ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ไม่มีใครโต้แย้งว่าเทคโนโลยีได้ปฏิวัติวิธีการทำงานของสำนักงาน แต่ในทางปฏิบัติจริง ๆ แล้วสำนักงานอัตโนมัติคืออะไร? ระบบสำนักงานอัตโนมัติไปไกลกว่าการกำจัดเอกสารประจำวัน การใช้เครื่องมือออนไลน์อาจหมายถึงการเลิกใช้กระดาษ แต่ไม่ได้หมายความว่าการทำงานเป็นอัตโนมัติ
แนวคิดนี้เกี่ยวข้องกับการใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ และแอปพลิเคชันเพื่อรวบรวม สร้าง จัดเก็บ จัดการ และส่งต่อข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานและบรรลุเป้าหมายสำนักงาน
การแปล: เมื่อพูดถึงระบบสำนักงานอัตโนมัติ เราพูดถึงการจัดการข้อมูลและทรัพยากรด้วยความช่วยเหลือของเทคโนโลยี นั่นคือ การใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุง ประสิทธิภาพ ของบริษัท
อีเมล? อืมมม… ความจริงแล้วพวกมันจะลดลง! สเปรดชีต? เหมือนกัน
เวิร์กโฟลว์ ช่วยให้ ควบคุมชั่วโมงการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น กำจัดชั่วโมงที่เสียไปโดยการแลกเปลี่ยนอีเมลหรือบริการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
จุดมุ่งหมายคือการรวบรวมและจัดระเบียบทุกอย่างในแพลตฟอร์มเดียวเพื่ออำนวยความสะดวกในการส่งมอบโครงการได้ตรงเวลา เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนที่มีอยู่ และเพื่อกำหนดรูทีนการทำงานที่คล่องตัวและมีความสามารถ
ดูเพิ่มเติมที่: ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจ: ประโยชน์และแนวโน้ม
ข้อดีของสำนักงานอัตโนมัติ
ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดบางประการของการทำให้เวิร์กโฟลว์ในสำนักงานเป็นแบบอัตโนมัติคือ:
- เพิ่มความสามารถในการติดตามความรับผิดชอบ
- ความเป็นไปได้ในการมอบหมายและติดตามงานของพนักงานแต่ละคน
- ความโปร่งใสที่มากขึ้น เนื่องจากผู้จัดการและผู้ร้องขอสามารถทำตามคำขอทั้งหมดได้แบบเรียลไทม์
- จัดลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้นด้วยการควบคุมกำหนดเวลาและส่งการแจ้งเตือน
- การใช้เวลาทำงานที่สูงขึ้นเนื่องจากเวลาดำเนินการที่ลดลงของกิจกรรมและข้อผิดพลาดด้วยตนเอง
- ปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลผ่านการสร้างฐานข้อมูลสำหรับตัวบ่งชี้ แผงการจัดการ สถิติ และเมตริกประสิทธิภาพของกระบวนการ
- ควบคุมกระบวนการได้มากขึ้น เนื่องจากผู้คนจะทำสิ่งที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเพิ่มผลผลิต ;
- ความสม่ำเสมอและความคล่องตัวที่มากขึ้นในการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูล
8 พื้นฐานของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ดังที่คุณได้เห็นแล้วว่า การนำไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันหรือซอฟต์แวร์การจัดการงานมาใช้เพื่อทำให้สำนักงานเป็นอัตโนมัตินั้นไม่เพียงพอ
เราจำเป็นต้องก้าวไปไกลกว่านั้นและเข้าใจทุกขั้นตอนของกระบวนการเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
เพื่อให้เวิร์กโฟลว์ของบริษัทของคุณสมบูรณ์แบบ คุณต้องพิจารณาปัจจัยพื้นฐานที่สำคัญ 8 ประการ:
1. การออกแบบเวิร์กโฟลว์ที่ง่าย
