วิธีแก้ไขปัญหาโดยเร่งด่วนของ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่องค์กรต่างๆควรรู้

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หลายปีมานี้หลากหลายองค์กรได้มีนโยบาย เรื่องการลดการใช้กระดาษ โดยส่วนใหญ่จะเน้นในเรื่องของการควบคุมเอกสาร ที่ต้องแจกจ่ายให้ทั่วถึงกันทั้งองค์กร โดยจะใช้เป็นในรูปแบบของ Electronic file หรือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ลักษณะจะเป็นการจัดเก็บไว้บนเซิฟเวอร์ส่วนกลาง โดยที่ทั้งองค์กรสามารถเข้าถึงเอกสารได้ด้วยตัวเอง และยังสามารถแก้ไขไฟล์ คัดลอก ย้าย ลบ เอกสารได้ตามต้องการ แต่หลายๆองค์กรก็อาจจะประสบปัญหา หรือ สงสัยว่า จะควบคุมหมายเลข (Contorl copy No.) ของแต่ละบุคคลนั้นอย่างไร หรือในกรณี ที่ได้รับเอกสารแล้วจำเป็นต้องเซ็นรับทราบกลับมาจะทำอย่างไร รวมถึงการติดตามเอกสารจากแผนกต่างๆที่รอคิวสามารถทำได้อย่างไร?

ซึ่งโ ดยทั่วไปลักษณะของ การลดกระดาษขององค์กรนั้น จะมีขั้นตอนต่างๆ ตามลักษณะเช่น เอกสารควบคุม ไฟล์เอกสารต้นฉบับจะแชร์ไว้บน Server เพื่อให้หน่วยงานเจ้าของเอกสาร และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเข้าไปดูได้ โดยจัดทำไว้เป็นไฟล์ PDF คาดด้วยลายน้ำข้อความว่า “Uncontrolled When Print Out” ส่วนหน่วยงานใดที่ต้องการสำเนาไป

ติดในจุดปฏิบัติงาน เช่น WI หรือ ต้องร้องขอมายัง DCC  ซึ่งการควบคุมเอกสารในลักษณะนี้ จะช่วยลดเวลาในการทำงานไปได้เป็นอย่างมาก เพราะสะดวกรวดเร็วกว่า ซึ่งถ้าเป็นเมื่อก่อนคงต้องมานั่งใช้ตรายางสแตมป์ว่า “สำเนาควบคุม” กันจนมือหงิก กว่าจะแจกเอกสารได้

การควบคุมเอกสารในส่วนนี้ เราไม่ได้ควบคุมไปถึงจำนวนของสำเนาที่แต่ละหน่วยงานถือครอง เพราะมีระบุอยู่ใน Masterlist แล้ว ส่วนใน Masterlist ก็มีบอกด้วยว่าเอกสารที่แจกจ่ายไปเป็นแบบ Electronic Flie หรือเอกสารที่เป็นกระดาษ โดยรวมแล้วการจะทำให้เอกสารจัดง่ายจริงๆนั้นเป็นเรื่องที่ยากพอสมควร

แต่ตัวอย่างทั้งหมดที่กล่าวมานี้ ไม่ใช่ปัญหาสำหรับ ระบบจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ E C M V I E W E R ของเรา เพราะมันสามารถ Run Number ของเอกสารให้ได้ โดยอัติโนมัติ

และ ยังสามารถค้นหาเอกสารผ่าน Text ของเอกสารได้เลย รวมถึงการเซ็นเอกสาร ก็มีฟังก์ชั่นต่างๆแบบเฉพาะ หลากหลาย และยังสามารถ เดิน Flow งาน ไปยังแผนกต่างๆได้อย่างคล่องตัว ตัวอย่างเช่นเอกสารที่ ต้องการลงลายมือชื่อในทุกแผนกขององค์กร ก็จะมีสเตตัสขึ้นมาว่าขณะนี้ เอกสารได้ถูกเซ็นแล้วหรือไม่ ตอนนี้อยู่ที่แผนกไหน และอยู่ในขั้นตอนใดบ้าง จึงทำให้สามารถตามเอกสารนั้นได้ง่าย ทำให้องค์กรสามารถใช้งานได้อย่างคล่องตัวและดูทันสมัยมากขึ้น ซึ่ง E C M V i e w e r จะมีความแตกต่างคือสามารถอัพเดทเอกสารได้ตามต้องการ โดยมีข้อมูลที่ระบุไว้อย่างละเอียดว่า เอกสารฉบับนี้ อัพเดทเมื่อไหร่ และ อัพเดทโดยใคร เป็นต้น

อยากชมคลิปวีดีโอสาธิตระบบนี้ คลิ๊ก

เพราะระบบของ ECM VIEWER เป็นระบบจัดการ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ครบวงจรสำหรับองค์กรยุคใหม่โดยใน 1 ระบบนั้นสามารถใช้งานได้อย่างครอบคลุมทั้งองค์กรโดยที่การจัดการหลักทั้งหมดจะอยู่ที่ A d m i n ซึ่ง

จะสามารถจัดการหรือแม้กระทั่งดูแล ในส่วนของ R e p o s i t o r y ทั้งระบบ และรวมถึงในส่วนของผู้ใช้งาน ก็สามารถตรวจสอบได้ทั้งหมด เช่นพนักงานมีการ A c t i v e มากน้อย

เพียงใด อันจะนำไปใช้งาน ในการเก็บ R e p o r t หรือทำสถิติต่างๆต่อไป

ทุกวันนี้การดูแลเอกสารนั้นไม่ใช่เรื่องยากกันอีกต่อไป ขอเพียงมี 1 ระบบที่สามารถจัดการทุกอย่างภายในองคกรได้ ซึ่งถ้าท่านต้องการอยากรู้จักเจ้าระบบ ECM VIEWER ก็สามารถเข้าไป

รับชม คลิปวีดีโอการสาธิต และ ใช้จริงของเจ้าโปรแกรม ECM VIEWER ตัวนี้กันได้ที่ ลิ้งนี้เลย โดยในคลิปวีดีโอสาธิตนั้นจะมีการแนะนำการใช้งานกันอย่างละเอียด

และในสุดท้ายนี้ แอดมิขอฝากไว้ หากท่านนึกถึง ระบบการจัดการเอกสารที่เป็นระบบแบบครบวงจร เราของแนะนำ ECM VIEWER By K&O จัดการเอกสารได้ครบ และจบในระบบเดียว

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699