คู่มือที่จำเป็นสำหรับระบบการจัดการ เอกสารและซอฟต์แวร์

เอกสารและซอฟต์แวร์ เรียนรู้เกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารและซอฟต์แวร์ แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด และประโยชน์ต่อองค์กรของคุณอย่างไร

ธุรกิจทุกขนาดรวบรวมเอกสารในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ไม่ว่าจะเป็นไฟล์ นโยบาย ใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งยอดบิล ใบสั่งงาน บันทึกช่วยจำ ไฟล์บุคลากร และในศตวรรษที่ 21 บริษัทมีทางเลือกสองทาง:

1. จัดเก็บทุกอย่างบนกระดาษและเก็บไว้ในที่จัดเก็บจริง
2. ใช้งานแบบไร้กระดาษและจัดเก็บทุกอย่างไว้ในระบบคลาวด์ ซึ่งปลอดภัยจากการใช้งาน

ด้วยระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ ไฟล์จะไม่ถูกวางผิดที่เพราะสามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็ว ไม่ต้องกังวลว่าเอกสารจะเป็นเวอร์ชันใด สามารถสร้างนโยบายและขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและไม่สับสน จากนั้นส่งไปยังผู้บริหารเพื่อขออนุมัติ ทั้งหมดนี้ผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ

ระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมสามารถช่วยองค์กรต่างๆ ตั้งแต่การดูแลสุขภาพ องค์กร เทศบาล หรือประเภทอื่นๆ ประหยัดเวลา เงิน และทรัพยากร สามารถลดความเสี่ยงในการรับผิดและช่วยให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็นเพื่อรักษาใบอนุญาตหรือการรับรอง

ในคู่มือที่จำเป็นนี้ เราจะอธิบายว่าระบบการจัดการเอกสารคืออะไร หารือเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด แสดงตัวอย่างต่างๆ ของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร และแบ่งปันคุณสมบัติที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรด้านการดูแลสุขภาพหรือองค์กรธุรกิจ

ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?

ระบบการจัดการเอกสารทำหน้าที่ตรงตามชื่อของมันอย่างแท้จริง เป็นระบบสำหรับจัดการเอกสารสำคัญทั้งหมดขององค์กรของคุณ ซึ่งรวมถึง:

• ธุรกิจที่ต้องการติดตามข้อมูลการขาย ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ กระบวนการทางธุรกิจ และข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์
• สถานพยาบาลที่ต้องติดตามข้อมูลผู้ป่วย ข้อมูลการเรียกเก็บเงิน และคู่มือนโยบายและขั้นตอน
• หน่วยงานบังคับใช้กฎหมายที่ติดตามรายงานการจับกุม บันทึกช่วยจำของแผนก หมายศาล และแน่นอน นโยบายและคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติงานของคุณเอง

ระบบ การจัดการเอกสารอธิบายวิธีการและกระบวนการที่คุณใช้เพื่อจัดระเบียบเอกสารทั้งหมดและเข้าถึงได้

ตัวอย่างเช่น คุณอาจใช้วิธีfile-and-folder แบบ เก่า ซึ่งข้อมูลทั้งหมดจะถูกเก็บไว้ในเอกสารที่เป็นกระดาษและจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ไฟล์หรือแฟ้ม ไฟล์จะถูกเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร สารยึดเกาะจะถูกเก็บไว้ในชั้นหนังสือ

หรือคุณสามารถใช้ระบบบนคลาวด์ที่จัดเก็บเอกสารทั้งหมดไว้บนเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ตภายในองค์กร หรือจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ในส่วนอื่นของประเทศ เอกสารทั้งหมดมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านและเข้าถึงได้เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ขึ้นอยู่กับระบบ โปรโตคอลองค์กรอาจถูกสร้างขึ้นและพัฒนาโดยบุคคลในองค์กร ซึ่งทำให้ยากต่อการค้นหา การเข้าถึงอาจเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคนที่ใช้โทรศัพท์มือถือหรือแท็บเล็ต

