จัดการเอกสารทางเทคนิค ความรู้คือพลัง. เจาะลึกลงไปว่าเอกสารทางเทคนิคคืออะไร ประโยชน์ของเอกสารนั้น และ 8 ขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อเสริมความพยายามในการจัดทำเอกสารทางเทคนิคของคุณ

อกสารทางเทคนิคเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการลงทุนทั้งในด้านประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทางและประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ แต่เอกสารทางเทคนิคไม่ได้มีดีแค่สำหรับการพัฒนา SaaS เท่านั้น: เป็นเรื่องปกติในไอที การแพทย์ วิศวกรรม และแทบทุกสาขาด้านเทคนิค 

เอกสารทางเทคนิคทำให้ความรู้ขององค์กรของคุณได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและเข้าถึงได้มากขึ้น ความรู้คือพลัง หากคุณมีความรู้ทำไมไม่ทำให้ข้อมูลนั้นเข้าถึงได้ทุกคน

ด้วยวิธีการที่เหมาะสม คุณสามารถจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวที่เข้าถึงได้และมีประโยชน์จริงๆ ภาษาทางเทคนิคอาจเข้าใจยาก แต่เอกสารทางเทคนิคที่เหมาะสมช่วยเพิ่มความเข้าใจและช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้นโดยมีความยุ่งยากน้อยลง 

เอกสารทางเทคนิคคืออะไร? 

โดยพื้นฐานแล้ว เอกสารทางเทคนิคคือเนื้อหาใดๆ ที่อธิบายถึงวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์ ซึ่งรวมถึงวิธีการ คุณลักษณะ และฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ เอกสารทางเทคนิคมักเขียนโดยนักเขียนด้านเทคนิคที่ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง (SMEs)ที่มีความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะที่พวกเขากำลังพูดถึง 

เอกสารทางเทคนิคไม่ได้มีไว้สำหรับนักพัฒนาผลิตภัณฑ์เท่านั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายพึ่งพาเอกสารนี้ รวมถึงวิศวกรที่สร้างผลิตภัณฑ์ นักการตลาดที่ขายผลิตภัณฑ์ และผู้ใช้ปลายทางที่จ่ายเงินซื้อผลิตภัณฑ์ 

วัตถุประสงค์ของเอกสารทางเทคนิคคืออะไร? 

การสร้างเอกสารทางเทคนิคต้องใช้งานมาก—คุ้มกับความยุ่งยากจริงหรือ? 

อย่างแน่นอน. ทำได้ดี เอกสารทางเทคนิคช่วยลดความซับซ้อนของแนวคิดให้เป็นคำแนะนำที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งแม้แต่ผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญก็สามารถเข้าใจได้ คุณสามารถใช้เอกสารทางเทคนิคเพื่อ: 

• อธิบายวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์ 
• ดึงเอกสารทั้งหมดของคุณในโครงการมาไว้ในที่เดียว 
• เอกสารกระบวนการภายใน 
• เก็บข้อมูลที่ถูกต้องและมีค่าที่ทีมของคุณต้องการเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 
• หาข้อมูลและอ้างอิงได้ง่าย 

ในทางปฏิบัติ อาจดูเหมือนการสร้างเอกสารทางเทคนิคสำหรับทีมการตลาดของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้วิธีอัปโหลดรูปภาพไปยังเว็บไซต์ WordPress ของคุณ สำหรับนักพัฒนา นั่นอาจเป็นคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีแก้ไขจุดบกพร่องทั่วไปในโค้ดของคุณ 

ท้ายที่สุดแล้ว จุดประสงค์ของเอกสารทางเทคนิคคือการทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกราย โดยเพิ่มศักยภาพให้กับพวกเขาด้วยข้อมูลที่เรียบง่าย ชัดเจน และเข้าถึงได้ง่าย 

ประเภทของเอกสารทางเทคนิค

โปรดทราบว่าเอกสารทางเทคนิคไม่ใช่เรื่องเดียวที่เหมาะกับทุกคน ทีมของคุณควรติดตามข้อมูลทางเทคนิคหลักสองประเภทต่อไปนี้ในบริษัทของคุณ : เอกสารตามโครงการและเอกสารตามผลิตภัณฑ์

