PDF กับ DOCX วันนี้เราเปรียบเทียบรูปแบบไฟล์ office ที่ได้รับความนิยมสูงสุดสองรูปแบบ ได้แก่ PDF และ DOCX แม้ว่าทั้งสองจะใช้สำหรับการทำงานกับข้อความเป็นหลัก แต่ความแตกต่างระหว่างไฟล์ การบังคับใช้ และคุณลักษณะต่างๆ นั้นมีความโดดเด่น ดำเนินการต่อเพื่อดูรายละเอียดเพิ่มเติม

DOCX คืออะไร?

DOCX เป็นรูปแบบเอกสารข้อความแบบเปิดที่คิดค้นโดย Microsoft ซึ่งเดิมใช้สำหรับสร้างไฟล์ข้อความที่แก้ไขได้ เป็นหนึ่งในรูปแบบที่นิยมมากที่สุดสำหรับการทำงานกับเอกสารสำนักงาน ร่วมกับ DOC และ ODT รุ่นก่อน

เนื่องจากความเข้ากันได้ที่ผันแปรระหว่างซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันและข้อกำหนดระบบของผู้ใช้ การเปิด DOCX อาจให้ผลลัพธ์ที่แตกต่างกันโดยมีการบิดเบือนหรือสูญเสียเนื้อหา นั่นเป็นเหตุผลที่การเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมสำหรับการทำงานกับ DOCX จึงเป็นเรื่องสำคัญมาก

PDF คืออะไร?

PDF (Portable Document Format) เป็นรูปแบบไฟล์ที่สร้างโดย Adobe PDF ยังมีข้อความ รูปภาพ และองค์ประกอบอื่นๆ และใช้สำหรับแสดงเนื้อหาข้อความที่จัดรูปแบบ อย่างไรก็ตาม PDF ไม่รองรับการแก้ไขเนื้อหาอย่างสมบูรณ์ PDF มักสร้างจากรูปแบบข้อความอื่นเพื่อแปลงไฟล์เป็นรายการที่เข้ากันได้ในระดับสากลมากขึ้น ซึ่งผู้คนสามารถเรียกดูได้มากขึ้น

แม้ว่า PDF จะมีอิสระในการแก้ไขและออกแบบไม่มากนัก แต่ยังสามารถโต้ตอบกับฟิลด์แบบฟอร์มที่ใช้ สื่อสมบูรณ์ เลเยอร์ และแม้แต่วัตถุ 3 มิติ

ตอนนี้เรามาเปรียบเทียบ DOCX กับ PDF และตัดสินใจว่ารูปแบบใดเหมาะกับงานต่อไปของคุณ

ข้อมูลจำเพาะของไฟล์: องค์ประกอบ ขนาดไฟล์ และอื่นๆ

เนื้อหา PDF เป็นองค์ประกอบของกราฟิกและข้อความแบบเวกเตอร์และบิตแมปในรูปแบบที่เสถียรและพกพาได้ หมายความว่าสามารถเปิดด้วยซอฟต์แวร์ที่รองรับใดๆ โดยไม่มีการบิดเบือนในการแสดงเนื้อหา

DOCX คือชุดของไฟล์ XML ที่มีเนื้อหาประเภทต่างๆ บีบอัดไว้ในไฟล์เก็บถาวร ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะที่มีความสามารถในการอ่านเนื้อหา XML และการขึ้นต่อกันได้อย่างถูกต้อง DOCX สามารถเปิดได้ด้วยแอปพลิเคชันประมวลผลเอกสาร เช่น Microsoft Office, ONLYOFFICE, LibreOffice และอื่น ๆ ซึ่งทั้งหมดมีการสนับสนุนที่แตกต่างกันสำหรับคุณสมบัติและเนื้อหาของรูปแบบ

แม้ว่าจะเป็นรูปแบบที่สร้างโดย Microsoft และประมวลผลโดยมีความเข้ากันได้สูงสุดใน Office แต่ชุดเช่น ONLYOFFICE ซึ่งใช้ OOXML ยังแสดงเนื้อหาที่ถูกต้องสำหรับไฟล์ DOCX ที่สร้างด้วยแอปต่างๆ

PDF ได้รับการสนับสนุนโดยแอปพลิเคชันอื่นๆ อีกมากมาย เช่น เว็บเบราว์เซอร์ แอปรับส่งข้อความ และแน่นอนว่าโปรแกรมดู PDF พิเศษ เช่น Adobe Acrobat, PDFelement, Foxit reader และอื่นๆ อีกมากมาย คุณยังสามารถอ่านและนำทาง PDF โดยใช้แอป office เช่น ONLYOFFICE

