เปลี่ยนไฟล์ของคุณให้เป็นสินทรัพย์ นักออกแบบกราฟิกและนักการตลาดมักเป็นคนในองค์กรที่ต้องผ่านไฟล์และวัสดุส่วนใหญ่ การรักษาข้อมูลทั้งหมดให้เป็นไปตามแผน และการควบคุมทุกไฟล์อาจไม่ใช่งานที่ง่ายที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการจัดการไฟล์ไม่เคยมีความสำคัญมาก่อน
เนื่องจากเราทราบดีว่าการจัดการไฟล์อย่างเชี่ยวชาญนั้นสำคัญเพียงใด เราจึงตัดสินใจที่จะจัดทำคู่มือที่มีประโยชน์เกี่ยวกับการจัดการไฟล์สำหรับนักออกแบบกราฟิกและนักการตลาด
เรื่องสั้นเกี่ยวกับการจัดการไฟล์ในทีม
แต่ละคนมีกฎของตนเองในการจัดการไฟล์ ไม่มีอะไรผิด ในขณะที่บางคนชอบให้ทุกอย่างมีโครงสร้าง แต่คนอื่นๆ ก็ไม่กังวลเกี่ยวกับการสร้างความยุ่งเหยิงในองค์กร ตราบใดที่มันไม่รบกวนประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขา
แม้ว่าคุณจะมีระบบการจัดการไฟล์ที่คุณชื่นชอบ คุณก็สามารถปรับปรุงให้ดีขึ้นได้เสมอ และมักจะปรับให้เข้ากับโครงการโดยรวมที่คุณต้องเป็นผู้นำในทีม
เราเชื่อว่าเมื่อคุณใช้เวลาหาวิธีจัดระเบียบโฟลเดอร์และตั้งชื่อไฟล์ของคุณเอง คุณจะไม่ต้องเสียเวลาไปกับการไล่ตามและค้นหาไฟล์ทีละไฟล์อีกต่อไป
มันสำคัญสำหรับความสบายใจของคุณเอง แต่ยังรวมถึงโครงการใดๆ ที่คุณมีส่วนร่วมด้วย
เหตุใดการจัดการไฟล์จึงมีความสำคัญ
การจัดการไฟล์ช่วยให้ทีมทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นและไม่มีการรบกวนที่ไม่จำเป็น หากคุณจัดการไฟล์ของคุณอย่างถูกวิธี คุณไม่จำเป็นต้องเสียเวลาค้นหาทรัพย์สินที่สูญหายหรือช่วยเหลือผู้อื่นในการดำเนินการดังกล่าว การไม่มีการขัดจังหวะหมายถึงปัญหาน้อยลงและมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นไปที่ส่วนการดำเนินการ
ความเครียดน้อยลง
การมีไฟล์กระจายไปทั่วแทนที่จะรวมไว้ในที่เดียวอาจทำให้เกิดความเครียดได้ ลองนึกภาพสถานการณ์ที่คุณต้องการไฟล์เฉพาะสักไฟล์หนึ่ง แต่คุณไม่รู้ด้วยซ้ำว่าจะเริ่มค้นหาจากที่ใด คุณเอาแต่ถามเพื่อนร่วมงาน ตรวจสอบแฟลชไดรฟ์ และค้นหาอีเมลของคุณ แต่ก็ไม่เป็นผล ไม่เพียงแต่คุณเสียเวลา แต่คุณไม่ได้แสดงทัศนคติแบบมืออาชีพด้วย เนื่องจากคุณจะดูเหมือนเป็นสมาชิกทีมที่ไม่มีระเบียบ
