การสแกนรูปแบบขนาดใหญ่ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ยังคงมีการเปลี่ยนแปลงไปสู่การใช้เทคโนโลยีและการริเริ่มที่เป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อม วิธีหนึ่งที่รวมทั้งสองสิ่งนี้เข้าด้วยกันคือการใช้กระดาษน้อยลง และสามารถทำได้ผ่านบริการสแกน การสแกนไม่เพียงแต่มีประโยชน์สำหรับเอกสารทั่วไปเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์กับเอกสารรูปแบบใหญ่อีกด้วย

การสแกนรูปแบบขนาดใหญ่มีประโยชน์มากมายสำหรับธุรกิจทั่วโลก การสแกนแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิทัล อย่างไรก็ตาม การสแกนรูปแบบขนาดใหญ่เชี่ยวชาญในการสแกนเอกสารขนาดใหญ่ เช่น พิมพ์เขียวและภาพวาดทางสถาปัตยกรรม

ประโยชน์ของการสแกนรูปแบบขนาดใหญ่

มีสาเหตุหลาย ประการที่คุณอาจใช้ การสแกน อย่างไรก็ตาม การสแกนเอกสารที่มีรูปแบบขนาดใหญ่มีประโยชน์เพิ่มเติม เช่น คุณภาพของภาพ ไฟล์ประเภทต่างๆ พื้นที่จัดเก็บไม่จำกัด สร้างข้อมูลสำรองอย่างง่ายดาย และสำเนาดิจิทัลที่ใช้งานได้ยาวนาน

คุณภาพของภาพ

ประโยชน์หลักของการสแกนเอกสารคือไม่มีการหยุดชะงัก ดาวน์เกรด หรือการประนีประนอมในคุณภาพ การสแกนเอกสารใช้เอกสารและแปลงเป็นดิจิทัล ทั้งหมดนี้ทำได้โดยไม่ลดคุณภาพของเอกสาร

แทนที่จะคัดลอกเอกสารซ้ำแล้วซ้ำอีก เอกสารสามารถแจกจ่ายแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายซึ่งจะไม่ทำให้คุณภาพลดลง สิ่งนี้ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นเพราะไม่มีรอยเปื้อน เงา และจุดดำที่เครื่องถ่ายเอกสารมักจะทิ้ง

ไฟล์ประเภทต่างๆ

เนื่องจากเอกสารเป็นแบบดิจิทัล จึงสามารถแปลงเป็นรูปแบบไฟล์ใดก็ได้ที่คุณต้องการ รวมทั้ง .PDF, .TIFF, .DWG, .DXF และ .JPEG รอบสำนักงาน จำเป็นต้องส่งไปยังฝ่ายต่างๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการเฉพาะของพวกเขาภายในโครงการ

ตัวอย่างเช่น เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งอาจต้องการรูปแบบหนึ่ง ในขณะที่อีกคนหนึ่งต้องการรูปแบบอื่น ทั้งหมดนี้ปรับแต่งได้และเป็นไปได้แม้สแกนเอกสารขนาดใหญ่

พื้นที่เก็บข้อมูลไม่ จำกัด

หากมีเอกสารขนาดใหญ่อยู่รอบๆ จำนวนมาก การจัดเก็บเอกสารเหล่านั้นอาจทำได้ยากและมีราคาแพง อย่างไรก็ตาม เอกสารดิจิทัลมีความจุไม่จำกัด ช่วยให้ธุรกิจประหยัดค่าธรรมเนียมการจัดเก็บและช่วยประหยัดพื้นที่รอบๆ สำนักงาน

ความหายนะที่สำคัญอย่างหนึ่งของเอกสารที่เป็นกระดาษคือปริมาณพื้นที่ที่ต้องใช้ในการเก็บเอกสารเหล่านั้น อาจใช้พื้นที่ทั้งห้องในการจัดเก็บอย่างเหมาะสม อย่างไรก็ตาม การสแกนเอกสารทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ชั้นวางและตู้เก็บเอกสาร สามารถใช้พื้นที่นี้เพื่อวัตถุประสงค์ในการผลิตเพิ่มเติมในภายหลัง

สร้างการสำรองข้อมูลได้อย่างง่ายดาย

ประโยชน์อีกประการของการทำสำเนาดิจิทัลคือความสามารถในการสร้างสำเนาสำรอง ซึ่งช่วยให้เอกสารปลอดภัยและสามารถกู้คืนได้ในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ สำเนาดิจิทัลอาจเป็นข้อมูลสำรองของสำเนาจริงซึ่งช่วยรักษาเอกสารไว้ด้วย

