พอร์ทัลการจัดการความรู้ เรียนรู้ว่าเหตุใดองค์กรของคุณจึงต้องการพอร์ทัลการจัดการความรู้ ตลอดจนเหตุผลที่คุณควรพิจารณาใช้ฐานความรู้สำหรับพอร์ทัลของคุณ
การสร้างพอร์ทัลการจัดการความรู้เป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการเปิดใช้งานทีมของคุณ และเพื่อให้มั่นใจว่าความรู้ขององค์กรอยู่ในระดับแนวหน้าของการดำเนินงานของบริษัทตลอดเวลา
แต่ไม่ใช่ว่าเครื่องมือพอร์ทัลการจัดการความรู้ทั้งหมดจะถูกสร้างขึ้นมาอย่างเท่าเทียมกัน และการใช้เครื่องมือที่ไม่ถูกต้องอาจทำให้ความคิดริเริ่มการจัดการความรู้ของคุณหยุดชะงักก่อนที่จะดำเนินการด้วยซ้ำ
ในบทความนี้ เราจะเจาะลึกทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เมื่อเลือกพอร์ทัลการจัดการความรู้
ให้เริ่มต้นจากจุดเริ่มต้น.
พอร์ทัลการจัดการความรู้คืออะไร?
พอร์ทัลการจัดการความรู้ (หรือพอร์ทัล KM) เป็นแพลตฟอร์มดิจิทัลที่เก็บความรู้โดยรวมขององค์กร ทำให้สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคนสามารถเข้าถึงได้ตามต้องการ
พูดให้ชัดถ้อยชัดคำมากขึ้น พอร์ทัลการจัดการความรู้ขององค์กรเป็นแหล่งเดียวของความจริง เป็นสถานที่สำหรับสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ในการค้นหาเอกสารเกี่ยวกับ:
- ขั้นตอนการปฏิบัติงานและขั้นตอนการทำงาน ที่เป็นมาตรฐาน
- เอกสารประกอบซอฟต์แวร์ เอกสารทางเทคนิค เอกสารกระบวนการและเอกสารภายในอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของบริษัท
- นโยบายบริษัท
- ข้อมูลติดต่อทีม
- เอกสารทางกฎหมายและทางเทคนิค
โดยพื้นฐานแล้ว พอร์ทัลการจัดการความรู้ควรมีข้อมูลใด ๆ และทั้งหมดที่พนักงานอาจต้องการเพื่อให้ทำงานได้ดี
แน่นอน แนวคิดของพอร์ทัลการจัดการความรู้ไม่ใช่เรื่องใหม่ทั้งหมด อันที่จริงแล้ว บริษัทต่างๆ ได้ใช้มันในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งตั้งแต่อย่างน้อยช่วงปี 1990 เมื่ออินเทอร์เน็ตกลายเป็น “กระแสหลัก”
แต่เมื่อไม่นานมานี้ ทีมต่างๆ ได้เริ่มใช้พอร์ทัลการจัดการความรู้เป็นมากกว่าที่เก็บข้อมูลเพียงอย่างเดียว พอร์ทัลการจัดการความรู้ที่ทันสมัยเป็นสถานที่ดิจิทัลที่มีการเรียนรู้และการแลกเปลี่ยนความรู้อย่างกระตือรือร้นเกิดขึ้นเกือบตลอดเวลา
โดยคำนึงถึงสิ่งนี้ ควรมีความชัดเจน:
การสร้างพอร์ทัลการจัดการความรู้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดการความรู้ขององค์กรของคุณ เพื่อปรับปรุงการเติบโตอย่างมืออาชีพของทีมและความมั่งคั่งของธุรกิจของคุณ
ประโยชน์ของการสร้างพอร์ทัลการจัดการความรู้
มาดูประโยชน์ที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นของการสร้างพอร์ทัลการจัดการความรู้กันดีกว่า
(หมายเหตุสั้นๆ: ประโยชน์เหล่านี้ใช้กับพอร์ทัลความรู้ทั้งหมด — แม้แต่พอร์ทัลพื้นฐานที่สุด นั่นคือ ตราบใดที่ข้อมูลที่นำเสนอภายในนั้นถูกต้อง ครอบคลุม และสมบูรณ์)
ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของทีม
การสร้างพอร์ทัลการจัดการความรู้จะทำให้พนักงานของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้น — ระยะเวลา
พอร์ทัลการจัดการความรู้ ประการหนึ่ง การเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญอย่างรวดเร็วและง่ายดายจะช่วยให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากปราศจากแหล่งที่มาแห่งความจริงเพียงแหล่งเดียวนี้ แม้ว่า:
- พนักงาน 49%ประสบปัญหาในการค้นหาไฟล์และข้อมูลที่จำเป็น
- 43% พบปัญหาในการแชร์เอกสารและข้อมูลอื่นๆ
- 33% ประสบปัญหาในการค้นหาข้อมูลและ/หรือไฟล์ล่าสุด
การเข้าถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่ได้รับการพิสูจน์แล้ว วิดีโอสาธิต และเนื้อหาความรู้ด้านการศึกษาอื่นๆ จะช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพของพนักงานของคุณด้วย เมื่อเวลาผ่านไป คุณจะปรับปรุงเนื้อหานี้ให้ดียิ่งขึ้นไปอีก ทำให้เนื้อหานี้มีความสำคัญต่อความพยายามโดยรวมของทีมคุณมากยิ่งขึ้น
ปรับปรุงการมีส่วนร่วมของลูกค้า
พอร์ทัลการจัดการความรู้สามารถรับประกันได้ว่าทีมที่ติดต่อกับลูกค้าของคุณจะประสบความสำเร็จในทุกการมีส่วนร่วมที่พวกเขามีกับผู้ชมของคุณ
ตัวอย่างเช่น ทีมการตลาดและการขายของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้ทันที เช่น:
- โปรไฟล์ลูกค้ารายบุคคลและประวัติการมีส่วนร่วม
- รายละเอียดสินค้าและการเปรียบเทียบ
- สำเนาการขาย สคริปต์ และข้อเสนอส่งเสริมการขาย
ด้วยข้อมูลนี้ พวกเขาจะสามารถนำผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าไปสู่การซื้อครั้งต่อไปได้อย่างง่ายดาย
ทีมบริการและสนับสนุนของคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลจำนวนมาก (เช่น คำแนะนำผลิตภัณฑ์และเวิร์กโฟลว์ คำถามที่พบบ่อย ข้อมูลการแก้ปัญหา ฯลฯ) เพื่อช่วยให้พวกเขาให้บริการลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น
อีกครั้ง ผสมประสิทธิภาพส่วนเดียวและประสิทธิภาพส่วนเดียวเข้าด้วยกัน แล้วคุณจะมีสูตรสำเร็จสำหรับการมีส่วนร่วมของลูกค้าที่ประสบความสำเร็จ
ปรับปรุงการจัดตำแหน่งทีม
ด้วยความรู้ทั้งหมดเกี่ยวกับองค์กรของคุณในที่เดียว พนักงานและทีมของคุณจะสอดคล้องกันได้ง่ายขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป
ในแต่ละวัน ทีมและแผนกที่ทำงานร่วมกันจะสามารถเข้าถึงข้อมูลโครงการและความคืบหน้าล่าสุดได้ ในทางกลับกัน ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดจะรู้ว่าพวกเขารับผิดชอบอะไรตลอดจนจบโครงการ
เมื่อนึกถึง “ภาพใหญ่” พนักงานของคุณจะสามารถเข้าถึงวิสัยทัศน์และพันธกิจของบริษัท และเอกสารสนับสนุนอื่นๆ ได้ตลอดเวลา การมุ่งเน้นทั่วทั้งองค์กรในการจัดการความรู้จะช่วยให้สมาชิกในทีมของคุณสอดคล้องกันและก้าวไปสู่เป้าหมายโดยรวมร่วมกัน
