e-Office Automation ระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับองค์กรยุคใหม่ เมื่อพูดถึงระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบนี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถสร้าง รวบรวม จัดเก็บ และส่งข้อมูลสำนักงานแบบดิจิทัลโดยใช้เครื่องจักรและซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่หลากหลายสำหรับการทำงานขั้นพื้นฐานให้สำเร็จ ผู้ประกอบการบางคนเชื่อผิดๆ ว่าระบบอัตโนมัติในสำนักงานเป็นการกำจัดงานเอกสาร ในความเป็นจริง การดำเนินการนี้นอกเหนือไปจากการกำจัดเอกสารและช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถจัดการงานในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

พูดง่ายๆ ก็คือ ระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการจัดการข้อมูลและทรัพยากรในขณะที่ ปรับปรุง การจัดการเวิร์กโฟลว์ ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานของ บริษัท ดีขึ้นและเพิ่มผลผลิต ทุกวันนี้ ด้วยเทคโนโลยีที่พัฒนาก้าวหน้า ซอฟต์แวร์การจัดการสำนักงานขั้นสูงสามารถใช้สำหรับการติดตั้งระบบอัตโนมัติในสำนักงานได้ ในบล็อกนี้ เราจะเห็นพื้นฐานที่สำคัญของสำนักงานอัตโนมัติพร้อมกับประโยชน์สำหรับธุรกิจ 

ความรู้พื้นฐานสำคัญของ Office Automation

การเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์เป็นหนึ่งในเป้าหมายที่ใหญ่ที่สุดของสำนักงานอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือปัจจัยพื้นฐานสำคัญที่ช่วยให้บริษัทของคุณสามารถใช้งานสำนักงานอัตโนมัติได้  

1. การออกแบบที่ง่ายและใช้งานง่าย

ก่อนที่จะเลือกซอฟต์แวร์การจัดการสำนักงานที่เหมาะสม การสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วยตนเองด้วยการออกแบบที่ใช้งานง่ายจะดีกว่าเสมอ จำเป็นต้องจัดลำดับของงานที่สำคัญก่อนที่จะใช้เครื่องมือการจัดการสำนักงาน

เครื่องมือนี้ช่วยให้บริษัทต่างๆ ตอบสนองความต้องการด้วยวิธีที่ง่ายที่สุด แต่การจัดลำดับความสำคัญของความต้องการเหล่านี้ควรทำด้วยตนเองเพื่อให้มั่นใจว่ามีประสิทธิผลมากขึ้น นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกให้พนักงานจัดการกิจวัตรการทำงานด้วยการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์

2. เข้ากันได้กับมือถือ

หากคุณต้องการทำให้กระบวนการในสำนักงานเป็นแบบอัตโนมัติอย่างราบรื่น สิ่งสำคัญที่สุดคือสมาชิกในทีมของคุณสามารถเข้าถึงข้อมูลองค์กรผ่านอุปกรณ์พกพาได้อย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นพนักงานทางไกลหรือมืออาชีพที่ทำงานจากที่บ้าน พวกเขาสามารถใช้แอปจัดการงานผ่านโทรศัพท์ได้อย่างง่ายดาย 

3. การรวมบุคคลที่สาม

ซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติสามารถรวมเข้ากับเครื่องมือของบุคคลที่สามอื่น ๆ ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงระบบการเงิน, CRM, ERP และการตลาดผ่านอีเมล สำนักงานอัตโนมัติมีจุดมุ่งหมายเพื่อเพิ่มความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้และลูกค้า ตัวอย่างเช่น เมื่อระบบอัตโนมัติได้รับอีเมลหรือข้อความที่เกี่ยวข้องกับข้อร้องเรียนของลูกค้า ระบบจะเริ่มกระบวนการบริการลูกค้า นอกเหนือจากการรวมเข้ากับเครื่องมือทั่วไปเช่น Google ชีตและ HubSpot แล้ว เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติยังสามารถรวมเข้ากับ TaskOPad ซึ่งเป็นเครื่องมือการจัดการงานที่มีประสิทธิภาพ และเครื่องมือแคมเปญการตลาดผ่านอีเมลได้อย่างง่ายดาย 

4. การจัดการงานและกำหนดเวลา

ซอฟต์แวร์การจัดการงานแบบกำหนดเองสามารถช่วยผู้ใช้ติดตามกระบวนการต่างๆ และตรวจสอบวิธีการที่ทีมจัดการงานทั้งหมด ง่ายต่อการบันทึกและแบ่งปันข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานผ่านซอฟต์แวร์ดังกล่าว และสมาชิกในทีมทุกคนสามารถมีแนวคิดเกี่ยวกับสถานะของงานแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าจะเป็นการบรรลุเป้าหมายหรือบรรลุเส้นตาย เครื่องมือการจัดการงานพร้อมคุณสมบัติที่ต้องการทั้งหมดสามารถช่วยองค์กรยุคใหม่โดยปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

