บริการสแกนสำหรับ HR บทบาทและความรับผิดชอบหลักของฝ่ายทรัพยากรบุคคลในองค์กรมุ่งเน้นไปที่การบำรุงเลี้ยงทรัพย์สินของมนุษย์ผ่านการพัฒนาวัฒนธรรม เพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและการทำงานเป็นทีม และทำให้พนักงานมีส่วนร่วมผ่านการริเริ่มการเรียนรู้ น่าเสียดายที่ความจริงก็คือว่างานด้านทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่ถูกถ่วงน้ำหนักด้วยงานธุรการที่ต้องทำด้วยตนเอง ใช้แรงงานมาก และใช้เวลามาก โดยมีเวลาเหลือเพียงเล็กน้อยหรือไม่มีเลยสำหรับการพัฒนาและดูแลผู้มีความสามารถอย่างแท้จริง

การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลเป็นขั้นตอนแรกที่แผนกทรัพยากรบุคคลต้องดำเนินการเพื่อแปลงกระบวนการในการสรรหา การรับเข้าทำงาน และการฝึกอบรมพนักงานสู่ระบบดิจิทัล ซึ่งทั้งหมดนี้ขึ้นอยู่กับเอกสารเป็นอย่างมาก

เริ่มต้นด้วยการสแกนเอกสารในทุกกระบวนการของ HR 

ทุกกระบวนการที่ต้องใช้เอกสารมากใน HR ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา การเริ่มงาน การฝึกอบรม และการแยก จะได้รับประโยชน์จากการแปลงเป็นดิจิทัล เริ่มต้นด้วยช่วงเริ่มต้นของวงจรชีวิตพนักงาน: การสแกนเอกสารของพนักงานเช่น ประวัติย่อ การสมัครงาน ใบรับรองการศึกษา และการอ้างอิงการทำงานก่อนหน้านี้เป็นขั้นตอนแรกที่คุณสามารถทำได้เพื่อเริ่มต้นเส้นทางการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของแผนกทรัพยากรบุคคล

การว่าจ้างและการคัดเลือกพนักงานใหม่: สแกนและจัดการเอกสารแบบดิจิทัล 

การจ้างงานมักจะเกี่ยวข้องกับคะแนนของเรซูเม่จริงและดิจิทัล การสมัครงาน และเอกสารอื่นๆ ที่เข้ามาในแผนกทรัพยากรบุคคล การจัดการรายละเอียดงานหลายรายการ การตรวจสอบเอกสารการสมัคร และการประเมินผู้สมัครเป็นกิจกรรมที่ใช้เวลามาก ประวัติส่วนตัว บันทึกการสัมภาษณ์ จดหมายอ้างอิงของนายจ้างคนก่อน และใบรับรองการศึกษาล้วนเป็นเอกสารที่มีค่าและเป็นความลับ ทีมจ้างงานมีหน้าที่ตรวจสอบเอกสารต้นฉบับทั้งหมดและส่งคืนให้พนักงานในที่สุด 

ณ จุดนี้ เพิ่มขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารสำคัญทั้งหมดเหล่านี้ได้รับการสแกนและจัดเก็บอย่างปลอดภัยสำหรับข้อกำหนดในอนาคต เช่น การสอบถาม การส่งเสริมการขาย หรือการแยก แม้ว่าทีม HR ของคุณอาจมีเครื่องสแกนแบบตั้งโต๊ะ แต่จะเป็นการดีที่สุดที่จะทำงานร่วมกับผู้ให้บริการสแกนที่มีประสบการณ์และมีชื่อเสียงสำหรับกระบวนการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลแบบเรียลไทม์อย่างเป็นระบบ เมื่อแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว ให้จัดเก็บเอกสารใน  DMSเพื่อปรับปรุงการประมวลผลให้ดียิ่งขึ้น DMS สามารถจับภาพ จัดเรียง และแจกจ่ายใบสมัครงานโดยอัตโนมัติ กำหนดเส้นทางไปยังสมาชิกทีมทรัพยากรบุคคลที่จำเป็น และประหยัดเวลาในการจัดเรียงเรซูเม่เป็นกองกระดาษ