การปรับปรุงเวิร์กโฟลว์อย่างต่อเนื่อง
เราได้พูดถึงเรื่องนี้แล้ว แต่ขอให้ชัดเจน:
ด้วยกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ของทีมของคุณที่วางไว้อย่างชัดเจน การปรับปรุงที่มีความหมายกับกระบวนการดังกล่าวจะกลายเป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นมาก
สำหรับงานที่กำหนด ทีมของคุณจะสามารถระบุ:
- สิ่งที่ได้ผลดี (และสิ่งที่ไม่ได้)
- วิธีที่พนักงานหรือทีมอาจทำงานร่วมกันเพื่อให้มีประสิทธิผลมากขึ้น
- สิ่งที่พนักงานจำเป็นต้องรู้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพความพยายามอย่างแท้จริง (และผลลัพธ์ของความพยายามดังกล่าว)
พอร์ทัลการจัดการความรู้ที่ครอบคลุมสามารถตั้งค่าทีมของคุณสำหรับการเติบโตอย่างต่อเนื่อง — ทั้งในรายบุคคลและทั้งบริษัท
เหตุใดโซลูชันพอร์ทัลการจัดการความรู้พื้นฐานจึงขาดตลาด
หากคุณเพิ่งได้รับความคิดริเริ่มในการจัดการความรู้ ของ คุณ คุณอาจกำลังคิดเกี่ยวกับการใช้โซลูชันพื้นฐานสไตล์วิกิสำหรับพอร์ทัล KM ของคุณ
สิ่งสำคัญคือโซลูชันการจัดการความรู้ ที่เรียบง่ายกว่านี้ จะใช้ความพยายามในการจัดการความรู้ของคุณจนถึงตอนนี้เท่านั้น บอกตามตรง ข้อเสียมากมายของเครื่องมือพื้นฐานเหล่านี้ทำให้เครื่องมือเหล่านี้เป็นตัวเลือกที่ไม่เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่ต้องการเพิ่มพูนความพยายามในการจัดการความรู้
ความยากในการใช้งาน
โดยทั่วไป เครื่องมือพอร์ทัล KM สไตล์วิกิไม่ใช่ตัวเลือกที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้มากที่สุด
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค ในหลายกรณี ความรู้ในการทำงานของ HTML จำเป็นต่อการสร้างและจัดรูปแบบเอกสารความรู้อย่างถูกต้องภายในพอร์ทัลเหล่านี้ แม้ว่าความรู้ด้านการเขียนโค้ดจะไม่จำเป็น แต่อินเทอร์เฟซมักจะซับซ้อนกว่าเล็กน้อย — และมักจะไม่เหมาะสำหรับผู้ที่ไม่มีความรู้ทางเทคนิคมากนัก
ทั้งหมดนี้ดำเนินไปพร้อมกันกับโอเพ่นซอร์ส “What You See Is What You Get” ซึ่งเป็นธรรมชาติของโซลูชั่นที่ไร้กระดูกเหล่านี้ แม้ว่าจะสามารถปรับแต่งให้เป็นมิตรกับผู้ใช้มากขึ้น แต่คุณจะต้องมีทีมงานที่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีเพื่อทำให้มันเกิดขึ้น
“ผ้าใบเปล่า”
แพลตฟอร์มการจัดการความรู้สไตล์ Wiki บางครั้งมีโครงสร้างและคำแนะนำน้อยมาก
ดังที่แสดงไว้ข้างต้น คุณจะค่อนข้างมีกระดานเปล่าสำหรับสร้างสินทรัพย์ความรู้แต่ละรายการ — และที่สำหรับเชื่อมต่อสินทรัพย์เหล่านี้เข้ากับแพลตฟอร์มการจัดการความรู้ที่เหนียวแน่น
นี่…คงไม่ใช่เรื่องดีแน่