โดยสรุป DOCX ให้การสร้างและแก้ไขเอกสารด้วยเครื่องมือที่หลากหลาย ในขณะที่ไม่เหมือนกับ PDF ตรงที่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะ ซึ่งความหลากหลายนั้นมีจำกัดกว่ามาก PDF เป็นรูปแบบแบบพกพาโดยการออกแบบที่ประกอบด้วยเนื้อหาที่เป็นระเบียบและซับซ้อนน้อยกว่า และสามารถเปิดได้ด้วยแอพที่หลากหลาย

ความแตกต่างอีกประการหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้คือขนาดไฟล์ ที่นี่ อัตราต่อรองไม่เข้าข้าง PDF – ไฟล์ที่มีเนื้อหาเหมือนกันจะมีขนาดใหญ่กว่าเวอร์ชัน DOCX ตัวอย่างเช่น บทความนี้ในรูปแบบ DOCX ใช้พื้นที่ 754 KB ในขณะที่เวอร์ชัน PDF มีขนาดถึง 1.3 MB

PDF กับ DOCX คุณสมบัติการแก้ไข

DOCX อนุญาตให้ใช้การจัดรูปแบบที่ซับซ้อนกับข้อความ เช่น ฟอนต์และสไตล์ เค้าโครงหน้า และองค์ประกอบต่างๆ รองรับรูปภาพ รูปร่างอัตโนมัติ แผนภูมิ สมการ และวัตถุประเภทอื่นๆ อีกมากมาย

สิ่งนี้ทำให้ DOCX เป็นรูปแบบที่ใช้สำหรับการร่างข้อมูลข้อความทุกประเภท ตั้งแต่จดหมายข่าวทั่วไปไปจนถึงเอกสารเผยแพร่ เช่น เอกสารและนิตยสาร ในทางกลับกัน ไฟล์ DOCX สามารถแชร์ในรูปแบบต้นฉบับ พิมพ์ออกมา หรือแปลงเป็นรูปแบบอื่น เช่น PDF ได้ในภายหลัง ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์

รอบการใช้รูปแบบ PDF สั้นกว่า มันมีไว้สำหรับการแบ่งปันไฟล์ที่พร้อมสำหรับการดูและตรวจสอบ และบางครั้งสำหรับการยื่นเพื่อสรุปข้อตกลงและสัญญา คุณลักษณะการแก้ไขที่มีให้โดยซอฟต์แวร์ PDF ต่างๆ ส่วนใหญ่จะประกอบด้วยการใส่คำอธิบายประกอบ การแสดงความคิดเห็น การกรอกแบบฟอร์ม การวาด และการเพิ่มวัตถุที่เป็นภาพ โดยมีการทำซ้ำและส่วนขยายที่แตกต่างกัน

การทำงานร่วมกัน

DOCX ทำงานร่วมกันโดยการออกแบบ ผู้ใช้รายอื่นสามารถแก้ไขเอกสารที่สร้างขึ้นโดยเปิดเอกสารเหล่านั้นในซอฟต์แวร์ที่รองรับ DOCX ไม่ว่าจะแยกจากกันหรือในโหมดที่ใช้ร่วมกันในระบบคลาวด์ ผู้ทำงานร่วมกันมีโอกาสเท่าเทียมกันในการแก้ไขและจัดรูปแบบเนื้อหาของเอกสาร เว้นแต่จะมีการแชร์ไฟล์โดยมีข้อจำกัดเพิ่มเติม

ช่วงของเครื่องมือเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์ในการทำงานร่วมกันจะแตกต่างกันไปในแต่ละซอฟต์แวร์ ตัวอย่างเช่น ONLYOFFICE รองรับโหมดการแก้ไขร่วมกันสองโหมด ความคิดเห็นที่มีการกล่าวถึงของผู้ใช้ ประวัติเวอร์ชัน ติดตามการเปลี่ยนแปลงสำหรับการตรวจสอบ และเครื่องมืออื่นๆ ในพื้นที่ทำงาน ONLYOFFICE และสภาพแวดล้อมอื่นๆ ที่สามารถรวมชุดโปรแกรมได้ คุณสามารถใช้ข้อจำกัดสำหรับผู้ทำงานร่วมกัน โดยจำกัดการกระทำของพวกเขาต่อความคิดเห็น การทบทวน และการกรอกแบบฟอร์ม

เอกสาร PDF ส่วนใหญ่สนับสนุนการทำงานร่วมกันโดยการตรวจทานและใส่คำอธิบายประกอบ ซึ่งทำให้พวกเขามีบทบาทที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิงในเวิร์กโฟลว์เอกสาร