แม้ว่าการจัดระเบียบไฟล์จะไม่ช่วยให้คุณรอดจากสถานการณ์ที่ตึงเครียดทั้งหมด แต่จะช่วยให้คุณรอดพ้นจากความเครียดมากมายที่อาจเกิดจากความยุ่งเหยิง
ขั้นตอนการทำงานเหมือนสายลม
การมีไฟล์ทั้งหมดไว้ในที่เดียวช่วยลดโอกาสในการทำผิดพลาด ช่วยปรับเทียบความสามารถและประสิทธิภาพการทำงาน อีกทั้งยังสนับสนุนการรักษาคุณภาพและความสม่ำเสมอในทีม – เพียงบอกถึงประโยชน์บางประการสำหรับเวิร์กโฟลว์ของคุณ เนื่องจากไฟล์และโฟลเดอร์ง่ายต่อการค้นหา การทำงานและการติดต่อสื่อสารจึงง่ายขึ้นด้วย นอกจากนี้ หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลเพื่อจุดประสงค์นี้ งานของคุณจะถูกรวมศูนย์ไว้ในตำแหน่งเดียวที่สะดวกและเข้าถึงได้
ไฟล์และโฟลเดอร์ – วิธีตั้งชื่อให้ถูกต้อง
สิ่งที่ดีสำหรับนักออกแบบกราฟิกคนหนึ่งอาจไม่เหมาะกับอีกคนหนึ่ง แต่การทำงานกับองค์ประกอบทั่วไปสำหรับชื่อไฟล์ก็สมเหตุสมผล มีบางแง่มุมที่ต้องจดจำที่นี่
องค์ประกอบยอดนิยมของชื่อไฟล์
- ชื่อแบรนด์ของลูกค้า
- ชื่อแคมเปญ
- วันที่ (กลับไปด้านหน้า)
- หมายเลขเวอร์ชัน
- ช่องทางของแคมเปญ
- ชื่อขององค์ประกอบที่แตกต่าง [รูปภาพ เสียง วิดีโอ ฯลฯ]
ข้อผิดพลาดทั่วไปเกี่ยวกับการตั้งชื่อไฟล์
- การใช้อักขระพิเศษหรือช่องว่างในชื่อ – อาจส่งผลเสียต่อการมองเห็นและทำให้เกิดความยุ่งยากในการค้นหา อนุญาตให้ใช้ขีดล่าง ยัติภังค์ และขีดกลางได้
- ชื่อไฟล์ที่แตกต่างกันโดยใช้อักขระตัวพิมพ์ใหญ่และตัวพิมพ์เล็กเท่านั้นซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาได้เช่นกัน
- การใช้คำที่ “ต้องห้าม”:แก้ไข, แก้ไข, ปรับปรุง, ใหม่, สุดท้าย – อาจทำให้เกิดความสับสน
- ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อคั่นช่องว่าง – ควรใช้เพื่อคั่นคำ
- การเรียงลำดับองค์ประกอบของชื่อแบบสุ่มแทนที่จะเริ่มจากวิธีที่สะดวกที่สุดในการดึงไฟล์
- รวมตัวเลขเป็นเลขหลักเดียว (เช่น 1 แทน 01)
- โดยใช้คำย่อที่ไม่เข้าใจกันทั่วไป
- ใช้การซ้ำโดยไม่จำเป็น – เป็นการดีกว่าที่จะรักษาชื่อให้สั้น
คุณควรใช้ชื่อไฟล์แบบสั้นหรือชื่อไฟล์แบบยาว?
