เริ่มโครงการสแกนเอกสาร มีเหตุผลที่ดีหลายประการในการย้ายไปยังระบบเอกสารแบบไร้กระดาษ ระเบียนอิเล็กทรอนิกส์จัดเก็บและค้นหาได้ง่ายขึ้น สามารถแชร์จากระยะไกล ลดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสาร และสำรองข้อมูลได้ง่ายมาก ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดคือโปรเจ็กต์การแปลงส่วนใหญ่เริ่มต้นด้วยเรคคอร์ดจำนวนมากที่จะแปลง และงานนั้นอาจดูน่ากลัว ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรู้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับใบเสนอราคาที่ถูกต้องสำหรับโครงการสแกนเอกสารในสำนักงานของคุณ

ฉันควรสแกนรายการใดบ้าง

ธุรกิจส่วนใหญ่ไม่เลือกสแกนกระดาษทุกแผ่นที่เก็บไว้ ตรวจสอบบันทึกของคุณกับตารางการเก็บรักษาของบริษัทและทำลายทุกอย่างที่ไม่จำเป็นอีกต่อไป

เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว ให้จัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่ถูกใช้มากที่สุดและจะให้ประโยชน์สูงสุดหากคุณแปลงเป็นดิจิทัล

วิธีหนึ่งในการแก้ปัญหาความลึกลับนี้คือการกำหนดวันที่ในการสแกนไปข้างหน้าหนึ่งวัน เอกสารทั้งหมดหลังจากวันที่สแกนนั้นจะถูกสแกน และทุกอย่างที่เก่ากว่าวันที่นั้นจะถูกสแกนเมื่อเข้าถึงเท่านั้น

โซลูชันนี้ช่วยลดสิ่งที่จำเป็นต้องแปลงเป็นดิจิทัลได้อย่างมาก ในขณะที่แปลงเอกสารเก่าอย่างช้าๆ ตามความจำเป็น

คุณต้องสแกนเอกสารกี่ฉบับ?

ขั้นตอนที่สองในโครงการแปลงใด ๆ คือการหาจำนวนหน้าที่คุณต้องสแกน คือขอบเขตของโครงการสแกนเอกสารของคุณ

กล่องไฟล์มาตรฐาน (10” x 12” x 15”) จะเก็บบันทึกหรือเอกสารได้ประมาณ 2,500 หน้า ชั้นวางมาตรฐานบรรจุได้ประมาณ 200 หน้าต่อนิ้ว

โครงการส่วนใหญ่สามารถประมาณได้โดยอิงจากค่าเฉลี่ยหลายค่าเหล่านี้ ซึ่งแม่นยำกว่าการพยายามประมาณจำนวนไฟล์แล้วพยายามประมาณจำนวนหน้าต่อไฟล์

รูปแบบของเอกสารที่สแกน

รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดสำหรับบันทึกอิเล็กทรอนิกส์คือ Portable Document Format (PDF) มีการใช้กันอย่างแพร่หลายและง่ายต่อการแบ่งปันและปกป้อง ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่ Tagged Image File Format (TIFF) และ Raw Image File (RAW)

ภาพดิจิทัลสามารถประมวลผลได้ด้วยซอฟต์แวร์Optical Character Recognition (OCR) สิ่งนี้จะเปลี่ยนรูปภาพดิจิทัลเป็นเอกสารข้อความ เมื่อเป็นเอกสารข้อความ คุณสามารถค้นหาคำหลักภายในเอกสารได้

การเตรียมเอกสาร

เครื่องสแกนสำหรับการผลิตได้รับการออกแบบมาเพื่อป้อนจดหมายอัตโนมัติและเอกสารขนาดถูกกฎหมาย ความเร็วสูงและสแกนได้ถึง 10,000 หน้าต่อชั่วโมง การเตรียมเป็นกระบวนการในการถอดลวดเย็บกระดาษและลวดเย็บทั้งหมดออก เอกสารขนาดคี่ต้องติดเทปบนกระดาษมาตรฐาน

ต้องจัดการรูปภาพและเอกสารสีแยกกัน เอกสารจะถูกประกอบใหม่หลังจากการสแกน

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

เมื่อสแกนเอกสารแล้วพวกเขาต้องการการจัดเก็บที่เหมาะสม เป็นเรื่องปกติที่จะเก็บไว้ในดิสก์ แต่จะลดประโยชน์ลงอย่างมาก

อย่างน้อยก็ควรสำรองข้อมูลไว้ในสถานที่ห่างไกล ทางออกที่ดีกว่าในการจัดเก็บคือ  ระบบจัดการเอกสาร

ทำให้ค้นหาและจัดการเอกสารได้ง่ายว่าใครสามารถเข้าถึงข้อมูลใดได้บ้าง สามารถจัดการระบบในบ้านหรือผ่านบริการคลาวด์คอมพิวติ้ง

การจัดทำดัชนีทำให้การเข้าถึงเอกสารของคุณง่ายขึ้น

การสร้างดัชนีคือระบบที่ใช้ในการจัดระเบียบเอกสาร เป็นฟิลด์ดิจิทัลที่ใช้กับไฟล์หลังจากสแกนแล้ว นี่อาจเป็น “วันที่บันทึก” “ชื่อผู้ป่วย” “หมายเลขลูกค้า” หรือฟิลด์อื่น ๆ ที่จะช่วยในการเรียกเอกสาร

การจัดทำดัชนีทำให้คุณสามารถติดแท็กแต่ละหน้าหรือไฟล์ด้วยตัวระบุที่ไม่ซ้ำที่ให้คุณเข้าถึงไฟล์ใดๆ ก็ได้ด้วยการค้นหาคำหลักอย่างรวดเร็ว เริ่มโครงการสแกนเอกสาร

ค่าใช้จ่ายในการสแกน

โครงการสแกนเอกสารสามารถทำได้กับพนักงานที่มีอยู่หรือจ้างบริการการ สแกนจากภายนอก การตัดสินใจขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการเป็นส่วนใหญ่ สำหรับสองสามพันหน้าหรือน้อยกว่านั้นถูกกว่าที่จะทำงานในบ้าน

หากคุณกำลังจ้างงาน มีขั้นตอนที่คุณสามารถดำเนินการเพื่อลดต้นทุนได้ โดยการเตรียมการสแกนภายในจะช่วยประหยัดเงิน

จงใช้วิจารณญาณในสิ่งที่คุณเลือกสแกน หากไม่จำเป็นในอนาคต จะช่วยประหยัดเงินทิ้งในรูปแบบกระดาษ

ไม่ว่าคุณจะเลือกทำเองหรือกำลังมองหาบริษัทสแกนมืออาชีพที่จะช่วยคุณแปลงสำนักงานให้เป็นดิจิทัล ผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้ความช่วยเหลือ!

รับใบเสนอราคาฟรีสำหรับบริการสแกนเอกสารวันนี้!

ตั้งแต่การสแกนเอกสารไปจนถึงการจัดเก็บเอกสารผู้เชี่ยวชาญของเราจะช่วยคุณเลือกโซลูชันการจัดการเอกสารที่ปรับแต่งให้เหมาะกับสิ่งที่คุณกำลังมองหาที่จะทำสำหรับบริษัทของคุณ เรามีสถานที่ตั้งอยู่ทั่วสหรัฐอเมริกาเพื่อให้บริการโซลูชั่นการจัดเก็บเอกสารแก่คุณ

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699