แก้ไขการจัดการไฟล์ของคุณ บางครั้งคุณมีปัญหาในการค้นหาเอกสารที่คุณต้องการหรือไม่? จำนวนไฟล์และเอกสารที่เพิ่มขึ้นอย่างมหาศาลเป็นเหตุผลเพียงพอที่จะปรับปรุง กลยุทธ์การจัดการไฟล์ของบริษัทของคุณ
ไอดีซีคาดการณ์ว่าในปี 2023 บริษัทและ บุคคล ต่างๆ สร้าง ข้อมูลทั้งหมด 64.2 ล้านล้านกิกะไบต์ บริษัทคาดการณ์เพิ่มเติมว่า ปริมาณข้อมูลที่สร้างขึ้นจะเพิ่มขึ้นในอัตราทบต้น 23% ต่อปีตั้งแต่ปี 2020 ถึง 2025 กล่าวอีกนัยหนึ่ง ข้อมูลใหม่จำนวน 1.7MB ที่สร้างขึ้นทุกวินาที
ไฟล์และโฟลเดอร์ที่มีการจัดระเบียบที่ดีขึ้นช่วยให้ค้นหาข้อมูลสำคัญที่คุณต้องการได้ง่ายขึ้น โชคดีที่มีหลายสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้การจัดการไฟล์มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
ประเด็นที่สำคัญ:
- การปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณจะช่วยส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงประสิทธิภาพ และเพิ่มผลผลิตทางธุรกิจ
- ในการปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณ ให้เริ่มต้นด้วยการจัดเก็บข้อมูลของคุณในที่เดียวและจัดระเบียบในโฟลเดอร์ลำดับชั้นและโฟลเดอร์ย่อย
- ใช้ชื่อไฟล์เพื่ออธิบายเนื้อหาไฟล์และสร้างระบบการตั้งชื่อไฟล์แบบลอจิคัล
- ติดตามเวอร์ชันเอกสารและสำรองไฟล์ทั้งหมดอย่างสม่ำเสมอ
เหตุใดการปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณจึงมีความสำคัญ
การจัดการไฟล์ – บางครั้งเรียกว่าการจัดการเอกสาร – เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการทางธุรกิจ การจัดการไฟล์อย่างมีประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับการจัดระเบียบไฟล์และเอกสารอย่างเป็นระบบในลักษณะที่:
- ส่งเสริมการผลิต
- ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ
- รับประกันการส่งมอบบริการและผลิตภัณฑ์ที่มีคุณภาพอย่างรวดเร็ว
- เพิ่มผลผลิตทางธุรกิจ
การปรับปรุงการจัดการไฟล์ของบริษัทของคุณช่วยให้คุณพบไฟล์หรือข้อมูลส่วนนั้นเมื่อคุณต้องการ และลดความเสี่ยงของไฟล์ที่สูญหายหรือวางผิดที่ นอกจากนี้ยังช่วยประหยัดเวลาและเงินของบริษัท เนื่องจากคุณไม่ต้องเสียเวลาค้นหาไฟล์ แก้ไขการจัดการไฟล์ของคุณ
วิธีปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณ
หากคุณหรือพนักงานของคุณมีปัญหาในการค้นหาไฟล์สำคัญเมื่อคุณต้องการมากที่สุด คุณต้อง ปรับปรุง กลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณ เมื่อใช้อย่างถูกต้อง เคล็ดลับต่อไปนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าไฟล์สำคัญของคุณอยู่ใกล้แค่เอื้อม และคุณจะไม่สูญเสียไฟล์สำคัญอีกต่อไป สิ่งนี้จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดให้กับธุรกิจของคุณ และช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานได้หลายพันดอลลาร์ต่อพนักงานหนึ่งคนต่อปี
1. เก็บข้อมูลไว้ในที่เดียว
