แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ ที่เป็นประโยชน์ (eforms) เคล็ดลับการออกแบบ

เมื่อสร้าง แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ใหม่ (eforms)มี หลายสิ่งที่ควรพิจารณาเพื่อปรับปรุงอัตราการกรอกแบบฟอร์มและข้อมูลที่รวบรวม

ขึ้นอยู่กับว่าจะใช้แบบฟอร์มที่ไหน (ภายในหรือออนไลน์) อุตสาหกรรมที่ใช้แบบฟอร์ม ( เช่น อาจต้องพิจารณาการปฏิบัติตามข้อกำหนดและข้อบังคับ ) และใครเป็นผู้กรอกแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่คุณสร้างขึ้น (พนักงานหรือลูกค้า) ซึ่งจะส่งผลต่อการออกแบบและกระบวนการสร้างแบบฟอร์มที่กำหนดเองของคุณ การถามคำถามประเภทนี้กับตัวเองก่อนเริ่ม หรือทันทีที่คุณเริ่มสร้างแบบฟอร์ม จะช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าข้อมูลและคำถามใดควรรวมอยู่ และควรนำเสนอแบบฟอร์มต่อผู้ที่กรอกข้อมูลอย่างไร สิ่งนี้จะช่วยรับประกันว่าคุณจะรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นให้ได้มากที่สุดในขณะที่ทำให้กระบวนการกรอกแบบฟอร์มรวดเร็วและง่ายดาย

แบบฟอร์มที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้ ออกแบบอย่างดี และปรับให้เหมาะสมจะมีอัตราการแข่งขันที่สูงขึ้น และจะรวบรวมข้อมูลที่ดีขึ้น

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับการออกแบบแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ที่มีประโยชน์ 10 ข้อที่ควรพิจารณาเมื่อสร้าง eform:
Less is more:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เว้นพื้นที่สีขาวไว้รอบๆ พื้นที่เพียงพอ เพื่อให้แต่ละส่วนดึงดูดสายตาผู้ใช้ได้อย่างชัดเจน การทำให้มันเรียบง่าย คุณจะปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้โดยรวม จับเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น

ปรับ แต่ง:ใช้ตราสินค้าที่เหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้แบบฟอร์มรู้ว่าเป็นรูปแบบใดและให้แน่ใจว่าการออกแบบแบบฟอร์มตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น แสดงและซ่อนฟิลด์ตามคำตอบก่อนหน้าในแบบฟอร์ม
หลายหน้า:พยายามอย่าอัดข้อมูลมากเกินไปในหน้าจอเดียว ใช้ประโยชน์จากการออกแบบวิซาร์ดที่มีหลายเพจที่เหมาะสมในการนำผู้คนเข้าสู่ขั้นตอนของฟอร์ม

ฟิลด์ป้อนข้อมูลอัจฉริยะ:ใช้เมนูแบบเลื่อนลง ตัวเลือกวันที่ กล่องกาเครื่องหมาย ปุ่มตัวเลือก ทำให้ผู้ใช้ให้ข้อมูลที่เหมาะสมกับคุณได้ง่ายและสะดวก
กรอกล่วงหน้า:หากแบบฟอร์มรู้ว่าใครเป็นผู้กรอก ให้รับทราบข้อมูลประจำตัวและเติมค่าฟิลด์ของแบบฟอร์มที่ดูแลไว้แล้วล่วงหน้าโดยระบบเพื่อลดการป้อนข้อมูล
แบบฟอร์มที่ปรับเปลี่ยนได้:บ่อยครั้งที่ผู้ส่งเริ่มต้นเริ่มกระบวนการและส่วนอื่น ๆ จะเสร็จสมบูรณ์โดยบุคคลอื่น ในการออกแบบฟอร์มที่ดี ส่วนเพิ่มเติมเหล่านี้จะถูกซ่อนจากผู้ใช้ทั้งหมดโดยไม่จำเป็น
ไฟล์แนบ:อนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดข้อมูลสนับสนุนผ่านไฟล์แนบ นี่อาจเป็นรูปภาพหรือสเปรดชีต excel เป็นต้น
การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล:ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลตรงตามข้อกำหนด เช่น ความยาวข้อมูล ประเภท หรือ “จำเป็น” เป็นต้น ให้ข้อเสนอแนะที่เข้าใจง่ายแก่ผู้ใช้เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบถึงข้อกำหนด แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์
บันทึกสำหรับภายหลัง:สำหรับกระบวนการแบบฟอร์มที่ใช้เวลาสักครู่ ผู้ใช้อาจต้องหยุดชั่วคราวในระหว่างการกรอกแบบฟอร์มและกลับมาใหม่ในภายหลัง
อุปกรณ์เคลื่อนที่:คำนึงถึงการตอบสนองเมื่อออกแบบแบบฟอร์มหรืออย่างน้อยต้องลดขนาดลง เพื่อให้ผู้ใช้ที่เดินทางสามารถกรอกแบบฟอร์มได้หากจำเป็น

ทำไมต้องเป็นดิจิทัล?

