ข้อเสียของการที่เราไม่ สแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บข้อมูล ให้เป็นระบบ

สแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บข้อมูล ระบบการจัดการบันทึกข้อมูล เป็นส่วนสำคัญของการทำงานประจำวัน และ ศูนย์ธุรกิจเพื่อให้แน่ใจว่า บริษัท สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้สูงสุด โดยมั่นใจว่าบันทึกทั้งหมดของพวกเขา สามารถเข้าถึงได้ง่ายยื่นอย่างเหมาะสม ส่งกลับไปยังสถานที่ที่เหมาะสมและได้รับการสนับสนุน เป็นประจำ

เรียนรู้เพิ่มเติมในวิดีโอนี้เกี่ยวกับ สิ่งที่ทำให้การจัดการระเบียน มีความสำคัญรวมถึงรายละเอียด เช่นผลกระทบทางตรงและทางอ้อมต่างๆของการจัดการบันทึกที่ไม่ดี รวมถึงปัญหาที่พบบ่อยที่สุดด้วยโปรแกรมการจัดการระเบียนและวิธีการแก้ไข

สิ่งที่ทำให้การจัดสแกนเอกสารการบันทึกข้อมูลสำคัญ

การจัดการระเบียนที่ไม่ดีนำไปสู่ปัญหาที่มีผลกระทบระลอกคลื่น และ อาจร้ายแรงมากเมื่อคุณต้องการบันทึกของคุณสำหรับสิ่งต่าง ๆ เช่นภาษีงบประมาณหรือบัญชีเงินเดือน นขณะที่อาการอาจไม่มีใครสังเกตเห็นในตอนแรกการจัดการเร็กคอร์ดที่ไม่ดีนำไปสู่ช่วงของผลที่ตามมาและหากไม่ได้อยู่ในตา แต่เนิ่น ๆ แต่ก็อาจทำให้เกิดผลกระทบที่ใหญ่พอ ๆ กับการทำให้ บริษัท ปิดประตู

ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณรู้ว่าสัญญาณเตือนที่จะมองหา

หยดน้ำ

ผลที่ตามมาของการจัดการบันทึกที่ไม่ดี
ผลผลิตลดลง
เมื่อข้อมูลไม่ได้รับการจัดระเบียบและจัดการอย่างดีเวลาอันมีค่าจะเสียเวลาในการพยายามติดตามทั้งเอกสารที่จำเป็นรวมถึงการรีเฟรชข้อมูล

ในขณะที่อาจมีเพียงไม่กี่นาทีที่นี่และที่นั่นเวลาและเงิน (เวลา = เงิน) ที่สูญเปล่าจะเพิ่มขึ้น

ความเสี่ยงทางการเงิน
หากไม่มีแผนการจัดการบันทึกที่จัดเป็นอย่างดีบันทึกทางการเงินที่สำคัญจะมีความเสี่ยงสูงที่จะสูญหายและลื่นไถลผ่านรอยแตกซึ่งจะนำไปสู่ปัญหาการจัดการภาษีงบประมาณและเงินเดือน

ประเด็นทางกฎหมาย
ในกรณีที่มีการดำเนินการทางกฎหมายหรือการตรวจสอบการจัดการบันทึกที่ไม่เป็นระเบียบอาจทำให้การจัดทำบันทึกทำได้ยาก เมื่อถึงเวลาเก็บรักษาบันทึกทางกฎหมายโอกาสของวันที่ทำลายที่ขาดหายไปนั้นยิ่งใหญ่กว่ามาก

การสูญเสียข้อมูล
เมื่อระบบการจัดการบันทึกไม่รวมแผนสำหรับการสำรองข้อมูลในกรณีที่เกิดภัยพิบัติเช่นการรั่วไหลของข้อมูลและไฟไหม้ข้อมูลล่าสุดจาก FEMA พบว่า 40% -6-% ของธุรกิจที่ไม่ได้เตรียมไว้จะไม่เปิดขึ้นอีกครั้งหลังจากเกิดภัยพิบัติ และธุรกิจที่เปิดประตูได้ 90% จะถูกปิดภายในหนึ่งปีหากพวกเขาไม่สามารถกลับมาทำงานได้อีกใน 5 วัน

นาฬิกาปลุกลงชื่อเข้าใช้ 1: คุณไม่สามารถติดตามบันทึกได้อย่างรวดเร็วหรือไม่
เมื่อประเมินระบบการจัดการระเบียนปัจจุบันของคุณคำถามแรกที่ถามตัวเองคือระยะเวลาในการติดตามเอกสารของคุณ

