บริษัทที่สแกนเอกสาร สำนักงานพลังงานด้านเอกสารทั่วโลก ในอดีตเอกสารเหล่านั้นใช้กระดาษเป็นส่วนใหญ่ ปัจจุบัน องค์กรต่าง ๆ พร้อมที่จะเข้าสู่ยุคไร้กระดาษ การสแกนบันทึกกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลเป็นขั้นตอนแรก 

อุตสาหกรรมต่างๆ เช่น การธนาคาร การเงิน และการดูแลสุขภาพ ซึ่งแต่เดิมใช้กระดาษมากและมีระเบียบการรักษาบันทึกที่เข้มงวด ได้ประโยชน์สูงสุดจากการแปลงเอกสารปริมาณมากเป็นดิจิทัล เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในภาคส่วนเหล่านี้เชื่อมโยงหลายแพลตฟอร์มเข้าด้วยกัน แบ็คเอนด์และลูกค้าฟรอนท์เอนด์นับแสนราย

ไม่ว่าจะอยู่ในอุตสาหกรรมใดการสแกนเอกสารถือเป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล เมื่อสถานที่ทำงานทั่วโลกเปลี่ยนไปใช้รูปแบบการทำงานทางไกล การให้ความสำคัญกับการสแกนเอกสารจึงมากขึ้นกว่าที่เคยเป็นมาในช่วง 20 ปีที่ผ่านมา การให้ความสำคัญกับการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการใช้กระดาษที่ไม่ดี เช่น การพิมพ์เอกสารก็เช่นกัน เครื่องพิมพ์มีส่วนทำให้เกิดวงกลมดิจิตอล-อะนาล็อก-ดิจิตอลที่ชั่วร้าย โดยกระดาษถูกสแกนเป็นดิจิตอล แต่พิมพ์ (สำหรับการประชุมหรือลายเซ็น) เป็นอะนาล็อกแล้วสแกนเพื่อสร้างดิจิตอลอีกครั้ง ซอฟต์แวร์พร้อมใช้งานสำหรับลายเซ็นและการประชุมเพื่อเปลี่ยนจากการประชุมแบบตัวต่อตัวเป็นการประชุมทางวิดีโอ ไม่มีที่สำหรับเครื่องพิมพ์ในปี 2021

ในขณะที่องค์กรกำหนดให้มีการสื่อสารดิจิทัลภายในองค์กร การสื่อสารภายนอกและการทำงานร่วมกันกับผู้ขาย คู่ค้า และลูกค้าถือเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่กว่า

เทคโนโลยีการเก็บข้อมูลเช่น eForms และซอฟต์แวร์ eSignature จะสร้างอินพุตภายนอกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จากจุดต้นทาง เทคโนโลยีการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) จะแปลงข้อมูลเป็นข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ค้นหาได้ องค์กรที่นำระบบการจัดการข้อมูลที่คล่องตัวมาใช้จะได้รับประโยชน์จากการแปลงบันทึกเป็นดิจิทัลและบรรลุการประมวลผลข้อมูลแบบไร้กระดาษอย่างแท้จริง  

การสแกนเอกสารคืออะไร?

การสแกนเอกสารจะเปลี่ยนเอกสารที่เป็นกระดาษเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เครื่องสแกนจับภาพและจัดเก็บภาพดิจิทัลของเอกสารที่เป็นกระดาษ และ OCR ทำให้ภาพดิจิทัลนั้นสามารถอ่านและค้นหาได้ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (คล้ายกับตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขนาดใหญ่) กระบวนการนี้ ซึ่งเรียกอีกอย่างว่าการแปลงบันทึกเป็นดิจิทัล การสร้างภาพเอกสาร หรือการประมวลผลแบบไร้กระดาษ ช่วยลดค่าใช้จ่ายและทำให้เข้าถึง อัปเดต และแบ่งปันข้อมูลได้เร็วขึ้น  

การสำรวจกระบวนการด้านเอกสารที่จัดทำโดยไอดีซีในปี 2562 พบว่าองค์กรต่างๆ กำลังมุ่งสู่กระบวนการไร้กระดาษ แต่ก็ยังมีหนทางที่ต้องทำ: 

• 30% ของพนักงานสำนักงานบันทึกที่ใช้ในแต่ละวันเป็นเอกสารกระดาษ
• 40% ของผู้ทำงานด้านความรู้รายงานว่าใช้เวลา 21-30% ของสัปดาห์ไปกับงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร รวมถึงทั้งกระดาษและเอกสารดิจิทัล

การสำรวจแสดงให้เห็นว่ากระดาษยังคงแพร่หลายในสำนักงานสมัยใหม่ แม้ว่าจะมีการแปลงกระดาษเป็นรูปแบบดิจิทัลเป็นประจำ 