เปลี่ยนไปใช้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานแบบดิจิทัล

เมื่อกระบวนการคัดเลือกเสร็จสิ้น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะว่าจ้างพนักงานใหม่ในกระบวนการคัดเลือกพนักงานใหม่อย่างละเอียด—และไม่น่าแปลกใจ—มีเอกสารเพิ่มเติมที่นี่! เริ่มต้นด้วยจดหมายตอบรับข้อเสนอ กระบวนการที่น่าเบื่อในการกรอกแบบฟอร์มและยื่นเอกสารทางกฎหมายเริ่มต้นขึ้นแล้ว แนะนำการแปลงเป็นดิจิทัลในขั้นตอนนี้เพื่อประหยัดเวลาและความพยายามในการดูแลระบบในขณะที่ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ให้เหลือน้อยที่สุด เมื่อเอกสารสำคัญสำหรับการเริ่มงานถูกแปลงเป็นดิจิทัล การเริ่มงานจะเร็วขึ้น และการปฏิบัติตามเอกสารของรัฐบาลกลางที่จำเป็นจะง่ายขึ้น 

การไม่ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านข้อมูลพนักงานอาจทำให้องค์กรของคุณถูกลงโทษหรือถึงขั้นฟ้องร้องได้

กฎระเบียบของรัฐบาลกลางกำหนดว่าเอกสารใดที่คุณต้องจัดเก็บหรือเก็บรักษาและระยะเวลาใด ซึ่งเรียกว่าตารางการเก็บรักษาเอกสาร การสแกนเอกสารต้อนรับหรือใช้แบบฟอร์มบันทึกข้อมูลดิจิทัลทำให้ง่ายต่อการจัดเก็บข้อมูลพนักงานที่เป็นความลับอย่างปลอดภัยและจัดการกำหนดการเก็บรักษาเอกสาร 

ระบบจัดการเอกสาร (DMS)ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณสามารถปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดเก็บข้อมูลพนักงานอย่างปลอดภัยในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน คุณสมบัติการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวดช่วยป้องกันข้อมูลสูญหายหรือถูกขโมย และเนื่องจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต

สิ่งที่คุณต้องการคือโซลูชันซอฟต์แวร์ที่รวมเอารูปแบบดิจิทัล ลายเซ็นดิจิทัลซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ และพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เข้าถึงได้จากทุกที่ ดังนั้นเอกสารเริ่มต้นใช้งานของคุณจึงกลายเป็นดัชนีและไฟล์ดิจิทัลที่ค้นหาได้ 

พนักงานใหม่สามารถป้อนข้อมูลส่วนตัวของพวกเขาทางอิเล็กทรอนิกส์และลงนามในเอกสารตอบรับข้อเสนอแบบดิจิทัลเมื่อคุณทำให้กระบวนการเริ่มต้นใช้งานเป็นดิจิทัล มันสร้างความประทับใจแรกให้กับพนักงานใหม่ที่ร่วมงานกับบริษัทของคุณ! นอกจากนี้ คุณจะไม่สูญเสียเอกสารสำคัญ เนื่องจากไฟล์ดิจิทัลทั้งหมดได้รับการสำรองและจัดเก็บอย่างปลอดภัย บริการสแกนสำหรับ HR

การฝึกอบรม: แปลงเป็นดิจิทัลเพื่อปรับปรุงการมีส่วนร่วมของพนักงาน

ในวงจรชีวิตพนักงานทั่วไป การเริ่มงานจะตามมาด้วยการฝึกอบรมพนักงานเป็นประจำ ซึ่งเป็นกระบวนการเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่องที่ทำให้พนักงานมุ่งเน้นในสายอาชีพและมีส่วนร่วมกับเป้าหมายและค่านิยมขององค์กร เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลต้องติดตามและอัปเดตสถานะการฝึกอบรมของพนักงาน ส่งการแจ้งเตือนไปยังพนักงานที่ต้องการเริ่มการฝึกอบรมใหม่ การติดตามทางอิเล็กทรอนิกส์และการแจ้งให้พนักงานทราบโดยอัตโนมัติเกี่ยวกับการฝึกอบรมที่กำลังจะมาถึงจะช่วยประหยัดเวลา ความพยายามในการบริหาร และทำให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมีอิสระที่จะมุ่งเน้นไปที่งานที่มีค่ามากขึ้น