การกรอกแบบฟอร์ม

เราควรให้ความสำคัญกับการสร้างแม่แบบและแบบฟอร์มที่นี่ เนื่องจากเป็นกระบวนการทำงานร่วมกันของตนเอง ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ PDF และ DOCX การสร้างแม่แบบและร่างสัญญาเปล่าและเอกสาร “หลายฝ่าย” อื่นๆ จะช่วยให้การจัดทำเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติและประหยัดเวลา ในกระบวนการที่มีโครงสร้าง เช่น การขายและการตลาด

เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ PDF คุณสามารถเพิ่มฟิลด์ในเอกสารที่ออกแบบไว้ล่วงหน้าสำหรับยื่นโดยผู้รับที่กำหนด เช่น สัญญาการขายหรือ PO ด้วย PDF คุณสามารถมั่นใจได้ว่าไฟล์ที่แชร์และเอกสารขั้นสุดท้ายที่กรอกและลงนามแล้ว จะมีลักษณะตรงตามที่ตั้งใจไว้ โดยไม่มีความเสี่ยงที่เนื้อหาหรือรูปแบบจะสูญหาย

สามารถใช้ DOCX สำหรับสร้างเทมเพลตและฟอร์มได้เช่นกัน โดยเว้นฟิลด์ว่างไว้ในข้อความล้วนหรือใช้คุณสมบัติพิเศษ เช่น การควบคุมเนื้อหา

ซอฟต์แวร์บางตัวอนุญาตให้สร้างแบบฟอร์มขั้นสูงเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่นฟังก์ชันการสร้างแบบฟอร์ม ONLYOFFICEช่วยให้คุณสร้างแบบฟอร์มในรูปแบบ DOCX DOCXF และ OFORM เพื่อบันทึกเป็นเทมเพลตหรือแชร์เพื่อกรอกข้อมูลโดยใช้อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและการเลือกประเภทฟิลด์ที่ปรับแต่งได้ เช่น ข้อความแบบสมบูรณ์ รายการแบบหล่นลง ตัวยึดรูปภาพ และอื่นๆ . นอกจากนี้ยังสามารถส่งออกเป็น PDF ที่เติมได้หากจำเป็น

PDF กับ DOCX ความปลอดภัย

ทั้งสองรูปแบบมีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยสำหรับปกป้องเนื้อหาและจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้ที่เลือก ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัยทั้งสองรูปแบบเดิมรองรับ โดยอาจมีความแตกต่างในการจัดระเบียบ UI รวมถึง:

• ลายน้ำ;
• การป้องกันรหัสผ่าน
• ลายเซ็นดิจิทัล
• ข้อจำกัดในการคัดลอกและการพิมพ์

แต่เนื่องจาก DOCX นำเสนอโอกาสในการแก้ไขร่วมกัน บางช่วงของวงจรชีวิตจึงต้องการการป้องกันเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น สามารถให้สิทธิ์การแบ่งปันขั้นสูงแก่ผู้ใช้เพื่อป้องกันข้อมูลจากการเปลี่ยนแปลงหรือการเข้าถึงที่ไม่ต้องการ ซึ่งแตกต่างกันไปในซอฟต์แวร์ประมวลผลต่างๆ

ONLYOFFICE Docs ไม่เพียงนำเสนอการเข้ารหัสเอกสารที่พร้อมใช้งานด้วยรหัสผ่านเท่านั้น แต่ยังเข้ารหัสการทำงานร่วมกันด้วยห้องส่วนตัว ซึ่งการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งที่ผู้ทำงานร่วมกันทำจะถูกเข้ารหัสแบบเรียลไทม์

ซอฟต์แวร์

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้าในการอภิปรายเกี่ยวกับข้อมูลจำเพาะของไฟล์ ทั้งสองรูปแบบได้รับการสนับสนุนโดยแอพจำนวนมาก โดย DOCX ต้องการเครื่องมือเฉพาะที่สามารถประมวลผลเอกสารได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างซอฟต์แวร์ยอดนิยมสำหรับแต่ละรูปแบบ

DOCX:

• Microsoft Office (เดสก์ท็อป)
• สำนักงานออนไลน์ (ออนไลน์)
• ONLYOFFICE Docs (ออนไลน์) / ONLYOFFICE Desktop Editors (เดสก์ท็อป)
• LibreOffice (เดสก์ท็อป)
• Zoho Docs (ออนไลน์)
• G-Suite (ออนไลน์)
• สำนักงาน WPS (เดสก์ท็อป)