อะไรก็ได้ที่คุณสบายใจ หากระบบที่คุณใช้ได้ผลสำหรับคุณ ก็ไม่จำเป็นต้องเปลี่ยน อย่างไรก็ตาม หากคุณยังไม่ได้ตัดสินใจเกี่ยวกับระบบ คุณอาจต้องการตรวจสอบเคล็ดลับบางประการก่อน
ชื่อที่สั้นลงช่วยให้คุณเห็นชื่อเต็มของไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว แต่ก็ต้องการให้คุณสร้างระดับโครงการเพิ่มเติมด้วย ถ้าคุณต้องการเพิ่มข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่ได้รวมอยู่ด้วย อาจทำงานได้ดีขึ้นในสภาพแวดล้อมที่จำนวนไฟล์ยังค่อนข้างต่ำ
ชื่อที่ยาวขึ้นมีรายละเอียดการระบุจำนวนมาก และอาจช่วยให้คุณไม่ต้องสร้างโฟลเดอร์จำนวนมากเพื่อจัดหมวดหมู่ไฟล์ การค้นหาไฟล์ชื่อยาวอาจง่ายกว่า เนื่องจากมีรายละเอียดเพียงพอที่จะค้นหาได้โดยใช้คำหลักหลายคำ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากชื่อที่แสดงสามารถย่อได้ จึงอาจไม่สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วก่อนโดยดูจากชื่อเท่านั้น เปลี่ยนไฟล์ของคุณให้เป็นสินทรัพย์
จัดหมวดหมู่ไฟล์ด้วยโครงสร้างไดเร็กทอรี
เนื่องจากตอนนี้คุณทราบแล้วว่าการตั้งชื่อไฟล์มีความสำคัญอย่างมาก จึงถึงเวลาที่ต้องทำสิ่งต่างๆ ต่อไปอีก 2-3 ขั้นตอน การจัดโครงสร้างโครงการด้านกราฟิกและการตลาดของคุณให้เป็นไฟล์และโฟลเดอร์
แบ่งโฟลเดอร์ออกเป็นสี่ประเภทหลัก
- โฟลเดอร์งาน
- โฟลเดอร์ลูกค้า
- โฟลเดอร์โครงการ
- แฟ้มเอกสาร
โฟลเดอร์งาน
หากคุณใช้คอมพิวเตอร์ส่วนตัว คุณต้องมีขั้นตอนเริ่มต้นในการแบ่งไฟล์ส่วนตัวและไฟล์งาน วิธีที่ง่ายที่สุดในการแยกความแตกต่างคือ…แยกงานของคุณออกจากกันในโฟลเดอร์ WORK จากนี้ไป อะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับงานจะตรงไปที่โฟลเดอร์บนสุดนั้น
โฟลเดอร์ไคลเอนต์
ไม่ว่าคุณจะเป็นกราฟิกดีไซเนอร์หรือนักการตลาด มีโอกาสที่คุณจะรับผิดชอบงานของลูกค้าหลายราย นี่คือเหตุผลที่แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับลูกค้าแต่ละรายภายในโฟลเดอร์งานที่มีอยู่
โฟลเดอร์โครงการ
ขึ้นอยู่กับขอบเขตของการทำงานร่วมกัน คุณอาจรับผิดชอบโครงการและโครงการย่อยจำนวนมากสำหรับลูกค้ารายเดียวกัน หากคุณเก็บทั้งหมดโดยไม่ปรับให้เหมาะสมไว้ในโฟลเดอร์เดียว มันอาจจะ – และเป็นไปได้มากที่สุด – จะยุ่งเหยิงในบางจุด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละโครงการสำหรับลูกค้าแต่ละรายมีโฟลเดอร์ของตนเอง
โฟลเดอร์ FILING
คุณทำได้ดีมากในการแบ่งงานออกเป็นลูกค้าแต่ละรายและโครงการต่างๆ แล้ว แต่ยังมีอีกก้าวหนึ่งข้างหน้าคุณ แฟ้มเอกสารคืออะไร? ในสิ่งเหล่านี้ คุณควรจัดเก็บองค์ประกอบเฉพาะของแต่ละแคมเปญหรือโครงการ แม้ว่าจะมีโฟลเดอร์จัดเก็บไฟล์มากมายที่คุณสามารถสร้างได้ ให้เราแนะนำประเภทที่ได้รับความนิยมสูงสุด 5 ประเภท