ระบบ สำนักงานอัตโนมัติ สมัยใหม่ ควรได้รับการออกแบบและศึกษาเพื่อทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับผู้ใช้ปลายทาง
เวิร์กโฟลว์รวบรวมคุณสมบัติต่างๆ เข้าด้วยกันเพื่อออกแบบกระบวนการ เพื่อให้ทุกคนที่ใช้งานเข้าใจเวิร์กโฟลว์ได้ดียิ่งขึ้น
ก่อนเลือกเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ คุณควรสร้างเวิร์กโฟลว์ ที่ใช้งานง่าย ด้วยตัวคุณเองโดยสร้างลำดับของงานที่คุณคิดว่าสำคัญต่อกระบวนการ
ซอฟต์แวร์ไม่ควรกำหนดหรือกำหนดการดำเนินการที่จำเป็นสำหรับธุรกิจของคุณ
ในทางตรงกันข้าม หน้าที่ของมันคือการตอบสนองความต้องการของคุณด้วยวิธีที่ง่ายที่สุดกิจวัตรการทำงาน ที่ไม่ซับซ้อน และอำนวยความสะดวกในการแลกเปลี่ยนข้อมูลของทีม
2. ความเข้ากันได้มือถือ
สิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้ผ่านอุปกรณ์พกพา
หากคุณมีพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่หรือเพียงแค่ต้องการเข้าถึงข้อมูลที่จริงจังในขณะที่รอเที่ยวบิน เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่เลือกไว้ควรทำงานได้อย่างสมบูรณ์บนโทรศัพท์ของคุณ เป็นต้น
ความมุ่งมั่นหรือการกระทำไม่สามารถล่าช้าได้โดยขึ้นอยู่กับการตอบสนองหรือการปรากฏตัวของใครบางคน
ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องรักษาข้อมูลให้ปลอดภัยในระบบคลาวด์เพื่อให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างรวดเร็ว โดยไม่กระทบต่อกิจกรรมของบริษัท
ดูตัวอย่างซอฟต์แวร์ระบบอัตโนมัติเวอร์ชันมือถือได้จากรูปด้านล่าง:
องค์กรของคุณได้นำ เทคโนโลยี คลาวด์คอมพิวติ้ง มา ใช้หรือไม่?
ไม่ ยังไม่ได้ มีข้อจำกัดมากมายสำหรับการประมวลผลแบบคลาวด์
เราได้ทำสัญญาบริการบางอย่าง แต่ก็ยังมีข้อจำกัดอยู่
ใช่ มันมี และระบบส่วนใหญ่อยู่ในคลาวด์แล้ว นี่คือแนวโน้มสำหรับเราผลโหวต
3. การผสานรวมกับซอฟต์แวร์อื่น
หากคุณใช้เครื่องมืออื่นๆ อยู่แล้ว เช่น การตลาดผ่านอีเมล, CRM, ระบบการเงิน เป็นต้น สิ่งสำคัญคือต้องเลือกระบบที่อนุญาตให้ทำงานร่วมกับซอฟต์แวร์อื่นได้ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
โปรดจำไว้ว่าการทำงานของระบบอัตโนมัติคือการอำนวยความสะดวกและไม่ซับซ้อน
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของการผสานรวมที่คุณสามารถรวมไว้ในระบบอัตโนมัติในสำนักงานของคุณ:
- เมื่อได้รับอีเมลร้องเรียน ให้เริ่มกระบวนการบริการลูกค้า
- หลังจากที่มีคนกรอกแบบฟอร์มติดต่อบนเว็บไซต์ของคุณ ระบบอัตโนมัติจะเริ่มกระบวนการโอกาสในการขาย
- เมื่อคุณรวมแถวในเวิร์กชีตของ Google ชีต คุณจะเริ่มกระบวนการชำระเงินของบัญชี
ระบบ เวิร์กโฟลว์สมัยใหม่เช่น HEFLO ช่วยให้คุณสร้างระบบอัตโนมัติหลายรายการโดยใช้แอปพลิเคชัน เช่น Zapier นี่คือรายการของการผสานรวมที่เป็นไปได้เหล่านี้:
4. การจัดการงาน
คุณใช้อีเมลเพื่อติดตามคำขอและดำเนินการหรือไม่
ทีมของคุณจัดการอีเมลเหล่านี้อย่างไร
คุณสามารถเข้าถึงกล่องจดหมายอีเมลของพนักงานของคุณได้หรือไม่?
คุณขอให้ทีมของคุณคัดลอกคุณลงในข้อความทั้งหมดเพื่อให้คุณทราบทุกคำขอหรือไม่ คุณได้รับอีเมลกี่ฉบับต่อวัน
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
