วิธีที่ระบบ จัดการเอกสารขององค์กร เพิ่มพลังให้องค์กรของคุณ

จัดการเอกสารขององค์กร เพื่อเพิ่มพลังให้องค์กรของคุณ บริษัททุกขนาดกำลังจะมีเอกสาร ยิ่งบริษัทใหญ่ขึ้นหรืออยู่มาเป็นเวลานาน เอกสารก็ยิ่งมีมากขึ้นเท่านั้น และบริษัทยิ่งซับซ้อน เอกสารก็ยิ่งหลากหลายมากขึ้น

มีไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับการขาย รวมถึงใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ RFP รายการบรรจุภัณฑ์ การแก้ไข และอื่นๆ มีไฟล์ HR รวมถึงแอปพลิเคชัน ข้อมูลบุคลากร ไฟล์วินัย และข้อมูลเงินเดือน นอกจากนี้ยังมีแบบฟอร์มการปฏิบัติตามข้อกำหนดของรัฐบาล รวมถึงการเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน แบบฟอร์มใบสมัคร และแน่นอนว่า งบการเงินและใบแจ้งยอดภาษี

และมีคู่มือนโยบายและขั้นตอนที่แน่นอนที่สุด เมื่อบริษัทไปถึงระดับองค์กรแล้ว จะมีพนักงานหลายร้อยคนหรือหลายพันคนที่มีนโยบายและขั้นตอนสำหรับแต่ละตำแหน่ง ตลอดจนวิธีที่บริษัทควรปฏิบัติในภาพรวม

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรมีขนาดใหญ่พอที่จะรองรับการ จัดเก็บเอกสาร การทำดัชนี และการเข้าถึงทั้งหมดขององค์กรขนาดใหญ่

ระบบการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพจะไม่เพียงช่วยให้พนักงานของคุณประหยัดเวลานับไม่ถ้วนในการพยายามติดตามเอกสารที่วางผิดที่หรือหายไป นอกจากนี้ยังช่วยลดต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ของคุณ และลดค่าใช้จ่ายอุปกรณ์สำนักงานรุ่นเก่าเช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และตู้เก็บเอกสาร (ลองนึกภาพว่าคุณสามารถจัดเก็บเอกสารของบริษัทของคุณทั้งหมดไว้ในเซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์เครื่องเดียว และกำจัดตู้เก็บเอกสารและกล่องเก็บของทั้งหมดของคุณ นั่นคือระบบจัดการเอกสาร)

มาดูกันว่าระบบการจัดการเอกสารขององค์กรทำงานอย่างไร คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารระดับองค์กร และระบบการจัดการเอกสารขององค์กรจะช่วยลดต้นทุนของคุณได้อย่างไร นอกจากนี้เรายังจะเน้นถึงความแตกต่างระหว่างการจัดการเนื้อหาขององค์กรและระบบการจัดการเอกสาร

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรคืออะไร?

ฟังดูเหมือนไม่มากก็น้อย: ระบบสำหรับจัดการเอกสารขององค์กร

ระบบเป็นวิธีที่องค์กรจัดเก็บ จัดการ เผยแพร่ และติดตามเอกสารขององค์กร เป็นมากกว่าแค่การใส่เอกสารลงในโฟลเดอร์ Google Drive โดยไม่มีกระบวนการจัดระเบียบในการดึงข้อมูล เป็นวิธีการจัดประเภทและจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดของคุณ เพื่อให้ง่ายต่อการเข้าใจและค้นหา

คุณสามารถมีกระบวนการแบบกระดาษ ซึ่งองค์กรต่างๆ เคยทำมาก่อนคอมพิวเตอร์ (แม้ว่าบางคนจะยังใช้อยู่ในขณะนี้ แต่หลังจากที่คอมพิวเตอร์กลายเป็นส่วนปกติของสังคมไปนานแล้ว) นี่คือที่ที่พิมพ์คู่มือนโยบาย จัดเป็นแฟ้ม 3 ห่วง และมอบให้กับพนักงานทุกคนในองค์กร บริษัทอื่นพิมพ์คู่มือกรมธรรม์และผูกมัดเหมือนหนังสือ ทำให้ยากที่จะอัปเดตคู่มือและบ่อยครั้ง แผ่นนโยบายที่อัปเดตถูกยัดลงในหน้า