ขั้นตอนแรกในการจัดการไฟล์อย่างมีประสิทธิภาพคือการจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณไว้ในโฟลเดอร์เดียวที่เข้าถึงได้ง่าย และในโฟลเดอร์ย่อยที่อยู่ข้างใต้
การมีโฟลเดอร์หลายโฟลเดอร์เก็บไว้ในหลายตำแหน่ง ไม่ว่าจะเป็นบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว เซิร์ฟเวอร์เครือข่ายของคุณ หรือในระบบคลาวด์ มีแต่จะนำไปสู่ความสับสนและทำให้ค้นหาเอกสารได้ยากขึ้น สร้างตำแหน่งหลักเดียวสำหรับไฟล์ทั้งหมดของคุณ จากนั้นจัดระเบียบเอกสารของคุณภายในตำแหน่งนั้น
2. สร้างโฟลเดอร์ลำดับชั้นและโฟลเดอร์ย่อย
ภายในโฟลเดอร์หลักนั้น ให้จัดระเบียบเอกสารของคุณเป็นระบบลำดับชั้นของโฟลเดอร์ย่อย คุณต้องการจัดเรียงไฟล์ตามหมวดหมู่และกำหนดแต่ละหมวดหมู่ให้กับโฟลเดอร์ย่อย จากนั้น สร้างโฟลเดอร์ย่อยที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นภายในโฟลเดอร์ย่อยเหล่านั้นสำหรับผู้ใช้ ประเภทเอกสาร และอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน
ตัวอย่างเช่น หากคุณเป็นเจ้าของอสังหาริมทรัพย์ คุณอาจสร้างโฟลเดอร์ย่อยสำหรับอสังหาริมทรัพย์ประเภทต่างๆ ของคุณ เช่น ที่ดิน อพาร์ตเมนต์ บ้าน อาคารสำนักงาน และอื่นๆ ภายในแต่ละโฟลเดอร์ย่อยเหล่านี้ คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ย่อยเพิ่มเติมสำหรับประเภทของเอกสารหรือคุณสมบัติเฉพาะได้
การสร้างลำดับชั้นของโฟลเดอร์ช่วยให้ค้นหาเอกสารแต่ละรายการได้ง่ายกว่าการจัดเรียงเอกสารที่เกี่ยวข้องกันอย่างหลวมๆ ในโฟลเดอร์เดียว เพียงคลิกผ่านโฟลเดอร์ย่อยจนกว่าคุณจะพบข้อมูลเฉพาะที่คุณต้องการ
3. ใช้ชื่อไฟล์เพื่ออธิบายเนื้อหาไฟล์
วิธีตั้งชื่อไฟล์ของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการไฟล์ที่ดี เมื่อคุณตั้งชื่อเอกสาร ไฟล์ และโฟลเดอร์ของคุณอย่างถูกต้องและมีเหตุผล คุณจะทำให้ง่ายต่อการระบุสิ่งที่อยู่ภายในแต่ละรายการเมื่อผู้ใช้เรียกดูผ่าน
4. สร้างระบบการตั้งชื่อไฟล์แบบลอจิคัล
โฟลเดอร์และชื่อไฟล์ของคุณควรอธิบายเนื้อหาภายในไม่เพียง แต่คุณยังต้องสร้างวิธีมาตรฐานในการตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ทั่วทั้งองค์กรของคุณ ทุกสาขา ทุกแผนก และทุกคนควรปฏิบัติตามหลักการตั้งชื่อที่คุณตั้งไว้
มีระบบการตั้งชื่อมากมายให้คุณเลือกใช้ คุณสามารถระบุไฟล์ได้โดย:
- วันที่หรือปีที่สร้าง
- ชื่อพนักงาน
- ประเภทเอกสาร
- ชื่อลูกค้า
คุณยังสามารถตั้งชื่อไฟล์ตามการรวมกันของสิ่งเหล่านี้หรือปัจจัยอื่นๆ โดยคั่นแต่ละตัวระบุด้วยยัติภังค์ ดังนั้น ไฟล์สัญญาที่สร้างขึ้นในปี 2022 โดยพนักงานชื่อ Smith อาจมีชื่อว่า2022-Smith-Contract01.doc
5. จัดลำดับความสำคัญของไฟล์สำคัญ
จะมีไฟล์ที่คุณต้องเข้าถึงอยู่เสมอ ไม่มีเหตุผลที่จะฝังไฟล์เหล่านี้ไว้ในเอกสารที่เป็นผลสืบเนื่องน้อยกว่า แต่ให้ปรากฏขึ้นก่อนในรายการตามตัวอักษรโดยเพิ่มสิ่งเหล่านี้ที่ด้านหน้าของชื่อไฟล์:
- หมายเลข “1”
- ตัวอักษร “AA”
- สัญลักษณ์ เช่น “!”
