เอกสารสำคัญที่ควรจัดการ มีเอกสารสำคัญมากมาย ตัวอย่างเช่น ที่มาที่ไปการเล่าเรียน เวชระเบียน ความเป็นมาสัตวแพทย์ และอื่นๆ ที่บ้านเราถูกน้ำท่วม การมีแบบฟอร์มพวกนี้ไว้อย่างปลอดภัย ในที่เดียวช่วยให้พวกเราจัดระบบและนำมาซึ่งการทำให้แบบฟอร์มเหล่านี้เข้าถึงได้ และนำบ้านของพวกเราเข้าใกล้การกระจัดกระจายไปอีกหนึ่งขั้น

คุณอาจจะไต่ถามตัวเองด้วยซ้ำว่าคุณควรกลั่นกรองการเปลี่ยนเอกสารทางที่มาที่ไปศาสตร์และฟอร์มสำคัญอื่นๆ ผ่านบริษัทสแกนแบบฟอร์มไหม นี่เป็นทางออกที่ดีเพราะการค้นหาแบบฟอร์มในcomputerใช้ตอนไม่กี่วินาที อย่างไรก็แล้วแต่ คุณจึงควรเก็บเอกสารต้นฉบับไว้ในที่ไม่มีอันตราย

อ่านข้อเสนอทีละขั้นณ เวลาเกี่ยวกับกรรมวิธีการจัดระเบียบแบบฟอร์มและฟอร์มสำคัญทั้งหมดของคุณที่บ้าน จัดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน
รวบรวมเอกสารสำคัญทั้งปวง จัดระเบียบแบบฟอร์มสำคัญที่บ้าน
งานแรกคงอาจจะเป็นงานที่น่าเบื่อและใช้ตอนนานที่สุด คุณจึงควรตรวจดูบ้านของคุณและสืบค้นหาแบบฟอร์มสำคัญทั้งหมดที่คุณควรจะเป็นเก็บไว้ให้ไม่เป็นอันตราย ใช้ขณะสองสามชั่วโมงเพื่อสะสมและเก็บเอาไว้ภายในที่เดียว

นี่คงอาจจะเป็นรายการแบบฟอร์มที่ยาว แต่ทั้งสิ้นควรเป็นแบบฟอร์มสำคัญที่คุณควรจะเป็นเก็บไว้ให้สะดวกสบายและปลอดภัย นี่คือตัวอย่างนิดหน่อยของพวกเขา:

แบบฟอร์มบ้าน
เวชระเบียน
เอกสารการศึกษาและใบรับรองผลการศึกษา
บันทึกสัตวแพทย์
พินัยกรรม
แผนการประกันภัย
บันทึกภาษี
หนังสือสัญจร
ทะเบียนสมรส
ใบเสร็จรับเงินและค่าแรงงานรายเดือน

ตั้งค่าระบบการจัดเก็บ
สิ่งต่อไปที่จำเป็นจะต้องทำคือนั่งลงกับฟอร์มเหล่านี้ทั้งหมดแล้วจัดเป็นหมวดต่างๆ ซึ่งอาจจะรวมทั้งบันทึกทางด้านที่เกี่ยวกับเงิน เอกสารเกี่ยวกับบ้าน เวชระเบียน ลำดับที่ประกันสังคม เป็นต้น

แบ่งแยกออกเป็นกองตามชั้นความสำคัญ ชั้นตัวอักษร หรือเคล็ดลับใดก็ตามที่สบายเพื่อคุณ คุณควรจัดเรียงกระดาษแต่ละแผ่นแล้วจัดแถวเป็นไฟล์ ตรวจทานให้มั่นใจว่าคุณมีระบบการจัดเก็บที่สมควรเช่นเดียวกัน โดยที่คุณระบุสีหลักให้กับไฟล์ ซึ่งจะช่วยจัดหมวดหมู่ได้

วิธีและเทคนิคสำคัญอีกประการหนึ่งสำหรับการยื่นฟอร์มของคุณคือ แบ่งแยกออกเป็นพวกและหมวดหมู่ย่อยให้ได้จำนวนเยอะที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้กรรมวิธีการยื่นและค้นหาหาแบบฟอร์มได้ราบรื่นขึ้น รวดเร็วทันใจขึ้น และน่าหงุดหงิดน้อยลง นอกจากนี้ ให้สร้างดรรชนีเพื่อแต่ละไฟล์เพื่อที่จะติดตามระบบของคุณ

ขจัดแบบฟอร์มที่ไม่จำเป็น
ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นยื่นเอกสาร คุณควรจะเอาอย่างขั้นตอนการนี้พร้อมๆ กัน วางเครื่องทำลายเอกสารไว้ข้างๆ คุณ และทำกองเอกสารที่ไม่มีความสำคัญหรือฟอร์มที่คุณไม่ได้อยากต้องการอีกถัดไป คงอาจจะเป็นเรื่องยากที่จะเก็บเอกสารทั้งสิ้นไว้ อย่างไรก็แล้วแต่ ให้แยกประเภทออกเป็นกองฟอร์มที่มีลำดับขั้นความสำคัญต่ำ

ขจัดความสับสนทั้งปวงไปจากกองเอกสารที่มีชั้นเชิงจุดสำคัญต่ำนี้ ความยุ่งเหยิงดังที่ได้กล่าวมาแล้วข้างต้นคงรวมถึงใบแจ้งยอดจากสถานที่ให้บริการเรื่องที่เกี่ยวกับเงินฉบับเก่า ฟอร์มคืนภาษีที่มีอายุเพิ่มขึ้นกว่าเจ็ดปี ตั๋วเงินและใบสำเร็จรับเงินที่เก่ามาก และสัญญาบริการ การค้ำประกัน และสัญญาเช่าที่หมดอายุ โดยรากฐานแล้ว สิ่งใดที่ไร้จุดหมายควรถูกกำจัดออกไป