สำเนาดิจิทัลที่ใช้งานได้ยาวนาน

เอกสารการสแกนที่สำคัญอีกชิ้นหนึ่งคืออายุการใช้งานที่ยาวนาน เมื่อสแกนเอกสาร เอกสารเหล่านั้นจะได้รับการเก็บรักษาไว้อย่างทันท่วงที

แม้ว่าคุณจะสามารถทำการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขได้ แต่เอกสารพื้นฐานก็ยังคงไม่บุบสลาย นั่นหมายความว่าเอกสารจะคงอยู่นานเท่าที่คุณต้องการ หรือเพียงแค่อยู่ในคลังข้อมูลดิจิทัลตลอดไป

ตลอดทั้งปีการศึกษา นักเรียนได้สะสมเอกสารมากมายซึ่งอยู่รอบๆ บ้าน นักเรียนใช้กระดาษจดบันทึก ทำการบ้าน และอื่นๆ ทุกวัน เป็นเพียงเรื่องของเวลาก่อนที่เอกสารจะใช้พื้นที่มากเกินไป การสแกนรูปแบบขนาดใหญ่

ครูมีระบบเพื่อช่วยในห้องเรียน รวมถึงตู้เก็บเอกสารและโซลูชันการจัดเก็บอื่นๆ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ช่วยผู้ปกครองที่บ้านได้

ปัญหา: เอกสารโรงเรียนนับไม่ถ้วนกินพื้นที่

เนื่องด้วยการระบาดใหญ่เมื่อเร็วๆ นี้ การศึกษาได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากในช่วงสองสามเดือนที่ผ่านมา แม้ว่าทุกโรงเรียนจะแตกต่างกัน แต่นักเรียนจำนวนมากกำลังทำงานจากที่บ้าน โซลูชันแบบไฮบริด และอีกมากมาย นี้อาจเพิ่มปริมาณการมาเรียนและอยู่บ้าน

ความเสี่ยงบางประการที่จะมีเอกสารมากเกินไปคือการทิ้งเอกสารสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจหรือส่งงานผิด นอกจากนี้ กระดาษอาจสูญหายและแยกออกได้ง่าย หากไม่มีโต๊ะทำงานหรือพื้นที่จัดเก็บที่เหมาะสม การจัดระเบียบและจัดการเอกสารอาจเป็นเรื่องยาก

วิธีแก้ปัญหา: การสแกนเอกสารโรงเรียนของนักเรียน

เมื่อพูดถึงการจัดการ การจัดการ และการจัดระเบียบเอกสาร การดำเนินการนี้อาจเป็นเรื่องยาก อย่างไรก็ตาม การสแกนเอกสารนำเสนอโซลูชันและข้อดีที่เป็นเอกลักษณ์สำหรับบันทึกของนักเรียน

การสแกนจะจัดเก็บเรคคอร์ดแบบดิจิทัล ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่ต้องการ นอกจากนี้ยังสามารถค้นหาและเรียกข้อมูลบันทึกที่สแกนได้อย่างง่ายดาย การสแกนยังช่วยให้บ้านมีระเบียบและสะอาด ดังนั้นแทนที่จะค้นหาเอกสาร ก็สามารถใช้เวลาอยู่กับครอบครัวได้มากขึ้น

แม้ว่าจะเข้าถึงเอกสารได้ง่าย แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าไม่ปลอดภัย เอกสารดิจิทัลอาจมีส่วนด้านความปลอดภัย เช่น การเข้ารหัสและการป้องกันด้วยรหัสผ่าน เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารจะยังปลอดภัยและเข้าถึงได้เมื่อคุณต้องการเท่านั้น

การสแกนบันทึกของโรงเรียนทำงานอย่างไร

ขั้นตอนการสแกนค่อนข้างง่าย เอกสารจะถูกคัดเลือกและรวบรวม หลังจากเลือกเอกสารเฉพาะแล้ว เครื่องสแกนจะแปลงเอกสาร ซึ่งจะช่วยจัดการบันทึกของนักเรียนและเอกสารสำคัญอื่นๆ ทั้งหมด

การสแกนแบบวันข้างหน้าเป็นโซลูชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัล ขั้นตอนแรกคือการกำหนดเวลาการสแกน หลังจากนั้น เอกสารจะผ่านการเติมก่อนกระบวนการแปลง จากนั้นบันทึกจะถูกโอนไปอย่างราบรื่น

ยังคงเปรียบเทียบและพิจารณาตัวเลือกการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณหรือไม่

การจัดการและการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความสะดวกในการใช้งานและความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูลของบริษัทในราคาประหยัด ความยืดหยุ่นในการกำหนดราคาสำหรับบริการคลาวด์และมูลค่าระยะยาวของการสร้างการประหยัดเวลาและเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย DMS นำเสนอบริการจัดเก็บข้อมูลที่หลากหลายสำหรับธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699