ข้อมูลเมตาช่วยให้ โซลูชัน Enterprise Content Management (ECM) สามารถจัดการ จัดเก็บ และ จัดระเบียบเอกสารทางธุรกิจ ได้แบบเรียลไทม์ กล่าวโดยย่อ ข้อมูลเมตาคือข้อมูลที่อธิบายแง่มุมเกี่ยวกับเอกสาร โดยจะอธิบายว่าข้อมูลมีโครงสร้างอย่างไรภายในเอกสาร ค้นหาได้ และจัดเก็บไว้ข้างๆ เอกสารที่อธิบาย ข้อมูลเมตาสามารถเข้าถึงได้ผ่านคำค้นหา
หากคุณกำลังค้นหาวิธีที่สะดวกในการทำให้เนื้อหา ของคุณค้นหาได้ง่ายขึ้น โดยการจัดทำดัชนีข้อมูล รวมถึงข้อมูลรวมจากเอกสารหลายฉบับ คุณต้องใช้ข้อมูลเมตาเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ ECM ของคุณ ข้อมูลนี้สามารถส่งออกไปยังรายงานหรือใช้เป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อย้ายเอกสารไปตามกระบวนการที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า
ตัวอย่างของข้อมูลเมตา ได้แก่ ฟิลด์ เวอร์ชัน แท็ก ลิงก์ และลายเซ็นดิจิทัล
เมื่อสร้างแผนข้อมูลเมตาสำหรับองค์กรของคุณ ให้พิจารณาการใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเจ็ดประการเหล่านี้:
- ตั้งชื่อทั่วไปให้กับฟิลด์ของคุณเพื่อให้สามารถนำมาใช้ซ้ำในเทมเพลตต่างๆ
- วางช่องที่ใช้บ่อยไว้ด้านบนสุดของเทมเพลต และช่องที่ใช้น้อยไว้ด้านล่าง
- ตั้งค่าฟิลด์ข้อมูลสำคัญเป็น “จำเป็น” เพื่อกรอกเพื่อบันทึกเอกสารของคุณ
- เพิ่มลิงก์เพื่อนำทางอย่างรวดเร็วระหว่างเอกสารที่ใช้บ่อย
- ใช้แท็กความปลอดภัยในเอกสารลับ
- เพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับเวอร์ชันเมื่อคุณบันทึกเอกสารเวอร์ชันใหม่
- ใช้ฟังก์ชัน “การเช็คเอาต์เอกสาร” เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นแก้ไขในขณะที่คุณอยู่ในเอกสาร
1. ตั้งชื่อทั่วไปให้กับฟิลด์ของคุณเพื่อให้สามารถนำมาใช้ซ้ำในเทมเพลตต่างๆ
การทำช่องเทมเพลตให้เป็นมาตรฐานด้วยชื่อทั่วไป เช่นชื่อลูกค้าที่อยู่หรือหมายเลขประจำตัวสามารถช่วยในการนำช่องเหล่านี้กลับมาใช้ใหม่และนำไปใช้กับเอกสารหลายประเภท เมื่อคุณลดจำนวนฟิลด์ที่ผู้ใช้สามารถเลือกได้ คุณจะลดความสับสนของผู้ใช้และเพิ่มความเข้าใจในกระบวนการของคุณด้วยโอกาสที่ดีกว่าที่ผู้ใช้ของคุณจะกรอกแบบฟอร์มทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย
เคล็ดลับสำหรับมือโปร:ชื่อฟิลด์ควรอธิบายตนเองได้ ห้ามใช้คำย่อ
2. วางช่องที่ใช้บ่อยไว้ด้านบนสุดของเทมเพลต และช่องที่ใช้น้อยไว้ด้านล่าง
ลดความเหนื่อยล้าในการอ่านของผู้ใช้โดยการวางฟิลด์ที่ใช้บ่อย (ด้วยชื่อทั่วไปตามที่ระบุไว้ด้านบน) ที่จุดเริ่มต้นของแม่แบบของคุณ และฟิลด์ตัวแปรอื่นๆ ที่ส่วนท้าย ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ที่กำลังสแกนและจัดเก็บเอกสารสามารถพิมพ์ค่าของตนลงในฟิลด์ที่เกี่ยวข้องมากที่สุดได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องกดแท็บหรือเลื่อนลง วิธีนี้จะเก็บฟิลด์ที่เกี่ยวข้องที่สุดไว้ในตำแหน่งที่ผู้ใช้จะดูก่อนเมื่อค้นหาหรือเปิดเอกสาร
เคล็ดลับสำหรับมือโปร:ใช้รายการแบบเลื่อนลงและฟิลด์ไดนามิกเพื่อช่วยผู้ใช้ในการกรอกข้อมูลในฟิลด์และป้องกันข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูล
3. กำหนดช่องข้อมูลสำคัญเป็น “จำเป็น” เพื่อกรอกเพื่อบันทึกเอกสารของคุณ
เมื่อคุณตั้งค่าฟิลด์เป็น “จำเป็น” ผู้ใช้จะถูกบังคับให้ป้อนค่าลงในฟิลด์ก่อนที่จะสามารถบันทึกได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้ข้อจำกัดของฟิลด์ที่จำเป็นอย่างมีสติ
เคล็ดลับสำหรับมือโปร: ฟิลด์ที่ต้องกรอกมากเกินไปอาจทำให้การจัดทำดัชนีช้าลง แต่การน้อยเกินไปอาจทำให้ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน
4. เพิ่มลิงก์เพื่อนำทางอย่างรวดเร็วระหว่างเอกสารที่ใช้บ่อย