ก้าวสู่ดิจิทัล
เมื่อแยกฟอร์มสำคัญและจัดเก็บอย่างแม่นยำแล้ว ก็ถึงเวลาแปลงเอกสารความเป็นมาศาสตร์เวชระเบียน และฟอร์มสำคัญทั้งสิ้น กระบวนการทำเช่นนี้พร้อมกันไปกับการจัดแบบฟอร์มเหล่านี้สามารถที่จะช่วยให้คุณติดตามทั้งหมดทุกอย่างได้ เพราะว่าคุณยังควรจะเป็นเก็บเอกสารจริงไว้ใกล้ตัว คุณจึงสามารถจัดระเบียบและจัดเก็บไฟล์พวกนี้ได้

วิธีใช้งานไฟล์แบบดิจิทัลจะสะดวกสบายกว่า ลดการสูญเสีย และทุ่นเวลา คุณสามารถทำสิ่งนี้เองหรือพิจารณาบริการเปลี่ยนแปลงแบบฟอร์มหรือโซลูชันการสแกนแบบฟอร์ม การสแกนกระดาษแต่ละแผ่นด้วยตัวของเราเองอาจจะซับซ้อน จึงเป็นสาเหตุผลว่าเพราะเหตุไรการว่าจ้างบริการมือโปรจึงสบายและคุ้มกว่า

เก็บฟอร์มของคุณ
การจัดเก็บไฟล์ที่จัดแถวเป็นขั้นตอนสุดท้าย สำหรับเพื่อการจัดระบบเอกสาร และแบบฟอร์มที่จำเป็นมากทั้งหมดที่บ้าน คุณอาจจะถูกล่อลวงให้เก็บแบบฟอร์มทั้งปวงของคุณเอาไว้ในกล่องและเก็บเอาไว้ภายในห้องใต้ข้างหลังคาหรือห้องใต้ดิน อย่างไรก็ดี สิ่งนี้จะมีผลให้หมู่มันเสี่ยงต่อความย่ำแย่จากน้ำ แบบฟอร์มบางฉบับคงเปลี่ยนได้ยาก ด้วยเหตุนี้ก็เลยเป็นการเหมาะสมที่สุดที่คุณควรจะไตร่ตรองแนวทางการจัดเก็บที่สมควร

คุณสามารถจัดเก็บแบบฟอร์มของคุณเอาไว้ภายในกล่องเก็บของกันไฟและปกป้องความย่ำแย่ และเก็บกล่องไว้ใต้เตียง ในสำนักงานที่บ้านของคุณ หรือ ในตู้เก็บฟอร์มในบ้าน คุณยังสามารถเก็บฟอร์มเอาไว้ในกล่องล็อคที่ทนไฟและกันน้ำได้ เมื่อคุณได้ใช้โซลูชันการสแกนฟอร์ม แล้วและได้จัดเก็บไว้ในComputerของคุณแบบดิจิทัลแล้ว คุณสามารถวางสำเนาจริงไว้ที่ใดก็ได้ในเซฟเฮาส์ ดระเบียบเอกสารสำคัญที่บ้าน เอกสารสำคัญที่ควรจัดการ

การจัดระเบียบฟอร์มที่บ้านมีความหมายพอๆ กับการเปลี่ยนแปลงเป็นดิจิทัล การรับ บริการแปลงฟอร์มเป็นประโยชน์เยอะแยะเพราะว่าสะดวกและสบายกว่า ราคาไม่ราคาแพง และลดการสูญเสียของคุณ ตรวจทานให้แน่ใจว่าคุณเก็บไฟล์ดิจิทัลกลุ่มนี้เอาไว้ภายใน USB แฟลชไดรฟ์ หรือบนคลาวด์เพื่อรักษาความไม่มีอันตราย เอกสารสำคัญที่ควรจัดการ

ถ้าคุณต้องการเปลี่ยนแปลงและสแกนเอกสารของคุณ ให้กลั่นกรองบริษัทสแกนฟอร์ม เช่น พวกเราเชี่ยวชาญสำหรับการส่งผลให้ข้อมูลเข้าถึงได้ง่ายแบบดิจิทัล ดูเว็บของพวกเราเพื่อจะค้นหาหาเคล็ดลับที่เราสามารถปฏิบัติภารกิจเป็นโซลูชันการสแกนแบบฟอร์มแบบครบวงจรของคุณ

หากคุณเป็นหน่วยงานขนาดเล็กที่มีความยืดหยุ่นเพิ่มมากขึ้น คุณคงจะต้องการเริ่มตอนนี้ตั้งแต่ต้นด้วยสิ่งหนึ่งหรือสองอย่าง รอให้บุคลากรของคุณเคยชิน กับความเคลื่อนไหว แล้วจึงดำเนินการอย่างอื่น อย่างเช่น: บางครั้งคุณอาจเริ่มตั้งแต่ต้นด้วยการซื้อเครื่องสแกนและใช้ e-forms แล้วหลังจากนั้นจึงนำ กรรมวิธีการโดยอัตโนมัติของกระบวนการหุ่นยนต์ (RPA) ไปใช้ในต่อมา หรือเริ่มทำให้ขั้นตอน AP ของคุณเป็นแบบ โดยอัตโนมัติ จัดระเบียบเอกสารสำคัญ

ไม่ว่าคุณจะทำวิธีการไหนก่อน หน่วยงานของคุณก็พร้อมที่จะแก้ไขธุรกิจของคุณและตัดงานเอกสารออกไป จัดระบบฟอร์มสำคัญที่บ้าน

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699