คุณยังมีตัวเลือกในการใช้ระบบสื่อผสมซึ่งเป็นการผสมผสานระหว่างเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารที่เป็นกระดาษ ข้อมูลบางอย่างถูกเก็บไว้ในคลาวด์ และบางส่วนถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์หรือตัวผูก เนื่องจากมีการแชร์นโยบายและการอัปเดตใหม่ผ่านอีเมลหรือเอกสารที่พิมพ์ออกมา แต่ละคนอาจมีเนื้อหาที่แตกต่างกันบนคอมพิวเตอร์ของตนหรือบนไดรฟ์ภายนอกขนาดเล็กในสำนักงาน

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารและวิธีการทำงาน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นระบบ เช่นเดียวกับสื่อผสมและไฟล์และโฟลเดอร์

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการปรับปรุงระบบบนคลาวด์ทั่วไป ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ ทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเฉพาะซึ่งสร้างขึ้นเพื่อจุดประสงค์นั้นโดยเฉพาะ

ไฟล์ คู่มือนโยบาย เนื้อหาการฝึกอบรม และแม้แต่ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการรับรองจะถูกจัดเก็บ ทำดัชนีข้าม และเข้าถึงได้ง่ายบนอุปกรณ์ทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์มือถือ แท็บเล็ต หรือแล็ปท็อป/คอมพิวเตอร์เดสก์ท็อป

ต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม? เรารวบรวมบทความที่ครอบคลุมเกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารและสิ่งที่พวกเขาทำเพื่อช่วยคุณในการเริ่มต้น เอกสารและซอฟต์แวร์

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสาร

ไม่ว่าคุณจะใช้วิธีใด นั่นคือ  ระบบ ของคุณ สำหรับการจัดการเอกสาร แม้ว่าคุณจะเก็บเอกสารเป็นกองซ้อนกันอย่างเป็นระเบียบรอบๆ ห้องก็ตาม นั่นก็ยังเป็นระบบ คำถามคือ คุณมีระบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรของคุณหรือไม่

โซลูชันการจัดการเอกสารที่ดีที่สุดปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติเหล่านี้เพื่อให้แน่ใจว่าทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากที่สุด

โครงสร้างการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน ทุกคนมีวิธีของตัวเองในการตั้งชื่อและยื่นเอกสาร แต่เป็นไปไม่ได้ที่จะติดตามมาตรฐานต่างๆ ของบุคคลหลายร้อยคน ระบุโครงสร้างการตั้งชื่อเดียวสำหรับไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด วิธีนี้จะช่วยให้คุณค้นหาไฟล์ใดๆ ได้อย่างง่ายดาย แม้ว่าจะอยู่ในจุดที่ไม่ถูกต้องก็ตาม เพราะคุณรู้ว่าต้องค้นหาอะไร ดังนั้น ให้กำหนดข้อตกลงและมาตรฐานในการตั้งชื่อไว้ตั้งแต่แรก ไม่มีทางถูกหรือผิด เพียงเลือกสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

ลดความสับสนของเวอร์ชัน อีกปัญหาหนึ่ง โดยเฉพาะกับคู่มือนโยบายคือ การควบคุมเวอร์ชัน ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารบางตัวไม่อนุญาตให้มีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ และคุณจะได้เอกสารฉบับเดียวกันหลายเวอร์ชัน หรือพนักงานของคุณมีนโยบายบางอย่างที่แตกต่างกัน แต่ไม่ใช่เวอร์ชันล่าสุด เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ให้ใช้ซอฟต์แวร์ระบบจัดการเอกสารที่อนุญาตให้คนหลายคนทำงานในเอกสารได้พร้อมกัน คุณยังสามารถใช้ซอฟต์แวร์การจัดการนโยบายเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนสามารถเข้าถึงนโยบายเวอร์ชันล่าสุดได้ ( คำแนะนำ:นี่อาจเป็นซอฟต์แวร์ชิ้นเดียวกัน)

การติดตามเอกสารและลายเซ็น บางองค์กร โดยเฉพาะหน่วยงานที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานมืออาชีพ จำเป็นต้องติดตามจำนวนผู้ที่อ่านเอกสารฉบับปรับปรุง เช่น นโยบายหรือมาตรฐานวิชาชีพ แทนที่จะส่งแผ่นลายเซ็นให้ทุกคนในสำนักงาน ระบบจัดการเอกสารสามารถติดตามลายเซ็นจากบุคคลเพื่อแสดงว่าพวกเขาอ่านและเข้าใจเอกสารดิจิทัลเหล่านี้ สิ่งนี้สามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและส่งผลให้ประหยัดค่าใช้จ่ายด้านเอกสารได้มากถึง 86%

ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีช่วยเพิ่มความคล่องตัวในกระบวนการสร้าง อัปเดต และยื่นเอกสารสำคัญของคุณ การสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติจะช่วยให้ผู้นำที่เหมาะสมได้อ่านและอนุมัติเอกสารที่เหมาะสม แทนที่จะส่งอีเมลสำเนาของเอกสารและรวบรวมลายเซ็นการอนุมัติให้ทุกฝ่าย ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารของคุณสามารถรวบรวมลายเซ็นโดยอัตโนมัติและแจ้งให้คุณทราบเมื่อเสร็จสิ้น หรือแม้แต่ส่งการแจ้งเตือนหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง ซึ่งสามารถลดเวลาในการอนุมัติได้มากถึง 80%

การเข้าถึงมือถือ เนื่องจากหลายคนทำงานบนโทรศัพท์ การอนุญาตให้ทุกคนเข้าถึงเอกสารและคู่มือที่จำเป็นผ่านอุปกรณ์พกพาจึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผล แน่นอน คุณยังต้องการให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลบางอย่างที่ใหญ่กว่า เช่น แล็ปท็อปหรือแท็บเล็ต แต่สำหรับบางองค์กร พนักงานบางคนไม่มีโต๊ะทำงานหรือเวิร์กสเตชัน ซึ่งหมายความว่าพวกเขาไม่มีคอมพิวเตอร์ (เช่น พยาบาลในโรงพยาบาล) หรือไม่ค่อยได้ใช้คอมพิวเตอร์ในสำนักงาน (เช่น เจ้าหน้าที่สายตรวจที่บังคับใช้กฎหมาย) ในสถานการณ์เหล่านี้ การเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ที่ง่ายดายทำให้การจัดการเอกสารสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับองค์กรของคุณ

พื้นที่จัดเก็บ. เอกสารของคุณอาจใช้พื้นที่เก็บข้อมูลกิกะไบต์ ถ้าไม่ใช่เทราไบต์ ที่สามารถรวมกันเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ตู้เก็บเอกสารและกล่องเก็บของไม่กี่โหลไปจนถึงหลายโหล และเนื่องจากคนส่วนใหญ่บันทึกเอกสารและนโยบายของตนไว้ในตู้เก็บเอกสารและพื้นที่จัดเก็บของตนเอง คุณสามารถจินตนาการได้ว่ามีการสูญเสียพื้นที่เป็นตารางฟุตเพียงเท่าใดเพื่อจัดเก็บเอกสารที่บางคนอาจต้องใช้เพียงปีละครั้ง หรือเพียงครั้งเดียวเท่านั้น

ความปลอดภัยของเอกสาร เชื่อหรือไม่ว่าระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์มีความปลอดภัยมากกว่าการเก็บเอกสารของคุณบนเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร นั่นเป็นเพราะเซิร์ฟเวอร์บนคลาวด์แบบดั้งเดิม (Google, Microsoft OneDrive, AWS) มีระบบความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ซับซ้อนและมีประสิทธิภาพมาก ระบบความปลอดภัยทางไซเบอร์เหล่านี้มีราคาแพงพอที่จะต้องใช้งบประมาณของ Fortune 500 ซึ่งหมายความว่าสถานพยาบาลโดยเฉลี่ย สำนักงานบังคับใช้กฎหมาย องค์กรธุรกิจ หรือเทศบาลจะมีงบประมาณความปลอดภัยทางไซเบอร์ประเภทเดียวกับบริษัทที่ติดอันดับ Fortune 500 นอกจากนี้ ระบบ AI เหล่านั้นยังช่วยฝึกซอฟต์แวร์ความปลอดภัยทางไซเบอร์เพิ่มเติมเพื่อป้องกันการโจมตีรูปแบบใหม่ เซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรไม่มีซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ดังนั้นจึงมีความเสี่ยงมากกว่า (คุณสามารถอ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการรักษาความปลอดภัยสำหรับซอฟต์แวร์บนระบบคลาวด์บนเว็บไซต์ของเรา)