หากต้องการหยุดพึ่งพากระดาษ ก่อนอื่นเราต้องเริ่มใช้ระบบที่เน้นดิจิทัลเพื่อรวบรวมข้อมูล (eForms) เพื่อแก้ไขข้อมูล (Google Docs) เพื่อลงนามในเอกสาร (ซอฟต์แวร์ eSignature) และทำงานร่วมกับผู้อื่น (Microsoft Teams, Monday, Slack ). เมื่อกระดาษหมดไปจากสมการ บริษัทต่างๆ จะได้รับประโยชน์อย่างแท้จริงจากระบบไร้กระดาษ

เมื่อเทคโนโลยีเติบโตเต็มที่และต้นทุนในการนำมาใช้ลดลง องค์กรจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ ก็หันมาใช้ระบบไร้กระดาษ ขั้นตอนแรกคือการแปลงไฟล์ย้อนกลับ ซึ่งเป็นความพยายามในการสแกนจำนวนมากเพียงครั้งเดียวซึ่งจะแปลงเอกสารเดิมเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

ในระบบธนาคาร การแปลงคลังข้อมูลกระดาษเป็นดิจิทัลเป็นความคิดริเริ่มที่ซับซ้อนซึ่งต้องใช้การสแกนด้วยความเร็วสูงโดยผู้ให้บริการมืออาชีพเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่แม่นยำซึ่งเป็นความลับสูงและมีความปลอดภัยสูง บริษัทที่สแกนเอกสาร

หลังจากการแปลงแบ็คไฟล์เสร็จสิ้น ความพยายามในการแปลงเป็นดิจิทัลจะเปลี่ยนเป็นการสแกนแบบวันข้างหน้า บันทึกใหม่ทั้งหมดตั้งแต่วันที่ระบุเป็นต้นไปจะถูกสแกนและแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเข้ามา เทคนิคทั้งสองนี้มีความสำคัญต่อการสร้างและบำรุงรักษาการแปลงทางดิจิทัล

ทำไมธุรกิจจึงควรสแกนเอกสารของตน

ไม่มีการย้อนกลับ กระดาษเป็นเรื่องของอดีต เอกสารดิจิทัลเป็นสื่อที่ได้รับการยอมรับในอนาคต เนื่องจากทำให้เวิร์กโฟลว์คล่องตัวเพื่อเพิ่มผลผลิต ซึ่งช่วยประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก เมื่อเทคโนโลยีการแปลงเป็นดิจิทัลเติบโตเต็มที่ ระบบอัตโนมัติเป็นเครื่องมืออันทรงคุณค่าที่ปรับผลตอบแทนจากการลงทุนให้เหมาะสมโดยรับงานที่น่าเบื่อจากพนักงานที่เป็นมนุษย์และมอบงานซ้ำซากเหล่านั้นให้กับหุ่นยนต์ (ซอฟต์แวร์) ซึ่งเป็นสิ่งที่ไม่สามารถทำได้ด้วยกระบวนการที่ต้องใช้กระดาษมากแบบดั้งเดิม

การสแกนและการสร้างภาพช่วยประหยัดเวลาและเงิน 

บันทึกกระดาษสร้างต้นทุนการจัดเก็บระยะยาวจำนวนมาก สำนักงานของคุณสามารถรองรับตู้เก็บเอกสารได้กี่ตู้? องค์กรขนาดใหญ่เก็บรักษาบันทึกเอกสารหลายล้านรายการในคลังสินค้าขนาดใหญ่เพื่อให้เป็นไปตามข้อบังคับอุตสาหกรรม

นอกเหนือจากพื้นที่จัดเก็บแล้ว ยังมีต้นทุนอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง: ต้นทุนด้านทรัพยากรบุคคลในการทำงานกับกระดาษ การค้นหากระดาษ การทำสำเนา และการพิมพ์ บวกค่าใช้จ่ายในรายการของกระดาษรีม คลิปหนีบกระดาษ ลวดเย็บกระดาษ โฟลเดอร์ ถังขยะ ลิ้นชัก… รายการดำเนินต่อไป

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้จะหายไปด้วยการแปลงเป็นดิจิทัล เอกสารดิจิทัลได้รับการจัดการโดย DMS (ซึ่งทำให้การเรียกค้น อัปเดต และแชร์บันทึกเป็นเรื่องง่ายในไม่กี่คลิก) และจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์

