ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสาร ที่ดีที่สุดในปี 2022
ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสาร เมื่อองค์กรของคุณถึงขนาดที่กำหนด คุณจะไม่สามารถพึ่งพาระบบการจัดการเอกสารไฟล์และโฟลเดอร์แบบเดิมที่ทุกคนใช้ในศตวรรษที่ 20 ขณะนี้บริษัทจำนวนมากขึ้นทำงานจากระยะไกลและผู้คนจำนวนมากขึ้นทำงานแบบเคลื่อนที่ สิ่งสำคัญคือต้องมีระบบการจัดการเอกสารที่ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีคลาวด์และบรอดแบนด์
โซลูชันการจัดการเอกสารบนระบบคลาวด์ช่วยให้องค์กรสามารถแบ่งปันข้อมูลกับพนักงานของตนได้ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมีข้อมูลล่าสุดและเป็นปัจจุบันที่สุด และมีสิทธิ์เข้าถึงนโยบายล่าสุดและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด
แต่คุณจะเลือกโซลูชันที่เหมาะสมสำหรับองค์กรของคุณอย่างไร ในบทความนี้ เราจะกล่าวถึงโซลูชันการจัดการเอกสาร 10 อันดับแรก และช่วยให้คุณทราบว่าโซลูชันใดจะเหมาะกับประเภทองค์กรของคุณ
โซลูชันการจัดการเอกสาร 10 อันดับแรก
มีโซลูชันการจัดการเอกสารหลายแบบให้เลือก นี่คือ 10 สิ่งที่เราเห็นมากที่สุดในงานของเรา
SharePoint
Microsoft SharePoint เป็นระบบทั่วไปสำหรับการจัดเก็บและจัดการเอกสาร เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft จึงรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Office ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย รวมทั้ง Word, Excel และ PowerPoint
เป็นระบบจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันและแบ่งปันได้ตลอดจนการเข้าถึงอุปกรณ์เคลื่อนที่ มีฟังก์ชันเต็มรูปแบบและระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกัน ดังนั้นคุณจึงมั่นใจได้ว่าทุกคนเข้าถึงเฉพาะข้อมูลที่ควรจะเป็นเท่านั้น
ข้อเสีย ในขณะที่ SharePoint ค่อนข้างแข็งแกร่ง แต่ต้องใช้การตั้งค่าจำนวนมาก ซึ่งหมายความว่าคุณจะต้องได้รับความช่วยเหลือจากนักพัฒนา หากไม่ใช่ทีมนักพัฒนาทั้งหมด เพื่อปรับแต่งแพลตฟอร์ม คุณอาจต้องจ้างนักพัฒนา SharePoint เฉพาะเพื่อสร้างฟังก์ชันซอฟต์แวร์สำหรับการใช้งานของคุณ
Google ไดรฟ์/G Suite
Google ไดรฟ์/G Suite เป็นระบบจัดการเอกสารบนคลาวด์ที่ใช้งานได้จริงแทน Office มีโปรแกรมประมวลผลคำ สเปรดชีต ผู้สร้างสไลด์และแอปอื่นๆ เช่น ผู้สร้างเว็บไซต์ โปรแกรมสเก็ตช์/ระบายสี และการทำแผนที่ความคิด เป็นต้น G Suite เป็นการอัปเกรดเป็น Google ไดรฟ์แบบชำระเงิน และแนะนำสำหรับองค์กรที่มีพนักงานมากกว่าสองคน
G Suite ให้คุณแชร์โฟลเดอร์เอกสารในบัญชีทั่วทั้งบริษัท โดยระบุว่าบุคคลใดบ้างที่เข้าถึงเนื้อหาเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลอาจมีโฟลเดอร์ของตนเองที่เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดไม่สามารถมองเห็นได้ และในทางกลับกัน
คุณสามารถมีพื้นที่เก็บข้อมูลและผู้ใช้ไม่จำกัด ติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร และสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติ รวม G Suite เข้ากับบริการอย่าง Zapier หรือ IFTTT แล้วคุณเพิ่มฟีเจอร์การทำงานอัตโนมัติเพิ่มเติมได้
กล่อง
Box for Business เป็นอีกหนึ่งระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์แบบรวมศูนย์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เป็นเซิร์ฟเวอร์พื้นฐานที่ทำงานร่วมกับ Adobe, Slack, G Suite, Office 365 และแอปพลิเคชันอื่นๆ คุณสามารถทำงานร่วมกับผู้อื่น ซิงโครไนซ์การเปลี่ยนแปลงใดๆ และแม้กระทั่งเปรียบเทียบประวัติเวอร์ชันเพื่อเปรียบเทียบเอกสารเวอร์ชันเก่าและใหม่
คุณยังสามารถเปิดและตรวจสอบเอกสารภายใน Box ได้ คุณจึงไม่ต้องดาวน์โหลดเอกสารก่อนอ่านหรือแก้ไข คุณเพียงแค่ต้องเพิ่ม Box Edit เพื่อให้สามารถทำเช่นนั้นได้
ข้อเสียคือต้องใช้ฟังก์ชันเพิ่มเติมในการแก้ไขเอกสารเท่านั้น สิ่งนี้ถูกรวมเข้ากับสิ่งต่าง ๆ เช่น Google Drive และระบบการจัดการเอกสารอื่นๆ Box ไม่ได้สร้างขึ้นเพื่อจัดการการรับรองหรือการตรวจสอบ และไม่สามารถติดตามการฝึกอบรมพนักงานได้