- อินพุตไคลเอ็นต์ – โฟลเดอร์นี้มีไฟล์ที่ได้รับโดยตรงจากไคลเอนต์ ทุกสิ่งที่พวกเขาแชร์กับคุณควรจะเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้ การทำเช่นนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการเข้าใจผิดว่าไฟล์เป็นของคุณเองหรือขอเอกสารที่พวกเขาแบ่งปันกับคุณแล้วกับลูกค้าของคุณ
- ธุรกิจ – โฟลเดอร์นี้เก็บส่วนธุรกิจทั้งหมดของโครงการ รวมถึงการเตรียมการหรือข้อตกลง
- สินทรัพย์ – โฟลเดอร์นี้ประกอบด้วยส่วนต่างๆ ของเลย์เอาต์สุดท้ายและทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อส่งมอบหรือจัดการโครงการต่อไป มีแนวโน้มที่คุณจะจัดเก็บองค์ประกอบต่างๆ เช่น ฟอนต์ กราฟิก หนังสือแบรนด์ และคำแนะนำไว้ที่นี่
- การออกแบบ – โฟลเดอร์นี้ประกอบด้วยไฟล์การออกแบบจริงในหลายเวอร์ชัน – แบบร่าง เวอร์ชันที่เขียนทับ และส่วนเพิ่มเติมใหม่ในเวอร์ชันที่มีอยู่ สิ่งเหล่านี้ไม่ใช่เวอร์ชันสุดท้ายของโครงการหรือสินทรัพย์ที่พร้อมส่งต่อไปยังไคลเอนต์
- การผลิต – โฟลเดอร์นี้รวบรวมไฟล์เวอร์ชันสุดท้ายทั้งหมด – งานนำเสนอ เค้าโครง การออกแบบ และอื่นๆ – ที่พร้อมส่งไปยังไคลเอนต์หรือใช้งานแบบสาธารณะ เปลี่ยนไฟล์ของคุณให้เป็นสินทรัพย์
การจัดการเอกสารคืออะไรและมีความหมายอย่างไรสำหรับผู้ใช้
ก่อนยุคของเทคโนโลยีสมัยใหม่ การจัดการเอกสารค่อนข้างตรงไปตรงมา เอกสารถูกจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร และเมื่อคุณต้องการบางอย่าง คุณไปที่ตู้เก็บเอกสารนั้นและหวังว่ามันจะถูกจัดเก็บอย่างถูกต้อง ถ้าไม่ คุณอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงในการคุ้ยกองกระดาษเพื่อหาสิ่งที่คุณต้องการ
กรอไปข้างหน้าอย่างรวดเร็วจนถึงวันนี้และเราอยู่ตรงข้ามสุดของสเปกตรัม เอกสารที่จับต้องได้กลายเป็นอดีตไปแล้ว และเราสามารถสร้าง จับภาพ แบ่งปัน และทำงานร่วมกันได้ทุกอย่างตั้งแต่ภาพถ่ายและวิดีโอ ไปจนถึงใบเสนอราคา คำสั่งซื้อ และสัญญาบนอุปกรณ์ทุกประเภทจากทุกที่ในโลก
เทคโนโลยีนี้หมายความว่าเอกสารในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียงเศษกระดาษในสำนักงานเท่านั้น แต่ยังเป็นส่วนประกอบของงานด้วย โดยรวมแล้ว ความลื่นไหลนี้เป็นข้อได้เปรียบอย่างแน่นอน สิ่งต่างๆ เคลื่อนไหวเร็วขึ้น ผู้คนทำงานร่วมกันเพื่อค้นหาวิธีแก้ปัญหา และการใช้เอกสารอย่างชาญฉลาดสามารถนำไปสู่การเพิ่มยอดขาย บริการที่ดีขึ้น และการสื่อสารที่ดีขึ้น แต่ยังเพิ่มระดับความซับซ้อนในการจัดการวิธีการที่ทีมของคุณทำงานร่วมกัน เข้าถึง แก้ไข หรืออัปเดต