เอกสารอื่นๆ มักถูกยัดเข้าไปในตู้เก็บเอกสารที่เรียงรายอยู่ตามผนัง ไฟล์ถูกนำออกไปและใส่กลับเข้าไป บางครั้งอยู่ผิดที่ ซึ่งหมายความว่าเสียเวลาในการพยายามติดตาม หรือหากหาไม่พบ แม้แต่การสร้างเอกสารใหม่ทั้งหมดเพื่อวางกลับลงในตำแหน่งที่ถูกต้อง

คุณยังสามารถจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ตหรือในโฟลเดอร์ส่วนตัวบน Google Drive หรือ OneDrive ซึ่งสามารถเข้าถึงได้โดยบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น แต่โดยปกติแล้วจะไม่มีระบบการจัดเก็บที่ชัดเจน และถึงแม้ว่าจะมี ผู้คนก็สามารถวางเอกสารได้ทุกที่ที่พวกเขาคิดว่าจะไป

แนวทางปฏิบัติทั่วไปอีกประการหนึ่งคือระบบ mishmash ของทั้งสองที่เราเพิ่งพูดคุยกัน ซึ่งคุณเก็บเอกสารบางส่วนของคุณไว้ในไฟล์และตัวประสาน และบางส่วนถูกเก็บไว้ในอีเมลและไดรฟ์ที่แชร์

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารสามประเภท  บนเว็บไซต์ของเรา

หากฟังดูไม่เหมาะ คุณยังมีตัวเลือกอื่น สะดวกกว่า และมีประสิทธิภาพมากกว่า นั่นคือ ระบบจัดการเอกสารออนไลน์เวอร์ชันปรับปรุง ซึ่งทุกอย่างถูกจัดเก็บไว้ในระบบการจัดการเอกสารขององค์กร ด้วยวิธีนี้ เอกสารทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ที่พนักงานที่ได้รับอนุญาตทุกคนสามารถใช้ได้ผ่านแอพมือถือหรือเว็บเบราว์เซอร์ นั่นหมายความว่าพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลด้วยโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อป/คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป และใช้งานได้กับ iOS และ Android, Apple และ Microsoft เพิ่มพลังให้องค์กรของคุณ

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กร (EDMS) นี้ช่วยให้คุณเชื่อมโยงคู่มือมาตรฐานการรับรองหรือคู่มือสมาคมวิชาชีพบางส่วนเข้ากับส่วนคู่มือนโยบาย ระบบการจัดการเอกสารระดับองค์กรที่ดีที่สุดยังช่วยให้คุณเชื่อมโยงเนื้อหาการฝึกอบรมเข้ากับคู่มือนโยบายได้

การจัดการเนื้อหาองค์กรกับระบบการจัดการเอกสาร

ดังนั้น อะไรคือความแตกต่างระหว่างระบบการจัดการเอกสารปกติและระบบการ จัดการ เนื้อหา  ?

ระบบการจัดการเนื้อหาช่วยให้คุณรวมเนื้อหาของบุคคลที่สามจากผู้ให้บริการรายอื่น ตัวอย่างเช่น การนำเข้าคู่มือนโยบายของหน่วยงานรับรองระบบของคุณหรือเนื้อหาการฝึกอบรมของบุคคลที่สามในระบบของคุณจะทำให้เป็นระบบจัดการเนื้อหา

อย่างไรก็ตาม โซลูชัน EDMS ที่ดีที่สุดมีฟีเจอร์เนื้อหานี้อยู่แล้ว ดังนั้นหากคุณกำลังมองหาซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารระดับองค์กรใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีฟีเจอร์การนำเข้าเนื้อหา