อ่าน – 7 เคล็ดลับในการปรับปรุงการจัดการเวิร์กโฟลว์เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน

5. การควบคุมการเข้าถึงที่แข็งแกร่ง

นี่เป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของสำนักงานอัตโนมัติ ส่วนใหญ่แล้ว ข้อมูลลับขององค์กรสามารถแชร์ได้อย่างง่ายดายโดยใช้การจัดการงานและซอฟต์แวร์อื่นๆ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องควบคุมการเข้าถึงข้อมูลนี้ เมื่อพิจารณาถึงเวิร์กโฟลว์แล้ว สิ่งสำคัญคือต้องให้สิทธิ์การเข้าถึงตามลำดับชั้น และระบบควบคุมการเข้าถึงที่มีประสิทธิภาพในการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์สามารถรับประกันความปลอดภัยระดับสูงของข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้ 

6. การรายงานตามเวลาจริง 

ข้อมูลแบบเรียลไทม์สามารถช่วยผู้ประกอบการในการตัดสินใจได้ทันท่วงที บริษัทต่างๆ สามารถเปรียบเทียบประสิทธิภาพและผลผลิตตลอดทั้งปีผ่านข้อมูลที่มีอยู่ และค้นหาส่วนที่ต้องปรับปรุง ซอฟต์แวร์การจัดการสำนักงานสามารถจัดทำรายงานแบบเรียลไทม์และข้อมูลเวิร์กโฟลว์ เช่น ชั่วโมงการทำงานโดยรวมของบริษัทผ่านฟังก์ชันการวิเคราะห์ในตัว 

7. ความโปร่งใสที่สูงขึ้น

ถึงเวลาที่ต้องนึกถึงลูกค้าภายในของคุณ ซึ่งก็คือพนักงานพร้อมกับลูกค้าภายนอก แอปการจัดการงานพร้อมคุณสมบัติที่กำหนดเองสามารถให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดแก่ทีมของคุณเพื่อทำงานทุกอย่างได้อย่างง่ายดาย ยิ่งไปกว่านั้น ในระบบสำนักงานอัตโนมัติ การโทรใหม่หรืออีเมลติดตามใหม่จะถูกป้องกันเพื่อให้การทำงานเงียบและปลอดภัยยิ่งขึ้น e-Office Automation

ประโยชน์สูงสุดของ Office Automation

ในที่นี้ขอกล่าวถึงประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดบางประการของการนำระบบอัตโนมัติมาใช้ในสำนักงาน-

– บริษัทต่างๆ สามารถติดตามความรับผิดชอบและสถานะของงานแบบเรียลไทม์ได้อย่างง่ายดาย

– Office Automation ทำให้การมอบหมายงานและการติดตามพนักงานเป็นเรื่องง่ายสำหรับบริษัท 

– ความโปร่งใสมากขึ้นเนื่องจากสมาชิกในทีมทุกคนอยู่ในวง

– ช่วยลดงานเอกสาร ข้อผิดพลาดด้วยตนเอง และเวลาในการทำงานให้เสร็จ

– การควบคุมกำหนดเส้นตายและคุณสมบัติความปลอดภัยของข้อมูลที่ได้รับการปรับปรุง

– ความสม่ำเสมอและการใช้เวลาทำงานที่สูงขึ้นด้วยความช่วยเหลือจากข้อมูลเชิงลึกที่ดำเนินการได้ตามเวลาจริงสำหรับการตัดสินใจที่มีข้อมูลครบถ้วน

เป็นเรื่องที่ยุติธรรมที่จะกล่าวถึงว่าระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถเพิ่มความสม่ำเสมอ ความคล่องตัว และความโปร่งใสให้กับธุรกิจของคุณและผู้ใช้ปลายทางได้อย่างมาก บริษัทต่างๆ สามารถรวมซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติแบบกำหนดเองเพื่อรับข้อมูลเชิงลึกจากข้อมูลเพื่อทำการตัดสินใจที่มีความหมายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน 

สรุปข้อสังเกต

ไม่มีการกล่าวเกินจริงในการกล่าวว่าระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถให้คุณควบคุมกระบวนการทางธุรกิจต่างๆ ได้ดีขึ้น และคุณสามารถปรับปรุงบริการได้อย่างง่ายดาย มันสัมผัสทุกแง่มุมของบริษัทและให้การควบคุมที่สมบูรณ์สำหรับกระบวนการต่างๆ ในฐานะที่เป็นแอปการจัดการงานที่เชื่อถือได้ TaskOPad ช่วยให้คุณนำระบบอัตโนมัติมาสู่สำนักงานของคุณด้วยการจัดการเวิร์กโฟลว์ คุณยังสามารถสร้างรายงานตามเวลาจริงและทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมทีมเพื่อการเติบโต 

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699