เครื่องมือช่วยจัดการงานทีม การทำงานร่วมกันอย่างราบรื่น การแบ่งปันแบบเรียลไทม์ พื้นที่เก็บข้อมูลไม่จำกัด และการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรยุคใหม่ แต่เนื่องจากมีหลายโครงการอยู่ในมือ ผู้จัดการโครงการจึงพบว่าเป็นเรื่องยากอย่างยิ่งที่จะรับมือกับงานต่างๆ และทำให้โครงการสำเร็จได้ทันเวลา ในตาราง 8 ชั่วโมงต่อวัน พวกเขาต้องมอบหมายงาน ติดตามสิ่งที่ส่งมอบ และจัดทำรายงานต่างๆ สำหรับผู้บริหาร ที่นี่มีเครื่องมือการจัดการงานของทีมคอยให้ความช่วยเหลือ 

ซอฟต์แวร์การจัดการงานที่มีคุณสมบัติหลากหลายสามารถทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ผู้จัดการโครงการสามารถติดตามเวิร์กโฟลว์ของทีมและตรวจสอบงานได้แบบเรียลไทม์ แต่นี่คือสิ่งที่จับต้องได้ – เครื่องมือเพิ่มผลผลิตที่ไม่ถูกต้องหรือเครื่องมือจัดการงานสามารถทำให้ทุกกระบวนการยุ่งยากและซับซ้อนได้ ต่อไปนี้คือข้อดีและข้อเสียของแอปหรือเครื่องมือการจัดการโครงการที่สามารถช่วยคุณเลือกโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับบริษัทของคุณ 

ข้อดีอันดับต้น ๆ ของเครื่องมือการจัดการงานของทีม

เป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะกล่าวถึงว่าซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถทำให้ที่ทำงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นโดยการเพิ่มประสิทธิภาพของสมาชิกในทีมทั้งหมด ในฐานะที่เป็นแหล่งข้อมูลเดียว เครื่องมือการจัดการงานของทีมสามารถจัดการโครงการทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และลดโอกาสของการสื่อสารผิดพลาด ข้อผิดพลาดของกำหนดการ และกำหนดเวลาที่ขาดหายไป

สมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงและแบ่งปันรายละเอียดองค์กรได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็น เป็นผลให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดหรือตารางการทำงานยังคงเป็นระเบียบ 

ข้อดี 5 อันดับแรกของเครื่องมือการจัดการโครงการคือ-

1. การมองเห็นที่สูงขึ้น

เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่มีประสิทธิภาพสามารถแสดงเวิร์กโฟลว์ด้วยภาพ และทีมสามารถวางแผน จัดระเบียบ และตรวจสอบทุกด้านได้อย่างง่ายดาย ผู้จัดการสามารถดูสถานะปัจจุบันของสมาชิกในทีมแต่ละคนหรือทั้งทีมในช่วงหนึ่งสัปดาห์หรือหนึ่งไตรมาส สิ่งนี้สามารถช่วยผู้จัดการในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดในการจัดลำดับความสำคัญและมอบหมายงาน 

2. วิธีการรวมศูนย์

แอปการจัดการโครงการนำเสนอแนวทางแบบรวมศูนย์ที่บริษัทสามารถจัดการงานทุกอย่างผ่านจุดเดียว ตั้งแต่การดำเนินโครงการไปจนถึงการรับคำติชมจากลูกค้า เครื่องมือจัดการงานของทีม สามารถจัดการกระบวนการทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย ผู้จัดการสามารถประหยัดเวลาและความพยายามด้วยรายงานที่พร้อมใช้งานได้ตลอดเวลา 

3. การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ด้วยฟีเจอร์ต่างๆ เช่น แชททันที กระดานโครงการ และการแจ้งเตือนที่ปรับแต่งได้ตามเวลาจริง สามารถทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพในที่ทำงานของคุณ เป็นเรื่องง่ายที่จะทำให้สมาชิกในทีมและผู้จัดการอยู่ในวงเดียวกันโดยไม่คำนึงถึงสถานที่ทำงานของพวกเขา สมาชิกทุกคนสามารถแชร์เอกสารและข้อมูลได้อย่างง่ายดายเมื่อจำเป็นเพื่อยกระดับการทำงานร่วมกัน 

4. การรายงานตามเวลาจริง

แล้วการรับการแจ้งเตือนเมื่องานเสร็จสิ้นล่ะ? ช่วยลดความจำเป็นในการติดตามหรือยืนยันกับสมาชิกในทีมเพื่อทราบสถานะสุดท้ายของโครงการ ผู้จัดการยังสามารถรับรายงานตามเวลาจริงและรายงานปกติ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องเรียกประชุมเพื่อทราบหรือหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของทีม 

5. การจัดการระยะไกล

การทำงานจากระยะไกลหรือการทำงานจากที่บ้านได้กลายเป็นบรรทัดฐานใหม่ ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการสามารถจัดการพนักงานนอกเวลาหรือเต็มเวลาทางไกลได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องเลือกซอฟต์แวร์การจัดการงานออนไลน์ที่ยืดหยุ่น ปรับขยายได้ และมีประสิทธิภาพ เพื่อจัดการทีมระยะไกลด้วยความโปร่งใสอย่างเต็มที่ เครื่องมือการจัดการงานของทีม

