ทำไมต้องมีการจัดการไฟล์ การปรับปรุงวิธีที่องค์กรของคุณจัดการไฟล์จะช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพการทำงานระหว่างทีม ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าคุณควรคิดอย่างไรเกี่ยวกับการจัดการไฟล์ แบ่งปันเคล็ดลับการจัดการไฟล์ และหารือเกี่ยวกับวิธีดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดการไฟล์คืออะไร?

การจัดการไฟล์คือกระบวนการจัดการไฟล์ของคุณ กล่าวโดยเจาะจงคือการจัดการไฟล์ของคุณเพื่อให้ไฟล์ทั้งหมดถูกจัดเก็บไว้ในที่เดียว จัดหมวดหมู่ในลักษณะที่ทำให้ค้นหาได้ง่าย และจัดระเบียบในลักษณะที่เหมาะสมกับคุณ

การจัดการไฟล์มักดำเนินการด้วยการใช้ระบบจัดการไฟล์ นี่คือซอฟต์แวร์ประเภทหนึ่งที่จัดการไฟล์ดิจิทัล โดยส่วนใหญ่มักจะใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์

หากคุณต้องการเปลี่ยนไฟล์จากกระดาษเป็นดิจิทัลโดยเฉพาะ คุณอาจได้ยินการจัดการไฟล์ที่เรียกว่าการจัดการเอกสาร ในกรณีนี้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารจะใช้เพื่อช่วยอัปโหลดไฟล์กระดาษเข้าสู่ระบบไฟล์ดิจิทัล

ทีมธุรกิจที่กำลังทำงานในโครงการใดๆ ไม่ว่าจะเป็นแคมเปญ การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการต่างๆ มักจะสร้างไฟล์ ทรัพยากร และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่นๆ จำนวนมาก

ผู้คนพึ่งพาทรัพยากรเหล่านี้ในการทำงานให้สำเร็จ ดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องจัดระเบียบอย่างดีและค้นหาได้ง่าย

ช่วยให้ทีมสามารถจัดการไฟล์  ได้อย่างมีประสิทธิภาพและจัดการโครงการโดยรวม ความสวยงามของแพลตฟอร์มนี้คือทุกอย่างอยู่ในที่เดียวที่สะดวกสบาย

ทีมที่จัดการไฟล์ของพวกเขาใน มีข้อได้เปรียบด้านองค์กร — เมื่อไฟล์ถูกจัดเก็บในที่เดียวกับที่การดำเนินโครงการเกิดขึ้น การอัปโหลดไฟล์ของคุณ แบ่งปันกับทีมของคุณ และทำงานร่วมกันนั้นเป็นเรื่องง่าย

ประโยชน์ของการจัดการไฟล์และค่าใช้จ่ายในการข้ามไฟล์คืออะไร

การจัดการไฟล์ทำให้การสื่อสารผิดพลาดน้อยลงและเสียเวลาโดยรวมน้อยลง มันสามารถช่วยคุณลดระยะเวลาการหยุดผลิตภาพเหล่านั้นที่ใช้ในการค้นหาข้อมูลที่ทันสมัยซึ่งมีความสำคัญต่อการดำเนินงานได้อย่างจริงจัง

นี่คือสิ่งที่การจัดการไฟล์ที่ดีนำมาสู่ตาราง:

• สิ่งสำคัญที่สุดคือควรเก็บเอกสารที่สำคัญที่สุดทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียว ข้อมูลสำคัญ เช่น ไฟล์หลักใดที่เป็น เวอร์ชัน ล่าสุด  ช่วยให้ทีมและเวิร์กโฟลว์โครงการของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น
• ช่วยให้ทีมไม่ต้องเสียเวลาทำซ้ำไฟล์ที่หาไม่เจอ สมาชิกในทีมสามารถค้นหาไฟล์ล่าสุดได้เสมอ เนื่องจากไฟล์เหล่านี้แนบอยู่ในเวิร์กโฟลว์ของโครงการ
• ช่วยลดเวลาที่ใช้ในอีเมล เข้าถึงไฟล์จากสมาชิกในทีมของคุณทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้เวลาในการค้นหา แนบ และแบ่งปันอีกครั้งผ่านเธรดอีเมล
• ตรวจสอบและอนุมัติเนื้อหาได้ง่ายขึ้น กระบวนการตรวจสอบและอนุมัติมักจะรวมถึงการแชร์ไฟล์กับความคิดเห็น การตอบกลับ การแก้ไข และอื่นๆ ทำให้ง่ายขึ้นโดยเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียว
• ควบคุมและดูแลเวอร์ชันของเอกสาร ไม่ต้องค้นหาเอกสารล่าสุดอีกต่อไปเพราะทุกอย่างอยู่ในที่เดียว

