็วพอๆ กับความแม่นยำ การเอาต์ซอร์ซงานกับผู้ให้บริการสแกนมืออาชีพเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า ผู้ให้บริการที่มีประสบการณ์จะประเมินข้อกำหนดการแปลงข้อมูลดิจิทัลของคุณอย่างละเอียด วางแผนโครงการการสแกนอย่างพิถีพิถัน และส่งบันทึกที่สแกนในรูปแบบที่กำหนดด้วยคอนทราสต์และความคมชัดระดับมืออาชีพ พร้อมที่จะเข้าสู่ DMS ของคุณโดยตรงในทันที 

ความพร้อมใช้งานของทรัพยากร

คุณสามารถจ้างเครื่องสแกนเอกสารโดยเฉพาะและซื้อเครื่องสแกนสำหรับการผลิตได้หรือไม่ การสแกนคุณภาพสูงเป็นสิ่งจำเป็น กระดาษปริมาณมากใช้เวลาในการเตรียมและสแกน อุปกรณ์สแกนที่ซับซ้อนมีราคาแพง และเป็นไปไม่ได้สำหรับทุกองค์กรที่จะซื้ออุปกรณ์นี้เพื่อตอบสนองความต้องการในการสแกนภายในองค์กร นอกจากนี้ ยิ่งโครงการสแกนมีความซับซ้อนมากเท่าใด เวลาและทรัพยากรบุคคลก็ยิ่งเข้ามาเกี่ยวข้องมากขึ้นเท่านั้น บริษัทสแกนช่วยให้คุณเป็นอิสระจากการลงทุนจำนวนมากในด้านฮาร์ดแวร์และแรงงาน

ความเชี่ยวชาญและความรับผิดชอบ

บริษัทสแกนเอกสารมืออาชีพจ้างพนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งดำเนินการตามคำขอของลูกค้าที่หลากหลายทุกวัน พวกเขารู้รูปแบบเอกสารในอุดมคติ ความเร็ว สไตล์ และลักษณะอื่นๆ ที่จำเป็นสำหรับความต้องการขององค์กรของคุณ 

ด้วยประสบการณ์และความรู้ด้านฮาร์ดแวร์ระดับมืออาชีพ พวกเขาสามารถแนะนำโซลูชันที่มีประสิทธิภาพสำหรับการจัดการเอกสารแบบเบ็ดเสร็จ พวกเขายังมีกำหนดเวลาสำหรับการส่งมอบโครงการ ในทางตรงกันข้าม หากคุณจัดการโครงการภายในองค์กร คุณต้องระบุและฝึกอบรมพนักงานของคุณ เบี่ยงเบนความสนใจจากความรับผิดชอบในชีวิตประจำวัน บริษัทการสแกนที่มีชื่อเสียงลงนามในข้อตกลงและข้อกำหนดการไม่เปิดเผยข้อมูล ซึ่งทำให้พวกเขารับผิดชอบต่อความปลอดภัยของเอกสาร การปกป้องข้อมูล และการดำเนินการให้เสร็จทันเวลา

ต้นทุนโครงการ

การสแกนภายในองค์กรช่วยลดต้นทุนของโครงการในระยะสั้นเมื่อเทียบกับค่าใช้จ่ายในการจ้างผู้ให้บริการสแกนเอกสารภายนอก อย่างไรก็ตาม คุณต้องพิจารณาว่าจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใดในการซื้อและบำรุงรักษาอุปกรณ์ภายในองค์กร ตลอดจนปรับใช้ทรัพยากรและเวลาสำหรับโครงการเป็นการภายใน แพงกว่ามาก! ในทางกลับกัน ผู้ให้บริการสแกนเอกสารมืออาชีพจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมล่วงหน้าโดยแยกเป็นรายการ ซึ่งจะสรุปค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่คุณจะต้องเสีย 

รายงานโดยFuture Market Insightsระบุว่าองค์กรต่าง ๆ กำลังลดเวลาการจัดทำเอกสารโดยใช้บริการจัดการเอกสารจากภายนอก

ตลาดบริการเอาท์ซอร์สเอกสารทั่วโลกคาดว่าจะเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องที่ CAGR 3% ในช่วงคาดการณ์ปี 2020 ถึง 2030 

ท้ายที่สุดแล้ว ลำดับความสำคัญของธุรกิจ งบประมาณ และไทม์ไลน์จะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าจะสแกนเอกสารภายในองค์กรหรือจ้างโปรเจกต์จากภายนอกให้กับผู้จำหน่ายบุคคลที่สาม วิธีการแบบผสมผสานอาจทำงานได้ดีที่สุดสำหรับคุณ (สแกนภายในองค์กรเพื่อหาปริมาณที่น้อยและว่าจ้างโครงการขนาดใหญ่จากภายนอก เช่น การแปลงแบ็คไฟล์) ไม่ว่าคุณจะเลือกอะไรก็ตาม ให้ตรวจสอบกระบวนการอย่างใกล้ชิดและใช้การควบคุมคุณภาพอย่างเข้มงวด ท้ายที่สุด เอกสารดิจิทัลจะมีประโยชน์อะไรหากคุณอ่านไม่ออก!

