จัดการเอกสาร สำหรับธุรกิจ “ระบบการจัดการเอกสาร” (DMS) ที่ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจกล่าวถึงและสงสัยว่าเป็นความคิดที่ดีสำหรับธุรกิจของคุณหรือไม่ แต่คุณไม่แน่ใจว่าสิ่งนี้จะช่วยได้อย่างไร หรือบางทีคุณอาจรู้ว่าเอกสารทางธุรกิจของคุณ กำลังวนเวียนอยู่เหนือการควบคุม และคุณไม่สามารถค้นหาสิ่งที่คุณต้องการเมื่อคุณต้องการได้ (และสมาชิกในทีมของคุณก็เช่นกัน) คู่มือนี้จะช่วยให้คุณชี้แจงว่า DMS ที่ถูกต้องสามารถช่วยเปลี่ยนแปลงธุรกิจของคุณได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเปรียบเทียบกับโซลูชันอื่นๆ ที่เป็นไปได้

เริ่มกันที่ด้านบน:

1. ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร และเหตุใดธุรกิจของคุณจึงจำเป็นต้องมี

ระบบการจัดการเอกสารเป็นแพลตฟอร์มสำหรับจัดเก็บ จัดระเบียบ และจัดการเอกสารในรูปแบบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ระบบการจัดการเอกสารไม่ควรสับสนกับ “ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์” เพียงอย่างเดียว เช่น ที่คุณอาจใช้กับบัญชี Google, Apple หรือแม้แต่ Dropbox ของคุณ

เนื่องจากไม่เหมือนกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ซึ่งเป็นสิ่งที่ดูเหมือน…เครื่องมือที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดเก็บเอกสาร จัดระเบียบเอกสาร และทำให้สามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง ในทางกลับกัน ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณมีมากขึ้นในแง่ของการรักษาความปลอดภัย การปฏิบัติตามข้อกำหนด เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การผสานรวมแอปเพื่อประสิทธิภาพการทำงาน ความสามารถที่ต่อเนื่อง และนั่นเป็นเพียงจุดเริ่มต้นตามที่เราจะสรุปไว้ด้านล่าง

แน่นอน แม้แต่การใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อาจทำให้ธุรกิจของคุณนำหน้าการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรหรือในระบบการจัดเก็บเอกสารแบบกระดาษได้เล็กน้อย ดังที่เราจะพิจารณาในบทความนี้ด้วย ลองนึกภาพแอปพลิเคชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เหมือนกับยังคงจัดการโฟลเดอร์ไฟล์ทั้งหมดของคุณด้วยตนเอง ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารให้โซลูชันอัตโนมัติสำหรับการแบ่งปัน จัดเก็บอย่างปลอดภัย และสร้างเวิร์กโฟลว์การทำงานร่วมกันสำหรับข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารของคุณทั้งภายในและภายนอก ให้กับองค์กรของคุณ

เหตุผลสำคัญบางประการที่ทำให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณใช้ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์แทนโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ ได้แก่:

• จัดการกับเนื้อหาและข้อมูลที่แผ่ขยายออกไปเพื่อสร้างประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกันในการดำเนินงานประจำวันของคุณ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้สามารถค้นหาสิ่งต่างๆ เมื่อคุณต้องการ และแบ่งปันเอกสารและข้อมูลสำคัญกับผู้อื่น ไม่ว่าจะเป็นผู้ขายบุคคลที่สาม สมาชิกในทีม หรือลูกค้า แต่ยังสามารถจัดโครงสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพได้อีกด้วย

นี่คือจุดที่ระบบการจัดการเอกสารที่แท้จริงยกระดับการดำเนินงานของคุณให้เหนือกว่าระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เนื่องจากจะสร้างโครงสร้าง ประสิทธิภาพ และความสามารถในการปรับขนาดที่ยากต่อการจำลองแบบในโซลูชันพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์พื้นฐาน

• ใช้ประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลของธุรกิจของคุณ การย้ายไปสู่ระบบคลาวด์เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจในปัจจุบัน หากการระบาดใหญ่ของ Covid-19 ไม่ได้สอนอะไรเรา เราต้องเตรียมพร้อมด้วยกลยุทธ์การดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องที่มั่นคง สิ่งนี้สามารถทำได้ก็ต่อเมื่อธุรกิจของคุณมีความปลอดภัยในการเข้าถึงไฟล์ 24/7ทั้งในเวลาทำการปกติและทุกที่และทุกเวลาที่เราอาจถูกบังคับให้ย้ายไปอยู่ในกรณีฉุกเฉิน