สิ่งนี้มีความหมาย อย่างไร
แม้ว่า NetSuite จะมี File Cabinet (ซึ่งให้พื้นที่และโครงสร้างโฟลเดอร์สำหรับเอกสารที่จะจัดเก็บและเข้าถึงภายใน NetSuite) แต่ก็ยุติธรรมที่จะกล่าวว่าด้วยพื้นที่จัดเก็บมาตรฐานที่อนุญาต 10GB ซึ่งจำกัดเฉพาะผู้ใช้ NetSuite การจัดการเอกสารทั่วทั้งธุรกิจจึงไม่ใช่ จุดสนใจหลักหรือคุณลักษณะหลักของ NetSuite
ดังนั้น เพื่อตอบคำถามว่าการจัดการเอกสารสมัยใหม่มีความหมายต่อผู้ใช้ NetSuite อย่างไร เราจำเป็นต้องพิจารณาปัจจัยบางประการ
ประการแรก NetSuite ถูกใช้เป็นโซลูชันทางการเงินเป็นอันดับแรก โดยไม่คำนึงว่าธุรกิจอื่น ๆ อาจใช้โมดูลใด การเงินมักเป็นหัวใจหลักของกิจกรรม ไม่ว่าเอกสารใดที่ส่งผ่านองค์กรของคุณ เอกสารเหล่านี้อาจมีความเกี่ยวข้องกับทีมการเงินของคุณ ไม่ว่าจะเป็นสัญญาที่ลงนามซึ่งเชื่อมโยงกับใบแจ้งหนี้การขาย บันทึกการรับสินค้าที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อ ใบบันทึกเวลาที่ลงนามสำหรับวันที่เรียกเก็บเงินได้ หรือการยืนยันการส่งมอบสำหรับสินค้าที่จัดส่ง
ประการที่สอง ย้อนกลับไปยังบทนำของเรา เรากำลังมองว่า NetSuite เป็นระบบที่ช่วยเพิ่มการมองเห็นและประสิทธิภาพในการขับเคลื่อน
เมื่อรวมปัจจัยเหล่านั้นเข้าด้วยกัน คำถามก็พัฒนาเป็น – ‘เราจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทีมของเราสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการภายในระบบหลักของเรา เพื่อประหยัดเวลาและความพยายามในการค้นหาเอกสารเหล่านั้นจากที่อื่น’
หากไม่มีข้อมูลเกี่ยวกับการเงินของคุณให้ดูใน NetSuite ข้อมูลนั้นอยู่ที่ไหน หากคุณต้องถามคำถามนี้กับทีมของคุณ คุณอาจได้รับคำตอบที่แตกต่างกันเล็กน้อยเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาจัดการเอกสารของตนเอง และในหลายๆ กรณี พวกเขายังสามารถทำงานต่อไปได้ อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะสร้างสถานการณ์ที่คุณมีคลังข้อมูลในสถานที่ต่าง ๆ ดังนั้นจึงเป็นการเพิ่มงานให้กับพนักงานของคุณทุกครั้งที่ต้องการค้นหาเอกสาร
การใช้ระบบการจัดการเอกสารทั่วทั้งธุรกิจซึ่งรวมเข้าด้วยกันและสามารถเข้าถึงได้จากภายใน NetSuite จะช่วยขจัดปัญหาคอขวดนี้ได้ ซึ่งหมายความว่าทุกคนไม่เพียงแต่สามารถดูได้เท่านั้น แต่ยังสามารถติดตามความคืบหน้าหรือทำงานให้เสร็จได้ ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อพวกเขาและเพื่อนร่วมงานในแผนกอื่นๆ โดยไม่ต้องออกจาก NetSuite
การจัดการเอกสารที่ไม่ดีส่งผลต่อทีมของคุณอย่างไร?