ห้องจดหมายดิจิทัล—วิวัฒนาการขั้นต่อไปของการสแกนเอกสาร

คุณดูแลบันทึกมรดกของ backfile และแปลงเอกสาร day forward ให้เป็นดิจิทัล แต่บริษัทอื่นไม่ทำ พวกเขายังคงทำงานกับกระดาษ องค์กรต่าง ๆ เผชิญกับจดหมายขาเข้าจำนวนมากจากบริษัทเหล่านี้ทุกวัน เอกสารทางกฎหมาย, คำขอของลูกค้า, การเรียกร้อง, ใบแจ้งหนี้, ใบสมัคร, การร้องทุกข์, เช็ค—ปริมาณมหาศาลในรูปแบบต่างๆ! การประมวลผลจดหมายทั้งหมดนี้เป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคลราคาแพง ต้องแจกจ่ายจดหมายไปยังทีมที่เหมาะสมและดำเนินการอย่างเหมาะสม เอกสารล่าช้าหรือวางผิดที่นำไปสู่การบริการลูกค้าที่ไม่ดี พลาดการชำระเงิน และอาจส่งผลให้เกิดบทลงโทษที่ไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด การใช้บริษัทสแกนเอกสาร

เป็นไปได้ไหมที่ธุรกิจจะจ้างเวิร์กโฟลว์นี้จากภายนอก แน่นอน! 

ห้องจดหมายดิจิทัลคือวิวัฒนาการขั้นต่อไปของการสแกนเอกสาร พันธมิตรการประมวลผลอีเมลจากภายนอกกำหนดเส้นทางเอกสารขาเข้าทั้งหมดไปยังสถานที่สแกน รวบรวมข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ แยกไฟล์ที่ฝังและไฟล์แนบ และอัปโหลดอีเมลที่แปลงแล้วเข้าสู่ระบบการจัดการเอกสารหรือ ERP ที่ทีมที่เกี่ยวข้องตรวจสอบและอนุมัติ

ห้องจดหมายดิจิทัลเป็นเทคนิคขั้นสูงที่ใช้เทคโนโลยีและกลยุทธ์ที่ดีที่สุดสำหรับการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ มีอุปกรณ์ที่ทันสมัยเพื่อลดขั้นตอนที่น่าเบื่อที่เกี่ยวข้องกับการคัดแยกและแจกจ่ายจดหมายกระดาษ ตัวอย่างเช่น เครื่องจะเปิดซองจดหมายและนำลวดเย็บกระดาษออกจากเอกสารเพื่อเตรียมสำหรับการสแกน ระบบอัตโนมัตินี้ช่วยเพิ่มความเร็วในการประมวลผลและลดข้อผิดพลาดแบบแมนนวล

 ห้องจดหมายดิจิทัลส่งผลดีต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจของคุณ 

• เนื่องจากไฟล์แนบแบบฝังจะถูกจัดเรียงและกำหนดเส้นทางไปยังผู้รับที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติในรูปแบบที่เหมาะสม เวลาในการตอบกลับของคุณจึงดีขึ้นอย่างมาก คำถามของลูกค้าจะได้รับความสนใจในทันที และใบแจ้งหนี้จะได้รับการดำเนินการเร็วขึ้นมาก
• กระบวนการและเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าในห้องจดหมายดิจิทัลช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดและการปฏิบัติตามนโยบาย เอกสารได้รับการประมวลผลทันทีและแจกจ่ายให้กับทีมที่เหมาะสม 
• การจัดการเอกสารอัตโนมัตินำไปสู่การสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายในและลูกค้าของคุณได้ดีขึ้นและเร็วขึ้น เมื่อเวลาผ่านไป สิ่งนี้จะสร้างผลกระทบที่เห็นได้ชัดเจนในระดับผลผลิต ROI และความพึงพอใจของลูกค้า ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบในการแข่งขัน!

ห้องจดหมายดิจิทัลใช้การจัดการเอกสาร กิจกรรมทางโลก และเปลี่ยนให้เป็นตัวช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจที่เป็นนวัตกรรมใหม่!