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับระบบการจัดการเอกสารเพื่อปรับปรุงกระบวนการขององค์กรของคุณ หรือเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ

ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่ดีที่สุด

ในการเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ คุณมีตัวเลือกมากมาย มาดูคู่แข่งในตลาดชั้นนำกันบ้าง

Microsoft SharePointเป็นระบบทั่วไปสำหรับการจัดเก็บและการจัดการเอกสาร และรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Office ต่างๆ รวมถึง Word, Excel และ PowerPoint ได้อย่างง่ายดาย ระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์นี้ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันและแบ่งปันได้ เช่นเดียวกับการเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ ซับซ้อนพอที่จะต้องใช้นักพัฒนาประจำในการติดตั้งและจัดการ อ่านเกี่ยวกับประสิทธิภาพของ Sharepoint บนเว็บไซต์ของเรา

Google Drive/G Suiteเป็นระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ที่สามารถแทนที่ Microsoft Office มีโปรแกรมประมวลผลคำ สเปรดชีต ผู้สร้างสไลด์ และแอปอื่นๆ ของตัวเอง ช่วยให้คุณแชร์เอกสารและโฟลเดอร์ในบัญชีทั่วทั้งบริษัท ทำให้สามารถควบคุมการเข้าถึงเฉพาะบุคคลได้ และคุณสามารถมีพื้นที่เก็บข้อมูลและผู้ใช้ไม่จำกัด ติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร และสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับเรื่องนี้ในเว็บไซต์ของเรา

Box for Businessเป็นระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบรวมศูนย์อีกระบบหนึ่ง ทำงานร่วมกับ Adobe, Slack, G Suite, Office 365 และแอปพลิเคชันอื่นๆ แต่ไม่มีแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของตัวเอง คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่น ซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลง และดูประวัติเวอร์ชันเพื่อเปรียบเทียบเอกสารเวอร์ชันเก่าและใหม่ได้

Dokkioเป็นโซลูชันการจัดการเอกสารที่นำไฟล์ทั้งหมดของคุณมารวมกันในอินเทอร์เฟซเว็บเดียว ไม่ว่าจะเก็บไว้ใน DropBox, Box, Google Drive หรือ Microsoft OneDrive ตลอดจนเอกสารที่แชร์ใน Slack หรือผ่านข้อความ Gmail Dokkio ใช้แมชชีนเลิร์นนิงและปัญญาประดิษฐ์เพื่อแนะนำและวางไฟล์ลงในหมวดหมู่และบริบทโดยอัตโนมัติ แต่นี่เป็นเพียง ระบบการ จัดเก็บ เอกสาร ดังนั้นจึงไม่อนุญาตให้คุณจัดการการควบคุมเวอร์ชัน ทำงานร่วมกัน สร้างเวิร์กโฟลว์ หรือติดตามลายเซ็น

Rubex โดย eFileCabinet Rubex นำเสนอการแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัย การเข้ารหัส การควบคุมเวอร์ชัน บันทึกเอกสารทุกเวอร์ชันเมื่อแก้ไข ทำงานร่วมกับ Microsoft Office, QuickBooks และ SalesForce; ให้การเข้าถึงระดับผู้ใช้ และมีแอปพลิเคชันมือถือ คุณยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงผ่านเส้นทางการตรวจสอบ ซึ่งแสดงทุกการกระทำของผู้ใช้ทุกคน พร้อมประทับวันที่และเวลา Rubex ยังมีการอนุมัติจากผู้จัดการและผู้ดูแลระบบและระบบอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์