เอกสารทางเทคนิคตามโครงการ

เอกสารทางเทคนิคตามโครงการมักมีไว้สำหรับใช้งานภายในทีมพัฒนาของคุณ เอกสารนี้อธิบายวิธีที่คุณสร้างผลิตภัณฑ์ รวมถึงขั้นตอนและกระบวนการโดยละเอียด เพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำซ้ำได้หากต้องการ 

ซึ่งรวมถึงเอกสารเช่น: 

• ระยะเวลาของโครงการ
• บันทึกการประชุมและรายงานภายใน
• ข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์

เอกสารกระบวนการเป็นเอกสารทางเทคนิคประเภทหนึ่งตามโครงการ ข้อมูลนี้อธิบายถึงวิธีที่คุณสร้างผลิตภัณฑ์และขั้นตอนการพัฒนา 

จุดประสงค์คือเพื่อให้คำแนะนำและแนวทางแก่ทีมของคุณเกี่ยวกับระบบและส่วนต่างๆ ของระบบ ให้คิดว่ามันเป็นสถาปัตยกรรมของโซลูชันของคุณ รวมถึงวิธีการทำงานของเทคโนโลยี ซอร์สโค้ด และข้อกำหนดต่างๆ 

เอกสารทางเทคนิคตามผลิตภัณฑ์

แม้ว่าเอกสารทางเทคนิคตามโครงการจะดูเป็นการภายใน แต่เอกสารตามผลิตภัณฑ์มักจะอยู่ภายนอก เอกสารทางเทคนิคตามผลิตภัณฑ์ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสาธารณะหรือสำหรับผู้ใช้ปลายทางของคุณ จุดประสงค์ของการดำเนินการนี้คือเพื่ออธิบายผลิตภัณฑ์อย่างง่ายๆ เพื่อให้สมาชิกเข้าใจอย่างชัดเจนว่าผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างไรในส่วนหน้า 

ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ามีปัญหากับซอฟต์แวร์ของคุณ พวกเขาสามารถใช้เอกสารทางเทคนิคตามผลิตภัณฑ์เพื่อแก้ไขปัญหาด้วยตนเองแทนการส่งตั๋วสนับสนุน พวกเขาอาจอาศัยคำถามที่พบบ่อยบทช่วยสอน คู่มือการติดตั้งเพื่อรับข้อมูล หรือเอกสารคู่มือผู้ใช้ ประเภทอื่น ๆ

ประโยชน์ของการสร้างเอกสารทางเทคนิค

ทุกคนล้อเล่นว่าไม่มีใครเคยอ่านคู่มือเลย แต่นั่นคือวิธีที่คุณต้องการทำธุรกิจจริงหรือ? เอกสารทางเทคนิคควรมีคุณค่า มีประโยชน์ และเพลิดเพลิน 

เป้าหมายคือการทำให้การใช้ผลิตภัณฑ์ง่ายขึ้น และเราทุกคนควรต้องการผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้ง่ายขึ้นทั้งภายในและภายนอก เอกสารทางเทคนิคจะเป็นประโยชน์ต่อทีมภายในของคุณ เช่นเดียวกับผู้ใช้ปลายทางภายนอกของคุณ 

ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า

ผู้ใช้ของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณถูกต้องหรือไม่? เอกสารทางเทคนิคช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลทันเวลาซึ่งช่วยปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าโดยรวม นั่นเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ปล่อยให้คุณเป็นคู่แข่ง 

เอกสารทางเทคนิคที่ถูกต้องยังช่วยลดความยุ่งยากของลูกค้าและตั๋วสนับสนุน เนื่องจากราคาตั๋วเฉลี่ยอยู่ที่ 15.56 ดอลลาร์ความสับสนและความคับข้องใจของลูกค้าจึงส่งผลกระทบที่จับต้องได้ต่อผลกำไรของคุณ เอกสารทางเทคนิคช่วยให้ลูกค้าของคุณค้นหาคำตอบที่ต้องการได้โดยไม่ต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน 