ประการหนึ่ง อาจทำให้คุณใช้วิธีจับจดเมื่อสร้างเนื้อหาความรู้ตั้งแต่แรก หากไม่มีเทมเพลตให้ใช้งาน (หรือแม้แต่ใช้เป็นแรงบันดาลใจ) เนื้อหาที่ทีมต่างๆ ของคุณสร้างขึ้นจะขาดรูปลักษณ์และโครงสร้างที่เหมือนกันซึ่งจำเป็นต่อการถ่ายโอนความรู้ไปยังผู้เรียน ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ทีมของคุณจะไม่ได้รับคำแนะนำมากนักเมื่อต้องสร้างเว็บความรู้ที่มีโครงสร้างและเหนียวแน่นเช่นกัน แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องเป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างโครงสร้างนี้ด้วยตัวคุณเอง แต่จะเป็นอีกสิ่งหนึ่งที่ทีมของคุณต้องทำเมื่อคุณพยายามจัดการความรู้และดำเนินการ
สุดท้าย การนำเสนอความรู้นี้จะขึ้นอยู่กับความสามารถด้านเทคนิคของทีมของคุณเท่านั้น หากพวกเขาสามารถสร้างเนื้อหาพื้นฐานที่เป็นข้อความได้ นั่นคือทั้งหมดที่พวกเขาจะเห็นเมื่อเข้าถึงความรู้นี้ในอนาคต
การเข้าถึงความรู้ไม่ดี
พอร์ทัล KB สไตล์ Wiki มักจะไม่มีคุณลักษณะใดๆ เลย — ซึ่งอาจทำให้การเข้าถึงเนื้อหาความรู้ที่ถูกต้องเป็นเรื่องยากในบางครั้ง
แม้ว่าเครื่องมือพอร์ทัลพื้นฐานจะมีคุณสมบัติการค้นหาบางประเภท แต่โดยทั่วไปแล้วจะไม่ซับซ้อนทั้งหมด ในหลายกรณี ผู้เรียนยังคงต้องค้นหาผลการค้นหาที่ไม่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
ในทำนองเดียวกัน คุณลักษณะการติดแท็กเนื้อหาของเครื่องมืออาจเป็นพื้นฐานที่ค่อนข้างดี สิ่งนี้อาจทำให้ผู้เรียนค้นหาเนื้อหาความรู้ที่เกี่ยวข้องได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ที่เพิ่งท่องเว็บและอาจไม่รู้ว่าตนเองกำลังมองหาอะไรอยู่
ขาดคุณสมบัติการทำงานร่วมกัน
แม้ว่าพอร์ทัล KB สไตล์วิกิที่ทันสมัยกว่าจะมีคุณลักษณะการทำงานร่วมกันมากกว่าในอดีต มันยังสามารถตีหรือพลาด
จริงๆ แล้ว การทำงานร่วมกันทางไกลแบบเรียลไทม์แบบเรียลไทม์เป็นสิ่งที่ล้าสมัย — และจะทำให้ทีมของคุณไม่ประสบความสำเร็จในการริเริ่มการจัดการความรู้ของคุณ
ได้ สมาชิกในทีมแต่ละคนของคุณจะสามารถเพิ่ม แก้ไข และปรับปรุงเนื้อหาความรู้ได้ตามต้องการ และพวกเขาอาจมีเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกันอื่นๆ เพื่อใช้ร่วมกับพอร์ทัล
ถึงกระนั้น มันจะดีกว่ามากหากมีทั้งหมดนี้ในเครื่องมือเดียว ใช่หรือไม่?
การวิเคราะห์เบื้องต้น
การปรับปรุงเนื้อหาความรู้ของคุณเป็นส่วนสำคัญของการจัดการความรู้
ขออภัย พอร์ทัล KB พื้นฐานนำเสนอการรายงานและข้อมูลการวิเคราะห์พื้นฐานสำหรับทีมของคุณในการทำงานด้วย โดยทั่วไป คุณจะไม่ได้รับข้อมูลมากนักในแง่ของวิธีที่ทีมของคุณใช้ความรู้ของคุณ ผลกระทบต่องานของพวกเขาอย่างไร หรือความคิดริเริ่ม KM ของคุณส่งผลต่อผลกำไรของบริษัทอย่างไร
อีกครั้ง แม้ว่าคุณอาจได้รับคำแนะนำในเรื่องนี้ แต่ทีมของคุณอาจต้องทำงานหนักมากขึ้นเมื่อประเมินความพยายามในการจัดการความรู้ของคุณ
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