ข้อดีของเวียนนาเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแบบโอเพนซอร์ซที่มีฟีเจอร์และฟังก์ชันหลักมากมายนอกเหนือจากการจัดการเอกสารอย่างง่าย ซึ่งรวมถึง ERP, CRM และระบบธุรกิจอัจฉริยะ ในฐานะโซลูชันระดับองค์กร VIENNA มีฟังก์ชันสนับสนุนเกือบทุกอย่าง รวมถึงการบัญชี การจัดการวัสดุ การจัดซื้อ และการจัดการคลังสินค้า คุณสามารถเพิ่มเอกสารได้หลายวิธี เช่น อีเมล สแกนเนอร์ บริการเว็บ และการอัปโหลดจำนวนมาก คุณยังค้นหาเอกสารผ่านแอตทริบิวต์หรือข้อมูลเมตาต่างๆ ได้อีกด้วย นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณสามารถ “ตรวจสอบ” เอกสารเพื่อทำการแก้ไขและเปลี่ยนแปลงได้ก่อนใคร ซึ่งทำให้การทำงานร่วมกันพร้อมกันได้ยากขึ้นเล็กน้อย (ดู Google ไดรฟ์) แต่จะป้องกันการเปลี่ยนแปลงหลายรายการและที่ขัดแย้งกันซึ่งมาพร้อมกับบุคคลหลายคนที่ทำงานในสำเนาเอกสารแต่ละฉบับของตนเอง

Onehubคือโซลูชันการแชร์และแก้ไขเอกสารบนคลาวด์ที่ให้คุณจัดระเบียบความรู้และข้อมูลของบริษัทของคุณ มันมีการอัปโหลดแบบลากแล้ววาง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถอัปโหลดเอกสารจำนวนมากหรือแม้แต่ทั้งโฟลเดอร์ ลากเนื้อหาของไดรฟ์ทั้งหมดไปที่ Onehub และจะใช้ FTP ที่ปลอดภัย (โปรโตคอลการถ่ายโอนไฟล์) เพื่ออัปโหลดทุกอย่างและเก็บโครงสร้างโฟลเดอร์ดั้งเดิมไว้ คุณยังสามารถทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้โดยเพิ่มการรวม Microsoft Office Online หรือ Google Drive แต่ไม่มีการติดตามลายเซ็นและมีเครื่องมืออัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์เพียงไม่กี่ตัวเท่านั้น

M-Files มีการสแกนรูปภาพและ OCR ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถอัปโหลดไฟล์กระดาษเก่าเข้าสู่ระบบและทำให้เข้าถึงได้ง่ายเหมือนกับไฟล์ดิจิทัลที่สร้างขึ้นใหม่ คุณยังสามารถทำให้เวิร์กโฟลว์บางอย่างเป็นแบบอัตโนมัติ ใช้การควบคุมเวอร์ชันเพื่อติดตามประวัติของเอกสารแต่ละฉบับ อนุญาตระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันตามบทบาทของบุคคล และแบ่งปันเอกสารกับเพื่อนร่วมงานโดยไม่ต้องส่งไฟล์แนบอีเมลทุกครั้งที่มีการอัปเดตเอกสาร ด้านลบ M-Files ใช้ที่เก็บข้อมูลในเครื่อง เช่น ฮาร์ดไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งต้องติดตั้งซอฟต์แวร์และให้สิทธิ์

Q-Pulse รองรับการจัดการเอกสาร การเขียนร่วมและการทบทวน และการจัดการนโยบาย ฟีเจอร์สุดท้ายนี้ช่วยให้คุณรับทราบข้อกำหนดด้านกฎระเบียบและเปลี่ยนให้เป็นรายการที่สามารถดำเนินการได้ เพื่อนร่วมงานสามารถทำงานร่วมกันในเอกสาร สร้างนโยบายใหม่เพื่อแชร์ทั่วทั้งองค์กร เลือกระดับการเข้าถึงตามผู้ใช้ และจัดการการควบคุมเวอร์ชันของเอกสาร ไม่สามารถดำเนินการเก็บถาวรเอกสาร ซึ่งหมายความว่าคุณต้องการโซลูชันการเก็บถาวรแยกต่างหาก นอกจากนี้ยังไม่มีการติดตามลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

พาวเวอร์ดีเอ็มเอส แพลตฟอร์มการจัดการนโยบาย PowerDMS ช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมต่อที่มีชีวิตระหว่างนโยบาย การฝึกอบรม และการรับรอง ระบบบนคลาวด์ของเราช่วยให้สามารถสร้างนโยบายและทำงานร่วมกัน ควบคุมเวอร์ชัน แจกจ่ายทั่วทั้งองค์กร แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับการเข้าถึงทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง การติดตามลายเซ็น และอื่นๆ สามารถจัดการนโยบายและขั้นตอนใหม่สำหรับการดูแลสุขภาพ เทศบาล อัคคีภัย/ฉุกเฉิน และธุรกิจโดยทั่วไป แพลตฟอร์มนี้ยังให้การเข้าถึงผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลาย เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การติดตามลายเซ็น การควบคุมเวอร์ชัน และการแจกจ่ายอัตโนมัติ

