เคล็ดลับการจัดการไฟล์ ด้วยระบบการจัดการไฟล์ที่สามารถแปลงเป็นดิจิทัลและจัดเก็บออนไลน์ ตู้เก็บเอกสารจึงกลายเป็นอดีตไปแล้ว แน่นอน คุณยังคงต้องจัดระบบไฟล์ดิจิทัล ให้เป็นระเบียบอยู่เสมอ แต่วิธีนี้ทำได้ง่ายกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าไฟล์กระดาษ วันนี้เรามีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีดูแลให้ไฟล์ของคุณอยู่ในลำดับที่เหมาะสม

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบไฟล์ของคุณคือการปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติในการจัดการไฟล์ที่เข้มงวด นี่คือบางส่วนของพวกเขา

เก็บเอกสารทั้งหมดไว้ในโฟลเดอร์รูท

ไม่สำคัญว่าคุณกำลังพยายามจัดระเบียบไฟล์บนเดสก์ท็อปหรือใช้ระบบแชร์ไฟล์สำหรับทั้งองค์กรของคุณ การจัดเก็บเอกสารในโฟลเดอร์เดียว (มักเรียกว่าโฟลเดอร์รูท) มีข้อดี ซึ่งรวมถึงความสามารถในการแบ่งเนื้อหาออกเป็นโฟลเดอร์ย่อยสำหรับองค์กรเพิ่มเติม ทำให้การค้นหาไฟล์ง่ายขึ้นมากในภายหลัง

ใช้นโยบายการตั้งชื่อเฉพาะ

คุณสามารถใช้การจัดเรียงของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีกโดยใช้แบบแผนการตั้งชื่อเฉพาะที่ออกแบบมาเพื่อช่วยคุณค้นหาบางสิ่ง ตัวอย่างเช่น การตั้งชื่อไฟล์ว่า “ใบแจ้งหนี้” อาจไม่เพียงพอต่อการตรวจสอบว่าเป็นใบแจ้งหนี้ใด ด้วย Windows ที่มีเครื่องมือในการรวมสตริงที่มีอักขระได้สูงสุด 260 ตัวในชื่อไฟล์ สิ่งสำคัญคือต้องระบุทั้งแบบเฉพาะเจาะจงและแบบย่อพร้อมกัน ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องรวบรวมระบบการตั้งชื่อที่ให้ความรู้สึกชัดเจนว่าไฟล์คืออะไรโดยไม่มีลำดับชั้นของพาธอยู่ในนั้น ด้วยการเพิ่มอักขระที่ส่วนต้นของชื่อ คุณสามารถกำหนดให้เป็นค่าเริ่มต้นที่ด้านบนสุดของรายการได้ในบางกรณี

สร้างไฟล์ที่คุณต้องการ

การสร้างไฟล์ที่จะเก็บไว้ช่วยให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น เนื่องจากคุณไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับการย้ายไปยังตำแหน่งนั้นในภายหลัง

เปิดใช้งานการทำงานร่วมกัน

ความร่วมมือในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจเป็นมากกว่าแค่การทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่ช่วยให้ทุกคนที่ต้องการเข้าถึงไฟล์เฉพาะสามารถทำได้โดยไม่มีปัญหา คลาวด์เหมาะอย่างยิ่งสำหรับจุดประสงค์นี้ อย่าลืมจัดเก็บไฟล์ของคุณให้เป็นระเบียบ เนื่องจากผู้คนจำนวนมากที่เคลื่อนย้ายสิ่งต่างๆ ไปมาอาจทำให้สับสนได้

สถานการณ์นี้คุ้นเคยกันดี – คุณรู้จักไฟล์ที่ต้องการ ถ้าเพียงแต่คุณหาได้! มันอยู่ในกล่องขาเข้าของอีเมลของคุณ หรืออาจจะบนเดสก์ท็อปของคุณ หรืออาจจะมีคนอื่นที่มีเวอร์ชันที่ใหม่กว่า เสียเวลาโดยไม่จำเป็นเมื่อผู้คนค้นหาเอกสารหรือข้อมูลสำคัญอื่นๆ อย่างยากลำบาก พวกเขาต้องเผชิญกับอุปสรรคที่หลีกเลี่ยงไม่ได้โดยสิ้นเชิงด้วยการจัดการไฟล์