ไฟล์ PDF:

• ซอฟต์แวร์ทั้งหมดข้างต้นพร้อมความสามารถในการส่งออกเป็น PDF และอ่านไฟล์ PDF
• อะโดบี อะโครแบต;
• องค์ประกอบ PDF;
• เครื่องอ่าน Foxit;
• โปรแกรมอ่าน PDF ผู้เชี่ยวชาญ
• ไนโตรรีดเดอร์;
• เว็บเบราว์เซอร์

ฉันสามารถแปลง PDF เป็น DOCX และ DOCX เป็น PDF ได้หรือไม่

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้าในบทความนี้ ด้วยเครื่องมือประมวลผลคำ เช่น ONLYOFFICE, Office และอื่นๆ คุณสามารถแปลง DOCX เป็น PDF ได้โดยแทบไม่ต้องออกแรง แต่สามารถสร้างไฟล์ DOCX จาก PDF ได้หรือไม่

เนื่องจาก PDF ไม่เพียงแต่ประกอบด้วยรูปภาพทึบและมักแสดงข้อมูลข้อความและองค์ประกอบอื่นๆ จึงเป็นไปได้ในทางเทคนิคที่จะดึงข้อความและองค์ประกอบเหล่านี้และเขียนไฟล์ DOCX ที่มีเนื้อหาเดียวกัน แม้ว่าการจัดรูปแบบและข้อมูลอาจมีความเสี่ยงในขั้นตอนดังกล่าว แต่ก็มีเครื่องมือที่ให้ฟังก์ชันดังกล่าว

ตัวอย่างเช่น ONLYOFFICE สามารถแปลงไฟล์ PDF เป็น DOCX คุณจึงสามารถแก้ไขและทำงานร่วมกันในเนื้อหาโดยไม่ต้องคัดลอกหรือพิมพ์ไฟล์ใหม่ด้วยตนเอง คุณลักษณะเดียวกันนี้มีอยู่ใน Adobe Acrobat, Google Docs, PDFelement และ Convert.io

ตัวแปลง PDF ออนไลน์โดย Adobe ที่มา: เว็บไซต์อะโดบี

สรุป: ข้อดีของ PDF เหนือ DOCX และในทางกลับกัน

ทั้งรูปแบบ PDF และ DOCX ได้รับการออกแบบมาสำหรับจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารข้อความ อย่างไรก็ตาม ทั้งสองรูปแบบมีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน ดังนั้นจึงมีบทบาทที่แตกต่างกันในเวิร์กโฟลว์เอกสารรายวัน

ต่อไปนี้คือการเปรียบเทียบโดยย่อของฟีเจอร์และคุณลักษณะที่รองรับของ DOCX และ PDF:

คุณสมบัติ	DOCX	ไฟล์ PDF
การแก้ไขและจัดรูปแบบเนื้อหา	+	–
คำอธิบายประกอบและความคิดเห็น	+	+
ร่วมแก้ไข	+	–
การสร้างและการกรอกแบบฟอร์ม	+	+
เครื่องมือป้องกันเนื้อหา	+	+
ลายเซ็นดิจิทัล	+	+
รับประกันการแสดงผลเท่ากัน (WYSIWIG)	–	+

ฟังก์ชัน DOCX ทั้งในการสร้างและแก้ไขร่วมกันมีความสมบูรณ์มากกว่า PDF อย่างไรก็ตาม ตัวเลือกซอฟต์แวร์ที่รองรับการทำงานกับ DOCX นั้นมีจำกัด ในขณะที่ PDF สามารถเปิดได้ด้วยแอพมากมาย รวมถึงแอพ office เดียวกัน หรือแม้แต่ เว็บเบราว์เซอร์

การมีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมอยู่ในมือ คุณไม่เพียงแค่ใช้ความสามารถของรูปแบบเหล่านี้ได้อย่างเต็มที่เท่านั้น แต่ยังแปลงทั้งสองวิธีได้ด้วย

PDF กับ DOCX ทำงานกับทั้งสองรูปแบบใน ONLYOFFICE

ONLYOFFICE Docs และ ONLYOFFICE Desktop Editors มีการประมวลผลคำที่สมบูรณ์และฟังก์ชันการทำงานร่วมกันเพื่อทำงานร่วมกับ DOCX ซึ่งเป็นรูปแบบดั้งเดิมที่ได้รับการสนับสนุนเป็นอย่างดี คุณสามารถสร้าง PDF จาก DOCX และย้อนกลับ และทำงานกับ PDF ได้อย่างสะดวกสบายโดยใช้โปรแกรมดู PDF ในตัว โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติม

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699