การจัดการเอกสารที่ไม่ดีอาจส่งผลกระทบหลายอย่างต่อทีมของคุณ หากไม่ลงลึกทุกรายละเอียด โดยปกติแล้วคุณจะเห็นผลลัพธ์หลักสองประการเหล่านี้: ความไม่พอใจในหมู่คนของคุณเนื่องจากความไร้ประสิทธิภาพ และความล่าช้าและข้อผิดพลาดในการประมวลผลเนื่องจากไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้
โดยทั่วไป ธุรกิจต่างๆ จะใช้ค่าเริ่มต้นของ SharePoint หรือ Google Drive เนื่องจากเป็นโซลูชันชั้นนำของตลาดซึ่งรวมอยู่ในการสมัครใช้งานเครื่องมือสื่อสารหลักหรือเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพ (Microsoft365 หรือ Google Suite) แล้ว
แม้ว่าคุณจะมีโครงสร้างไฟล์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก หากไม่มีกระบวนการที่ตั้งไว้ ผู้คนก็จะทำสิ่งของตัวเอง ในทางปฏิบัติดูเหมือนว่า: แบบแผนการตั้งชื่อที่แตกต่างกัน เอกสารประเภทเดียวกันถูกบันทึกไว้ในที่ต่างๆ และโฟลเดอร์ใหม่ที่สร้างขึ้นเมื่อมีคนหาบางสิ่งไม่เจอ จากนั้นเอกสารจะจบลงด้วยการทำซ้ำหรือแย่กว่านั้นคือถูกแทนที่ด้วยดี
ด้วยเหตุนี้ ทีมของคุณจึงใช้เวลาอันมีค่าในการเจาะลึกลงไปถึง 20 ระดับเพื่อค้นหาเอกสารที่พวกเขาต้องการ ซึ่งซ่อนอยู่ในโฟลเดอร์ที่ลึกที่สุดในองค์กรของคุณ สิ่งนี้ส่งผลต่อประสิทธิภาพของทีมของคุณ เนื่องจากผู้คนเสียเวลาไปกับการค้นหาสิ่งที่ต้องการเพื่อทำงานต่อไป
ในทางกลับกัน ผู้คนเริ่มหลีกเลี่ยงโครงสร้างทั้งหมดและบันทึกสิ่งที่สำคัญไว้บนเดสก์ท็อปเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย ซึ่งแน่นอนว่าไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้
เสียงคุ้นเคย?
สถานการณ์เช่นนี้นำไปสู่การเก็บงำข้อมูลภายในธุรกิจของคุณ เนื่องจากผู้คนต้องการทำงานให้เสร็จ และต้องดำเนินการตามแนวทางของตนเอง โปรดจำไว้ว่า ตามที่เราได้พูดคุยกันในบล็อกการรวม Outlookของเรา เราเชื่อว่าไม่ว่าผลลัพธ์จะออกมาเป็นอย่างไร ในกรณีส่วนใหญ่ พนักงานของคุณมีความตั้งใจที่ดีที่สุด และโดยปกติแล้วจะทำสิ่งที่พวกเขาคิดว่าถูกต้องเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง น่าเสียดายที่มักเป็นเครื่องมือที่พวกเขามีหรือขาดไป ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่น่าพึงพอใจ
การจัดการเอกสารสำหรับการตรวจสอบ
ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะดู SharePoint หรือไดรฟ์แล้วเห็นสำเนาเอกสารเดียวกัน 5 ฉบับ หรือเอกสารเวอร์ชันอัปเดตที่มีคำที่น่ากลัว (ร่างใหม่ คัดลอก หรือรวมชื่อสุดท้าย) โดยไม่มีประวัติเวอร์ชันก่อนหน้า
การควบคุมเวอร์ชันและการตรวจสอบเป็นหัวข้อที่แยกจากกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณจำเป็นต้องปฏิบัติตามมาตรฐานที่ได้รับคำสั่งจาก ISO, IRS, HMRC, ICAEW หรือหน่วยงานกำกับดูแลอื่นๆ เนื่องจากเอกสารอ้างอิงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการตรวจสอบใดๆ ที่คุณจะต้องดำเนินการ เราจะกล่าวถึงเรื่องนี้ในบทความแยกต่างหาก แต่คำถามสำคัญเกี่ยวกับการจัดการเอกสารคือ:
- คุณจะพิสูจน์ได้อย่างไรว่าใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลงหรืออนุมัติเอกสาร
- คุณจะได้รับสิ่งที่ลงนามอย่างปลอดภัยได้อย่างไร
- คุณจะพิสูจน์เอกสารที่คุณมีว่าเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างไร?