6. ใช้ทางลัด
อีกวิธีในการเร่งความเร็วการเรียกไฟล์คือการสร้างทางลัดไปยังไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณใช้บ่อยที่สุด ทางลัดคือไอคอนหรือลิงก์ที่คุณสามารถวางไว้บนเดสก์ท็อปเพื่อเข้าถึงรายการนั้นได้ทันที คลิกทางลัดแล้วไฟล์หรือโฟลเดอร์จะเปิดขึ้นโดยอัตโนมัติ ไม่จำเป็นต้องค้นหาหรือเรียกดูที่น่าเบื่อ
7. ติดตามเวอร์ชันเอกสาร
เป็นเรื่องปกติที่เอกสารต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเอกสารที่ใช้ในโปรเจ็กต์กลุ่ม จะต้องผ่านการแก้ไขบางอย่าง ปัญหาตามมาเมื่อคุณลืมว่าเวอร์ชันใดสร้างขึ้นเมื่อใดและโดยใคร ซึ่งอาจทำให้คุณทำงานหรือใช้เวอร์ชันก่อนหน้าแทนเวอร์ชันล่าสุดได้
วิธีแก้ไขปัญหานี้คือการติดตามเวอร์ชันของเอกสาร คุณสามารถทำได้ด้วยตนเองโดยเปลี่ยนชื่อแต่ละเวอร์ชันใหม่ (โดยมีบางอย่างเช่น “REV01” ต่อท้ายชื่อไฟล์) ตามที่สร้าง
(วิดีโอต่อไปนี้ให้รายละเอียดเกี่ยวกับความสำคัญของการควบคุมเวอร์ชันในการจัดการโครงการ)
8. สำรองไฟล์เป็นประจำ
สุดท้าย คุณต้องสำรองไฟล์ทั้งหมดของคุณเป็นประจำเพื่อป้องกันการลบโดยไม่ตั้งใจ ความล้มเหลวของฮาร์ดแวร์ และการโจมตีจากผู้ไม่หวังดี แม้ว่าแอปพลิเคชันและระบบปฏิบัติการจะสามารถติดตั้งใหม่ได้ง่าย แต่ไฟล์และข้อมูลที่สูญหายอาจไม่สามารถกู้คืนได้หากไม่มีการสำรองข้อมูลที่ปลอดภัย ทั้งในสถานที่หรือในระบบคลาวด์
ใช้ FileCenter เพื่อปรับปรุงกลยุทธ์การจัดการไฟล์ของคุณ
วิธีที่ง่ายและมีประสิทธิภาพที่สุดในการปรับปรุงกลยุทธ์การ จัดการไฟล์ของคุณคือการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ เช่นFileCenter ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ – บางครั้งเรียกว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร (DMS) – ช่วยให้คุณตั้งชื่อและจัดระเบียบไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายและจัดเก็บอย่างปลอดภัย DMS ของ FileCenter ติดตั้งและใช้งานง่าย และเข้ากันได้กับบริการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่สำคัญทั้งหมด
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