เอกสารดิจิทัลมีความปลอดภัย

ความท้าทายประการหนึ่งของการรักษาบันทึกที่เป็นกระดาษก็คือการสูญหาย ไม่เป็นเช่นนั้นกับไฟล์ดิจิทัล เอกสารดิจิทัลมีประวัติเวอร์ชันและสามารถค้นหาได้ด้วยแท็กการจัดทำดัชนี มีสำเนาของไฟล์ดิจิทัลอยู่เสมอ ระบบจัดการเอกสาร (DMS) มีการควบคุมการเข้าถึง (การเข้าสู่ระบบ) และการอนุญาตไฟล์ ซึ่งป้องกันการเข้าถึงเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตและการทำซ้ำเอกสาร ไฟล์ดิจิทัลช่วยให้สำรองข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและมีราคาย่อมเยา และพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ช่วยปกป้องข้อมูลจากภัยธรรมชาติ อัคคีภัย และการโจรกรรมนอกสถานที่  

ไฟล์ดิจิทัลสามารถดึงและแชร์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ในทางตรงกันข้าม บันทึกกระดาษที่เก็บถาวรซึ่งจัดเก็บไว้ในคลังสินค้านอกสถานที่นั้นไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะค้นหาสำหรับลูกค้า เมื่อกระดาษเป็นสื่อกลางของวัน หากลูกค้าเดินเข้ามาและขอบันทึก ซึ่งเกี่ยวข้องกับการติดตามไฟล์ทางกายภาพในที่จัดเก็บและการย้ายไฟล์กลับไปที่สำนักงาน ซึ่งต้องใช้เวลาและเป็นการเอาเปรียบลูกค้า ซึ่งไม่เพียงถูกบังคับให้รอเท่านั้นแต่ต้องกลับมาใหม่อีกวัน ตอนนี้ให้พิจารณาสถานการณ์เดียวกัน แต่ด้วยบันทึกดิจิทัล คำค้นหาจะค้นหาไฟล์ทันทีและข้อมูลจะถูกแบ่งปันหลังจากคำขอของลูกค้า

ในทำนองเดียวกัน เมื่อคุณต้องส่งเอกสารไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก ผู้ขาย คู่ค้า และลูกค้า ไฟล์ดิจิทัลเป็นข้อได้เปรียบที่แตกต่าง ไม่ต้องเสียเวลาหรือเงินไปกับการค้นหาพนักงานหรือบริการจัดส่ง อีเมลและเทคโนโลยีการถ่ายโอนอื่นๆ ใช้งานได้ทันทีและราคาไม่แพง

เอกสารดิจิทัลเป็นไปตามข้อบังคับ

บางอุตสาหกรรมดำเนินการตามกฎความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดซึ่งปกป้องข้อมูลลูกค้า เพื่อให้เป็นไปตามกรอบการกำกับดูแลเหล่านี้ องค์กรต่างๆ จะติดตั้งการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์และการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลดิจิทัล โดยเก็บสำเนาที่จับต้องได้ไว้ในเวลาที่กำหนดเฉพาะเมื่อข้อบังคับกำหนดไว้เท่านั้น (โดยที่สำเนากระดาษจะถูกทำลายเมื่อหมดอายุ) 

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลช่วยลดความท้าทายในอดีตสำหรับผู้ปฏิบัติงานที่มีความรู้ ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า ในขณะเดียวกันก็เพิ่มกำลังใจในการทำงานของพนักงานด้วยการกำจัดกระบวนการที่ต้องดำเนินการด้วยตนเองที่น่าเบื่อ ปราศจากงานซ้ำซาก เพิ่มผลผลิต และจัดลำดับความสำคัญให้กับงานที่มีมูลค่าเพิ่มได้ จากการวิจัยที่จัดทำโดย IDC พบว่า 42% ของพนักงานออฟฟิศชี้ว่าเวิร์กโฟลว์ที่ใช้กระดาษด้วยตนเองเป็นตัวการของความไร้ประสิทธิภาพในที่ทำงาน 

ขั้นตอนการสแกนเอกสาร

บริษัทสแกนมืออาชีพปรับปรุงการสแกนเอกสารปริมาณมาก นี่คือกระบวนการ:

การประเมิน

ประเมินขอบเขต ความซับซ้อน และลำดับเวลาของโครงการ ทุกโครงการสแกนไม่ซ้ำกัน ผู้ให้บริการสแกนเอกสารระดับมืออาชีพจะวิเคราะห์ประเภทของเอกสาร ปริมาณ ตลอดจนขนาดจริงของเอกสาร ตรวจสอบสภาพเอกสาร ซ่อมแซมเมื่อจำเป็นเพื่อให้มีคุณภาพเพียงพอสำหรับการแปลง กระดาษขาดหรือเปล่า หมึกจางหรือไม่? ข้อความไม่สามารถอ่านได้เนื่องจากคราบสกปรกหรือความเสียหายอื่น ๆ หรือไม่?