คำถามทั้งหมดเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการอนุญาตและประวัติเวอร์ชัน หากไม่มีซอฟต์แวร์ที่ได้รับการพัฒนาเพื่อติดตามปัจจัยเหล่านี้ คุณอาจพบปัญหาที่จุดวิกฤตในกระบวนการของคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตอย่างต่อเนื่อง และความต้องการสำหรับความเป็นทางการและความโปร่งใสมากขึ้นนั้นถูกผลักดันหรือกำหนดโดยลูกค้าและซัพพลายเออร์รายใหญ่
วิธีจัดการเอกสารใน
คำถามเงินล้าน!
คำตอบสั้น ๆ คือคุณมีสองทางเลือก คุณสามารถใช้ File Cabinet ของ เพื่ออัปโหลด จัดเก็บ และเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องภายใน NetSuite หรือคุณสามารถใช้โซลูชันการจัดการเอกสารและรวมเข้ากับ
ตู้เก็บเอกสาร
ตามที่กล่าวไว้ File Cabinet มีพื้นที่เก็บข้อมูล 10GB และไม่สามารถเข้าถึงได้สำหรับผู้ใช้ที่ไม่ใช่ ตามมาตรฐาน ซึ่งหมายความว่าผู้ใช้ มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารแต่เพียงผู้เดียว หรือเอกสารอาจถูกจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่แยกจากกันอย่างน้อยสองแห่ง ซึ่งนำไปสู่ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นกับการควบคุมเวอร์ชันและข้อมูลล่าสุด
หากคุณสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ NetSuite File Cabinet โปรดดูวิดีโอแนะนำด้านล่างหรือเข้าถึงเอกสารประกอบสำหรับผู้ใช้ของ Oracle:
ดังนั้น สมมติว่าคุณมีผู้ใช้ในธุรกิจที่ไม่ได้ใช้ NetSuite ตามความเห็นของเรา สิ่งที่คุณควรถามจริงๆ คือ ‘เราจะจัดการเอกสารและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารเหล่านั้นพร้อมใช้งานใน NetSuite ได้อย่างไร’
คำตอบสั้นๆ สำหรับคำถามนี้คือ คุณต้องมีแอปของบุคคลที่สามหรือ SuiteApp (เช่น Workiro)
เครื่องมือจัดการเอกสาร NetSuite
เมื่อพิจารณาทุกอย่างที่กล่าวถึงข้างต้น เราหวังว่าจะเห็นได้ชัดว่าเราคิดว่ามีองค์ประกอบสองประการในการสนทนา:
- ใช้เครื่องมือและกระบวนการสำหรับการจัดการเอกสารที่เหมาะสมทั่วทั้งองค์กรของคุณ โดยเริ่มต้นโดยไม่คำนึงถึง NetSuite:นี่ไม่ได้หมายความว่าให้เพิกเฉยต่อ NetSuite ณ จุดนี้ แต่ให้ตระหนักว่าทุกคนในองค์กรอาจไม่ได้ใช้ NetSuite ดังนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณสามารถมองเห็นได้อย่างสมบูรณ์และกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบโดยไม่มีปัญหาคอขวด คุณต้องมีระบบที่ทุกคนสามารถใช้ได้และใช้งานได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโซลูชันที่คุณใช้เพื่อบรรลุจุดที่ 1 ทำงานร่วมกับ NetSuite ได้ทันที:เอาล่ะ นี่คือส่วนที่สนุก! เราได้อธิบายไปแล้วว่าเอกสารกลายเป็นส่วนหนึ่งของการสื่อสารที่ลื่นไหลได้อย่างไร ดังนั้น อะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสารจะต้องอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันแบบสองทางหรือหลายทิศทางแบบง่ายๆ
การค้นหาโซลูชันที่ช่วยให้คุณทำเช่นนี้ได้ แต่ยังดีกว่า ทำได้จากภายในอินเทอร์เฟซ NetSuite (เช่น จากบันทึกหรือธุรกรรมเฉพาะที่คุณกำลังดำเนินการ) หมายความว่าไม่ว่าเอกสารจะมาจากที่ใดหรือกำลังจะไป ทีม NetSuite สามารถมีส่วนร่วมกับข้อมูลอื่น ๆ ทั้งหมดที่พวกเขาต้องการภายใน NetSuite โดยไม่จำเป็นต้องออกจาก NetSuite
Workiro SuiteApp สำหรับการจัดการเอกสารใน NetSuite
Workiro เป็นเครื่องมือจัดการงานที่สร้างขึ้นเพื่อช่วยให้ทีมของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นภายใน NetSuite เมื่อรวมเข้ากับ NetSuite ได้อย่างราบรื่น จึงมีที่เก็บบนระบบคลาวด์สำหรับไฟล์และเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณ ทำให้ทีมของคุณสามารถบันทึก เข้าถึง และสื่อสารบนเอกสารทั้งหมดภายใน เปลี่ยนไฟล์ของคุณให้เป็นสินทรัพย์
มันทำงานอย่างไร?
