ได้รับประโยชน์จากการสแกนเอกสาร บริการสแกนเอกสารช่วยอุตสาหกรรมที่แต่เดิมต้องพึ่งพาเอกสารกระดาษจำนวนมากและกระบวนการด้วยตนเอง แต่ไม่ใช่ว่าทุกแผนกในบริษัทจะเพิ่มภูเขากระดาษในลักษณะเดียวกัน บางแผนกภายในองค์กรขนาดใหญ่ (ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด) จะได้รับประโยชน์จากการแปลงทางดิจิทัลมากกว่าแผนกอื่นๆ

บัญชีเจ้าหนี้ / บัญชีลูกหนี้ 

แผนกเอกสารที่หนักที่สุด? เราคิดอย่างนั้น! บัญชีเจ้าหนี้และบัญชีลูกหนี้สร้างเอกสารเมื่อเข้ามาและออกไป (ใบแจ้งหนี้และเช็ค) การปฏิบัติตามข้อกำหนดในแผนกนี้อย่างทันท่วงทีมีความสำคัญอย่างยิ่งในการหลีกเลี่ยงค่าปรับ ค่าธรรมเนียมล่าช้า และการดำเนินการตามกฎระเบียบ กระแสเงินสดอยู่ที่ใด การติดตามว่ากระแสเงินสดไหลไปที่ใดและอย่างไร 

AP/AR ต้องจัดทำบันทึกที่ไร้ที่ติสำหรับการตรวจสอบและหลักฐานยืนยันในกรณีการชำระเงินหรือข้อพิพาทในการจัดส่ง บันทึกอิเล็กทรอนิกส์มีความถูกต้อง เรียกค้นได้ทันที และจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์อย่างสะดวก เช็คฝากแบบดิจิทัล การตรวจสอบจะง่ายขึ้น มีการชำระบิล ใบแจ้งหนี้เป็นแบบอัตโนมัติ 

ทรัพยากรมนุษย์

แผนกทรัพยากรบุคคลจัดเก็บใบสมัครของพนักงาน สัญญา การจัดการผลการปฏิบัติงาน บัญชีเงินเดือน แบบฟอร์มภาษี ค่าตอบแทน และบันทึกการเลิกจ้าง ข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนและบันทึกเงินเดือนที่เป็นความลับจะถูกเก็บไว้เกือบถาวร ยิ่งมีพนักงานจำนวนมากเท่าใด ก็ยิ่งมีความซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้นในการเก็บรักษาบันทึกให้มีความถูกต้องแม่นยำ การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลผ่านระบบการจัดการเอกสารที่มีโครงสร้างจะช่วยเพิ่มความแม่นยำ ประสิทธิภาพ ความทันเวลา การเข้าถึง และการรักษาความลับของบันทึก HR

การจัดการสัญญาและการจัดซื้อ

การสื่อสารของบุคคลที่สาม การประมาณการ ใบแจ้งหนี้ แบบฟอร์มใบขอซื้อ และใบสั่งซื้อสร้างงานเอกสารมากมายที่น่าเบื่อและใช้เวลานานสำหรับทีมจัดการสัญญา ระบบการจัดการเอกสารทำให้ใช้งานง่าย แม่นยำ ประหยัดพื้นที่ เข้าถึงได้ และประหยัดต้นทุนลงในซอฟต์แวร์ที่ให้ประสิทธิภาพการผลิตด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

การสแกนเอกสารลับ

การสแกนเอกสารที่เป็นกระดาษจะสร้างไฟล์ดิจิทัลที่บันทึกไว้ในฐานข้อมูลที่ค้นหาได้บนคลาวด์ การเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้จำเป็นต้องเข้าสู่ระบบและรหัสผ่าน 

ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์สร้างความเสี่ยงด้านข้อมูลจากแฮกเกอร์หรือมัลแวร์ เมื่อสแกนเอกสารที่เป็นความลับ เช่น บันทึกด้านสุขภาพ แผนธุรกิจ รายละเอียดส่วนตัวที่ละเอียดอ่อน หรือเอกสารทางการเงิน ความปลอดภัยของข้อมูลคือสิ่งสำคัญที่สุด

การรั่วไหลของข้อมูล การขโมยข้อมูล หรือการใช้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในทางที่ผิดถือเป็นอันตรายที่อาจเกิดขึ้นได้ (แต่น้อยกว่าการใช้กระดาษ) กฎระเบียบด้านการคุ้มครองข้อมูลกำหนดโทษปรับจำนวนมากสำหรับองค์กรที่ไม่ปฏิบัติตามกฎความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ความล้มเหลวในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับถือเป็นความผิดจริง

จึงไม่น่าแปลกใจที่ผู้ให้บริการสแกนมืออาชีพจะวางชั้นความปลอดภัยไว้หลายระดับเมื่อสแกนเอกสารที่เป็นความลับ

ความปลอดภัยดิจิทัล

บริษัทสแกนลงทุนเวลาและเงินเพื่อป้องกันการละเมิดข้อมูล ความปลอดภัยของข้อมูลดิจิทัลเป็นการป้องกันอย่างต่อเนื่อง เมื่อโปรโตคอลความปลอดภัยใหม่เติบโตขึ้น แฮ็กเกอร์และผู้ที่มีเจตนาจะทำลายชั้นความปลอดภัยก็เช่นกัน

ต่อไปนี้เป็นวิธีการบางอย่างในการเพิ่มความปลอดภัยทางดิจิทัล:

• จำกัดการเข้าถึงเอกสารเป็นจำนวนขั้นต่ำของพนักงาน/ผู้ใช้ที่จำเป็นใน DMS
• ใช้โปรโตคอลความปลอดภัยบนคลาวด์ล่าสุดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
• จำกัดการเข้าถึงสิทธิ์แบบอ่านอย่างเดียวสำหรับไฟล์ที่ละเอียดอ่อน 
• เปิดใช้เส้นทางการตรวจสอบเอกสารเพื่อตรวจสอบว่าใครดู แก้ไข และดาวน์โหลดไฟล์
• ใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ที่บันทึกไปยังพีซีหรือเซิร์ฟเวอร์
• ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญเพื่อลบไฟล์ออกจากฮาร์ดดิสก์และสื่อสำรองอย่างถาวรสำหรับไฟล์ที่ละเอียดอ่อนที่คัดลอกไปยังดิสก์หรือสื่อสำรองข้อมูล

สถานที่ปลอดภัย/ความปลอดภัยทางกายภาพ

ผู้ให้บริการสแกนที่ดีที่สุดลงทุนในสิ่งอำนวยความสะดวกที่ปลอดภัยเพื่อจัดเก็บและสแกนเอกสาร พวกเขาเก็บเอกสารกระดาษที่เป็นความลับภายใต้การล็อคและกุญแจ และจำกัดการเข้าถึงสถานที่สำหรับบุคลากรที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเท่านั้น พวกเขายังปกป้องห้องเซิร์ฟเวอร์ด้วยกล้อง รหัสการเข้าถึง และสัญญาณเตือน ตำแหน่งเซิร์ฟเวอร์จริงเป็นที่รู้จักเฉพาะบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

การตรวจสอบพนักงาน

บริษัทสแกนมีกระบวนการตรวจสอบที่เข้มงวดสำหรับพนักงานทุกคนที่จัดการข้อมูลที่เป็นความลับ ซึ่งรวมถึงการตรวจสอบประวัติและการตรวจสอบของตำรวจเพื่อรักษามาตรฐานทางจริยธรรมสูงสุด พนักงานยังมีข้อผูกมัดทางกฎหมายตามข้อตกลงการรักษาความลับและข้อตกลงไม่เปิดเผยเพื่อป้องกันการทุจริตต่อหน้าที่ ได้รับประโยชน์จากการสแกนเอกสาร

ข้อตกลงการรักษาความลับและการไม่เปิดเผยข้อมูล

บริษัทสแกนเอกสารระดับมืออาชีพมักลงนามในข้อตกลงการรักษาความลับและข้อตกลงไม่เปิดเผยข้อมูลกับลูกค้าของตน 

ข้อตกลงระบุโปรโตคอลว่าใครจะจัดการกับเอกสารสำคัญ วิธีดำเนินการ จัดเก็บ และทำลายเอกสารหลังจากหมดอายุ

การสแกนแบ็คไฟล์เทียบกับการสแกนแบบข้ามวัน

เอกสารมรดกที่เป็นกระดาษบางฉบับต้องการการจัดเก็บระยะยาว สิ่งเหล่านี้อาจเป็นบันทึกด้านสุขภาพ บันทึกการทำธุรกรรมทางการเงิน หรือเอกสารของรัฐบาล

เอกสารที่เก็บถาวรซึ่งเก็บรักษาไว้โดยองค์กรเป็นระยะเวลานานจะครอบครองอสังหาริมทรัพย์อันมีค่า

บริษัทต่างๆ กำลังเปลี่ยนไปใช้ระบบเก็บถาวรแบบดิจิทัล เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้ทันที ปลอดภัย ราคาไม่แพง และมีพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่สะดวก

การแปลงไฟล์ย้อนกลับเป็นกระบวนการสแกนความเร็วสูงที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะแปลงบันทึกกระดาษจำนวนมากให้เป็นรูปแบบดิจิทัล ประโยชน์:

• สร้างที่เก็บข้อมูลดิจิทัลของบันทึกทั้งหมดในองค์กรที่สามารถค้นหาและเข้าถึงได้ง่ายจากสถานที่หรืออุปกรณ์ใดๆ   
• ลดความเสี่ยงของการสูญหายหรือเสียหายของเอกสารเก่าที่มีข้อมูลสำคัญ
• เข้าถึงข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าจากบันทึกในอดีตเพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลในอนาคต

โครงการสแกนแบ็คไฟล์ที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการประเมินคลังเอกสาร ขั้นตอนต่อไปจะจัดลำดับความสำคัญของบันทึกสำคัญและสแกนตามลำดับจากที่สำคัญที่สุดไปที่สำคัญน้อยที่สุด ระบบจัดการข้อมูลช่วยให้มั่นใจว่าไฟล์ที่สแกนสามารถค้นหาและเข้าถึงได้ทันที

เมื่อเอกสารที่ค้างเดิมถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว การสแกนแบบวันข้างหน้าทำให้มั่นใจได้ว่าเอกสารใดๆ ที่เข้าสู่องค์กรจะถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัล ด้วยวิธีนี้ บันทึกขององค์กรจะได้รับการอัปเดตทันทีโดยไม่ต้องสร้างงานค้างใหม่ เอกสารทางกายภาพใหม่ทั้งหมดจะถูกสแกน จัดทำดัชนี และนำเข้าระบบการจัดการบันทึกเพื่อการจัดเก็บถาวรแบบไร้กระดาษและเรียกค้นได้ง่าย 

การสแกนแบบข้ามวันเป็นขั้นตอนสำคัญที่ช่วยให้การทำงานแบบไร้กระดาษไร้กระดาษโดยสิ้นเชิง

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699