ระบบการจัดการเนื้อหา เช่นOpenText Application Content Managementสามารถติดตามความต้องการการฝึกอบรมของพนักงานและอัปเดตสถานะของการฝึกอบรมที่เข้าร่วมได้ นอกจากนี้ยังสามารถส่งการแจ้งเตือนสำหรับการฝึกอบรมที่กำลังจะมาถึงและอนุญาตให้พนักงานสมัครรับการฝึกอบรมเพิ่มทักษะที่จำเป็นสำหรับบทบาทการทำงานของพวกเขา

ก้าวไปอีกขั้นและมีส่วนร่วมกับระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ HRเช่น ApplicationXtender เพื่อทำให้กระบวนการแบบแมนนวลราบรื่นขึ้น และเพิ่มเวลาให้เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ 

เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลจะจัดการข้อมูลบัญชีเงินเดือน คำขอลา สวัสดิการด้านสุขภาพ และกระบวนการด้านทรัพยากรบุคคลอื่นๆ สำหรับพนักงานที่ทำงานจากสถานที่ที่แตกต่างกัน ด้วยการทำงานจากระยะไกลที่มีความโดดเด่น บริษัทที่ให้บริการโซลูชัน HR แบบบริการตนเองแบบดิจิทัลสำหรับพนักงานของพวกเขาจึงถูกมองว่าเป็นนายจ้างที่ต้องการ! 

อย่าลืมแปลงเอกสารการแยกเป็นดิจิทัล: ทุกอย่างจบลงด้วยดี!

ไม่ว่าจะเป็นการเลิกจ้าง การลาออก การเลิกจ้าง หรือการเกษียณอายุโดยสมัครใจ การแยกพนักงานเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในวงจรการจัดการพนักงาน การรักษากระบวนการคัดแยกอย่างมีโครงสร้างและมีประสิทธิภาพมีความสำคัญเทียบเท่ากับการสรรหาและเตรียมความพร้อมของพนักงานใหม่ 

การแปลงเป็นดิจิทัลสามารถลดความซับซ้อนของกระบวนการแยกเอกสารจำนวนมาก เอกสารการปลดพนักงานต้องได้รับการเซ็นชื่อ สแกน และจัดเก็บอย่างปลอดภัยสำหรับการสืบค้นและการอ้างอิงในอนาคต

นโยบายที่กำหนดและมีโครงสร้างสำหรับการสแกนเอกสารวงจรชีวิตพนักงานทั้งหมดจะพิสูจน์ให้เห็นถึงการเปลี่ยนแปลงสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลของคุณ

RDS: เตรียมพร้อมสำหรับภูมิทัศน์ด้านทรัพยากรบุคคลที่เปลี่ยนแปลงด้วยโซลูชันการสแกนและการเก็บข้อมูล

ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แผนกทรัพยากรบุคคลมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว วิกฤตการณ์โควิด-19 เร่งให้เกิดการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลและนำไปสู่สถานที่ทำงานแห่งใหม่ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลมากขึ้น ทีมระยะไกลต้องมีส่วนร่วมในการทำงานร่วมกัน ทีม HR เองกำลังเผชิญกับความท้าทายในการทำงานจากระยะไกล 

ในสถานการณ์เช่นนี้การสแกนเอกสาร HR ทั้งหมดทันทีที่เข้ามาในองค์กรถือเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้ทีมที่อยู่ห่างไกลสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้อย่างราบรื่น

การดูแลรักษา การจัดเก็บ และการเข้าถึงเอกสารดิจิทัลมีประสิทธิภาพมากกว่าการจัดการกับกระดาษ ดังนั้นหนทางข้างหน้าของ HR จึงเป็นดิจิทัลอย่างชัดเจน!

ติดต่อ RDSเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์ HR ที่มีประสิทธิภาพในองค์กรของคุณอีกครั้งผ่านการสแกนเอกสารและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699