ประหยัดเวลา

คุณรู้หรือไม่ว่าทีมของคุณใช้เวลา 50% ไปกับการหาข้อมูล ? นั่นเป็นการสูญเสียกำลังคนจำนวนมากไปกับงานที่มีมูลค่าต่ำ 

แทนที่จะต้องหมุนวงล้อเพื่อหาข้อมูล เอกสารทางเทคนิคจะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ทีมของคุณ เอกสารประกอบที่ถูกต้องจะช่วยให้ทีมของคุณได้รับการทบทวนที่จำเป็นมากหรือข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็ว เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้ 

นอกจากนี้ เอกสารประกอบยังป้องกันการทำงานซ้ำอีกด้วย คุณได้กำหนดกระบวนการและผลิตภัณฑ์ไว้แล้ว ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อขึ้นมาใหม่ เพียงแค่ดูเอกสารประกอบที่มีอยู่แล้วดำเนินการต่อ จัดการเอกสารทางเทคนิค

ปรับปรุงการจัดทีม

97% ของพนักงานและผู้จัดการกล่าวว่าการขาดการจัดตำแหน่งทีมส่งผลต่อผลลัพธ์ของโครงการ แทนที่จะคิดว่าทีมของคุณรู้ทุกอย่าง เอกสารทางเทคนิคจะให้ข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงาน 

เอกสารทางเทคนิคช่วยให้ทีมของคุณมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้แหล่งเดียวที่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และเมื่อทีมของคุณมีความเห็นตรงกัน พวกเขาก็จะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและสร้างผลงานที่ดีขึ้น 

8 ขั้นตอนในการปฏิบัติตามเอกสารทางเทคนิคที่เหมาะสม

กาลครั้งหนึ่งนานมาแล้ว ธุรกิจต่างๆ บันทึกข้อมูลทางเทคนิคไว้ในแฟ้มขนาดใหญ่ที่เก็บฝุ่น โชคดีที่วันนี้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณในซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค เช่นฐานความรู้ออนไลน์ 

คุณใช้เวลาและเงินจำนวนมากในการรวบรวมความรู้ในฐานะธุรกิจ นำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์: ทำตาม 8 ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนเอกสารของคุณจากศูนย์เป็นหกสิบในเวลาไม่นาน 

ตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่ของคุณ

คุณได้บันทึกกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณไว้ที่ใดที่หนึ่งแล้วหรือยัง? ปัดฝุ่นเอกสารเก่าของคุณเพื่อดูว่าคุณจะปรับปรุงได้อย่างไร 

คุณอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและการจัดรูปแบบใหม่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องเพิ่มวิชวลใหม่เพื่อให้ดูเอกสารได้ง่ายขึ้น จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือการระบุสิ่งที่คุณมี ระบุสิ่งที่ขาดหายไป และทำรายการหัวข้อที่คุณต้องครอบคลุม 

รู้จักผู้ชมของคุณ

ถัดไป คุณต้องกำหนดว่าใครคือผู้ชมสำหรับหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึง โปรดทราบว่าเอกสารประกอบของคุณอาจมีกลุ่มเป้าหมายหลายกลุ่ม 

คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังสร้างเอกสารทางเทคนิคให้กับใคร การรู้จักผู้ฟังจะช่วยคุณในเรื่องต่างๆ เช่น 

• สถาปัตยกรรมเนื้อหา 
• รูปแบบการจัดส่ง.
• วัตถุประสงค์การเรียนรู้. 

ผู้ชมทุกคนต้องการสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกันตามระดับประสบการณ์ บทบาททางธุรกิจ หรือกรณีการใช้งาน ตัวอย่างเช่น คู่มือผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ทั่วไปในแต่ละวันจะแตกต่างอย่างมากจากคู่มือเชิงลึกสำหรับนักพัฒนาส่วนหลัง

หากคุณไม่รู้จักผู้ชมของคุณเมื่อคุณเขียนเอกสาร คุณเสี่ยงที่จะเสียเวลากับสิ่งที่ไม่มีใครอ่าน คุณสามารถปรับการกำหนดกลุ่มเป้าหมายได้อย่างละเอียดโดยถามตัวเองว่า: 