กำลังมองหาข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารใช่หรือไม่ ตรวจสอบรายชื่อโซลูชัน 10 อันดับแรกของเรา และวิธีเลือกโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารสำหรับสถานพยาบาลและสถานประกอบการ

เราได้กล่าวถึงข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแล้ว ดังนั้น เรามาเน้นถึงประโยชน์ที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรด้านการดูแลสุขภาพและองค์กร

ดูแลสุขภาพ

องค์กรด้านการดูแลสุขภาพสามารถได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากระบบการจัดการเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบที่ปรับให้เข้ากับข้อกำหนดเฉพาะของการดูแลสุขภาพ

ระบบการจัดการเอกสารของคุณควรประกอบด้วย:

• การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ให้การควบคุมเอกสารบางอย่างเฉพาะกับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูเท่านั้น
• ความสามารถในการแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในระหว่างการตรวจสอบการรับรองและการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณต้องการให้สามารถแสดงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• ลายเซ็นและการติดตามตรวจสอบ การรวบรวมลายเซ็นทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถประหยัดเวลาต่อเอกสารได้
• ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป สมาคมวิชาชีพเปลี่ยนข้อกำหนดบ่อยๆ คุณต้องการให้สามารถปรับได้อย่างง่ายดายเมื่อทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
• เวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยอนุมัติการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถทำให้กระบวนการตรวจสอบการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อรับคำติชมและการอนุมัติจากสมาชิกในทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตลอดจนความเป็นผู้นำของผู้บริหาร
• การควบคุมเวอร์ชัน ควบคุมเวอร์ชันของนโยบายหรือเอกสารที่พนักงานของคุณสามารถใช้ได้ ไม่ทำงานจากเวอร์ชันที่ขัดแย้งกันอีกต่อไป
• เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ทำงานร่วมกับทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณเพื่อเขียนนโยบายโดยทำงานในเอกสารฉบับเดียวกัน แทนที่จะส่งต่อเวอร์ชันต่างๆ

รัฐวิสาหกิจ

ธุรกิจขนาดใหญ่มีความต้องการเฉพาะของตนเอง พวกเขาอาจไม่ต้องปฏิบัติตาม HIPAA และกฎหมายด้านการดูแลสุขภาพอื่น ๆ แต่มีปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของตนเองสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น กฎหมายภาษี การเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน และอื่นๆ

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรยังต้องการ:

• การจัดเก็บเอกสาร พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์นอกสถานที่มีความปลอดภัย ปรับขนาดได้ง่าย และประหยัดเงินผ่านระบบเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร
• เวิร์กโฟลว์ ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการสร้างและอัปเดตนโยบาย
• เส้นทางการตรวจสอบ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับรองและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับนโยบายและเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ
• การควบคุมเวอร์ชัน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้คนจะสามารถเข้าถึงนโยบายหรือกระบวนการของบริษัทเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น
• ความปลอดภัยของเอกสาร คุณต้องปกป้องข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์และข้อมูลส่วนตัว/ข้อมูลส่วนตัวของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยองค์กรองค์กรของคุณ

ความคิดสุดท้าย

ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์สามารถให้ประโยชน์และข้อดีมากมายเหนือระบบการจัดการเอกสารรุ่นเก่า เช่น ระบบที่ใช้เอกสารแบบกระดาษ หรือแม้แต่ระบบสื่อผสม

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เหมาะสมช่วยให้คุณ:

• แชร์เอกสารกับคนที่เหมาะสมเท่านั้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับเอกสารในเวอร์ชันที่ถูกต้อง
• ร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานในการสร้างเอกสารและจัดการวงจรชีวิต
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อเพิ่มความเร็วในขั้นตอนการสร้างและการอนุมัติทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699