การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของคุณ ธุรกิจต่าง ๆ กำลังนำสำนักงานอัตโนมัติมาใช้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในวงกว้างมากขึ้น บริษัทส่วนใหญ่ในทุกวันนี้ฉลาดที่จะได้รับประโยชน์จากการใช้สำนักงานอัตโนมัติ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนให้ต่ำที่สุด ในขณะเดียวกัน ธุรกิจจำนวนมากไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าสำนักงานอัตโนมัติเกี่ยวข้องกับอะไรหรือหมายความว่าอย่างไร

ในขณะที่ธุรกิจจำนวนมากได้เริ่มทำงานในรูปแบบดิจิทัลมากขึ้นก่อนปี 2020 และถูกผลักดันให้เดินไปตามเส้นทางนั้นด้วยเหตุการณ์ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา การทำงานแบบดิจิทัลและการใช้สำนักงานอัตโนมัติอย่างเต็มที่เป็นสองสิ่งที่แตกต่างกัน

สำนักงานอัตโนมัติคืออะไร?

สำนักงานอัตโนมัติคือกระบวนการเคลื่อนย้ายข้อมูลในธุรกิจของคุณโดยไม่มีการแทรกแซงจากมนุษย์ นอกจากนี้ยังทำให้การเคลื่อนย้ายข้อมูลเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น และขจัดความไม่ถูกต้อง ข้อผิดพลาด และลดโอกาสที่ข้อมูลจะสูญหาย

ทั้งหมดนี้ทำได้โดยใช้เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ เครื่องมือดังกล่าวสามารถช่วยในการสร้าง รวบรวม จัดเก็บ และวิเคราะห์ข้อมูลที่ธุรกิจของคุณต้องใช้ในการดำเนินงาน มีแพลตฟอร์มสำนักงานอัตโนมัติที่ยอดเยี่ยมมากมาย อย่างไรก็ตาม คุณยังสามารถผสานรวมแอปอื่นๆ เข้ากับแพลตฟอร์มดังกล่าวหรือใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติโดยใช้กลุ่มเทคโนโลยีและการผสานรวมที่มีอยู่ของคุณ

ความผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดของธุรกิจคือการคิดว่าการแปลงเป็นดิจิทัลและระบบอัตโนมัติเป็นสิ่งเดียวกัน อย่างไรก็ตาม เพียงเพราะสำนักงานของคุณไม่ต้องการตู้เก็บเอกสาร นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณได้ทำให้ธุรกิจของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ธุรกิจจำนวนมากใช้ระบบดิจิทัลและใช้เวลาในการจัดการสิ่งต่างๆ ทางดิจิทัลมากกว่าทางกายภาพ ทีมของพวกเขายังคงทำงาน ดังนั้นพวกเขาจึงไม่ได้ทำงานอัตโนมัติเลย!

Office Automation มีประโยชน์อย่างไรกับธุรกิจของคุณ?

คุณอาจนึกถึงรายการประโยชน์มากมายที่สำนักงานอัตโนมัติจะส่งมอบให้กับธุรกิจของคุณ

นี่คือบางส่วนที่ใหญ่ที่สุด:

• เพรียวลมและปรับปรุงกระบวนการ
• การระบุคอขวดในเวิร์กโฟลว์ ซึ่งคุณสามารถปรับปรุงด้วยการแทรกแซงของมนุษย์ก่อนที่จะทำให้เวิร์กโฟลว์ใหม่และปรับปรุงเป็นแบบอัตโนมัติ
• ลบข้อผิดพลาดของมนุษย์
• ลดเวลาการประมวลผลสำหรับชุดข้อมูล
• เร่งการเข้าถึงข้อมูล
• รับข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับประสิทธิภาพของธุรกิจด้วยความมั่นใจว่าระบบอัตโนมัติทำงานอย่างสม่ำเสมอ
• ระดับความเชื่อมั่นที่สูงขึ้นในข้อมูลของคุณ และส่งผลให้มีความสามารถในการตัดสินใจได้ดีขึ้น

เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติควรมีฟังก์ชั่นอะไรบ้าง?

เราจะพิจารณาคุณสมบัติเฉพาะอย่างใกล้ชิดต่อไป อย่างไรก็ตาม อย่างน้อยที่สุด เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติควรให้ความสามารถในการทำหน้าที่ต่อไปนี้แก่คุณ:

• การจัดเก็บข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ ลดปริมาณพื้นที่ที่คุณต้องการ และจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งควรรวมถึงความสามารถในการเน้นและกำจัดข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
• ปรับปรุงองค์ประกอบทั้งหมดของวงจรข้อมูล ตั้งแต่การรวบรวมและจัดเก็บ ไปจนถึงการดึงข้อมูลและการวิเคราะห์
• ดึงข้อมูลทุกประเภทได้ทันที
• ลดงานเอกสารให้เป็นศูนย์

คุณลักษณะเฉพาะใดที่คุณควรมองหาในซอฟต์แวร์สำนักงานอัตโนมัติ

หากคุณกำลังจะลงทุนเวลากับระบบสำนักงานอัตโนมัติ ก็ไม่มีประโยชน์ที่จะทำสิ่งต่างๆ ครึ่งๆ กลางๆ! หากต้องการใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติในสำนักงานของคุณให้มากขึ้นและเพลิดเพลินไปกับเส้นทางการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ลื่นไหลยิ่งขึ้น ให้มองหาฟีเจอร์เหล่านี้เมื่อค้นหาซอฟต์แวร์