• ผู้ใช้มีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อนี้มากน้อยเพียงใด หากคุณกำลังจัดทำเอกสารพอร์ทัลซอฟต์แวร์แพทย์และผู้ป่วย คุณสามารถถือว่าแพทย์เป็นผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องอธิบายคำศัพท์ทางการแพทย์ให้พวกเขาฟัง แต่แพทย์อาจไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ ดังนั้นคุณควรอธิบายคำศัพท์เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ที่ด้านข้างของพอร์ทัล 
• ผู้อ่านมีแรงจูงใจในการใช้ผลิตภัณฑ์นี้มากน้อยเพียงใด หากกลุ่มเป้าหมายของคุณสนใจที่จะเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นี้ พวกเขามีแนวโน้มที่จะเจาะลึกและให้ความสนใจ แต่ถ้าผู้ชมของคุณต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วและไม่สนใจด้านเทคนิค คุณต้องทำให้เนื้อหาสั้นและเข้าใจง่าย
• ผู้ชมมีข้อจำกัดหรือไม่? หากกลุ่มเป้าหมายของคุณมีความพิการหรือมีข้อจำกัด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทางเทคนิคของคุณใช้งานได้กับความสามารถของพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานกับผู้ใช้ปลายทางที่มีอายุมาก คุณอาจต้องทำให้การนำทางของคุณง่ายขึ้นและใช้แบบอักษรขนาดใหญ่ขึ้น 

หากมีข้อสงสัย ให้ใช้ภาษาที่ง่ายกว่าสำหรับผู้ชมทั้งหมดของคุณ แม้ว่าคุณจะเขียนบางอย่างเป็นการภายใน ทีมของคุณจะประทับใจกับภาษาที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ซึ่งไม่อ้อมค้อม 

สร้างแผนและโครงร่าง

อย่ารีบเร่งในการเขียนเอกสารทางเทคนิคของคุณโดยไม่มีแผน โครงร่างจะช่วยให้คุณวางแผนเนื้อหาได้ดีขึ้นซึ่งเป็นประโยชน์จริงๆ เอกสารทางเทคนิคทุกชิ้นควรมี: 

• เป้าหมาย : ผู้ใช้ของคุณต้องการบรรลุอะไร ? คุณควรรู้ว่าผู้ใช้สามารถทำอะไรได้บ้างเมื่อทำเอกสารเสร็จแล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตั้งเป้าหมายการเรียนรู้ที่ช่วยให้ผู้ใช้บรรลุเป้าหมายหลักได้อย่างแท้จริง 
• วัตถุประสงค์การเรียนรู้ : วัตถุประสงค์ การเรียนรู้ของคุณสนับสนุนเป้าหมายของผู้ใช้ วัตถุประสงค์เป็นเครื่องมือภายในที่ช่วยให้นักเขียนของคุณรวบรวมข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเพื่อให้มีความรู้ความเชี่ยวชาญและบรรลุเป้าหมาย 
• โครงร่าง : รายละเอียดหัวข้อที่คุณจะครอบคลุมในบทความนี้ในระดับสูง โครงร่างนี้ควรสร้างขึ้นจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์การเรียนรู้ของคุณ โดยให้รายละเอียดหัวข้อและขั้นตอนที่ผู้ใช้ต้องเรียนรู้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
• ผู้ชมของคุณ : นึกถึงผู้อ่านของคุณเป็นอันดับแรกตลอดเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณเขียนสิ่งที่ผู้คนต้องการอ่านจริงๆ 
• ลูกหนี้ : คุณมีข้อมูลอะไรอยู่ในมือบ้าง? คุณต้องการข้อมูลอะไร ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องสัมภาษณ์ PM หรือนักพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม 
• งาน : ทำรายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำและใครในทีมของคุณต้องรับผิดชอบ อย่าลืมเสียบเข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณหากคุณมี 
• สิ่งที่ส่ง มอบ : คุณจะสร้างเนื้อหาประเภทใด (คำถามที่พบบ่อย คำแนะนำทีละขั้นตอน การแก้ปัญหา ฯลฯ) เอกสารทางเทคนิคชิ้นนี้มีกำหนดส่งวันไหน 