นอกจากนี้ DMS ที่ดียังสามารถปรับปรุงขั้นตอนการทำงานของธุรกิจของคุณได้อย่างมาก เราหมายความว่าอย่างไรโดยที่? ด้วยคุณสมบัติ  ต่างๆ เช่น เทมเพลตโฟลเดอร์ในตัว การผสานรวม eSignature และการรวมแอปพลิเคชันทางธุรกิจและการทำงาน คุณสามารถประหยัดเวลาในการดูแลระบบได้มากโดยไม่จำเป็นต้องสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์สำหรับลูกค้าแต่ละรายหรือลูกค้าแต่ละราย หรือไม่ต้องแนบและดาวน์โหลดเอกสารจาก อีเมลไปยังโฟลเดอร์เดสก์ท็อปของคุณหลายร้อยครั้ง คุณสามารถรวม DMS เข้ากับการดำเนินธุรกิจของคุณ และลดปริมาณงานการดูแลระบบที่ซ้ำซากจำเจที่ซ้ำซากจำเจได้ในทันที

• ลดค่าใช้จ่ายด้านไอทีลงอย่างมาก ประโยชน์ที่สำคัญอีกประการของการจัดการเอกสารบนคลาวด์คือค่าใช้จ่ายด้านไอทีที่ลดลงเมื่อเปรียบเทียบกับธุรกิจขนาดเล็กที่จัดการเซิร์ฟเวอร์ในองค์กรและความสามารถ VPN ระยะไกลสำหรับพนักงานของพวกเขา หากคุณใช้คณิตศาสตร์ คุณจะพบว่าการใช้ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ที่ปลอดภัยนั้นมีต้นทุนที่ต่ำกว่าการดูแลเซิร์ฟเวอร์ในองค์กร จ่ายค่าพนักงานไอทีหรือผู้ให้บริการบุคคลที่สามเพื่อบำรุงรักษาซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ รวมถึงค่าใช้จ่ายด้านโครงสร้างพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับโซลูชันที่ไม่ใช่ระบบคลาวด์

• การปกป้องข้อมูลที่เพิ่มขึ้นและการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์ ประโยชน์ที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์คือการรักษาความปลอดภัยที่มีให้สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น บุคลากรและบันทึกทางการเงิน ตลอดจนการควบคุมการเข้าถึงสำหรับบุคคลที่สามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้ การใช้โซลูชันการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ที่ปลอดภัย (ขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือก) สามารถให้การป้องกันที่สำคัญสำหรับธุรกิจของคุณและบุคคลและหน่วยงานที่มีข้อมูลที่คุณจัดเก็บและแชร์ด้วยการเข้ารหัสข้อมูลระดับธนาคารสำหรับไฟล์เมื่อจัดเก็บหรือ ในการขนส่งทางอินเทอร์เน็ต

นอกจากนี้ การมีข้อมูลของคุณในระบบคลาวด์ยังช่วยให้มั่นใจได้ถึงการป้องกันภัยคุกคามความปลอดภัยทางไซเบอร์ ในระดับที่สูงขึ้น เมื่อเทียบกับการจัดเก็บข้อมูลบนคอมพิวเตอร์ในพื้นที่หรือในตัวเลือกอื่นๆ ที่มีความปลอดภัยน้อยกว่า เช่น แอปพลิเคชันพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์อย่างง่าย ด้วยภัยคุกคามทางไซเบอร์ที่เพิ่มขึ้น ประโยชน์นี้มอบการปกป้องที่มีคุณค่ามากขึ้นสำหรับธุรกิจของคุณเพื่อลดความเสี่ยง จัดการเอกสาร สำหรับธุรกิจ

• เปิดใช้งานความสามารถในการทำงานระยะไกลเพื่อให้พนักงานของคุณเชื่อมต่อและเวิร์กโฟลว์ของคุณมีพลังงาน ตอนนี้การทำงานระยะไกลกลายเป็นสิ่งจำเป็นเนื่องจากวิกฤตด้านสาธารณสุขของ coronavirus การเข้าถึงเอกสารของบริษัทของคุณอย่างปลอดภัยโดยพนักงานและบุคคลที่สาม เช่น ผู้ขายหรือผู้รับเหมาเป็นสิ่งสำคัญ

นี่คือสิ่งที่ DMS บนคลาวด์เสนอให้ โดยขึ้นอยู่กับโซลูชันที่คุณเลือก พนักงานของคุณสามารถเข้าสู่ระบบได้อย่างปลอดภัยจากโทรศัพท์หรือแล็ปท็อปด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน เข้าถึงได้เฉพาะไฟล์ที่พวกเขาได้รับอนุญาตเท่านั้น นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายสำหรับทีมที่อยู่ห่างไกลรวมถึงความสามารถในการทำงานพร้อมกันกับไฟล์ที่มีข้อมูลในแบบเรียลไทม์เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาเวอร์ชัน

2. วิธีการเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมสำหรับธุรกิจของคุณ?

ตามหลักการแล้ว DMS ที่คุณเลือกใช้สภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยบนระบบคลาวด์ ไม่ใช่บนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ดั้งเดิมหรือเซิร์ฟเวอร์แบบภายในองค์กร เหตุผลก็คือตัวเลือกที่ใช้ระบบคลาวด์จะมีประโยชน์อย่างมากเมื่อเทียบกับโซลูชันภายในองค์กร พิจารณาความแตกต่าง:

ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์
• เสนอการจัดเก็บเอกสารออนไลน์โดยมีค่าธรรมเนียมคงที่
• มักมาพร้อมกับพอร์ทัลไคลเอนต์ในตัวที่รองรับการเข้าสู่ระบบของแขกสำหรับการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย
ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน • อนุญาตให้ปรับแต่งโฟลเดอร์และโครงสร้างการจัดการไฟล์ที่รองรับธุรกิจ’ เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเองและทำงานของผู้ดูแลระบบซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ
รองรับการทำงานทางไกลและความสามารถในการทำงานร่วมกัน รวมถึงการเซ็นเอกสารทาง อิเล็กทรอนิกส์
เสนอระดับความปลอดภัยของข้อมูลขั้นสูงและการปฏิบัติตามข้อกำหนดความเป็นส่วนตัวของผู้บริโภคและการปกป้องข้อมูลได้ดียิ่งขึ้น
ไม่ต้องมีการบำรุงรักษาไอทีภายในบริษัท—มีการสนับสนุนทางเทคนิคเป็นส่วนหนึ่งของบริการ
เปิดใช้งานการทำงานแบบซิงโครนัสบนเอกสาร
รองรับความต่อเนื่องทางธุรกิจโดยอนุญาตให้บริษัทต่างๆ

บัญชีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
ให้บริการที่เก็บข้อมูลออนไลน์แบบชำระเงินล่วงหน้าหรือจ่ายตามการใช้งาน
คุณสมบัติการแชร์ไฟล์และเครื่องมือการทำงานร่วมกัน

ทรัพยากรการจัดเก็บอาจใช้ร่วมกันในสภาพแวดล้อมที่มีผู้เช่าหลายราย
ซอฟต์แวร์ได้รับการอัปเดตอยู่เสมอโดยเป็นส่วนหนึ่งของการสมัครสมาชิกที่ใช้งานอยู่
ฝ่ายไอทีไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมปรับปรุงและแพตช์ซอฟต์แวร์
การลงทุนถือเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายรายเดือนที่ต่ำกว่า

ที่เก็บข้อมูล
ในองค์กร • องค์กรจัดซื้อ เป็นเจ้าของ และจัดการทรัพยากรการจัดเก็บ
องค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการรักษาความปลอดภัยทรัพยากรการจัดเก็บและข้อมูล

ค่าใช้จ่ายทั้งหมดของการจัดเก็บในองค์กรเป็นความรับผิดชอบของบริษัท

การอัปเดตซอฟต์แวร์และการจัดการความสมบูรณ์ของสภาพแวดล้อมเซิร์ฟเวอร์เป็นความรับผิดชอบของธุรกิจขนาดเล็ก
ทรัพยากรการจัดเก็บยังคงทุ่มเทให้กับบริษัท
การลงทุนถือเป็นรายจ่ายฝ่ายทุนซึ่งโดยทั่วไปจะมีต้นทุนสูง

อย่างที่คุณเห็น ภาระของธุรกิจขนาดเล็กจะสูงขึ้นมากเมื่อเลือกระบบการจัดการเอกสารภายในองค์กรแทน DMS นอกจากนี้ ความสามารถของที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบธรรมดานั้นยังไม่แข็งแกร่งเท่าที่ควร

ลงมือทำทันทีเพื่อเปลี่ยนแปลงและปกป้องธุรกิจของคุณในยุคดิจิทัล

เมื่อคุณวางระบบการจัดเก็บเอกสารบนคลาวด์ที่เหมาะสมในธุรกิจของคุณ คุณจะพบว่ามันสามารถเปลี่ยนแปลงได้อย่างแท้จริงเมื่อพูดถึงการเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานและพนักงาน ทำให้ความสามารถทางไกลง่ายขึ้น และเพิ่มความอุ่นใจของคุณเองเกี่ยวกับความสามารถของคุณ ธุรกิจให้ยืนหยัดผ่านเงื่อนไขทางธุรกิจเกือบทุกประเภทและลดความเสี่ยงด้านความปลอดภัย

เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่า DMS คืออะไรและมีประโยชน์อย่างไรต่อธุรกิจของคุณ มาดูโซลูชันที่จะช่วยให้คุณใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้ได้ อ่านส่วนที่สองของคู่มือนี้เพื่อดำเนินการและกำหนดโซลูชัน DMS ที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

กำหนดเวลาการสาธิต 15 นาที  ด้วย  SmartVault  เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม ผู้คนกว่า 1 ล้านคนไว้วางใจ  SmartVault  ในเรื่องเอกสารที่ละเอียดอ่อนที่สุด สร้างขึ้นด้วยการรักษาความปลอดภัยระดับธนาคาร   แพลตฟอร์มเดียวของ SmartVault  เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดในการจัดเก็บและแบ่งปันเอกสารของคุณ จัดการเอกสารสำหรับธุรกิจ

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699