หากคำตอบคือต้องใช้เวลานานนั่นอาจหมายถึงคุณกำลังเสียเงินในเวลาที่พนักงานใช้เพื่อพยายามตามล่าและบันทึกซ้ำ นอกจากเพียงส่งผลกระทบต่อกำไรของคุณเองหากคุณเคยได้รับการตรวจสอบหรือเผชิญกับการดำเนินการทางกฎหมายที่ไม่สามารถผลิตข้อมูลได้ทันเวลาสามารถทำให้คุณอยู่ในน้ำร้อน สแกนเอกสารเพื่อจัดเก็บข้อมูล

วิธีการสร้างเรคคอร์ดง่ายกว่าการค้นหา
ส่วนประกอบสำคัญในการบันทึกที่เก็บข้อมูลและทางเลือกของการจัดการนอกสถานที่จัดเก็บสำหรับกระดาษและDMSหรือระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับบันทึกดิจิตอลคือความสามารถในการค้นหาติดตามและใช้งานได้ง่ายขึ้น

ปิดการเก็บบันทึกไซต์
เมื่อมีการจัดเก็บกล่องไฟล์ที่สถานที่ปฏิบัติงานนอกสถานที่จะมีการติดฉลากบาร์โค้ดเพื่อให้สามารถติดตามโดยผู้ให้บริการและดึงข้อมูลตามการร้องขอ งานที่แท้จริงของการจัดระเบียบไฟล์และพร้อมใช้งานนั้นได้รับการดูแลโดยผู้ให้บริการเพื่อให้คุณและพนักงานของคุณใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

DMS และที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
เช่นเดียวกับสถานที่จัดเก็บนอกสถานที่ทันทีที่มีการเพิ่มไฟล์ดิจิทัลลงใน DMS หรือระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์พวกเขาจะถูกจัดทำดัชนีและจัดระเบียบทันทีเพื่อให้สามารถติดตามได้อย่างรวดเร็ว ระบบจำนวนมากมีหลากหลายวิธีในการช่วยค้นหาไฟล์ตามชื่อค้นหาเครื่องมือตัวกรองเพื่อจัดเรียงไฟล์ตามสิ่งต่าง ๆ เช่นชื่อวันที่สร้างและรูปแบบไฟล์

ไฟล์ลงชื่อ 2: คุณมีไฟล์เดียวกันหลายสำเนาหรือไม่
ปัญหาที่พบบ่อยโดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการจัดการบันทึกกระดาษการมีไฟล์เดียวกันหลายสำเนามักทำให้เกิดการกระเพื่อม – และการไม่รู้ – ผลที่ตามมา

เมื่อมีการหมุนเวียนชุดระเบียนเดียวกันหลายชุดมีโอกาสที่ดีที่จะแก้ไขอย่างน้อยหนึ่งรุ่นที่แตกต่างกันซึ่งหมายความว่าเมื่อฤดูภาษีมาถึงและคุณเริ่มตรวจสอบเอกสารทางการเงินเช่นคุณอาจไม่เห็น ข้อมูลที่ถูกต้อง

วิธีการรวมหลาย ๆ สำเนาไฟล์
เนื่องจากการมีไฟล์เดียวกันหลายสำเนามีแนวโน้มที่จะเป็นปัญหาที่ส่งผลต่อการจัดการเรคคอร์ดฮาร์ดไดรฟ์ซึ่งเป็นหนึ่งในวิธีแก้ไขปัญหาการแก้ไขที่สูญหายหรือเขียนทับโดยบังเอิญคือการสแกนเรคคอร์ดกระดาษและสร้างเวอร์ชันดิจิทัลใหม่ของ ไฟล์ต้นฉบับ

ด้วยไฟล์ดิจิทัลไม่จำเป็นต้องพิมพ์สำเนาใหม่ของเอกสารเพื่อทำการเปลี่ยนแปลง แต่จะใช้การอัปเดตทั้งหมดกับไฟล์ดิจิทัลต้นฉบับเช่นเดียวกับ. doc, .pdf หรือรูปแบบไฟล์อื่นที่มีอยู่เสมอ ความสามารถในการบันทึกการแก้ไขไปยังไฟล์ที่มีอยู่ในขณะที่คุณไป

กระดาษฝอยเข้าสู่ระบบ 3: คุณติดตามการเก็บรักษาและการทำลาย?
หลายประเภทของไฟล์ตั้งแต่บันทึกบุคลากรแผนภูมิผู้ป่วยได้ถูกต้องตามกฎหมายที่จำเป็นระยะเวลาการเก็บรักษาและการทำลายล้างที่จะวางของเราตามกฎหมายเช่นHIPAAและFACTA

