เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ เมื่อบริษัทดำเนินการโครงการให้กับลูกค้า จะต้องมีการส่งมอบตามที่คาดไว้และตรงเวลา เพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งนี้ บริษัทจำเป็นต้องใช้ระบบการจัดการที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งหนึ่งในนั้นคือเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ 

เครื่องมือการจัดการนี้ช่วยสร้างโครงสร้างที่เหมาะสมและเข้าใจง่ายสำหรับโครงการทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้ทำงานเสร็จทันเวลา เวิร์กโฟลว์ที่ดีช่วยปรับปรุงการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกัน 

แม้แต่งานและโครงการที่สร้างสรรค์ที่สุดก็จำเป็นต้องมีเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง เพราะจะช่วยให้ได้ความรู้สึก “บิงโก” นั้น เพราะเมื่องานของคุณถูกจัดเรียง ความคิดของคุณจะไหลลื่นและคุณจะมีความชัดเจนมากขึ้น 

จากที่กล่าวมา เรามาเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการและวิธีสร้างเวิร์กโฟลว์ 

เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการคืออะไร

เข้าใจสองสิ่งที่นี่

• โครงการ
• ขั้นตอนการทำงาน

โครงการเป็นเหตุการณ์ที่มีกำหนดเวลาเพียงครั้งเดียวซึ่งให้บริการตามวัตถุประสงค์เฉพาะและนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ตั้งใจไว้ เวิร์กโฟลว์กำหนดชุดของขั้นตอนที่บุคคลสามารถทำได้เพื่อให้บรรลุงานที่ตั้งไว้ เมื่อแต่ละงานเสร็จสิ้นจะนำไปสู่ความคืบหน้าในการดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้น 

ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเงิน งาน สิ่งที่ต้องส่งมอบ และอื่นๆ การจัดการที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ การศึกษาของธนาคารสหรัฐพบว่า 80% ของธุรกิจล้มเหลวเนื่องจากการจัดการเงินที่ไม่ดี 

ในทำนองเดียวกัน Compaq ก็เป็นอีกตัวอย่างหนึ่งของความล้มเหลวเนื่องจากการจัดการที่ผิดพลาด ในยุค 90 Compaq เป็นผู้นำในเกมของพวกเขา แต่เมื่อซีอีโอคนใหม่เข้าซื้อกิจการ DEC และ Tandem สิ่งต่างๆ ก็เริ่มไปในทางที่ผิดสำหรับบริษัท และ HP ได้เข้าซื้อกิจการในปี 2545 

แรงจูงใจในการแบ่งปันเรื่องราวเหล่านี้คือ ไม่ว่าบริษัทจะมีขนาดและมูลค่าเท่าใดก็ตาม ก็ยังต้องเผชิญกับฝุ่นผงหากไม่ได้รับการจัดการอย่างเหมาะสม และไม่ว่าโครงการจะมีขนาดเท่าใด ก็จำเป็นต้องได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ 

ดังนั้น เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการจึงเป็นแบบฝึกหัดในการสร้างชุดเหตุการณ์ที่มีโครงสร้าง ผู้จัดการสั่งงานและกำหนดเส้นตาย สิ่งที่ต้องส่งมอบ และเหตุการณ์สำคัญ เหตุการณ์เหล่านี้ถูกกำหนดตามลำดับเฉพาะ ส่วนใหญ่ตามลำดับความสำคัญและความสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ 

การจัดการโครงการและการจัดการเวิร์กโฟลว์นั้นแตกต่างกัน

ไม่ใช่เรื่องผิดหากคุณจะถือว่าการจัดการโครงการมีความหมายเหมือนกันกับการจัดการเวิร์กโฟลว์ แต่มีความแตกต่างเล็กน้อยที่ละเอียดอ่อนแต่สำคัญซึ่งคุณต้องรู้ การจัดการโครงการมีขอบเขตที่ใหญ่กว่าการจัดการเวิร์กโฟลว์ เนื่องจากเวิร์กโฟลว์เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการโครงการ 

นอกจากนี้ การจัดการโครงการยังเปรียบเสมือนภาพรวมของงานและกิจกรรมทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในโครงการ และเวิร์กโฟลว์จะลงรายละเอียดมากขึ้นในทุกงานหรือทุกระยะ และโต้ตอบกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างใกล้ชิดยิ่งขึ้น 

อ่านเพิ่มเติม: วิธีใช้ประโยชน์จากคุณสมบัติการจัดการโครงการและการสนทนาของเรา

อย่างไรก็ตาม เพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์และบริษัทประสบความสำเร็จ คุณต้องนำวิธีการจัดการโครงการ ทั้งสองนี้ ไป  ใช้

จะสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการได้อย่างไร

ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการหรือผู้บริหารที่ทำงานในโครงการใหญ่เพียงงานเดียว คุณต้องรู้วิธีสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ กระบวนการที่เราระบุไว้ด้านล่างจะใช้ได้ถ้าคุณใช้ปากกาและกระดาษหรือใช้เครื่องมือการจัดการโครงการเช่น

นี่คือขั้นตอนในการปฏิบัติตาม;