ความปลอดภัย: ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือและเอกสารกระดาษที่ลงนามสามารถปลอมแปลงได้อย่างง่ายดายด้วยเทคโนโลยีที่มีอยู่ ง่ายต่อการสร้างเอกสารที่ดูดีเท่าต้นฉบับ
ประสิทธิภาพและประสิทธิผล: วงจรธุรกิจสามารถปรับปรุงและลดขนาดลงได้อย่างมาก – เทมเพลตและแบบฟอร์มสามารถแชร์และรวมเข้ากับโซลูชันลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่างง่ายดาย
ความยืดหยุ่น: ระยะทางทางกายภาพจะไม่มีความหมาย
การลดต้นทุน: ไม่มีการพิมพ์ การส่งแฟกซ์ การส่งมอบ หรือการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพซึ่งช่วยลดต้นทุนค่าโสหุ้ย
เนื่องจากคุณอาจเห็นชอบด้วยว่ากระบวนการกระดาษอาจไม่มีประสิทธิภาพและมีค่าใช้จ่ายสูง ในขณะที่แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ประหยัดในการรวบรวม วิเคราะห์ และจัดเก็บข้อมูล กระบวนการดิจิทัลเปลี่ยนจากแบบฟอร์มกระดาษเป็น e-form ได้อย่างง่ายดาย ทำให้เข้าถึงได้จากทุกที่ ซึ่งจะส่งผลให้กระบวนการทางธุรกิจเร็วขึ้นโดยใช้ข้อมูลเพื่อทำให้โซลูชันของคุณเป็นแบบอัตโนมัติและอัปเดตระบบธุรกิจ สุดท้ายนี้จะขจัดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลที่ช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรอันมีค่า

ข้อเสียของแบบฟอร์มกระดาษ:

• ความท้าทายในการจัดการ
• เเพง
• ข้อมูลคุณภาพต่ำกว่า
• ยากต่อการวิเคราะห์
• เข้าไม่ถึง
• ข้อดีของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์:
• ขับเคลื่อนระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์ขององค์กร
• ปรับปรุงการจัดทำดัชนีและการดึงข้อมูล
• ป้อนข้อมูลเข้าสู่แดชบอร์ดและรายงานทันที
• ปรับปรุงความแม่นยำ
• ลดต้นทุน
• ส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย

การทำงาน

ผู้คนชื่นชอบเทคโนโลยีที่ใช้ระบบคลาวด์ แต่หลายคนตระหนักดีว่าความต้องการกระบวนการทางธุรกิจของพวกเขามีมากกว่าที่ระบบคลาวด์จะรับมือได้ การจัดการเอกสารแบบ Cloud-based และ on-premise ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน

การจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์จะดีที่สุดหากคุณต้องการพื้นที่จัดเก็บและการดึงเอกสารพื้นฐาน รวมถึงการกู้คืนจากความเสียหาย คลาวด์ยังเหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ผู้ใช้ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่ายของคุณตลอดเวลา แต่จะดึงหรืออัปโหลดเอกสารผ่านเว็บเบราว์เซอร์หรือแอปพลิเคชันบนเว็บแทน

การจัดการเอกสารในองค์กรยังมีประโยชน์สำหรับการจัดเก็บและดึงเอกสาร แต่เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการฟังก์ชันเพิ่มเติมที่มาพร้อมกับเวิร์กโฟลว์ ระบบอัตโนมัติ และแบบ  ฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ แบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ใหม่

ค่าใช้จ่าย

ระบบคลาวด์เป็นแบบสมัครสมาชิก ดังนั้นพื้นที่จัดเก็บข้อมูลอาจมีขนาดเล็กหรือใหญ่เท่าที่คุณต้องการ คุณจ่ายในสิ่งที่คุณต้องการโดยไม่มีค่าใช้จ่ายของระบบในองค์กร แน่นอนว่าราคาจะเพิ่มขึ้นตามขนาดพื้นที่จัดเก็บ ภายในองค์กรสามารถประหยัดต้นทุนได้หากคุณมีความต้องการพื้นที่จัดเก็บขนาดใหญ่ โดยสมมติว่าคุณสามารถใช้พื้นที่จัดเก็บที่คุณมีอยู่แล้วได้ สิ่งนี้มาพร้อมกับต้นทุนค่าโสหุ้ยในการบำรุงรักษาระบบของคุณเอง (ดูหัวข้อถัดไปในการบำรุงรักษา)

การเข้าถึงผ่านมือถือ

คุณต้องการให้พนักงานของคุณค้นหาเอกสารได้ทันทีจากทุกที่ การเข้าถึงจากสมาร์ทโฟน แท็บเล็ต หรืออุปกรณ์มือถืออื่นๆ ผ่านเว็บเบราว์เซอร์จะใกล้เคียงกันสำหรับตัวเลือกทั้งบนคลาวด์และในองค์กร ความแตกต่างหลักสำหรับการช่วยสำหรับการเข้าถึงกลับมาที่การตั้งค่าความปลอดภัย เนื่องจากระบบคลาวด์มาพร้อมกับการรักษาความปลอดภัยในตัว ในขณะที่ในองค์กรต้องการการตั้งค่าไฟร์วอลล์เพื่อกำหนดค่าให้เอกสารพร้อมใช้งานเฉพาะกับผู้ใช้ที่ผ่านการตรวจสอบแล้วเท่านั้น

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699