Box เหมาะสำหรับจัดเก็บเอกสารและทำให้พร้อมใช้งาน แต่ถ้าคุณต้องการซอฟต์แวร์การจัดการนโยบายหรือที่จัดเก็บการจัดการเอกสารที่มากกว่ากล่องกระดาษแข็ง Box ก็ไม่ใช่ระบบในอุดมคติสำหรับคุณ
ด็อกคิโอ
Dokkio คือโซลูชันการจัดการเอกสารที่นำไฟล์ทั้งหมดของคุณมารวมกันในอินเทอร์เฟซเว็บเดียว ไม่ว่าจะเก็บไว้ใน DropBox, Box, Google Drive หรือ Microsoft OneDrive ตลอดจนเอกสารที่แชร์ใน Slack หรือผ่านข้อความ Gmail
คุณสามารถค้นหาเอกสารต่างๆ ในแพลตฟอร์ม Dokkio ทั้งหมดได้พร้อมกัน รวมถึงตามบริบททางธุรกิจ คุณยังสามารถจัดระเบียบไฟล์ตามแท็กที่คุณสามารถแปลงเป็นหมวดหมู่หรือบริบททางธุรกิจได้ในภายหลัง และ Dokkio ใช้แมชชีนเลิร์นนิงและปัญญาประดิษฐ์เพื่อแนะนำและวางไฟล์ลงในหมวดหมู่และบริบทโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์ การจัดการเอกสาร
สุดท้าย Dokkio ให้คุณถ่ายโอนไฟล์ระหว่างแพลตฟอร์ม คัดลอกไฟล์จาก Slack ไปยังบัญชี Google Drive ของคุณโดยไม่ต้องดาวน์โหลดลงคอมพิวเตอร์ก่อน
นี่เป็นเพียงระบบการจัดการเอกสารเท่านั้น ไม่อนุญาตให้คุณจัดการการควบคุมเวอร์ชัน ทำงานร่วมกัน สร้างเวิร์กโฟลว์ หรือติดตามลายเซ็น
Rubex โดย eFileCabinet
แพลตฟอร์มของ Rubex นำเสนอคุณสมบัติต่างๆ มากมาย รวมถึงการแชร์ไฟล์อย่างปลอดภัย เช่นเดียวกับการเข้ารหัส ซึ่งพวกเขาร่วมมือกับผู้ให้บริการรายอื่นเพื่อนำเสนอ Rubex ยังมีการควบคุมเวอร์ชัน โดยจะบันทึกเอกสารทุกเวอร์ชันเมื่อแก้ไข การรวมเข้ากับ Microsoft Office, QuickBooks และ SalesForce; การเข้าถึงระดับผู้ใช้ และแอปพลิเคชั่นมือถือ
คุณยังสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงผ่านบันทึกการตรวจสอบ ซึ่งจะแสดงทุกการกระทำของผู้ใช้ทุกคน พร้อมประทับวันที่และเวลา ที่ระดับราคา Business หรือ Unlimited Rubex ยังมีการอนุมัติจากผู้จัดการและผู้ดูแลระบบและระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ด้านบวก อินเทอร์เฟซใช้งานง่าย เนื่องจากคล้ายกับกล่องจดหมายอีเมลและมีการนำทางในลักษณะเดียวกัน ข้อเสีย ผู้ใช้ใหม่อาจต้องใช้เวลาและการฝึกอบรมเพิ่มเติมเพื่อทำความเข้าใจส่วนต่างๆ ของอินเทอร์เฟซ
PowerDMS
แพลตฟอร์มการจัดการนโยบาย PowerDMS ช่วยให้คุณสร้างการเชื่อมต่อที่มีชีวิตระหว่างนโยบาย การฝึกอบรม และการรับรอง ระบบบนคลาวด์ช่วยให้สามารถสร้างนโยบายและทำงานร่วมกัน ควบคุมเวอร์ชัน แจกจ่ายทั่วทั้งองค์กร ฟังก์ชันอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับการเข้าถึงทุกวันตลอด 24 ชั่วโมง การติดตามลายเซ็น และอื่นๆ
เนื่องจาก PowerDMS ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงภาคบริการสาธารณะ มันจึงสามารถจัดการเนื้อหาได้หลากหลาย เช่น หมายศาล BOLO บันทึกช่วยจำ แผนที่ และคำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถจัดการนโยบายและขั้นตอนใหม่สำหรับการดูแลสุขภาพ เทศบาล อัคคีภัย/ฉุกเฉิน และธุรกิจโดยทั่วไป นอกจากนี้ยังมีความช่วยเหลือในการใช้งาน การฝึกอบรมออนไลน์ และทีมบริการลูกค้าในสหรัฐฯ ด้วยคะแนนความพึงพอใจของลูกค้า 97%
แพลตฟอร์ม PowerDMS นำเสนอการจัดเก็บข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่สามารถเข้าถึงได้ผ่านอุปกรณ์ที่หลากหลาย เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ การติดตามลายเซ็น และการกระจายอัตโนมัติ การควบคุมเวอร์ชันและการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกัน และการผสานรวมกับผลิตภัณฑ์ Microsoft Office และ Adobe เช่น PDF
ด้านลบ PowerDMS ไม่ใช่ผู้ให้บริการเนื้อหา ดึงบทความอุตสาหกรรมและหน่วยงานเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด แต่เรามีพันธมิตรด้านเนื้อหาที่สามารถให้ข้อมูลประเภทนั้น ให้คุณสมัครรับเนื้อหานโยบายที่เกี่ยวข้องจากผู้เผยแพร่ที่หลากหลาย
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : d c s @ k o . i n . t h
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699
