การสแกนเอกสารองค์กร ข้อมูลมีอยู่ทุกหนทุกแห่งในองค์กร และเติบโตแบบทวีคูณทุกวัน จัดเก็บไว้ในสำนักงานและระบบต่างๆ ในรูปแบบต่างๆ โดยส่วนใหญ่จะอยู่บนกระดาษ หลายองค์กรกำลังจมอยู่ในเอกสารและไฟล์ หลายพันหรืออาจจะเป็นล้านในห้องเก็บของที่กว้างขวาง อัดแน่นอยู่ในตู้เก็บเอกสาร ชั้นวาง กล่อง และกองไฟล์ทั่วสำนักงาน การเรียกข้อมูลบันทึกเฉพาะด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก ไม่ต้องพูดถึงเรื่องค่าใช้จ่าย นอกจากนี้ยังกลายเป็นภารกิจที่เป็นไปไม่ได้หากสิ่งที่คุณกำลังมองหาถูกใส่ผิดที่หรือถูกจัดเก็บผิด

กระดาษทำให้องค์กรช้าลง: สู่ดิจิทัลคือคำตอบ

กระดาษทำให้องค์กรช้าลง เนื่องจากรูปแบบการทำงานทางไกลกลายเป็นบรรทัดฐานในความเป็นจริงหลังเกิดโรคระบาด องค์กรต้องหาวิธีกำจัดกระดาษ แปลงเป็นดิจิทัล และทำให้บันทึกทางธุรกิจเข้าถึงได้ง่ายขึ้นและจัดการจากระยะไกลได้ง่ายขึ้น

คุณอาจสังเกตเห็นว่าขณะนี้ธนาคารเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับใบแจ้งยอดที่เป็นกระดาษและสนับสนุนให้พวกเขาเลือกใช้ใบแจ้งยอดดิจิทัล ไม่ใช่แค่เกี่ยวกับการเป็นสีเขียวเท่านั้น นอกเหนือจากแง่มุมที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมในการย้ายออกจากกระดาษแล้ว องค์กรต่างๆ ยังมีเหตุผลอื่นๆ ที่ควรเน้นที่ดิจิทัล

เอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพและกระบวนการที่ใช้กระดาษซึ่งมีเวลาตอบสนองช้าเป็นสาเหตุหลักที่ทำให้ลูกค้าไม่พอใจ ที่แย่ไปกว่านั้นก็คือการแบ่งปันเอกสารระหว่างพนักงานและลูกค้าของกองกำลังทำงานทางไกล การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลคือคำตอบเพื่อให้บรรลุการทำงานร่วมกันทางไกลอย่างมีประสิทธิภาพ

คู่มือใหม่: วิธีวางแผนการย้ายไปยังระบบคลาวด์ Office Automation

การแปลงไฟล์แบ็คไฟล์: ขั้นตอนแรกสู่การแปลงดิจิทัล

การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลไม่ใช่ทางเลือกสำหรับองค์กรอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็น และด้วยเอกสารนับล้านที่มีข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ ขั้นตอนแรกคือการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

การแปลงเอกสารของคุณจากกระดาษเป็นดิจิทัลโดยใช้บริการสแกนเอกสารขององค์กรและระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีประสิทธิภาพช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการทำงานจากระยะไกลและทำงานร่วมกันได้ทันที

ขั้นตอนแรกคือการแปลงงานในมือหรือเอกสารเก่าทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล—กระบวนการที่เรียกว่าการแปลงไฟล์ย้อนกลับ เมื่อบันทึกเก่าถูกแปลงเป็นดิจิทัลแล้ว องค์กรต้องเริ่มกระบวนการรายวันอย่างต่อเนื่องเพื่อแปลงเอกสารที่เป็นกระดาษใหม่ทุกฉบับให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลและกำหนดเส้นทางไปยังซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นกระบวนการที่เราเรียกว่าการสแกนไปข้างหน้า

การสแกนเอกสารขององค์กรมีประโยชน์ต่อธุรกิจอย่างไร

ประโยชน์โดยตรงบางประการของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลมีดังนี้

