จัดการเอกสารซอฟต์แวร์ คืออะไร? ความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเป็นอย่างไร

จัดการเอกสารซอฟต์แวร์ ผู้เชี่ยวชาญด้านประสิทธิภาพบอกเราว่าซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถประหยัดเงินได้หลายพันดอลลาร์และหลายพันชั่วโมงในการสูญเสียผลิตภาพ หลายปีก่อน ถูกใช้ไปมากในการจัดเก็บ ค้นหา หรือสร้างไฟล์ที่สูญหายขึ้นใหม่ ทุกวันนี้ เมื่อทุกคนสามารถยื่นเอกสารบนคอมพิวเตอร์และพิมพ์เอกสารที่หายไปซ้ำได้อย่างง่ายดาย มีปัจจัยต่างๆ ที่ต้องจัดการเป็นประจำ

• 83% ของพนักงานออฟฟิศเสียเวลาไปกับปัญหาเรื่องเวอร์ชันทุกวัน
• 81% ของพนักงานออฟฟิศพบว่าตัวเองทำงานผิดเวอร์ชันของไฟล์
  • 7% ของคนงานเหล่านั้นกล่าวว่าได้ทำลายความสัมพันธ์กับเจ้านาย เพื่อนร่วมงาน หรือลูกค้า
  • 6% กล่าวว่าทำร้ายชื่อเสียงในที่ทำงาน
  • 5% สูญเสียโอกาสทางธุรกิจ และ
  • 4% ของพวกเขาตกงาน

สิ่งนี้อยู่เหนือการใช้กระดาษ อย่างต่อ เนื่องโดยอย่างน้อย 44% ของสำนักงานยังคงใช้กระดาษอยู่เป็นประจำ

สิ่งที่เราไม่สามารถเข้าใจได้คือ ถ้าเราสร้างความก้าวหน้าอย่างมากในเซิร์ฟเวอร์คลาวด์และเทคโนโลยีบรอดแบนด์เหตุใดผู้คนจึงเริ่มยื่นเอกสาร

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถช่วยบริษัทต่างๆ ประหยัดเงินได้หลายร้อยหลายพันดอลลาร์ในการจัดเก็บ การยื่น การค้นหา และการทำสำเนา หากคุณเคยค้นหาเอกสารอย่างรวดเร็วในคอมพิวเตอร์ของคุณเอง คุณจะรู้วิธีค้นหาเอกสารในซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร: เพียงแค่ค้นหาชื่อ วลีสำคัญ ผู้เขียนเอกสาร หรือแม้แต่วันที่ที่เป็น สร้าง. 

และด้วยคุณสมบัติการควบคุมเวอร์ชันล่าสุด เหตุใดผู้คนจึงมีปัญหากับการควบคุมเวอร์ชัน

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคืออะไร?

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เป็นรากฐาน คือระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เป็นวิธีการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสาร นโยบาย และคู่มือต่างๆ ที่องค์กรจัดทำขึ้น ไม่ว่าคุณจะมีระบบแฟ้มตู้เก็บเอกสาร แฟ้มและชั้นหนังสือ กล่องเก็บของและโกดัง หรือการจัดกองอย่างระมัดระวังบนโต๊ะ นั่นคือระบบการจัดการเอกสาร

คำศัพท์สองคำนี้มักใช้สลับกันได้ แต่ที่จริงแล้วระบบ การจัดการเอกสาร หมายถึงวิธีการจัดการเอกสารใดๆ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นหนึ่งในวิธีการเหล่านั้น โซลูชันการจัดการเอกสารบนคลาวด์ยังถือเป็นซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารนำระบบของคุณไปใช้และสร้างระบบเชิงเปรียบเทียบที่จำลองระบบในโลกแห่งความเป็นจริงของคุณเอง เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ ซึ่งสามารถจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ขนาดใหญ่ได้ (ตู้เก็บเอกสาร) บางส่วนสามารถเก็บถาวรได้ (ในคลังสินค้า) เพื่อเรียกค้นในภายหลัง

แต่ต่างจากระบบกระดาษตรงที่ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถจัดทำดัชนีและค้นหาได้อย่างสมบูรณ์ หมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องค้นหาทีละโฟลเดอร์เพื่อค้นหาเอกสารใดเอกสารหนึ่ง คุณเพียงแค่ค้นหาชื่อ วันที่ วลีสำคัญ หรือผู้แต่ง ก็สามารถเรียกชื่อนั้นได้อย่างง่ายดาย จัดการเอกสารซอฟต์แวร์

และเนื่องจากซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารเป็นแบบคลาวด์ คุณจึงไม่ต้องจ่ายค่าตู้เก็บเอกสารหรือปล่อยให้พวกเขาเข้าครอบครองอสังหาริมทรัพย์อันมีค่า (ตู้เก็บเอกสารมักต้องการพื้นที่ 17 ตารางฟุต)