คุณสมบัติที่สำคัญของ EDMS

มีอะไรอีกบ้างที่เข้าสู่ระบบการจัดการเอกสารขององค์กร? อะไรทำให้มันพิเศษมากเมื่อเทียบกับการให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวใน Google ไดรฟ์ของบริษัท โดยที่คนหนึ่งหรือสองคนมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลเนื้อหา จัดการเอกสารขององค์กร

มาดูคุณสมบัติหลักของ EDMS กัน

การจัดเก็บเอกสาร

EDMS ที่ดีจะมีที่เก็บข้อมูลมากมายเช่น กิกะไบต์ หากไม่ใช่พื้นที่เก็บข้อมูลเทราไบต์ คุณจึงสามารถโฮสต์นโยบายและคู่มือขั้นตอนปัจจุบันของคุณ รวมถึงเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนด ไฟล์ HR ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์ และทรัพย์สินทางปัญญาที่คุณต้องการรักษาความปลอดภัย .

EDMS ที่ดียังช่วยให้คุณสามารถขยายความจุด้วยการคลิกเมาส์หรือโทรศัพท์ด่วน การขยายควรมีราคาเพิ่มขึ้นเพียงไม่กี่ดอลลาร์ต่อเดือน และคุณสามารถขยายหรือลดขนาดได้ตามการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ

เวิร์กโฟลว์

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วย EDMS โดยใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันที่ออนไลน์ได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อสร้างนโยบาย เป็นเรื่องปกติที่จะมีสมาชิกในทีมหลายคนทำงานในเอกสารพร้อมกัน ปัญหาในการส่งต่อเอกสาร Word ปกติคือคุณมักจะมีเอกสารเดียวกันหลายเวอร์ชันที่ลอยอยู่พร้อมกัน แต่ละคนทำการเปลี่ยนแปลงในเวอร์ชันของตนเอง และคุณสามารถลงเอยด้วยเอกสารเดียวกันได้หลายเวอร์ชัน

ด้วยเครื่องมือการทำงานร่วมกันของ EDMS คุณสามารถทำงานจากเอกสารดิจิทัลเดียวกันดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำขึ้น จากนั้นจึงทำงานจากเวอร์ชันเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงจะไม่สูญหาย แต่ผู้คนสามารถย้อนกลับไปดูการเปลี่ยนแปลงและเวอร์ชันที่ผ่านมาได้

เส้นทางการตรวจสอบ

เมื่อนโยบายได้รับการปรับปรุงและแบ่งปันกับพนักงานแล้ว พนักงานเหล่านั้นและทีมจัดการนโยบายสามารถปฏิบัติตามเส้นทางการตรวจสอบของนโยบายที่ผ่านมาได้

คุณสามารถติดตามความคิดเห็นที่ผู้นำระดับบริหารของคุณทำขณะที่พวกเขาทบทวนนโยบายที่กำลังดำเนินการอยู่ จากนั้น คุณสามารถส่งอีเมลอัตโนมัติเพื่อเตือนพวกเขาเมื่อคุณต้องการคำติชม รวมการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร และรวบรวมลายเซ็นการอนุมัติ

EDMS ยังให้คุณติดตามลายเซ็นของพนักงานเพื่อแสดงว่าพวกเขาอ่านและเข้าใจนโยบายใหม่

การควบคุมเวอร์ชัน

การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้คุณจัดการเวอร์ชันของเอกสารที่ “อยู่ในรูปแบบอิสระ” เมื่อใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ มีความเสี่ยงเสมอที่จะมีคนไม่มีนโยบายที่อัปเดตหรือพวกเขาจะไม่ตรวจทานในเวลาที่เหมาะสม

