วิธีแก้ไขการสูญเสียข้อมูลด้วยการ สแกนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

สแกนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดียังไงอาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามเอกสารรอบ ๆ สำนักงาน หากไม่มีกลยุทธ์การจัดการบันทึก อย่างละเอียดก็สามารถนำไปสู่การสื่อสารผิดพลาด และ ความระส่ำระสาย แผนการจัดการระเบียนสามารถช่วยแนะนำ บริษัท ให้มีแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิผลมากขึ้น

สิ่งสำคัญคือการสร้างแผนการจัดการระเบียนที่มั่นคง อย่างไรก็ตามมีข้อผิดพลาดบางอย่างที่อาจนำไปสู่การจัดการบันทึกที่ไม่ดี ในที่สุดนี้ส่งผลกระทบต่อธุรกิจโดยรวม การจัดการบันทึกที่ไม่ดีสามารถส่งผลกระทบต่อธุรกิจได้หลายวิธีรวมถึงการเงินการถูกกฎหมายการผลิตและการสูญเสียข้อมูล

ผลกระทบต่าง ๆ ของการจัดการบันทึกที่ไม่ดี
การมีการเก็บบันทึกที่ไม่ดีสามารถนำไปสู่ความเสี่ยงที่หลากหลายซึ่งแพร่กระจายไปยังพื้นที่อื่น ๆ ของ บริษัท หากบันทึกไม่ได้รับการจัดการอย่างถูกต้องก็สามารถเปลี่ยนเป็นปัญหาในอนาคตลงที่ถนน

การเงิน
บริษัท ต่างๆอาจประสบปัญหาเมื่อเอกสารสูญหายหรือถูกติดตามอย่างไม่เหมาะสม สิ่งนี้สามารถส่งผลกระทบต่องบประมาณภาษีและเงินเดือน การติดตามเอกสารอย่างไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพทางการเงิน

ถูกกฎหมาย
ในกรณีที่ธุรกิจต้องเผชิญกับการดำเนินการทางกฎหมายหรือการตรวจสอบระบบการจัดเก็บบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบอาจทำให้การจัดทำบันทึกในเวลาที่ผิดกฎหมายเป็นไปได้ยาก นอกจากนี้ยังสามารถนำไปใช้กับการติดตามการเก็บข้อมูลที่ผิดกฎหมายได้อีกด้วย

ผลผลิต
พนักงานสามารถใช้เวลานับไม่ถ้วนในการค้นหาเอกสารที่เฉพาะเจาะจง ทำให้เสียเวลาและเงินของ บริษัท ควรใช้เวลาของพวกเขาเพื่อจุดประสงค์ในการผลิตที่มากขึ้น ระบบการจัดการที่ไม่ดีสามารถจบลงด้วยการเสียเวลาและเงินซึ่งจะหลีกเลี่ยงผลกำไร

การสูญเสียข้อมูล
ไม่มีใครต้องการหายนะที่จะเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามมันเป็นสิ่งสำคัญที่จะเตรียมความพร้อมสำหรับกรณี สิ่งนี้สามารถช่วยให้ บริษัท ของคุณประหยัดค่าใช้จ่ายในการกู้คืนได้เช่นกัน สแกนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วิธีหนึ่งในการป้องกันข้อมูลสูญหายคือการสร้างสำเนาสำรองของเอกสาร วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการกู้คืนข้อมูลทั้งหมดในกรณีที่เกิดภัยพิบัติ แทนที่จะหยุดทำงานหรือปิดสำนักงานคุณจะสามารถทำงานต่อไปได้อย่างราบรื่น

วิธีป้องกันการจัดการเร็กคอร์ดแย่
การจัดการบันทึกช่วยให้ธุรกิจสร้างแนวทางปฏิบัติที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพมากขึ้นภายในสำนักงาน โดยรวมสามารถปรับปรุงการดำเนินงานและเพิ่มเวิร์กโฟลว์ของพนักงาน อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อหลีกเลี่ยงการจัดการบันทึกที่ไม่ดี