สร้างเทมเพลตเอกสาร

เมื่อเวลาผ่านไป ทีมของคุณจะสร้างชุดเอกสารจำนวนมาก แทนที่จะเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง ให้สร้างเทมเพลต เทมเพลตที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าจะทำให้เอกสารของคุณง่ายขึ้นในอนาคต ดังนั้นการดำเนินการนี้ล่วงหน้าจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น 

ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน แต่เทมเพลตของคุณอาจต้องมี: 

• สารบัญ (พร้อมลิงก์ข้ามสำหรับเอกสารที่มีให้ทางออนไลน์) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถไปยังส่วนที่แน่นอนที่พวกเขากำลังประสบปัญหา 
• ชื่อเรื่องที่ชัดเจนด้วยคำหลัก 
• หัวเรื่องย่อยหรือย่อหน้าคำนำที่ให้ภาพรวมคร่าวๆ ว่าเอกสารเกี่ยวกับอะไร 
• บทความหรือคำแนะนำที่เกี่ยวข้องที่ด้านล่างของเอกสาร 

เทมเพลตจะช่วยให้โครงสร้างเนื้อหาของคุณสมบูรณ์แบบ ซึ่งหมายความว่าผู้ชมของคุณมีแนวโน้มที่จะเข้าใจและใช้เอกสารประกอบของคุณมากขึ้น นอกจากนี้ เทมเพลตยังช่วยให้คุณใส่ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับการจัดรูปแบบเป็นชั่วโมงๆ 

เลือกนักเขียนที่เหมาะสม

ใครจะเป็นคนเขียนเอกสารทางเทคนิคของคุณ? ในโลกอุดมคติ คุณจะให้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องหรือใครสักคนจากทีมพัฒนาเขียนเนื้อหา แต่นั่นไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดเสมอไป นั่นเป็นเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากจ้างนักเขียนด้านเทคนิคเพื่อจัดการเอกสารของพวกเขา 

ตามหลักการแล้ว คุณต้องการหาใครสักคนที่เป็นทั้งนักเขียนที่ดีและมีความเข้าใจด้านเทคนิคของหัวข้อนั้นเป็นอย่างดี พวกเขาควรจะสามารถแบ่งแนวคิดที่ซับซ้อนออกเป็นเนื้อหาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ นักเขียนของคุณควรมีทักษะด้านบุคลากรที่ดีเช่นกัน เนื่องจากพวกเขาอาจต้องสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องอื่นๆ 

การสร้างเนื้อหา

ถึงเวลาสร้างเนื้อหาของคุณแล้ว การเขียนเชิงเทคนิคเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ แต่คุณสามารถสร้างเอกสารทางเทคนิคที่ดีกว่าสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้โดย: 

• การเขียนเหมือนมนุษย์ : เอกสารทางเทคนิคค่อนข้างหนักอยู่แล้ว อย่าเขียนแบบนี้เป็นเอกสารทางวิชาการ ใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและจัดโครงสร้างเนื้อหาด้วยส่วนหัว สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และย่อหน้าสั้นๆ ยิ่งอ่านง่ายเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสที่ผู้คนจะใช้เอกสารประกอบมากขึ้นเท่านั้น
• การ เพิ่มตัวอย่าง : ตัวอย่างจริง ภาพหน้าจอ และกรณีการใช้งานจะทำให้เอกสารของคุณมีความเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์มากขึ้น ตัวอย่างสร้าง “ช่วงเวลาแห่งหลอดไฟ” มากกว่าวิธีการแบบแห้งๆ ดังนั้นควรเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากเหมาะสม ให้แชร์ซอร์สโค้ดที่คุณอ้างถึงในเอกสารเพื่อให้ทีมของคุณสามารถหยิบจับและใช้งานได้ง่าย 
• การใช้ภาพ : 65% ของผู้เรียนเป็นผู้เรียนรู้ด้วยภาพ แทนที่จะโยนข้อความใส่ผู้ชม ให้ทำให้เนื้อหาเข้าใจง่ายขึ้นด้วยภาพ อินโฟกราฟิกส์ วิดีโอ และภาพหน้าจอช่วยให้อ่านข้อความได้ง่ายขึ้น ดังนั้นอย่ามองข้ามพลังของภาพ 
• เอกสารประกอบที่เชื่อมโยงกัน : หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค ให้เชื่อมโยงไปยังเอกสารอื่นๆ ในฐานความรู้ของคุณเพื่อให้บริบทเพิ่มเติมแก่ผู้ใช้ แต่แทนที่จะทำให้ข้อมูลในหน้าติดขัดเป็นตันๆ ให้ใช้ anchor text และลิงก์เพื่อทำให้หน้าสะอาดอยู่เสมอ 