ด้วยการควบคุมเวอร์ชัน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนมีข้อมูลเดียวกันในเวลาเดียวกันเนื่องจากทุกคนเข้าถึงได้จากแหล่งเดียวกันทันทีที่มีการเผยแพร่การอัปเดต และด้วยโซลูชัน EDMS บางอย่าง เช่น PowerDMS พนักงานสามารถเปรียบเทียบการอัปเดตนโยบายใหม่กับเวอร์ชันเก่าเพื่อดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้าง ด้วยวิธีนี้ พวกเขาสามารถค้นหาและตรวจสอบการอัปเดตได้อย่างง่ายดาย แทนที่จะกลบเกลื่อนหรือขาดหายไปทั้งหมด

ความปลอดภัย

สิ่งสำคัญคือต้องเก็บเอกสารนโยบายและขั้นตอนขององค์กรให้พ้นจากมือของผู้ใช้ภายนอกส่วนใหญ่ นั่นคือเหตุผลที่ EDMS ที่ดีจะมีระบบความปลอดภัยที่แข็งแกร่ง นี่อาจหมายถึงการใช้เครือข่ายส่วนตัวเสมือน (VPN) เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถเข้าถึงสินทรัพย์ดิจิทัลได้ก็ต่อเมื่อเชื่อมต่อกับเครือข่าย หรือหมายถึงการมีข้อมูลการเข้าสู่ระบบที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงในระดับที่เหมาะสม

คุณลักษณะเพิ่มเติม

โซลูชัน EDMS บางอย่างยังมีคุณลักษณะเพิ่มเติม เช่น แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับโทรศัพท์และแท็บเล็ต แม้ว่าการเข้าถึงซอฟต์แวร์องค์กรการจัดการเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่ายผ่านหน้าเว็บบนเบราว์เซอร์มือถือของคุณ แต่การนำทางด้วยแอพมือถือเฉพาะนั้นทำได้เร็วและง่ายกว่ามาก

EDMS ที่ดีจะนำเข้าเอกสารการรับรองและคู่มือจากหน่วยงานรับรองหรือออกใบอนุญาตของคุณ ตัวอย่างเช่น หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายควรนำเข้าคู่มือนโยบายจากคณะกรรมการรับรองระบบสำหรับหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย (CALEA) ได้อย่างง่ายดาย สถานพยาบาลควรมีความสามารถในการนำเข้ามาตรฐานจาก Accreditation Association of Ambulatory Health Care

สุดท้าย ตรวจสอบให้แน่ใจว่า EDMS ของคุณสามารถรวมเนื้อหาการฝึกอบรมจากผู้ให้บริการบุคคลที่สามได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณไม่ต้องจ้างผู้ฝึกสอนเพื่อสร้างเนื้อหาสำหรับองค์กรของคุณ

EDMS ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจอย่างไร

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรสามารถปรับปรุงธุรกิจของคุณได้มากกว่าหนึ่งวิธี

เราครอบคลุมถึงวิธีที่ EDMS ประหยัดกระดาษและค่าใช้จ่ายในการพิมพ์ – องค์กร 100 คนสามารถประหยัดเงินได้มากถึง $100,000 ต่อปี โดยกำจัดต้นทุนเครื่องพิมพ์และแฟ้ม ไม่ต้องพูดถึงผงหมึกซึ่งมีราคาประมาณ 27,000 เหรียญต่อแกลลอน

นอกจากนี้เรายังครอบคลุมถึงวิธีที่ซอฟต์แวร์ควบคุมเอกสารสามารถประหยัดอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ได้ ตู้เก็บเอกสารใช้พื้นที่ประมาณ 9 ตารางฟุต และยิ่งบริษัทของคุณเก่าและใหญ่ขึ้นเท่าใด คุณก็ยิ่งต้องเก็บเอกสารทางธุรกิจในตู้เก็บเอกสารมากขึ้นเท่านั้น (ที่นี่ในออร์แลนโด อสังหาริมทรัพย์เพื่อการพาณิชย์มีราคาสูงถึง 38 ดอลลาร์ต่อตารางฟุต นั่นคือประมาณ 342 ดอลลาร์ต่อตู้เก็บเอกสารต่อปี)

แต่มีประโยชน์อื่นๆ ของการมี EDMS เพื่อช่วยคุณจัดการนโยบายและกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ

ประการหนึ่งการรักษาการปฏิบัติตามข้อกำหนด นั้นทำได้เร็วและง่ายขึ้น หากคุณทำงานในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุม องค์กรของคุณต้องปฏิบัติตามกฎหมายและระเบียบข้อบังคับบางประการ เนื่องจากกฎการปฏิบัติตามข้อบังคับเหล่านี้สามารถรวมไว้ในคู่มือนโยบายของคุณได้ คุณจึงสามารถนำเข้ามาตรฐานที่จำเป็นทั้งหมดลงในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารขององค์กร แล้วซิงค์กับนโยบายและการฝึกอบรมของคุณเองได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถรวบรวมข้อมูลการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็นทั้งหมดได้ เช่น อัปเดต ลายเซ็น การทดสอบ และแบ่งปันกับผู้ตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ

คุณยังได้รับข้อมูลและความปลอดภัยของเอกสาร ที่เพิ่มขึ้น ด้วย EDMS ในยุคของการโจมตีมัลแวร์ที่เพิ่มขึ้น ข้อมูลส่วนบุคคลและทรัพย์สินทางปัญญามีความเสี่ยงมากขึ้น การใช้ระบบบนคลาวด์ข้อมูลของคุณจะปลอดภัยกว่าที่คุณพยายามรักษาไว้ทั้งหมดภายในองค์กร นั่นเป็นเพราะเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรมีความเสี่ยงต่อการถูกแฮ็กและการโจมตีทางไซเบอร์มากกว่าบริการอย่าง Google และ AWS พวกเขาใช้ปัญญาประดิษฐ์เพื่อสร้างระบบความปลอดภัยที่แข็งแกร่งและซับซ้อนที่สุดที่มีอยู่

EDMS ยังช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมของการปฏิบัติตาม ด้วยการจัดทำคู่มือนโยบายและคู่มือการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้เป็นส่วนหนึ่งของความรับผิดชอบของพนักงานทุกคน และให้สิทธิ์การเข้าถึงระบบแก่พวกเขาตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพนักงานทุกคนปฏิบัติตามนโยบายและกฎเกณฑ์ของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยให้แน่ใจว่าองค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับกฎหมายภายนอก ข้อบังคับของรัฐบาล และมาตรฐานอุตสาหกรรม

สุดท้าย EDMS ที่เหมาะสมสามารถช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการปฐมนิเทศขององค์กรของคุณได้ พนักงานใหม่เข้าทำงานเร็วขึ้นเมื่อพวกเขาสามารถเข้าถึงนโยบายและขั้นตอนของคุณได้อย่างรวดเร็วและพร้อม ไม่จำเป็นต้องพิมพ์เอกสารผูกมัดนโยบาย – คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงและพวกเขาสามารถเริ่มทบทวนนโยบายได้ทันที ซึ่งจะช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของบริษัทของคุณได้เร็วขึ้น และการดำเนินงานของคุณจะดำเนินไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ความคิดสุดท้าย

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรของคุณประหยัดเงินเท่านั้น แต่ยัง:

• ประหยัดเวลาได้มาก
• ช่วยให้คุณปฏิบัติตามกฎระเบียบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• ปรับปรุงความปลอดภัยทางไซเบอร์เกี่ยวกับไฟล์ดิจิทัลของคุณ
• ให้คุณควบคุมนโยบายทุกเวอร์ชันได้
• ลดความซับซ้อนของการจัดการกระบวนการทางธุรกิจของคุณ

PowerDMS เป็นหนึ่งในระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ชั้นนำที่พร้อมใช้งาน โดยทำงานในหน่วยงานบังคับใช้กฎหมาย ดับเพลิง กู้ภัย และเทศบาลของรัฐบาล เราจัดให้มีการจัดการฝึกอบรม การจัดการนโยบาย และการจัดการการรับรองสำหรับองค์กรต่างๆ ทั่วประเทศ

ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699