Office Automation ในสำนักงานทุกแห่ง โดยไม่คำนึงถึงอุตสาหกรรม กระบวนการต่างๆ มากมายสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพหรือทำให้เป็นอัตโนมัติทั้งหมดเพื่อลดภาระด้านการจัดการของพนักงาน 

สำหรับพนักงานส่วนใหญ่ เป็นเรื่องยากที่จะจดจำขั้นตอนและกฎที่ต้องปฏิบัติตามสำหรับแต่ละกระบวนการเหล่านี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบทบาทประจำวัน 

ตัวอย่างเช่น พนักงานจำนวนมากพยายามที่จะเรียกร้องค่าใช้จ่ายให้ถูกต้องเนื่องจากพวกเขาไม่ใช่นักบัญชีและอาจจำรายละเอียดปลีกย่อยของนโยบายค่าใช้จ่ายของบริษัทไม่ได้ 

การทำงานอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่า มีการปฏิบัติตามทุกขั้นตอน ทุกครั้ง และเพิ่มความเร็วในการดำเนินการดังกล่าว 

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับวิธีที่ระบบอัตโนมัติสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน และสำหรับโครงการระบบอัตโนมัติ 10 อันดับแรกที่เราคัดสรร

คลิกลิงก์ด้านล่างเพื่อตรงไปยังส่วนที่คุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ:

สำนักงานอัตโนมัติคืออะไร?

ระบบอัตโนมัติในสำนักงานหมายถึงการกำจัดการทำงานด้วยตนเองโดยการทำให้งานประจำและกระบวนการที่พนักงานดำเนินการในแต่ละวันเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อให้ธุรกิจทำงานได้ 

สำนักงานอัตโนมัติสามารถลดข้อผิดพลาด ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อบังคับ และประหยัดเวลาได้มาก ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่เกี่ยวข้องได้มากขึ้น สิ่งนี้แปลเป็นการประหยัดต้นทุน พนักงานมีความสุขมากขึ้น และประสบการณ์ของลูกค้าที่ดีขึ้น

หากคุณไม่แน่ใจว่ากระบวนการใดเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับระบบอัตโนมัติหรือไม่ ให้ลองแยกย่อยออกเป็นเวิร์กโฟลว์และงานย่อยๆ 

เวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสำหรับการทำงานอัตโนมัติคือเวิร์กโฟลว์ที่มีงานซ้ำๆ และผลลัพธ์ที่ต้องการสามารถคาดเดาและกำกับโดยกฎ 

เมื่อคุณแบ่งเวิร์กโฟลว์ออกเป็นแต่ละขั้นตอนแล้ว คุณจะเห็นได้ง่ายว่าขั้นตอนใด สามารถกำจัดหรือปรับปรุงได้อย่างมีนัยสำคัญ หากคุณกำหนดมาตรฐานและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ 

ตัวอย่างเช่น ลำดับงานการอนุมัติใบขอซื้ออาจรวมถึง:

• กรอกแบบฟอร์ม 
• ส่งอีเมลเอกสารถึงผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ
• รอหลายวัน
• การส่งอีเมลติดตามผล
• ผู้จัดการพิมพ์ เซ็นชื่อและสแกนแบบฟอร์ม และส่งกลับ
• ส่งแบบให้แผนกบัญชี
• เป็นต้น 

ในตัวอย่างข้างต้น คุณสามารถกำจัดอีเมลและขั้นตอนติดตามผลด้วยการกำหนดเส้นทางอัตโนมัติและการแจ้งเตือน 

คุณยังสามารถสร้างกฎการกำหนดเส้นทางแบบมีเงื่อนไขเพื่อให้แน่ใจว่านโยบายการจัดซื้อจัดจ้างของบริษัทได้รับการบังคับใช้ในระดับสากล แม้ว่าพนักงานจะลืม (หรือไม่ได้อ่าน) นโยบายก็ตาม 

คุณยังสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น (และยั่งยืน!) เพียงแค่สร้างแบบฟอร์มที่เหมาะกับมือถือและเปิดใช้งานลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์  Office Automation

ลองนึกถึงกระดาษ เวลา ผลผลิต และขวัญกำลังใจทั้งหมดที่คุณสามารถประหยัดได้โดยการจัดการกับโครงการระบบอัตโนมัติบางโครงการ

ประโยชน์ของ Office Automation คืออะไร?

กระบวนการทางธุรกิจเป็นหัวใจสำคัญของทุกองค์กร การหันไปใช้กระบวนการอัตโนมัติช่วยให้คุณปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งกระดาน

นี่คือประโยชน์ของการนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้

เพิ่มผลผลิต

94%ของพนักงานทำงานซ้ำๆ และใช้เวลานาน เช่น การป้อนข้อมูล และการสร้างเอกสาร ทำให้มีเวลาน้อยลงสำหรับงานที่มีมูลค่าสูง

การทำงานอัตโนมัติช่วยให้คุณลด หรือแม้แต่กำจัดงานธรรมดาๆ ไปพร้อมกัน ทำให้พนักงานมีประสิทธิผลมากขึ้น

ยกตัวอย่างการอนุมัติเอกสาร พนักงานเสียเวลาที่ต้องไล่ตามลายเซ็น ด้วยโซลูชันกระบวนการอัตโนมัติ เช่น frevvo คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเส้นทางไปยังผู้อนุมัติที่เหมาะสม 

ข้อผิดพลาดน้อยลง

กระบวนการแบบแมนนวลเต็มไปด้วยข้อผิดพลาด 

พนักงานอาจป้อนข้อมูลผิดเมื่อกรอกแบบฟอร์มหรือคำนวณผิดพลาด เมื่อรวมผลรวม ข้อผิดพลาดประเภทนี้อาจทำให้งานล่าช้าและมีค่าใช้จ่ายสูงในการแก้ไข

ระบบอัตโนมัติช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถทำให้แบบฟอร์มของคุณเป็นดิจิทัลและจำกัดประเภทของข้อมูลที่พนักงานสามารถป้อนได้ 

คุณสามารถก้าวไปอีกขั้นและให้ฟิลด์ทำการคำนวณโดยอัตโนมัติ ซึ่งมีประโยชน์สำหรับแบบฟอร์มต่างๆ เช่น ใบสั่งซื้อและใบแจ้งหนี้

ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด

กระบวนการด้วยตนเองอาจนำไปสู่ปัญหาการปฏิบัติตามข้อกำหนด

พิจารณา ขั้น ตอนการอนุมัติค่าใช้จ่าย โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์มเพื่อเรียกร้องค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการทำงาน แต่ถ้าพวกเขาเรียกร้องรายการที่ไม่อยู่ในนโยบายหรือลืมแนบใบเสร็จรับเงิน ทีมการเงินต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้

เครื่องมือการทำงานอัตโนมัติช่วยให้คุณปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวมส่วนในแบบฟอร์มที่แสดงรายการที่ไม่อยู่ในนโยบายและกำหนดให้พนักงานรวมใบเสร็จรับเงินพร้อมกับการอ้างสิทธิ์

ตอนนี้เราได้ดูประโยชน์บางประการของระบบอัตโนมัติแล้ว ต่อไปนี้คือรายการคำแนะนำ 10 อันดับแรกของเราสำหรับโครงการสำนักงานอัตโนมัติที่คุณสามารถแก้ไขได้ในสัปดาห์นี้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699