เพื่อป้องกันการจัดการที่ไม่ดีเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างแผนที่จะช่วยแนะนำ บริษัท ในการดำเนินการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น

• วางแผนในสถานที่: คุณจะต้องตัดสินใจว่าจะเก็บและจัดการบันทึกของคุณที่ไหน สำหรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์มีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และระบบจัดการเอกสาร สำหรับบันทึกกระดาษมีที่เก็บข้อมูลนอกสถานที่ซึ่งอุปกรณ์อำนวยความสะดวกในการจัดการเอกสาร
• เวลาที่จะทำให้แผนของคุณเป็นจริง : หลังจากดำเนินการตามแผนคุณสามารถสร้างบันทึกแนวทางที่ผ่านมา สิ่งนี้ช่วยให้คุณเตรียมความพร้อมสำหรับการจัดเก็บระเบียนใหม่และแผนการจัดการในอนาคต
• พัฒนาแผนกู้คืนภัยพิบัติ: อุบัติเหตุเกิดขึ้นตลอดเวลาและเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องเตรียมรับมือในกรณีนี้ วิธีหนึ่งคือการสร้างสำเนาสำรองของระเบียนเพื่อสำรองใน นอกจากนี้การสำรองข้อมูลเหล่านี้สามารถจัดเก็บที่สถานที่จัดเก็บนอกสถานที่ด้วยระบบควบคุมสภาพอากาศและระบบดับเพลิง
• ตรวจสอบระบบของคุณด้วยตนเองเพื่อความแม่นยำ: หลังจากดำเนินการตามแผนและสร้างการสำรองข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องย้อนกลับไปเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีปัญหาหรือความไร้ประสิทธิภาพ การตรวจสอบเป็นประจำสามารถมั่นใจได้ว่าแผนและต้นกำเนิดจะยังคงทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
• โดยรวมแล้วสิ่งสำคัญคือคุณต้องตรวจสอบแผนของคุณต่อไปเพื่อให้แน่ใจว่าบัญชีนั้นมีทุกสิ่ง สิ่งนี้จะทำให้มั่นใจได้ว่าระเบียนของคุณยังคงมีการจัดระเบียบและปลอดภัย

วิธีแก้ไข หากต้องการความช่วยเหลือเกี่ยวกับการจัดการบันทึกหรือไม่? เราสามารถช่วยคุณได้

จะไร้กระดาษ: ไม่ใช่ทุกวิธีที่เท่าเทียมกัน
“ การสแกนเอกสาร” ใช้เป็นคำศัพท์ครอบคลุมสำหรับกระบวนการต่าง ๆ เช่นการถ่ายภาพและการแปลงเป็นดิจิทัลที่ใช้ในการแปลงเอกสารจากกระดาษเป็นรูปแบบดิจิตอล

ในขณะที่พวกเขาทั้งหมดผลิตไฟล์เวอร์ชันอิเล็กทรอนิกส์สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งที่วิธีการต่าง ๆ ไม่แบ่งปันคือวิธีที่พวกเขาสามารถใช้ในรูปแบบดิจิตอล

การกำหนดภาพเอกสาร
การถ่ายเอกสารเป็นวิธีพื้นฐานที่สุดในการแปลงเอกสารจากกระดาษเป็นรูปแบบดิจิตอล ค่อนข้างง่ายกว่าวิธีอื่น ๆ ด้วยการถ่ายภาพเพียงแค่ถ่ายภาพดิจิตอลของไฟล์นั้น

สิ่งที่แยกการสร้างภาพเอกสารเป็นเหมือนภาพของคุณในลักษณะเดียวกันแม้ในขณะที่คุณมีอายุมากขึ้นการถ่ายเอกสารจะใช้เพียงแค่ภาพรวมของไฟล์ในวันที่ถ่ายภาพและจะไม่สะท้อนการเปลี่ยนแปลงในอนาคต