ลิงก์เชื่อมโยงเอกสารที่เกี่ยวข้องแม้ว่าจะจัดเก็บไว้ในส่วนต่างๆ ของที่เก็บก็ตาม ช่วยให้ผู้ใช้ของคุณค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วโดยไม่เกะกะพื้นที่เก็บข้อมูลซึ่งเต็มไปด้วยทางลัด ใช้ลิงค์! เมื่อคุณใช้ลิงก์ คุณให้บริบทเพิ่มเติมแก่เอกสารและประหยัดเวลาสำหรับผู้ใช้ของคุณ ตัวอย่างเช่น หากผู้ใช้กำลังทำงานในโครงการที่มีเอกสารหลายชุด ลิงก์จะช่วยในการช่วยให้ผู้ใช้ย้ายไปมาระหว่างเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องนำทางไปยังโครงสร้างโฟลเดอร์
5. ใช้แท็กความปลอดภัยในเอกสารที่เป็นความลับ
หากคุณมีเอกสารที่เป็นความลับ การใช้แท็กรักษาความปลอดภัยเป็นความคิดที่ดี แท็กความปลอดภัยอนุญาตให้ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูได้
6. เพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับเวอร์ชันเมื่อคุณบันทึกเอกสารเวอร์ชันใหม่
การกำหนดเวอร์ชันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดระเบียบพื้นที่เก็บข้อมูลของคุณ เมื่อใดก็ตามที่คุณบันทึกเอกสารเป็นเวอร์ชันใหม่ วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุดคือเพิ่มความคิดเห็นเกี่ยวกับเวอร์ชัน การทำเช่นนี้จะช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นระหว่างเวอร์ชันต่างๆ ได้โดยง่าย โดยไม่จำเป็นต้องเปิดเอกสารจริง
7. ใช้ฟังก์ชัน “การเช็คเอาต์เอกสาร” เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นแก้ไขในขณะที่คุณอยู่ในเอกสาร
ป้องกันความเป็นไปได้ที่ผู้ใช้หลายคนจะแก้ไขกันเองพร้อมกันภายในเอกสาร ใช้ฟังก์ชันเช็คเอาต์เอกสาร วิธีนี้จะอนุญาตให้ผู้ใช้ทีละคน “ชำระเงิน” เอกสาร รวบรวมและบันทึกการเปลี่ยนแปลงเป็นเวอร์ชันเดียว จากนั้นตรวจสอบเอกสารกลับเข้าไปในที่เก็บหรือโฟลเดอร์ คล้ายกับผู้มีอุปการะคุณกำลังอ่านหนังสือจากห้องสมุดและเมื่อเสร็จแล้วก็ส่งคืนหนังสือ
การรวมแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเป็นส่วนหนึ่งของแผนข้อมูลเมตาของคุณเป็นความคิดที่ดีเสมอ เนื่องจากการวางแผนตอนนี้จะช่วยลดความสับสนและนำไปสู่การยอมรับของผู้ใช้ที่ดีขึ้นในภายหลัง
โซลูชัน ECM และข้อมูลเมตาจะช่วยเพิ่มความคล่องตัวให้กับกระบวนการทางธุรกิจของคุณได้อย่างไร ติดต่อผู้เชี่ยวชาญที่ Gordon Flesch Company เพื่อรับการประเมินฟรีโดยไม่มีข้อผูกมัดเพื่อหารือเกี่ยวกับการใช้ประโยชน์จากข้อมูลของคุณเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนด และตัดสินใจทางธุรกิจได้ดีขึ้น จัดระเบียบเอกสารทางธุรกิจ
ปริมาณข้อมูลที่สร้างขึ้นโดยธุรกิจโดยเฉลี่ยเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว คุณจะจัดระเบียบและจัดการข้อมูลที่ถล่มทลายนี้ได้ดีขึ้นอย่างไร เรียนรู้เกี่ยวกับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีหลัก 5 ประการที่ธุรกิจของคุณสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการดำเนินงานและก้าวไปข้างหน้า คลิกลิงก์ด้านล่างเพื่อดาวน์โหลดอินโฟกราฟิก
การจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์นั้นดีสำหรับการจัดเก็บเอกสารระยะยาว เนื่องจากต้นทุนต่ำและเข้าถึงได้ง่าย อย่างไรก็ตาม มีความเสี่ยงจากความล้มเหลวทางเทคนิค ซึ่งอาจทำให้คุณต้องเสียเงินในการทำสำเนา เขียนใหม่ หรือกู้คืนไฟล์
การจัดเก็บไฟล์อิเล็กทรอนิกส์จะเปลี่ยนการจัดการเอกสารสำหรับหลายองค์กร ระบบคลาวด์ได้เปิดทางเลือกมากมายสำหรับการจัดเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ และหลายองค์กรกำลังโยกย้ายจากการแชร์กองกระดาษแบบเดิมในสำนักงาน หรือจากการลงทุนด้านฮาร์ดแวร์หรือซอฟต์แวร์ที่มีราคาแพง
ด้วยระบบการจัดเก็บแบบนี้ เอกสารอาจถูกจัดเก็บไว้นอกสำนักงานใหญ่ของบริษัท เนื่องจากสามารถเข้าถึงได้ผ่านสมาร์ทโฟนหากจำเป็น สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงบันทึกของบริษัทได้เมื่อจำเป็น แม้ในช่วงสัปดาห์ทำงานห้าวันซึ่งพนักงานอาจไม่ได้อยู่ที่มหาวิทยาลัย
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