ผู้ใช้สามารถอัปโหลดเอกสารโดยตรงไปยังแอพ Workiro และติดแท็กกับบันทึก NetSuite ที่เกี่ยวข้อง หรืออัปโหลดเอกสารผ่านบันทึกที่เกี่ยวข้องใน NetSuite โดยใช้วิซาร์ดการอัปโหลดหรือลากและวาง เอกสารเหล่านี้จะปรากฏให้เห็นใน NetSuite และแอป Workiro ซึ่งหมายความว่าผู้ที่ไม่ได้ใช้ระบบ NetSuite สามารถดูความคืบหน้าของเอกสารที่เกี่ยวข้องได้
เมื่อเพิ่มเอกสารแล้ว สามารถดูได้ภายในแท็บ Workiro ของ NetSuite ที่นี่คุณจะพบการเดินทางของเอกสารจนถึงจุดนั้น พร้อมรายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เกิดขึ้น จากนั้นคุณสามารถหารือเกี่ยวกับเอกสารกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องทั้งหมด สร้างแนวทางการตรวจสอบที่ชัดเจนพร้อมประวัติเวอร์ชันและการให้สิทธิ์ รวมทั้งดูว่าใครดูเอกสารและสะกิดคนอื่นเมื่อจำเป็นต้องป้อนข้อมูล
ด้วย Workiro คุณสามารถแท็กเอกสารโดยใช้หมวดหมู่ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าโดยองค์กรของคุณ ซึ่งหมายความว่าพนักงานไม่ต้องค้นหาโฟลเดอร์จำนวนมาก และสามารถดูตามหมวดหมู่ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา หรือเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบริษัท/ผู้ติดต่อเฉพาะได้ วิธีนี้ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารได้อย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากเฉพาะเอกสารที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่จะปรากฏแทนที่จะเป็นทุกไฟล์ที่เชื่อมโยงกับโครงการของคุณ
สรุป
กล่าวโดยสรุปคือ การจัดการเอกสารครอบคลุมฟังก์ชันต่างๆ มากมายในฐานะหัวข้อหนึ่งๆ และอาจทำให้สับสนได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเทคโนโลยียังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง Workiro แก้ปัญหาสำคัญที่เกิดจากการจัดการเอกสารที่ไม่ดีโดยให้ทีมของคุณสามารถจัดการเอกสารของตนใน NetSuite ด้วยวิธีที่ง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ในขณะเดียวกันก็มองเห็นได้ทั่วทั้งองค์กร ไม่ว่าทุกคนจะใช้ NetSuite หรือไม่ก็ตาม ท้ายที่สุด เร่งกระบวนการเอกสารและให้ทีมของคุณดำเนินการตามที่พวกเขาต้องการ!
นอกจากการจัดการเอกสารแล้ว โซลูชันของเรายังมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์การรวม Outlookคุณลักษณะการแชทแบบเนทีฟ และการอนุมัติเป็นมาตรฐาน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมจองตัวอย่างฉบับเต็มของ Workiro แล้วเราจะติดต่อกลับไป
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
