บทบาทของการจัดการเอกสาร การจัดการเอกสารมีบทบาทสำคัญในการช่วยเหลือพนักงานแบบไฮบริด ดังนั้นองค์กรจึงต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากลยุทธ์การจัดการเอกสารของพวกเขาเปิดใช้งานการทำงานร่วมกันแบบไฮบริดที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้

สำหรับองค์กรที่ทำกระบวนการดิจิทัลก่อนการระบาดของ COVID-19 งานดิจิทัล รวมถึงการทำงานกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ใช่เป้าหมายที่จะบรรลุอีกต่อไป มันเป็นวิธีการหลักในการทำธุรกิจ

องค์กรต้องเรียนรู้อย่างรวดเร็วเพื่อดำเนินการต่อไปเมื่อกระบวนการที่มีอยู่จำนวนมากต้องอาศัยพนักงานในที่เดียว เนื่องจากสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นหลายองค์กรยังคงได้รับประโยชน์จากการจัดการเอกสารทางไกลที่ได้รับการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นเนื่องจากการแพร่ระบาด ทว่า การจัดการเอกสารในการทำงานแบบไฮบริดนั้นมีความสมบูรณ์มากกว่า เนื่องจากความปกติใหม่จะเป็นการผสมผสานระหว่างพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่และจากที่อื่น องค์กรต้องประเมินประโยชน์ของกลยุทธ์การจัดการเอกสารที่เหมาะสมในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริดและระบบการจัดการเอกสารที่ตรงกับความต้องการมากที่สุด

โรคระบาดเปลี่ยนการจัดการเอกสารอย่างไร

จุดเริ่มต้นของการระบาดใหญ่ส่งผลกระทบต่อองค์กรที่มีพนักงานทางไกลหรือกลยุทธ์การทำงานดิจิทัลน้อยลง องค์กรที่ไม่ได้อยู่ห่างไกลกันอย่างเต็มที่ก่อนการเปลี่ยนแปลงจะค้นพบข้อบกพร่องมากมายในการทำงานร่วมกันด้านเนื้อหา

แม้ว่าบางองค์กรจะยังใช้เครื่องมือแชร์ไฟล์บนเครือข่าย แต่ส่วนใหญ่ยังไม่พร้อมให้พนักงานทั้งหมดใช้ VPN พร้อมกัน สิ่งนี้ทำให้หลายองค์กรปรับใช้บริการการจัดการเนื้อหาขององค์กร (ECM)ที่ตอบสนองความต้องการการจัดการเอกสารในทันที มากกว่าผลประโยชน์ระยะยาว แม้ว่าจะไม่สมบูรณ์แบบ แต่หลายองค์กรก็ชอบบริการที่ออกแบบอย่างเร่งรีบ แทนที่จะพึ่งพาอีเมลเพื่อจัดการเอกสาร บริการจัดการเอกสารใดๆ ก็ตามที่มีความสามารถจากระยะไกล แม้ว่าจะไม่ใช่บริการที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรก็ตาม แต่ก็สามารถช่วยตอบสนองความต้องการในทันทีได้

5 วิธีในการจัดการเอกสารให้ประโยชน์กับงานไฮบริด

เมื่อองค์กรก้าวไปสู่สภาพแวดล้อมการทำงานแบบไฮบริด พวกเขาตระหนักดีว่าบริการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่งมีข้อดีหลายประการ ผลประโยชน์หลายอย่างยังถูกนำมาใช้ก่อนการแพร่ระบาด แต่องค์กรไม่ได้จัดลำดับความสำคัญ

การจัดการเอกสารในงานไฮบริดที่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ ได้แก่ :

1. การจัดการเวิร์กโฟลว์ องค์กรต่างๆ ได้เปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจแบบดิจิทัลในช่วงสองสามทศวรรษที่ผ่านมา บริการที่จัดการเอกสารในตำแหน่งศูนย์กลางทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานและทำงานร่วมกันได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ของพวกเขา
2. ความร่วมมือ การสนทนาและกระบวนการที่เกิดขึ้นในบริบทเดียวกับเอกสารสามารถช่วยขยายการทำงานร่วมกันและรักษาการสื่อสารระหว่างพนักงานระยะไกล
3. ความต่อเนื่องทางธุรกิจ ในช่วงต้นของการระบาดใหญ่ความต่อเนื่องทางธุรกิจ ได้ ขับเคลื่อนการจัดการเอกสาร เนื่องจากอีเมลกลายเป็นวิธีที่ท้าทายอย่างรวดเร็วในการร่าง ตรวจสอบ และจัดการเนื้อหาประเภทต่างๆ องค์กรต้องการบริการที่ผู้ใช้ – ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด – สามารถค้นหาและทำงานกับเอกสารได้
4. ความ สามารถในการค้นหา ระบบการจัดการเอกสารที่ดีทำให้สามารถค้นพบไฟล์ได้ แม้ว่าจะไม่มีระบบใดที่สมบูรณ์แบบ แต่บริการที่ดีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารเฉพาะได้
5. ความปลอดภัย เอกสารสามารถมีข้อมูลที่มีค่าและไม่ซ้ำใคร องค์กรต้องการระบบการจัดการเอกสารที่ปกป้องเอกสารที่มีค่าจากการโจรกรรมและจัดเก็บอย่างปลอดภัย