1. นักออกแบบเวิร์กโฟลว์แบบไม่มีโค้ด

จุดรวมของการเปิดรับสำนักงานอัตโนมัติคือการทำให้งานของคุณง่ายขึ้น ดังนั้น คุณต้องหาเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์และนำระบบอัตโนมัติในสำนักงานไปใช้จริงโดยไม่ต้องเสียเงิน 100 ดอลลาร์ต่อชั่วโมงกับนักพัฒนาเพื่อช่วยให้คุณควบคุม API ได้อย่างถูกต้อง

ในความเป็นจริง เราสามารถขยายประเด็นทั้งหมดนี้ไปยังเครื่องมือทั้งหมดและความสะดวกในการใช้งาน

วิธีที่ดีที่สุดในการค้นหาว่าเครื่องมือใช้งานง่ายเพียงใด เริ่มทดลองใช้ฟรี หากคุณเล่นนานกว่าห้านาทีแล้วและยังไม่รู้ว่ากำลังทำอะไรอยู่ ให้หาเครื่องมืออื่น

2. ความสามารถในการบูรณาการ

เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติของคุณน่าจะเป็นหนึ่งในหลายๆ สิ่งในกลุ่มเทคโนโลยีของคุณ คุณอาจใช้ซอฟต์แวร์การตลาดอัตโนมัติ เครื่องมือ CRM และแอปอื่นๆ ในธุรกิจของคุณอยู่แล้ว

หากคุณกำลังจะเพิ่มสิ่งอื่นในการผสม คุณต้องแน่ใจว่ามันรวมเข้ากับสิ่งที่คุณใช้อยู่แล้ว

ทำไม มันกลับมาที่แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลที่เคลื่อนที่ไปรอบๆ ตัวมันเอง หากคุณใช้เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่สามารถจัดการข้อมูลภายในระบบได้ แต่ไม่สามารถส่งหรือรับข้อมูลไปยังและจากแหล่งอื่นได้ คุณจะต้องดำเนินการด้วยตนเอง คุณกำลังทำให้กระบวนการหนึ่งชุดง่ายขึ้นด้วยมือเดียวในขณะที่สร้างงานมากขึ้นด้วยอีกมือหนึ่ง!

เครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติที่ดีที่สุดจะมาพร้อมกับการผสานรวมในตัว ในขณะที่เครื่องมืออื่นๆ ที่ไม่ควรทำให้การเชื่อมต่อกลุ่มเทคโนโลยีของคุณเป็นเรื่องง่ายโดยใช้ การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของคุณ

3. คุณลักษณะการรายงานและการวิเคราะห์

เมื่อใดก็ตามที่ใครก็ตามบอกฉันว่าแอปหรือเครื่องมือใหม่ที่พวกเขาใช้นั้นยอดเยี่ยมเพียงใด คำถามแรกที่ฉันจะถามคือ “คุณรู้ได้อย่างไร”

ทำไมฉันถึงเล่าเรื่องนี้ให้คุณฟัง

เนื่องจากคุณต้องแน่ใจว่าเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติของคุณมีการรายงานและการวิเคราะห์ที่ครอบคลุมด้วยเหตุผลสำคัญสองประการ:

• คุณต้องการการวิเคราะห์และการรายงานเพื่อเน้นย้ำว่าระบบอัตโนมัติของคุณกำลังทำอะไรอยู่ และเพื่อให้คุณสามารถระบุโอกาสในการปรับปรุงได้
• เนื่องจากคุณจะลงทุนในการสมัครใช้งานเครื่องมือสำนักงานอัตโนมัติ คุณจำเป็นต้องรู้ว่าเครื่องมือดังกล่าวให้ผลตอบแทนจากสิ่งที่คุณใช้ไป

หากไม่มีฟีเจอร์เหล่านี้ คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าระบบสำนักงานอัตโนมัติเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับธุรกิจของคุณ

4. ความเข้ากันได้กับมือถือ

มันคือปี 2021 ฉันเชื่ออย่างหลงใหลว่า ณ ตอนนี้ มันควรจะดำเนินต่อไปโดยไม่บอกว่าซอฟต์แวร์ควรมีความสามารถในการใช้งานที่ยอดเยี่ยมบนอุปกรณ์มือถือ ไม่ว่าจะด้วยการออกแบบที่ตอบสนองหรือแอปแบบสแตนด์อโลน

น่าเสียดายที่ยังมีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์จำนวนมากที่ล้มเหลวในการรับบันทึก ซึ่งเป็นเรื่องน่าขันเมื่อพิจารณาจากความมุ่งมั่นของพวกเขาที่มีต่อวิธีการทำงานที่ล้าสมัย

อาจฟังดูรุนแรง แต่ฉันก็ไม่รำคาญที่จะให้โอกาสกับผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ที่บอกคุณว่าแอปของพวกเขากำลังจะมาในเร็วๆ นี้หรือกำลังอยู่ในระหว่างการพัฒนา พวกเขาล้าหลังไปหลายปีแล้ว และคุณต้องการใช้สำนักงานอัตโนมัติเพื่อให้คุณก้าวไปข้างหน้า

5. การควบคุมการเข้าถึง

แม้ว่าคุณจะมีโครงสร้างบริษัทแบบเรียบๆ ซึ่งเป็นสิ่งที่เรานำมาใช้ที่ Contractbookแต่คุณก็ยังอาจต้องการการควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงและจัดการกับข้อมูลใดบ้าง ถ้าไม่มีอะไรอื่น คุณลักษณะดังกล่าวจะช่วยให้คุณไม่ต้องปวดหัวเมื่อปฏิบัติตามสิ่งต่างๆ เช่น GDPR และกรอบการกำกับดูแลอื่น

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699