ก่อนที่คุณจะเผยแพร่เอกสารทางเทคนิคของคุณ ให้รวบรวมคำติชมเกี่ยวกับเอกสารนั้นก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้สิทธิ์ที่ถูกต้อง เนื้อหาถูกต้อง อ่านง่าย และแสดงอย่างถูกต้องบนอุปกรณ์ต่างๆ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องมีคือใช้เวลากับเอกสารจำนวนมากและต้องทำให้ล้มเหลวเนื่องจากข้อผิดพลาดที่แก้ไขได้ 

ใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค

คุณไม่สามารถทำให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถค้นหาเอกสารของคุณได้หากเอกสารนั้นถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทำให้ผู้ชมสามารถเข้าถึงเอกสารทางเทคนิคของคุณได้อย่างง่ายดาย เป็นวิธีที่ง่ายกว่ามากในการควบคุมข้อมูลที่คุณแบ่งปันภายในรวมถึงข้อมูลที่มีอยู่ภายนอก 

หากต้องการค้นหาซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค ที่เหมาะสม ให้มองหาคุณลักษณะต่างๆ เช่น: 

• การค้นหาที่มีประสิทธิภาพ : ข้อมูลไม่ได้ช่วยทีมของคุณหากพวกเขาหาไม่พบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้การค้นหาขั้นสูง เพื่อให้เอกสารของคุณสามารถค้นหาได้ในฐานความรู้ของคุณ 
• สิทธิ์ในการแก้ไข : คุณไม่ต้องการให้ทุกคนและแม่ของพวกเขามีสิทธิ์ในการแก้ไขเนื้อหาของคุณ ระบบการอนุญาตที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมเนื้อหาของคุณ 
• การควบคุมเวอร์ชัน : บังคับใช้กระบวนการและแนวทางปฏิบัติด้วยการควบคุมเวอร์ชัน นี่เป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำให้แนวปฏิบัติด้านเอกสารของคุณมั่นคงทั่วทั้งธุรกิจ 
• การเขียนร่วมกัน : ไม่มีใครสร้างเอกสารทางเทคนิคในสุญญากาศ เลือกใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันในเนื้อหาก่อนที่จะเผยแพร่ 
• การ เก็บถาวร : อย่าลบข้อมูลที่ล้าสมัย—เก็บถาวร คุณไม่มีทางรู้ว่าจะต้องอ้างอิงข้อมูลเก่าเมื่อใด ดังนั้นให้เลือกซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่มีการเก็บข้อมูลถาวร จัดการเอกสารทางเทคนิค

ทำทั้งหมดนี้แล้วบางส่วน ซอฟต์แวร์ฐานความรู้อันดับหนึ่งของเราช่วยให้คุณปรับขนาดการสนับสนุนลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน 

วางแผนเพื่ออัปเดตเอกสารของคุณ

งานหนักสิ้นสุดลงแล้ว แต่มีสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำ: สร้างกำหนดการอัพเดต กระบวนการทางเทคนิคจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งหมายความว่าเอกสารของคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน ท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีอะไรน่าผิดหวังสำหรับผู้ใช้ปลายทางของคุณมากไปกว่าบทความช่วยเหลือที่ไม่ได้สะท้อนถึงวิธีการทำงานของซอฟต์แวร์จริงๆ 

รวบรวมเอกสารของคุณทุกไตรมาสเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง มีประโยชน์ และจัดรูปแบบอย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณเพิ่งอัปเดตผลิตภัณฑ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณอ่านเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอัปเดตเหล่านั้นเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น 

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699