พนักงานไม่สามารถค้นหาเอกสารหรือโฟลเดอร์เมื่อข้อมูลไม่เป็นระเบียบหรือไม่สามารถเข้าถึงได้โดยง่าย ประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาจะช้าลง และสิ่งที่ง่ายอย่างการค้นหาไฟล์ที่ถูกต้องจะกลายเป็นความเครียดที่ไม่จำเป็นในวันทำงานของพวกเขา

แล้วเราจะหลีกเลี่ยงการเจาะลึกเข้าไปในโฟลเดอร์ที่ไม่รู้จักได้อย่างไร มันไม่เกี่ยวข้องกับความลึกของกล่องจดหมายหรือไดรฟ์ที่แชร์

คำตอบคือระบบจัดการไฟล์ เป็นแนวคิดที่ค่อนข้างตรงไปตรงมา ระบบจัดการไฟล์จัดระเบียบและจัดโครงสร้างข้อมูลของคุณเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้เมื่อต้องการ เคล็ดลับการจัดการไฟล์

ระบบจัดการไฟล์มีประโยชน์อย่างไร?

เมื่อปล่อยไว้ในอุปกรณ์ของตนเอง พนักงานแต่ละคนมักจะจัดระเบียบเอกสารและไฟล์ในแบบของตนเอง บางอย่างอาจคล้ายกัน ในขณะที่บางอย่างอาจแตกต่างกันอย่างมาก แต่เมื่อผู้ ปฏิบัติงานต้องค้นหาไฟล์ในระบบของสมาชิกในทีมอาจทำให้สับสนและนำทางได้ยาก เพิ่มพันธมิตรภายนอก เช่น ลูกค้าหรือฟรีแลนซ์ และปัญหาอาจแย่ลงไปอีก นั่นคือที่มาของระบบจัดการไฟล์

ระบบจัดการไฟล์ที่ดีจะสร้างมาตรฐานในการจัดระเบียบข้อมูล เพื่อให้ทุกคนคุ้นเคยกับโครงสร้างและตำแหน่งของเอกสาร นอกจากนี้ยังควรทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้นเพื่อให้สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น

ด้วยโครงสร้างที่ใช้งานง่าย สมาชิกในทีมใหม่จะสามารถเข้าใจวิธีการทำงานได้เร็วขึ้น และทุกคนสามารถค้นหารายละเอียดที่สำคัญได้โดยไม่ต้องรบกวนสมาชิกในทีมคนอื่น

การจัดการไฟล์ทำให้การทำงานแบบอะซิงโครนัสง่ายขึ้น

สำหรับการทำงานแบบอะซิงโครนัสซึ่งไม่ต้องพึ่งพาการตอบสนองตามเวลาจริง ระบบการจัดการไฟล์สามารถช่วยให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกันได้ ด้วยรูปแบบการทำงานนี้ สมาชิกในทีมอาจเข้าสู่ระบบเวลา 6.00 น. ในขณะที่อีกคนหนึ่งเริ่มทำงานในตอนเที่ยง

การทำงานแบบอะซิงโครนัสมีความยืดหยุ่นและสามารถปรับให้เหมาะกับผู้ปฏิบัติงานแต่ละคน ซึ่งช่วยให้ทุกคนทำงานให้เสร็จได้ในเวลาของตนเอง ไฟล์ที่มีการจัดระเบียบอย่างดีเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำเนินการนี้ให้สำเร็จ การสื่อสารแบบซิงโครนัสจะถูกจัดลำดับความสำคัญหากผู้คนไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ในเวลาของตนเอง

ระบบการจัดการไฟล์มีโครงสร้างและการจัดเรียงที่ใช้งานง่ายสำหรับเอกสาร คุณไม่จำเป็นต้องรอให้เพื่อนร่วมงานเข้าสู่ระบบเพื่อรับข้อมูล เนื่องจากข้อมูลนั้นง่ายต่อการดึงและใช้งาน