5 ระบบการจัดการเอกสารที่ต้องพิจารณา

เพื่อบูรณาการระบบการจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต้องค้นหาระบบที่เสริมการทำงานของพนักงานอยู่แล้ว ตัวเลือกด้านล่างมีข้อเสนอออนไลน์และการซิงค์เดสก์ท็อปในระดับต่างๆ ซึ่งช่วยให้องค์กรสามารถเริ่มต้นใช้บริการได้อย่างรวดเร็ว

นอกจากนี้ องค์กรต้องใช้การกำกับดูแลข้อมูลก่อนที่จะนำเทคโนโลยีไปใช้กับพนักงานทั้งหมดหรือเผชิญกับความท้าทายใหม่

ระบบการจัดการเอกสารรวมถึง – แต่ไม่จำกัดเพียง – ดังต่อไปนี้:

1. ไมโครซอฟต์ทีม. ทีมได้รับพื้นที่มากในช่วงการระบาดใหญ่ เริ่มแรกเป็นทางเลือกของ Slack ในสภาพแวดล้อม Microsoft IT Teams เติบโตขึ้นเพื่อซ้อนทับความสามารถในการประชุมของ Zoomและนำเสนอคุณลักษณะการจัดการเอกสารที่สำคัญ จุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดคือคุณสมบัติต่างๆ ที่แผนกไอทีสามารถปรับใช้ได้อย่างรวดเร็ว
2. Microsoft 365 Microsoft 365 เป็นการรีแบรนด์ของ Office 365 โดยมีแนวทางในการจัดการเอกสารที่แตกต่างจาก Teams ในขณะที่ทั้งคู่ใช้เทคโนโลยี SharePoint แต่ Microsoft 365 มีแนวความคิดเชิงโครงการที่เป็นแบบดั้งเดิมมากกว่า โดยเน้นที่โครงสร้างข้อมูล Microsoft 365 เหมาะสมกว่าสำหรับองค์กรที่มุ่งมั่นกับผู้ขาย แต่มีเครื่องมือในการทำงานร่วมกัน เช่น Slack ที่ใช้อยู่แล้ว
3. กล่อง. Box ให้ความสำคัญกับการจัดการเอกสารตั้งแต่เริ่มก่อตั้ง แพลตฟอร์มสามารถเป็นประโยชน์ต่อองค์กรที่ต้องการการซิงค์เดสก์ท็อปเป็นหลักและสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจดิจิทัล ผู้จำหน่ายเสนอ API ที่แข็งแกร่ง ซึ่งทำให้การรวมเอกสารเข้ากับระบบอื่นๆ ง่ายขึ้น Box มีคุณสมบัติการทำงานร่วมกันในตัวน้อยกว่าคู่แข่ง อย่างไรก็ตาม องค์กรที่มีสภาพแวดล้อมซอฟต์แวร์แบบผสมอาจได้รับประโยชน์สูงสุดจากผู้จำหน่ายรายนี้
4. Google Docs. องค์กรมักมองข้ามตัวเลือกนี้ Google เอกสารช่วยให้ทำงานร่วมกันและบูรณาการอย่างแน่นหนาสำหรับองค์กรที่ใช้ Gmail ตัวเลือกนี้มีความท้าทาย UX บางประการสำหรับการทำงานร่วมกันกับบุคคลภายนอก องค์กรยังต้องจับตาดูรูปแบบเนื้อหาอย่างใกล้ชิด เนื่องจากผู้ใช้สามารถเปลี่ยนรูปแบบเนื้อหาให้เทียบเท่ากับ Microsoft Word, Excel และ PowerPoint ของ Google ได้อย่างง่ายดาย
5. บริการเนื้อหา Alfresco ของ Hyland ผลิตภัณฑ์ไฮแลนด์แต่ละชิ้นมีจุดแข็งและประวัติอันยาวนานใน ECM ที่แตกต่างกัน แพลตฟอร์ม Alfresco Content Services มีความสามารถในการทำงานร่วมกันและการแชร์เอกสาร เป็นโอเพ่นซอร์ส ช่วยให้กำหนดค่าและปรับแต่งได้ง่ายขึ้นหากองค์กรปรับใช้บริการในสภาพแวดล้อมคลาวด์แทนแพลตฟอร์ม Alfresco เพื่อใช้ประโยชน์จากความสามารถของ Alfresco Content Services อย่างเต็มที่ องค์กรต้องลงทุนในทรัพยากรของผู้ขาย

Gartner, Forrester และบริษัทวิเคราะห์อื่นๆ ครอบคลุมผู้ค้าเหล่านี้และตัวเลือกอื่นๆ เช่นเดียวกับรายการด้านบน รายการเหล่านี้จะเน้นที่ผู้เล่นรายใหญ่และอาจพลาดผู้จำหน่ายรายย่อย เมื่อเลือกระบบการจัดการเอกสาร คำถามที่สำคัญที่สุดที่ควรถามมีดังนี้

• UX รองรับการทำงานของพนักงานหรือไม่? บทบาทของการจัดการเอกสาร
• องค์กรสามารถจัดระเบียบและควบคุมเนื้อหาได้อย่างเหมาะสมโดยไม่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานหรือไม่?
• องค์กรสามารถปรับใช้ระบบกับสภาพแวดล้อมคลาวด์และปรับขนาดขึ้นหรือลงได้ตามต้องการหรือไม่

หากผู้จำหน่ายสามารถตอบคำถามเหล่านั้นได้สำเร็จ องค์กรก็สามารถมั่นใจในการเลือกได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699