หากคุณไม่ได้จัดการไฟล์ของคุณอย่างถูกต้อง คุณกำลังตกเป็นเหยื่อของข้อเสียเหล่านี้:

• คุณกำลังสร้างไซโลข้อมูล : เช่นเดียวกับตัวอย่างของเราในตอนต้นของบทความนี้ ไซโลข้อมูลส่งผลให้มีการแบ่งปันไฟล์หรือข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง เนื่องจากสิ่งที่ถูกต้องจะถูกจัดเก็บให้พ้นจากผู้ที่ต้องการ
• สูญเสียการติดตามเอกสารสำคัญหรือพลาดการอัปเดตสถานะ : หากไม่มีระบบที่เป็นระเบียบเพื่อรวบรวมข้อมูลของคุณ สิ่งนี้จะเสี่ยงต่อผลกำไรของคุณ
• ความล่าช้าของกำหนดเวลา : อย่าพลาดกำหนดเวลาเพราะคุณไม่พบสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจำเป็นต้องรายงานให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทราบเกี่ยวกับความคืบหน้า

แต่เพื่อให้เครื่องมือจัดการไฟล์มีประโยชน์และมีประสิทธิภาพ คุณจะต้องสะดวกในการใช้งานด้วย หากคุณสามารถทำงานร่วมกันและสื่อสารกับไฟล์ของคุณได้ คุณจะกำจัดความซ้ำซ้อนและเวลาหน่วงได้ ทำไมต้องมีการจัดการไฟล์

การจัดการไฟล์ที่ดีมีลักษณะอย่างไร?

เพื่อที่จะจัดการไฟล์ของคุณอย่างเหมาะสม ไฟล์ทั้งหมดจะต้องอยู่ในที่เดียว

เมื่อไฟล์ทั้งหมดของคุณอยู่ภายใต้หลังคาเดียวกันแล้ว คุณสามารถจัดระเบียบ สนับสนุนการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้น ลดหรือขจัดไฟล์ที่ซ้ำซ้อนหรือไฟล์เวอร์ชันต่างๆ และให้การเข้าถึงแก่ทั้งทีม

เมื่อคุณจัดการไฟล์ของคุณด้วยทุกอย่างไม่ได้อยู่ในที่เดียว นอกจากนี้ยังอยู่ในที่เดียวกับที่การจัดการโครงการและการสื่อสารเกิดขึ้น ดังนั้นจึงไม่มีอะไรสูญหาย

แต่ละงานในบอร์ดอนุญาตให้สมาชิกในทีมเขียนอัปเดต ถามคำถามสมาชิกทีมคนอื่นๆ และแชร์ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโครงการนั้น

คุณยังสามารถเพิ่มไฟล์ไปยังการอัปเดตสถานะได้ด้วย ตัวอย่างเช่น ช่างภาพกำลังทำงานกับลูกค้าโดยใช้

ภายในงาน รูปภาพที่แก้ไขหลายเวอร์ชันจะถูกส่งกลับไปกลับมาเพื่อตรวจสอบระหว่างสมาชิกในทีม เมื่องานได้รับการทำเครื่องหมายว่าเสร็จสิ้นแล้ว สามารถแนบรูปภาพสุดท้ายกับการอัปเดตสถานะได้

สามารถอัปโหลดไฟล์ได้จากหลากหลายที่ รวมถึงโดยตรงจากเดสก์ท็อป, Google Drive, Dropbox, Box และ OneDrive

คุณยังสามารถนำเข้าไฟล์ไปยังงานต่างๆ ได้โดยอัตโนมัติด้วยการรวมเข้า  กับเครื่องมือที่คุณอาจใช้อยู่แล้ว

หากไฟล์ของคุณต้องปรากฏภายในบอร์ดเป็นสิ่งสำคัญ คุณสามารถเพิ่มคอลัมน์ไฟล์ลงในบอร์ดของคุณได้