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแตกต่างจากซอฟต์แวร์การจัดการนโยบายอย่างไร

นี่เป็นอีกกรณีหนึ่งที่ใช้คำสองคำนี้แทนกันได้ แต่ต่างกันมาก

ซอฟต์แวร์การจัดการนโยบายคือระบบการจัดการเอกสารที่ได้รับการเสริมประสิทธิภาพ มีฟังก์ชันพิเศษที่ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเผยแพร่นโยบายและการติดตามการรับรอง ตัวอย่างเช่น โซลูชันบางอย่างช่วยให้คุณสามารถเชื่อมโยงนโยบายกับข้อกำหนดการฝึกอบรมใหม่ ติดตามว่าใครได้อ่านนโยบายใหม่ แล้วติดตามว่าผู้คนได้เสร็จสิ้นการฝึกอบรมที่จำเป็นสำหรับการรับรองหรือไม่

ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร คุณยังคงต้องทำสิ่งเหล่านั้นด้วยตนเอง หรือค้นหาเครื่องมืออื่นที่จะทำเพื่อคุณ

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทำหน้าที่อะไร?

ขึ้นอยู่กับชนิดของโซลูชันที่คุณมี ไม่ว่าจะเป็นการจัดการเอกสารบนคลาวด์หรือโซลูชันซอฟต์แวร์ที่จัดเก็บไว้ในเครื่อง มันสามารถทำหน้าที่ต่างๆ ได้มากมาย

ประการหนึ่ง มันคือพื้นที่เก็บข้อมูลส่วนกลางสำหรับเอกสาร นโยบาย คู่มือ สเปรดชีต กราฟิก ใบแจ้งหนี้ ใบบรรจุภัณฑ์ และอื่นๆ ทั้งหมดที่คุณสามารถจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์ได้ คุณสามารถใส่เอกสารเข้าไปและนำเอกสารออกมาได้

คุณยังสามารถควบคุมการเข้าถึงเอกสาร คุณต้องควบคุมว่าใครสามารถเพิ่ม เปลี่ยนแปลง และลบเอกสารได้ นั่นหมายความว่าคุณสามารถให้ระดับการเข้าถึงต่างๆ แก่บุคคลต่างๆ ได้ แม้ว่าคุณจะให้สิทธิ์การเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวแก่ทุกคนได้ แต่คุณสามารถเลือกสิทธิ์การเข้าถึงด้านบรรณาธิการได้บางส่วน และคนอื่นๆ ยังสามารถเข้าถึงระดับผู้ดูแลระบบด้วยความสามารถในการสร้างหรือลบเอกสาร

คุณยังสามารถทำงานร่วมกันและสร้างเวิร์กโฟลว์ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร ตัวอย่างเช่น คณะกรรมการที่ทำงานเกี่ยวกับนโยบายใหม่ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารหลัก และทำการเปลี่ยนแปลงและข้อเสนอแนะที่จำเป็นในการเข้าถึงจุดเดียว ไม่มีการสังเคราะห์การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในหลายเวอร์ชันหรือกระทบยอดการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกันอีกต่อไป

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารบางตัวช่วยให้คุณ บันทึก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ได้ สิ่งนี้ไม่เพียงแต่ทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบมากขึ้นสำหรับเอกสารสำคัญเท่านั้น แต่ยังช่วยปกป้ององค์กรของคุณจากความรับผิดอีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากพนักงานไม่ปฏิบัติตามขั้นตอนที่เหมาะสมและมีบางอย่างเกิดขึ้น คุณสามารถพิสูจน์ว่าพวกเขาได้ลงนามและยอมรับขั้นตอนนั้น

สุดท้าย คุณสามารถติดตามเอกสารเพื่อดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงเมื่อใด และย้ายสิ่งต่าง ๆ ไปยังบุคคลอื่นเพิ่มเติมเพื่อขออนุมัติและแก้ไขขั้นสุดท้าย ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารบางตัวจะช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์ได้ เพื่อให้คุณดำเนินการอนุมัติและส่งต่อโดยอัตโนมัติ

ท้ายที่สุด ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารสามารถช่วยบริษัทของคุณติดตามเอกสารทั้งหมดของคุณ และทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างจะง่ายต่อการค้นหา ป้องกัน และเข้าถึงโดยบุคคลที่เหมาะสม

ซอฟต์แวร์การจัดการนโยบายของ PowerDMS มีฟังก์ชันการทำงานเหมือนกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร แต่เรามุ่งเน้นที่การรับรอง นโยบาย และการติดตามโดยเฉพาะ

คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์ตลอดจนการเรียนรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ดีที่สุดบนเว็บไซต์ของเรา คุณยังสามารถกำหนดเวลาการสาธิตฟรีและพูดคุยกับผู้เชี่ยวชาญด้านการขายของเรา

ประโยชน์ของระบบการจัดการเอกสารสำหรับสถานพยาบาลและสถานประกอบการ

เราได้กล่าวถึงข้อดีของการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารแล้ว ดังนั้น เรามาเน้นถึงประโยชน์ที่สำคัญที่สุดสำหรับองค์กรด้านการดูแลสุขภาพและองค์กร

ดูแลสุขภาพ

องค์กรด้านการดูแลสุขภาพสามารถได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากระบบการจัดการเอกสารโดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบที่ปรับให้เข้ากับข้อกำหนดเฉพาะของการดูแลสุขภาพ

ระบบการจัดการเอกสารของคุณควรประกอบด้วย:

• การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร ให้การควบคุมเอกสารบางอย่างเฉพาะกับผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ดูเท่านั้น
• ความสามารถในการแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ในระหว่างการตรวจสอบการรับรองและการปฏิบัติตามข้อกำหนด คุณต้องการให้สามารถแสดงข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
• ลายเซ็นและการติดตามตรวจสอบ การรวบรวมลายเซ็นทางอิเล็กทรอนิกส์สามารถประหยัดเวลาต่อเอกสารได้
• ความสามารถในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไป สมาคมวิชาชีพเปลี่ยนข้อกำหนดบ่อยๆ คุณต้องการให้สามารถปรับได้อย่างง่ายดายเมื่อทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น
• เวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยอนุมัติการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถทำให้กระบวนการตรวจสอบการอนุมัติเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อรับคำติชมและการอนุมัติจากสมาชิกในทีมการปฏิบัติตามกฎระเบียบ ตลอดจนความเป็นผู้นำของผู้บริหาร
• การควบคุมเวอร์ชัน ควบคุมเวอร์ชันของนโยบายหรือเอกสารที่พนักงานของคุณสามารถใช้ได้ ไม่ทำงานจากเวอร์ชันที่ขัดแย้งกันอีกต่อไป
• เครื่องมือในการทำงานร่วมกัน ทำงานร่วมกับทีมการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณเพื่อเขียนนโยบายโดยทำงานในเอกสารฉบับเดียวกัน แทนที่จะส่งต่อเวอร์ชันต่างๆ

รัฐวิสาหกิจ

ธุรกิจขนาดใหญ่มีความต้องการเฉพาะของตนเอง พวกเขาอาจไม่ต้องปฏิบัติตาม HIPAA และกฎหมายด้านการดูแลสุขภาพอื่น ๆ แต่มีปัญหาด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบของตนเองสำหรับสิ่งต่างๆ เช่น กฎหมายภาษี การเปิดเผยข้อมูลทางการเงิน และอื่นๆ

ระบบการจัดการเอกสารขององค์กรยังต้องการ:

• การจัดเก็บเอกสาร พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์นอกสถานที่มีความปลอดภัย ปรับขนาดได้ง่าย และประหยัดเงินผ่านระบบเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร
• เวิร์กโฟลว์ ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติเพื่อปรับปรุงการสร้างและอัปเดตนโยบาย
• เส้นทางการตรวจสอบ สิ่งเหล่านี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านการรับรองและการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับนโยบายและเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดของคุณ
• การควบคุมเวอร์ชัน คุณสามารถมั่นใจได้ว่าผู้คนจะสามารถเข้าถึงนโยบายหรือกระบวนการของบริษัทเวอร์ชันล่าสุดเท่านั้น
• ความปลอดภัยของเอกสาร คุณต้องปกป้องข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์และข้อมูลส่วนตัว/ข้อมูลส่วนตัวของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณควบคุมการเข้าถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ระบบการจัดการเอกสารสามารถช่วยองค์กรองค์กรของคุณ

ความคิดสุดท้าย

ระบบการจัดการเอกสารบนคลาวด์สามารถให้ประโยชน์และข้อดีมากมายเหนือระบบการจัดการเอกสารรุ่นเก่า เช่น ระบบที่ใช้เอกสารแบบกระดาษ หรือแม้แต่ระบบสื่อผสม

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่เหมาะสมช่วยให้คุณ:

• แชร์เอกสารกับคนที่เหมาะสมเท่านั้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับเอกสารในเวอร์ชันที่ถูกต้อง
• ร่วมมือกับเพื่อนร่วมงานในการสร้างเอกสารและจัดการวงจรชีวิต
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติเพื่อเพิ่มความเร็วในขั้นตอนการสร้างและการอนุมัติ

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h 

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699