อ่านด้วยว่าซอฟต์แวร์การจัดการงานและการทำแผนที่ความคิดมีประโยชน์อย่างไรในการบรรเทาความเครียด

ข้อเสียของเครื่องมือการจัดการโครงการที่ควรหลีกเลี่ยง

เครื่องมือการจัดการโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อเพิ่ม ROI โดยการปรับปรุงประสิทธิภาพและปรับปรุงการสื่อสาร แต่ถ้าผู้ประกอบการหรือผู้จัดการโครงการล้มเหลวในการเลือกเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่เหมาะสม ก็อาจไม่ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ กล่าวอีกนัยหนึ่งอาจทำให้ บริษัท เสียค่าใช้จ่ายมากกว่าที่คุ้มค่า ดังนั้นคุณต้องหลีกเลี่ยงข้อเสียเหล่านี้  เครื่องมือช่วยจัดการงานทีม

1. แยกเครื่องมือ

เมื่อพูดถึงการจัดการโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ ไม่จำเป็นต้องใช้เครื่องมือแยกต่างหากหรือไม่เกี่ยวข้องกัน เครื่องมือดังกล่าวสามารถเว้นช่องว่างและรายการที่มีความสำคัญต่อเวลาอาจไม่ได้รับความสำคัญที่ต้องการเนื่องจากเครื่องมือที่ไม่เกี่ยวข้องกัน นอกจากนี้ การอัปเดตโครงการ งาน และปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารยังมีขนาดใหญ่ด้วยเครื่องมือแยกต่างหากที่รวมอยู่ในระบบธุรกิจ ฝ่ายบริหารของบริษัทของคุณอาจไม่ได้ทำการตัดสินใจอย่างรอบรู้เนื่องจากเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพที่ไม่เกี่ยวข้อง 

2. การออกแบบที่ไม่เป็นมิตร

หากการออกแบบแอปการจัดการโครงการไม่เป็นมิตรกับผู้ใช้ มีโอกาสสูงที่แอปจะไม่ได้รับการยอมรับจากสมาชิกในทีมของคุณอย่างเต็มที่ ซอฟต์แวร์หรือแอปการจัดการโครงการของคุณเป็นพื้นที่ทำงานออนไลน์ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเรียบง่าย สะดวก และเป็นมิตรกับผู้ใช้

ไม่จำเป็นต้องมีการออกแบบที่โอ่อ่าหรือสื่อความหมายสูงสำหรับเครื่องมือการจัดการงาน อย่างไรก็ตาม ฟังก์ชันการทำงานควรยอดเยี่ยมและราบรื่น 

3. ส่วนต่อประสานที่เข้มงวด

มาเผชิญหน้ากัน ทุกบริษัทมีเวิร์กโฟลว์ที่เป็นเอกลักษณ์และแตกต่างกัน อินเทอร์เฟซที่เข้มงวดของซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอาจทำให้พนักงานมีปัญหาในการรักษาประสิทธิภาพและประสิทธิผล เครื่องมือช่วยจัดการงานทีม

เทมเพลตที่ไม่ยืดหยุ่นและขาดความสามารถในการปรับแต่งทำให้แผนงานออนไลน์ไม่น่าสนใจและยุ่งยากในการติดตาม นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องจัดการโครงการที่ซับซ้อนหลายโครงการพร้อมกัน 

4. เข้าถึงยาก

ความยากลำบากในการเรียนรู้หรือการใช้เครื่องมือการจัดการงานอาจทำให้สมาชิกในทีมของคุณอยู่ห่างจากเครื่องมือ แพลตฟอร์มการจัดการโครงการที่ซับซ้อนเกินไปสามารถเพิ่มขั้นตอนที่ไม่จำเป็นให้กับกำหนดการของทีมและกินเวลาอันมีค่าของพวกเขา ในไม่ช้า สมาชิกในทีมจะเริ่มชอบวิธีการจัดการแบบเก่า หากพวกเขาประสบปัญหาในการเรียนรู้และเข้าถึงซอฟต์แวร์ใหม่ มันสามารถขัดขวางการผลิตของบริษัทของคุณ 

ซอฟต์แวร์การจัดการงานควรปราศจากข้อเสียเหล่านี้ เพื่อให้ทีมของคุณสามารถใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์ได้อย่างง่ายดาย 

สรุปบรรทัด

โซลูชันการจัดการโครงการจำนวนมากเสนอการสาธิตหรือทดลองใช้ฟรีในปัจจุบัน ควรใช้โซลูชันก่อนที่จะรวมเข้ากับระบบธุรกิจ โซลูชันการจัดการโครงการในอุดมคตินั้นปราศจากความซับซ้อน ข้อบกพร่อง หรือปัญหาที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพ หลังจากทดสอบและวิจัยอย่างละเอียดแล้ว คุณต้องเลือกโซลูชันที่ใช้งานง่าย ครอบคลุม และเป็นมิตรกับผู้ใช้สำหรับทีมของคุณ ควรเลือกโซลูชันที่คุณสามารถรวมศูนย์เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดด้วยการมองเห็นที่ยอดเยี่ยมในทุกแง่มุมของโครงการ 

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699