การแบ่งปันคือความห่วงใย

ระบบจัดการไฟล์ยังทำให้ข้อมูลสามารถแบ่งปันได้มากขึ้น การจัดกลุ่มโฟลเดอร์และไฟล์อย่างมีเหตุผลทำให้ผู้คนภายนอกองค์กรของคุณนำทางได้ง่ายขึ้น เช่น ลูกค้าและฟรีแลนซ์ ในโลกที่เชื่อมต่อถึงกันทุกวันนี้ การแชร์และแก้ไขไฟล์ไม่ควรเป็นเรื่องยุ่งยาก

ระบบการจัดการไฟล์ช่วยให้การวนซ้ำผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักทำได้ง่ายขึ้น บุคคลที่ได้รับเชิญสามารถตรวจสอบและแก้ไขไฟล์ได้ทุกที่ที่สามารถเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตได้ การใช้ระบบคลาวด์ยังหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องติดตามไฟล์เดียวกันหลายเวอร์ชัน

เนื่องจากระบบจัดการไฟล์หลายระบบจะซิงค์ทันที จึงมั่นใจได้ว่าคุณจะดูเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ เมื่อคู่ค้าภายนอกเข้ามามีส่วนร่วมในการตรวจทานและแก้ไขไฟล์มากขึ้น การติดต่อสื่อสารก็จะดีขึ้น และคุณมั่นใจได้ว่าคุณกำลังนำเสนอผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้น

ระบบจัดการไฟล์ทั่วไป

มีระบบจัดการไฟล์ยอดนิยมมากมายในตลาดที่ทีมของคุณสามารถใช้ได้ นี่คือรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ของตัวเลือกยอดนิยมที่มีอยู่

Google ไดรฟ์

Google Driveพร้อมใช้งานสำหรับทุกคนที่มีอินเทอร์เน็ต คุณสามารถอัปโหลดเอกสารไปยังไดรฟ์ของคุณหรือสร้างขึ้นใหม่ได้ คุณสามารถจัดเก็บเอกสาร ไฟล์ และโฟลเดอร์ในระบบคลาวด์ ด้วยวิธีนี้พวกเขาจะพร้อมใช้งานสำหรับทุกคน

เมื่อคุณให้สมาชิกในทีมหรือไคลเอนต์เข้าถึงไฟล์ คุณสามารถกำหนดได้ว่าพวกเขาจะสามารถดูไฟล์ได้หรือไม่ (เหมาะสำหรับไคลเอ็นต์หรือแบบร่างขั้นสุดท้าย) หรือคุณต้องการให้พวกเขาแก้ไขไฟล์หรือไม่ สิ่งนี้สามารถรับประกันได้ว่าเฉพาะบุคคลที่เหมาะสมเท่านั้นที่ทำการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

ดรอปบ็อกซ์

เช่นเดียวกับ Google ไดรฟ์Dropboxมีระบบจัดการไฟล์แบบรวมศูนย์ที่ทำงานบนคลาวด์ ปรับโครงสร้างองค์กรและลำดับชั้นของไฟล์ให้เหมาะกับความต้องการของทีมและเวิร์กโฟลว์ด้วยระบบที่ปรับแต่งได้ ด้วยคุณสมบัติเหล่านี้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าการจัดระเบียบไฟล์นั้นเข้าใจง่าย

นอกจากนี้ คุณสามารถนำทางและติดตามเวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารได้ เนื่องจากการแก้ไขจะซิงค์แทบจะในทันที

วันไดรฟ์

ด้วยOneDrive ของ Microsoft พนักงานสามารถเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ เนื่องจากเป็นระบบจัดการไฟล์บนคลาวด์ด้วย (อืม สังเกตรูปแบบไหม) OneDrive ช่วยให้ผู้คนแก้ไข แชร์ และทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้น OneDrive ยังเชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มขององค์กรบางแพลตฟอร์มได้อย่างราบรื่น

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699