อภิธานศัพท์

การสแกนเอกสาร 

การใช้ฮาร์ดแวร์การสแกนเพื่อแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบไฟล์ดิจิทัล

การถ่ายภาพเอกสาร 

ภาพดิจิทัลที่เกิดจากการสแกนกระดาษหรือไมโครฟิล์มไปยังเอกสารดิจิทัลที่คอมพิวเตอร์อ่านในรูปแบบเช่น JPG, TIFF หรือ PNG การแปลงกระดาษเป็นดิจิทัลโดยใช้เครื่องโทรสาร (แฟกซ์) หรือเครื่องถ่ายเอกสาร (สแกนไปยังอีเมล) เป็นรูปแบบหนึ่งของการสร้างภาพเอกสาร

การแปลงเอกสาร

กระบวนการที่ใช้ในการเปลี่ยน (แปลง) กระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลหรือแปลงเอกสารจากรูปแบบไฟล์หนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง นามสกุลไฟล์ที่เป็นผลลัพธ์จะระบุประเภทไฟล์ของไฟล์ใหม่หลังจากการแปลง ตัวอย่างเช่น เราอาจแปลงไฟล์จากรูปแบบไฟล์ .DOCX (MS Word) เป็นรูปแบบ .PDF 

สคบ

OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition และหมายถึงซอฟต์แวร์ที่แปลงเอกสารที่พิมพ์ พิมพ์ เขียนด้วยลายมือ หรือสแกนเป็นข้อความที่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งโปรแกรมซอฟต์แวร์แก้ไขข้อความสามารถจดจำได้

การทำดัชนี

การจัดเรียงไฟล์ดิจิทัลตามโครงสร้างที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่ออำนวยความสะดวกในการเรียกค้นข้อมูล (ค้นหาและค้นพบ) ในกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างรวดเร็วและสะดวก

ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

กิจกรรมอัตโนมัติเพื่อให้บรรลุกระบวนการทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ โดยปกติแล้ว กิจกรรมที่มีลักษณะซ้ำๆ หรือกระบวนการที่ใช้เวลานาน หรือต้องการการผสานรวมระหว่างแอปพลิเค ชัน  ต่างๆ นั้นเหมาะสำหรับระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ

การเก็บถาวร

การย้ายข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เอกสาร หรือภาพที่ไม่ได้ใช้บ่อยไปยังพื้นที่จัดเก็บ (ตู้จริงหรือเซิร์ฟเวอร์) ตามระยะเวลาการเก็บรักษาที่ระบุตามที่กำหนด

ระบบจัดการเอกสาร

Document Management System หรือ DMS คือแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่ใช้เพื่อจัดเก็บบันทึกดิจิทัลหรือข้อมูลธุรกิจอย่างปลอดภัย และเรียกค้น อัปเดต และแชร์ได้ทันที 

การจัดเก็บเมฆ

เซิร์ฟเวอร์ระยะไกลที่เก็บข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตอย่างปลอดภัยแทนที่จะเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ในสถานที่ รูปแบบการจัดเก็บนี้ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลจากอุปกรณ์หรือตำแหน่งใดก็ได้ ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีประสิทธิภาพและราคาไม่แพง

JPG 

JPG หรือ JPEG เป็นตัวย่อสำหรับกลุ่มผู้เชี่ยวชาญการถ่ายภาพร่วม เป็นรูปแบบที่ต้องการสำหรับการบันทึกและแบ่งปันภาพถ่ายทางอินเทอร์เน็ต 

ทิฟ 

TIFF ย่อมาจาก Tagged Image File Format เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการบันทึกกราฟิกแรสเตอร์ (ภาพถ่ายและกราฟิกที่ไม่ใช่ภาพลายเส้นแบบเวคเตอร์) และแลกเปลี่ยนระหว่างแอปพลิเคชันต่างๆ รูปแบบภาพนี้มักใช้ในการเผยแพร่บนเดสก์ท็อป ภาพทางการแพทย์ และสำหรับการส่งเอกสารทางโทรสารและอีเมล เนื่องจากไม่มีการลดทอนคุณภาพ

ไฟล์ PDF

PDF หรือ Portable Document Format คือรูปแบบไฟล์ที่พัฒนาโดย Adobe เพื่อรักษาสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารที่พิมพ์ออกมา ซึ่งคุณสามารถบันทึก อ่าน พิมพ์ หรือส่งต่อเป็นไฟล์แนบทางอีเมลได้ เป็นรูปแบบสากลที่เป็นมาตรฐานและไม่ขึ้นกับแพลตฟอร์ม หมายความว่าทุกคนควรเปิดและอ่านได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699