การรับและโอนเอกสาร

ผู้ให้บริการสแกนมืออาชีพรับประกันความลับและความปลอดภัยระหว่างการถ่ายโอนเอกสารและการสแกน สิ่งสำคัญคือต้องทบทวนว่าผู้ให้บริการใช้สิ่งอำนวยความสะดวกประเภทใดในการจัดเก็บและสแกนเอกสาร มีมาตรการรักษาความปลอดภัยใดบ้าง และพนักงานได้รับการฝึกฝนมาอย่างดีพร้อมการตรวจสอบความปลอดภัยหรือไม่ (ตรงข้ามกับนักศึกษาฝึกงาน นักเรียน และพนักงานชั่วคราว) เลือกผู้ให้บริการที่ให้บริการรับและจัดส่งเอกสารที่ปลอดภัยหรือสแกนในสถานที่ด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่ หากเอกสารไม่สามารถออกจากที่พักได้ตามระเบียบ

การเตรียมเอกสาร 

ในขั้นตอนนี้ ช่างเทคนิคที่ผ่านการฝึกอบรมจะตรวจสอบเอกสารด้วยตนเองก่อนที่จะสแกน อุปกรณ์จะดึงลวดเย็บ คลิป หรือกระดาษโน้ตที่แนบมาออก—อะไรก็ตามที่อาจกีดขวางกระบวนการสแกน ปรับมุมที่พับให้ตรงและรอยพับที่เรียบเพื่อคุณภาพการสแกนที่ดีขึ้น 

การสแกนและการแปลงไฟล์

เครื่องสแกนเอกสารระดับการผลิตแปลงเอกสารหลายพันรายการต่อวันเป็นรูปแบบดิจิทัล เช่น .PDF, .TIFF และ .JPG ช่างเทคนิคตรวจสอบผลลัพธ์ การตั้งค่าสถานะการแก้ไขภาพ และปัญหาความคมชัด บริษัทที่สแกนเอกสาร

OCR และการจัดทำดัชนี

ซอฟต์แวร์ภาพขั้นสูงใช้ OCR (การรู้จำอักขระด้วยแสง) เพื่อแปลงภาพเป็นข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการจัดทำดัชนีและจัดหมวดหมู่ บางระบบยังสนับสนุนการจัดทำดัชนีด้วยตนเองโดยเชื่อมโยงข้อมูลเมตากับไฟล์ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) จัดการเอกสารดิจิทัล ให้เครื่องมือที่สะดวกและเหมาะสมสำหรับการค้นหา อัปเดต ถ่ายโอน และเก็บถาวรอย่างรวดเร็ว

บริการหลังการสแกน 

เอกสารทางกายภาพจะถูกทำลายหรือขนส่งไปยังสถานที่จัดเก็บเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดจนกว่าจะถึงวันหมดอายุ 

อุตสาหกรรมที่ได้รับประโยชน์จากการสแกนเอกสาร

ทุกอุตสาหกรรมมีข้อกำหนดเฉพาะ พันธมิตรการจัดการเอกสารที่มีประสบการณ์ให้บริการที่ปรับแต่งได้ซึ่งรองรับโดเมนที่หลากหลาย ต่อไปนี้คือประโยชน์ของอุตสาหกรรมต่างๆ จากบริการสแกนเอกสาร

ดูแลสุขภาพ

ใน อุตสาหกรรม การดูแลสุขภาพนอกจากบันทึกของผู้ป่วยแล้ว ยังมีเอกสารประกัน แผนภูมิการพยาบาล ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และแนวทางปฏิบัติของแพทย์ที่สามารถสื่อสารกันได้ผ่านระบบการจัดการเอกสาร (DMS) 

• การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลช่วยเพิ่มความปลอดภัยของเวชระเบียน ปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับสถานะสุขภาพของผู้ป่วย ให้การเข้าถึงเฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น การสแกนเอกสารในอุตสาหกรรมการดูแลสุขภาพเป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งเป็นไปตามกฎหมายการรักษาความลับของผู้ป่วย 
• การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลทำให้แพทย์ พยาบาล ช่างเทคนิค และบุคลากรทางการแพทย์ที่มีทักษะอื่นๆ ว่างจากงานที่น่าเบื่อในการจัดเรียงเอกสาร ดังนั้นพวกเขาจึงสามารถมุ่งเน้นไปที่การดูแลผู้ป่วยมากกว่าการดูแลรักษาเอกสาร DMS ที่มีประสิทธิภาพช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพและประหยัดต้นทุนกระดาษ การพิมพ์ และการถ่ายสำเนา
• ประโยชน์อื่นๆ ได้แก่ ความต้องการพื้นที่จัดเก็บน้อยลง ความสามารถในการเข้าถึงและการค้นหาบันทึกที่เพิ่มขึ้น และประสิทธิภาพการทำงานของเจ้าหน้าที่ทางการแพทย์ที่สูงขึ้น

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699