• เพิ่มพื้นที่สำนักงาน:ด้วยการแปลงเอกสารเป็นภาพดิจิทัล คุณจะลดความต้องการพื้นที่ จัดเก็บจริงในสำนักงานและพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่
• ลดค่าใช้จ่าย:ประหยัดค่ากระดาษ แฟ้มเอกสาร ตู้เก็บเอกสาร และพนักงานที่เกี่ยวข้อง
• แชร์เอกสารอย่างรวดเร็ว:รวมข้อมูลระหว่างที่ตั้งทางภูมิศาสตร์และแผนกต่างๆ การแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัยทุกที่และทุกเวลาที่ต้องการผ่านอินเทอร์เน็ต
• ค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็ว:ลดเวลาที่ใช้ ในการค้นหาเอกสาร และเรียกค้นและเข้าถึงข้อมูลได้ทันที
• รวมทุกอย่างเข้าด้วยกัน:รวมเอกสารที่สแกนเข้ากับระบบส่วนหลังอย่างง่ายดายโดยใช้ DMS
• ความปลอดภัยขั้นสูง:รักษาเอกสารให้ปลอดภัยจากภัยคุกคามภายนอกและการละเมิดภายใน
• การกู้คืนจากภัยพิบัติ:ป้องกันการสูญเสียข้อมูลอันเนื่องมาจากภัยพิบัติทางธรรมชาติหรือที่มนุษย์สร้างขึ้น และการกู้คืนอย่างรวดเร็วหลังจากเหตุการณ์ที่เลวร้ายใดๆ
• การปฏิบัติตามข้อกำหนด: ปฏิบัติตามข้อบังคับ ทั้งหมดผ่านการจำแนกประเภท การดึงข้อมูลทางดิจิทัล และการตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนด ปฏิบัติตามกำหนดการการเก็บรักษา
• การเก็บรักษา:การสแกนจะเก็บรักษาเอกสารที่มีค่าและสำคัญที่อาจเสื่อมสภาพได้
• การกำจัด:ขจัดความเสี่ยงของการสูญเสียข้อมูลอันเนื่องมาจากเอกสารที่จัดวางผิด

การสแกนและการสร้างภาพเอกสารขององค์กรเกี่ยวข้องกับอะไร?

1. ฮาร์ดแวร์การสแกนที่ล้ำสมัย

ปริมาณการสแกนคืออะไร? เครื่องสแกนเกรดการผลิตความเร็วสูงจำเป็นต้องใช้ในการจับภาพ เอกสารจำนวนมากในรูปแบบภาพ ข้อมูลเดิมอยู่บนกระดาษหรือสื่ออื่นๆ เช่นไมโครฟิล์ม ไมโครฟิช พิมพ์เขียวขนาดใหญ่ หรือหนังสือที่มีปกแข็งหรือไม่ บริษัทสแกนมืออาชีพใช้อุปกรณ์สแกนแบบพิเศษเพื่อให้ได้ความเร็วและความแม่นยำในโครงการสแกนเอกสารขององค์กร

2. ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร

การสแกนเอกสารและบันทึกภาพในรูปแบบดิจิทัลไม่เพียงพอ มูลค่าที่แท้จริงของข้อมูลในภาพ เหล่านี้รับรู้ได้โดยซอฟต์แวร์ที่อ่านและจดจำ ตัวอักษรและคำจริงเท่านั้น Optical Character Recognition (OCR)เป็นเทคโนโลยีที่แยกข้อความที่อ่านได้จากภาพนิ่ง

องค์กรต่างๆ ต้องลงทุนในซอฟต์แวร์สร้างภาพอันทรงพลังที่สแกน ใช้ OCR เพื่อแยกข้อความที่อ่านได้ แปลงและบันทึกเอกสารแบบดิจิทัล ซอฟต์แวร์สร้างภาพยังต้องจัดระเบียบ จัดประเภทไฟล์ดิจิทัลเป็นดัชนีที่อำนวยความสะดวกในการค้นหาและเรียกค้นข้อมูลอย่างรวดเร็ว

3. ความปลอดภัยของข้อมูล

บริษัทสแกนมืออาชีพ เช่นDRS Imagingให้การรักษาความปลอดภัยระดับสูงในการจัดการเอกสาร ในโครงการสแกนขององค์กร พวกเขาปฏิบัติตามห่วงโซ่การควบคุมที่เข้มงวด การตรวจสอบประวัติสำหรับบุคลากรที่ได้รับอนุญาตและพื้นที่การสแกนที่กล้องวงจรปิดตรวจสอบ ซอฟต์แวร์สร้างภาพเอกสารยังมีชั้นการรักษาความปลอดภัยอีกชั้นหนึ่งโดยการใช้การเข้าถึงตามบทบาทและสิทธิ์ในเอกสารต่างๆ จะเก็บบันทึกการโต้ตอบของผู้ใช้ทุกครั้ง การสแกนเอกสารองค์กร

รายงานอุตสาหกรรม: นวัตกรรมการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลชั้นนำที่เปลี่ยนอุตสาหกรรมของคุณ

DRS Imaging: ตำแหน่งการสแกนตามภูมิภาค

DRS Imaging เชี่ยวชาญในโครงการสแกนเอกสารขององค์กร เราสามารถแปลงแหล่งข้อมูลใดๆ ให้เป็นไฟล์ดิจิทัล

รวมถึงไฟล์กระดาษมาตรฐาน ภาพวาดขนาดใหญ่ พิมพ์เขียว หนังสือ แฟ้ม ภาพถ่าย ไมโครฟิล์ม และสื่อดิจิทัลผสม

DRS เสนอสองตัวเลือกสำหรับความต้องการในการสแกนของคุณ:

การแปลงสภาพในสถานที่:เราส่งอุปกรณ์ที่ทันสมัย ​​ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการโครงการ และพนักงานที่ได้รับการฝึกอบรมไปยังสถานที่ของคุณเพื่อดำเนินโครงการสแกน

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699