การถ่ายภาพข้อดีของการถ่ายเอกสาร
ข้อดีของการสร้างภาพเอกสารคือ การประหยัดเงินและพื้นที่

ลดต้นทุน
การถ่ายเอกสารช่วยประหยัดเงินได้สองวิธี:

ช่วยเพิ่มพื้นที่ว่างสำหรับการใช้งานที่มีค่ายิ่งขึ้น
การเดินแบบไร้กระดาษยังช่วยประหยัดเวลาซึ่งคำว่าไปจะเท่ากับเงิน
ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต แทนที่จะใช้เวลาในการค้นหาและรีเฟรชเอกสารสำเนาด้วยการใช้งานทุกครั้งไฟล์ดิจิตอลส่วนใหญ่สามารถค้นหาได้จากสิ่งต่าง ๆ เช่นชื่อหรือวันที่สร้าง

ที่เก็บข้อมูลออนไลน์ยังช่วยให้สามารถเข้าถึงจากระยะไกลได้ในทางกลับกันช่วยในการแบ่งปันและทำงานร่วมกัน

การกำหนดการสแกนเอกสาร
การสแกนเอกสาร (หรือที่เรียกว่าการแปลงเป็นดิจิทัล) นั้นคล้ายคลึงกับการถ่ายเอกสารในแง่ของการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิตอลอย่างไรก็ตามการสแกนยังมาพร้อมกับเสียงระฆังและนกหวีด

สิ่งต่าง ๆ เช่นการรู้จำอักขระด้วยแสงที่ใช้ในระหว่างกระบวนการช่วยให้ไฟล์ดิจิทัลใหม่สามารถใช้งานได้มากขึ้นหลังจากถูกแปลงเมื่อเทียบกับชื่อซึ่งแปลว่า “รูปภาพ” พื้นฐานที่ผลิตโดยการถ่ายเอกสาร

เครื่องสแกนเนอร์ข้อดีของการสแกนเอกสาร
เมื่อคุณสแกนเอกสารแล้วสามารถแก้ไขได้หลายวิธี:

การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR)
การรู้จำอักขระด้วยแสงจะถูกนำไปใช้ในระหว่างกระบวนการที่เมื่อสแกนอักขระบนหน้ากระดาษพวกเขาจะถูกแปลงเป็นข้อความที่เข้ารหัสด้วยเครื่อง

แทนที่จะเพียงแค่“ รูปภาพ” ของไฟล์เช่นเดียวกับการสร้างภาพเอกสารข้อความที่เข้ารหัสสามารถแก้ไขได้หลังจากการสแกนเสร็จสิ้นเพื่อช่วยให้ไฟล์ดิจิทัลใหม่สามารถใช้งานได้มากขึ้น

การ Redaction ของเอกสาร
ในระหว่างการสแกนเอกสารการ Redactionเครื่องมือยังสามารถใช้ในการปิดบังและลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนใด ๆ จากไฟล์เพื่อที่จะกำจัดความต้องการที่จะกลับไปและทำมันด้วยมือในภายหลัง

นอกจากความสะดวกในการไม่ทำมันด้วยตัวเองหมึกจำนวนมากก็สามารถถูกขโมยได้โดยขโมย ในขณะที่แถบสีดำแบบดิจิทัลไม่มีสิ่งใดพิมพ์ด้านล่างเพื่อขโมย

สำรองข้อมูลให้ง่ายขึ้น
ซอฟต์แวร์ DMS (ระบบการจัดการเอกสาร) เต็มไปด้วยเครื่องมือในการปรับปรุงและปรับปรุงงานต่าง ๆ รวมถึงการสำรองไฟล์

การสำรองข้อมูลอัตโนมัติสามารถตั้งค่าเพื่อบันทึกสำเนาสำรองของไฟล์ที่อัพเดตตามกำหนดเวลาปกติช่วยดูแลงานที่น่าเบื่อและช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่งานจริง

คุณมีเอกสารสำหรับสแกนหรือรูปภาพหรือไม่?

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699