1. รู้ว่าต้องทำอะไร

เริ่มต้นด้วยการสร้างรายการคร่าวๆ ของงานและงานทั้งหมดที่ต้องทำในโครงการ งานเหล่านี้จะกลายเป็นพื้นฐานสำหรับเวิร์กโฟลว์และช่วยคุณกำหนดทิศทางให้ผู้อื่นปฏิบัติตาม 

สำหรับโครงการที่ใหญ่กว่า รายการจะยาว แต่คุณสามารถรวบรวมงานบางอย่างในรายการและทำงานในเฟสได้เสมอ ด้วยโครงร่างคร่าว ๆ ของโครงการทั้งหมด คุณสามารถสร้างรายการงานและกิจกรรมที่เป็นทางการได้ 

รวมทุกงาน (ใหญ่หรือเล็ก) ไว้ในรายการ เมื่อคุณสร้างรายการ คุณจะเริ่มเห็นว่าบุคคลหรือแผนกใดสามารถทำงานนี้หรืองานนี้ได้อย่างง่ายดาย 

2. ทำรายการทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการ

เพื่อให้โครงการเสร็จสมบูรณ์ คุณต้องมีทรัพยากรบางอย่าง ใช่ไหม ตอนนี้เป็นเวลาที่จะสร้างรายการทรัพยากรที่คุณต้องการ ซึ่งอาจรวมถึง;

• ประชากร
• วัตถุดิบ
• โครงสร้างพื้นฐาน
• เทมเพลต
• เครื่องมือ
• เทคโนโลยี

และสิ่งอื่น ๆ ที่คุณต้องการสำหรับโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทราบว่าทรัพยากรใดบ้างที่พร้อมใช้งานและทรัพยากรใดที่คุณต้องการจัดเตรียมสำหรับโครงการ

3. การมอบหมายงานและบทบาท

ในขั้นตอนต่อไปของการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ ให้จัดสรรงานให้กับสมาชิกในทีมตามความสามารถและความต้องการของคุณ คุณสามารถทำงานกับซอฟต์แวร์หรือกระดาษก่อน (ไม่ว่าคุณจะสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วยวิธีใดก็ตาม) แล้วจึงพูดคุยกับสมาชิกในทีม 

วิธีหนึ่งในการจัดการเวิร์กโฟลว์ส่วนนี้คือการมอบหมายงานให้กับแผนกเฉพาะและปล่อยให้หัวหน้าแผนกมอบหมายบทบาท สิ่งนี้จะช่วยในการจัดการเวลาของโครงการ เนื่องจากหัวหน้าแผนกสามารถรับผิดชอบงานที่มอบหมายให้กับทีมของตนและทำงานตามนั้น 

4. แผนภาพขั้นตอนการทำงาน

ขั้นตอนนี้ในการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการเป็นจุดโบนัส และเพิ่มเพื่อจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติม คุณสามารถสร้างไดอะแกรม (เช่นที่แสดงด้านล่าง) เพื่อให้เห็นภาพของงาน เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ

นอกจากคอลัมน์ที่ระบุในภาพด้านบนแล้ว คุณยังสามารถเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติม เช่น วันครบกำหนด สมาชิกในทีม และสถานะการทำงาน จุดประสงค์คือเพื่อให้ทุกอย่างชัดเจนสำหรับทุกคนที่เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ   

5. การทดสอบและการปรับใช้

บอกตามตรง มีความเป็นไปได้ที่จะล้มเหลวในการปรับใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการในช่วงเริ่มต้น ดังนั้น วิธีการที่ดีคือการทดสอบเวิร์กโฟลว์ที่คุณสร้างและปรับแต่งในขณะที่คุณก้าวไปข้างหน้า 

ซึ่งหมายถึงการเปลี่ยนบทบาท งาน แผนก เครื่องมือ แนวทางปฏิบัติ ฯลฯ เพื่อสร้างแผนที่สมบูรณ์แบบ เพื่อจุดประสงค์ในการทดสอบ คุณสามารถแสดงเวิร์กโฟลว์ให้ผู้อื่นเห็นและรับความคิดเห็นของพวกเขาในเรื่องเดียวกัน 

เมื่อทุกอย่างถูกต้องแล้ว คุณสามารถปรับใช้เวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการได้ แต่อาจยังมีช่องว่างสำหรับการปรับปรุง ดังนั้นจงเตรียมพร้อมที่จะทำการปรับเปลี่ยนแม้ว่าเวิร์กโฟลว์จะเคลื่อนไหวอยู่ก็ตาม 

เพื่อสรุป

แผนการที่ดีจะไม่สำคัญหากไม่ได้ดำเนินการอย่างดี ดังนั้น ส่วนการดำเนินการของทุกแผนและโครงการขึ้นอยู่กับการสร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการโครงการ ขึ้นอยู่กับว่าคุณวางแผนและสร้างเวิร์กโฟลว์อย่างไร เวิร์กโฟลว์ที่ดีจะนำมาซึ่งประสิทธิภาพในการจัดการโครงการและปรับปรุงการมองเห็นของโครงการ 

สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นในโครงการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้สำหรับการจัดการโครงการเชิงรุก ให้การเข้าถึงเครื่องมือและโซลูชันที่สำคัญที่ทุกบริษัทต้องการเพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จและปรับใช้ได้ทันท่วงที

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699