ข้อกำหนดการเก็บรักษาและการทำลายกำหนดแนวทางเฉพาะสำหรับระยะเวลาในการเก็บบันทึกประเภทต่าง ๆ และเมื่อพวกเขาต้องถูกทำลายและมีความสำคัญไม่เพียง แต่ช่วยในการกำจัดความยุ่งเหยิงจากบันทึกเก่า ๆ เป็นประจำ แต่ยังเพราะความล้มเหลวในการปฏิบัติตาม ในการปรับหนักหรือแม้แต่เวลาคุก

วิธีอยู่เหนือการเก็บและทำลายสถิติ
แทนที่จะพยายามจัดเก็บและจัดการการเก็บรักษาด้วยตนเองเมื่อใช้วิธีการเช่นปิดที่เก็บบันทึกเว็บไซต์สำหรับการคัดลอกและ DMS หรือซอฟต์แวร์เก็บข้อมูลบนคลาวด์สำหรับไฟล์ดิจิทัลการติดตามการเก็บรักษามาเป็นส่วนหนึ่งของแพ็คเกจ:

การติดตามการเก็บรักษากระดาษ
เมื่อมีการจัดเก็บบันทึกที่สถานที่ปฏิบัติงานนอกสถานที่คุณเพียงแค่กำหนดว่ากล่องใดที่จะต้องมีการติดตามและนานเท่าไหร่ จากนั้นกล่องจะมีบาร์โค้ดพร้อมระบุเวลาการเก็บรักษาและตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันอื่น ๆ โดยผู้ให้บริการเพื่อให้สามารถติดตามตลอดอายุการใช้งานที่ต้องการของระเบียน

ติดตามการเก็บรักษาบันทึกดิจิตอล
ด้วยซอฟต์แวร์ระบบการจัดการเอกสารหรือการติดตามการเก็บข้อมูลบนคลาวด์สามารถกำหนดค่าได้ ระบบอัตโนมัติสามารถตั้งค่าให้ทำงานทุกวันและลบบันทึกทั้งหมดที่มีเวลาเก็บข้อมูลที่หมดอายุ

เทปสำรองข้อมูลลงชื่อ 4: คุณมีแผนสำรองสำหรับบันทึกหรือไม่
เป็นเรื่องที่ดีที่จะมีทัศนคติที่ดีและมีความหวังที่ดีที่สุดอยู่เสมอ แต่ก็เป็นสิ่งสำคัญที่คุณต้องวางแผนให้ดีที่สุดด้วยแผนการจัดการระเบียน

โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีช่วงของความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นที่ต้องพิจารณาด้วยการจัดการบันทึกที่ยืดเยื้อจากอันตรายทางกายภาพเช่นไฟไหม้และการโจรกรรมไปจนถึงฮาร์ดไดรฟ์ที่เสียหายและอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ดังนั้นแผนของคุณจึงมีขั้นตอนในการเตรียมพร้อมเมื่อเกิดภัยพิบัติอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้โดยการสำรองข้อมูลเป็นประจำ

วิธีการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีการคัดลอกในกรณีเสมอ
ทุกแผนจัดการระเบียนควรจะรวมถึงระบบการประจำการสำรองข้อมูลเป็นทางเลือกและไม่ว่าคุณจะใช้เป็นหลักนอกสถานที่การจัดเก็บบันทึก , ระบบ DMS ลูกค้าเซิร์ฟเวอร์หรือการจัดเก็บเมฆในการจัดการระเบียนของคุณเมื่อมันมาถึงการสำรองข้อมูล การจัดการบันทึกที่มีการรวบรวมอย่างดีจะรวมทั้งสามอย่าง

“กฎการสำรองข้อมูล 3” เป็นกลยุทธ์ที่แนะนำซึ่งมีความหมายว่าชื่อข้อมูลได้รับการสำรองข้อมูลถึงสามสถานที่แยกกันเพื่อให้แม้ในเหตุการณ์ที่ไม่น่าจะเกิดขึ้นอย่างมากจากภัยพิบัติสองเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นพร้อมกัน วิธีการสำรองรวมถึง:

• สำรองที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
• การสำรองข้อมูลไคลเอนต์เซิร์ฟเวอร์
• ปิดการสำรองที่เก็บข้อมูลไซต์

โปรแกรมการจัดการบันทึกของคุณมีประสิทธิภาพเพียงใด ?

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699