วัตถุประสงค์การดูแลข้อมูล ข้อกำหนดทางกฎหมายและข้อบังคับที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ตลอดจนความต้องการธุรกิจดิจิทัลใหม่ๆ (เช่น ที่เกิดขึ้นจากการสนับสนุนของ AI) สร้างความท้าทายครั้งใหญ่ให้กับบริษัทต่างๆ มีข้อมูลที่ชัดเจน รู้เนื้อหาและการจัดหมวดหมู่ รวบรวมข้อมูลอย่างถูกต้องในระดับต่างๆ และมีมุมมองที่ชัดเจนว่าใครเข้าถึงชุดข้อมูลและเพื่อวัตถุประสงค์ใด ซึ่งพิสูจน์ได้ยาก เนื่องจากปริมาณ แหล่งข้อมูลต่างๆ ความรับผิดชอบที่ไม่ชัดเจนหรือไม่มีอยู่จริง และโครงสร้างบริษัทแบบกระจายอำนาจ
วัตถุประสงค์ของการกำกับดูแลข้อมูล
การกำกับดูแลข้อมูลเป็นชั้นของโครงสร้างการจัดการบนข้อมูลเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการระบุ ลงทะเบียน จัดหมวดหมู่ และจัดการอย่างต่อเนื่อง หน้าที่ของมันคือการเป็นตัวอย่างในการตัดสินใจเกี่ยวกับการเป็นเจ้าของข้อมูล การบำรุงรักษาข้อมูลตลอดวงจรชีวิตทั้งหมดของข้อมูล คุณภาพของข้อมูล และการปฏิบัติตามข้อกำหนดของข้อมูล นอกจากนี้ยังระบุและควบคุมกฎเกี่ยวกับการใช้งาน การเข้าถึง การรวม และการไหลของข้อมูล
การกำกับดูแลข้อมูลจึงมีจุดประสงค์หลายประการ:
- สร้างองค์กรกำกับดูแลข้อมูลข้ามหน่วยงานที่มีบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน (เช่น เจ้าของข้อมูล) รวมถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก (เช่น ซัพพลายเออร์)
- การใช้การกำกับดูแลข้อมูลนี้ รวมถึงการฝึกอบรมการรับรู้และการให้ความรู้แก่พนักงานและเจ้าของบทบาท
- การระบุ จำแนก และลงทะเบียนข้อมูล
- การกำหนดระดับคุณภาพข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละชั้นข้อมูล (เช่น ไม่มีข้อมูลที่ล้าสมัย)
- การระบุกฎการปฏิบัติตามที่เกี่ยวข้องสำหรับชุดข้อมูลเฉพาะ (เช่น เวลาเก็บรักษาบันทึกทางการเงิน)
- การใช้มาตรการที่เป็นรูปธรรมเพื่อสร้างการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่บังคับใช้สำหรับชุดข้อมูลเฉพาะ (เช่น การแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ หากข้อมูลถึงระยะเวลาการเก็บรักษาและต้องถูกลบ)
- รับรองการจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่เหมาะสม (Identity and Access Management หรือ IAM) โดยการรวมข้อมูลเข้ากับสภาพแวดล้อม IAM
- สร้างกระบวนการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้มั่นใจว่าสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุด
การกำกับดูแลข้อมูลที่ดีหมายถึงความสามารถในการทำความสะอาดข้อมูลของบริษัทด้วยตนเองเมื่อเวลาผ่านไป คุณเริ่มต้นด้วยพื้นที่ที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด จากนั้นค่อยๆ พัฒนาไปทีละขั้นตอนจนกว่า คุณจะได้ข้อมูลที่มีคุณภาพเพียงพอ
การกำกับดูแลข้อมูลนำประโยชน์มากมายมาสู่บริษัทของคุณในด้านต่างๆ:
- คำศัพท์ทางธุรกิจทั่วไปช่วยให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูล ที่เกี่ยวข้องตามวัตถุประสงค์ได้อย่างรวดเร็ว
- ผู้ใช้รู้ว่าพวกเขาสามารถเชื่อถือข้อมูลที่มีอยู่ได้ในระดับใด
- สิทธิ์ในการเข้าถึงหมวดหมู่ข้อมูลนั้นเชื่อมโยงกับข้อกำหนดด้านความวิกฤตของข้อมูลและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
- การจัดการด้วยตนเองถูกแทนที่ด้วยระบบอัตโนมัติ (การจัดหมวดหมู่ การเข้าถึง การลบ ฯลฯ)
- ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบจะถูกจับคู่กับหมวดหมู่ข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลได้รับการปฏิบัติตาม
- การโต้ตอบระหว่างกลุ่มข้อมูลทำได้ง่ายขึ้น
- การกำจัดข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ล้าสมัย หรือข้อมูลเล็กน้อย ทำให้องค์กรและโครงสร้างพื้นฐานง่ายขึ้น และลดค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
- กฎระเบียบการปฏิบัติตามกฎระเบียบและโครงการวิเคราะห์ข้อมูลใหม่สามารถดำเนินการได้เร็วและง่ายขึ้น
แต่ข้อควรระวัง:
- เป็นไปไม่ได้ที่จะบรรลุความสมบูรณ์แบบเนื่องจากจำนวนและความซับซ้อนของข้อมูลสูง!
- การกำกับดูแลข้อมูลมักจะต้องใช้ทรัพยากรจำนวนมาก (ทั้งในพนักงานและในด้านการเงิน) และอาจต้องจัดโครงสร้างองค์กรและความสามารถที่มีอยู่ใหม่ทั่วทั้งบริษัท
เหตุใดการกำกับดูแลข้อมูลจึงควรเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ธุรกิจดิจิทัล
เมื่อดำเนินการริเริ่มทางดิจิทัล การกำกับดูแลข้อมูลเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลที่ประสบความสำเร็จ ห่างไกลจากการเป็นงานด้านไอทีเพียงอย่างเดียว แต่อยู่ที่ส่วนต่อประสานของหลายส่วนและเป็นตัวกำหนดระดับและความเร็วที่บริษัทสามารถเปลี่ยนแปลงตัวเองได้ ยิ่งกว่านั้น ไม่ใช่งานเดียวหรือแต่ละโครงการที่ดำเนินการเพียงครั้งเดียว แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงองค์กรและการจัดการทั่วทั้งบริษัทอย่างต่อเนื่อง วัตถุประสงค์การดูแลข้อมูล
จะเริ่มต้นอย่างไร?
1. กำหนดองค์กรกำกับดูแลข้อมูลของคุณ
2. กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบและฝึกอบรมพนักงาน
3. กำหนดและจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่คุณต้องการบรรลุ
4. กำหนดและจัดสรรทรัพยากรให้เพียงพอ
5. เริ่มต้นเล็ก ๆ ดำเนินการอย่างรวดเร็วและทำซ้ำสิ่งที่พิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จในทันที
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