มันจะแสดงภาพแต่ละไฟล์เป็นภาพขนาดย่อขนาดเล็กมาก ทำให้เห็นได้ชัดเจนว่าเอกสารใดที่แนบมากับงานใด

เมื่อเพิ่มไฟล์ลงในบอร์ด ของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นได้โดยตรงบนไฟล์เหล่านั้น เพื่อให้มั่นใจว่าความคิดเห็นหรือการอัปเดตสถานะใดที่สอดคล้องกับแต่ละไฟล์มีความชัดเจนเสมอ

เริ่ม

ไม่ว่าไฟล์ของคุณจะแนบกับงานแต่ละรายการ หรือพวกเขาทำให้เป็น ผ่านการอัปโหลดจำนวนมาก หรือการผสานรวมบางประเภท คุณสามารถดูทั้งหมดได้โดยใช้มุมมองไฟล์

ผ่านมุมมองไฟล์ คุณสามารถแก้ไขและเปิดไฟล์ จัดเรียง ค้นหาไฟล์ที่คุณต้องการ รวมทั้งพิมพ์ ดาวน์โหลด หรือลบไฟล์เหล่านั้น

โซลูชันซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์บางอย่างกำหนดให้คุณต้องสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ เพื่อจัดระเบียบไฟล์ของคุณ ด้วย ไฟล์ของคุณจะถูกจัดเก็บตามงานแทนที่จะเป็นโฟลเดอร์ พวกเขาสามารถค้นหาได้จากชื่อไฟล์

เมื่อคุณอัปโหลดไฟล์ ไม่ว่าจะเป็นไฟล์เดียวหรือหลายไฟล์ คุณสามารถเปลี่ยนชื่อไฟล์ เพื่อให้สมาชิกในทีมคนอื่นๆ ค้นหาได้ง่าย

สุดท้าย คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์โดยตรงไปยังอุปกรณ์ของคุณได้หากจำเป็นด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว  

ในบางกรณี คุณอาจกำลังทำงานกับไฟล์ที่คุณไม่ต้องการแชร์กับทั้งทีม

ตามค่าเริ่มต้น ทุกคนที่สามารถเข้าถึงบอร์ดของคุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์หรือแก้ไขได้เช่นกัน แต่คุณสามารถเปลี่ยนได้ตามต้องการ

หากต้องการตั้งค่าการจำกัดเพื่อให้คุณหรือสมาชิกในทีมบางคนเข้าถึงได้ ให้เพิ่มไฟล์ของคุณโดยใช้คอลัมน์ไฟล์ หลังจากอัปโหลดไฟล์ในคอลัมน์ไฟล์แล้ว คุณสามารถตั้งค่าสิทธิ์  ที่เจ้าของเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้

คุณลักษณะการจัดการไฟล์ทั้งหมดนี้ทำงานร่วมกันเพื่อสร้างระบบที่ทำงานร่วม กับเวิร์กโฟลว์ที่ตั้งไว้ของทีมคุณการมีไฟล์ทั้งหมดอยู่ที่ปลายนิ้วของคุณเมื่อเปลี่ยนสถานะงาน ถามคำถามกับสมาชิกในทีมคนอื่น หรือเพียงแค่แบ่งปันข้อมูลกับผู้อื่น อาจหมายถึงการประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงในระยะยาว สิ่งนี้จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและช่วยให้คุณเสร็จตามกำหนดเวลา

ไฟล์ของคุณควรอยู่ในที่ทำงานของคุณ

เวลามีค่าสำหรับเราทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราต้องการบรรลุกำหนดเวลาในโครงการ แคมเปญ หรือกลยุทธ์

การจัดการไฟล์และการจัดวางไฟล์ไว้ในตำแหน่งศูนย์กลางที่ซึ่งการทำงานร่วมกัน การสื่อสาร และความคืบหน้ามีที่สำหรับการเจริญเติบโตคือสิ่งที่ทำให้ เป็นโซลูชันที่ดีสำหรับทีมทุกประเภทและทุกขนาด  

ลดเวลาที่คุณใช้ในการค้นหาไฟล์บนเดสก์ท็อปและในโฟลเดอร์ส่วนตัว เมื่อไฟล์ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์ ทุกคนจะทำงานโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน การอัปเดต การแก้ไข ข้อคิดเห็น และการสนทนาทั้งหมดเกิดขึ้นในที่เดียวกัน

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699