จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งระยะสั้นและระยะยาว การสแกนเอกสารและการใช้กลยุทธ์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ที่เก็บข้อมูลบน คลาวด์หรือDMS ให้ ข้อดีมากกว่าพื้นที่จัดเก็บแบบกระดาษทั่วไป
รวมถึงประโยชน์ในทันที เช่น การใช้งานง่ายและเวิร์กโฟลว์ที่ได้รับการปรับปรุง การเปลี่ยนไปใช้พื้นที่จัดเก็บแบบไร้กระดาษยังให้โอกาสสำหรับ ROI เมื่อเวลาผ่านไปด้วยการกำจัดของเสียและการอนุรักษ์ทรัพยากร เช่น พื้นที่จัดเก็บ
เมื่อคุณเสร็จสิ้นขั้นตอนการสแกนเอกสารของคุณและค้นหาโซลูชันการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีอยู่แล้ว ธุรกิจส่วนใหญ่จะถามคำถามหนึ่งคำถามอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้: “ตัวเลือกใดที่เหมาะกับธุรกิจของฉัน”
เพื่อช่วยชี้แจงคำถามนี้ เราแจกแจงความแตกต่างระหว่างที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และ DMS รวมถึงรายละเอียดต่างๆ ของทั้งสอง การเน้นย้ำถึงวิธีการทำงานของทั้งสองตัวเลือก ผลประโยชน์ และประเภทของธุรกิจที่เหมาะสำหรับแต่ละตัวเลือก
ตัวเลือกที่ 1: การจัดเก็บและจัดการเอกสารของคุณในระบบคลาวด์
ข้อมูลทางเทคนิคเกี่ยวกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์มีรายละเอียดมากมาย แต่สำหรับบริการคลาวด์และซอฟต์แวร์ขั้นพื้นฐานที่สุดแล้ว และมีราคาตามรูปแบบการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ SaaS
Software as a service (SaaS) เป็นรูปแบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่อนุญาตให้ใช้สิทธิ์และส่งมอบซอฟต์แวร์ตามการสมัครรับข้อมูล
ซอฟต์แวร์หรือแอปพลิเคชันที่โฮสต์อยู่ในศูนย์กลางสามารถเข้าถึงได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซึ่งช่วยให้ใช้งานจากระยะไกลได้
ในทำนองเดียวกัน พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ยังให้บริการเป็นบริการสมัครรับข้อมูล โดยปกติจะเป็นรายเดือนหรือรายปี ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมและยืดหยุ่นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่กำลังมองหาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์โดยไม่ต้องลงทุนล่วงหน้าอย่างมีนัยสำคัญหรือสูญเสียความสามารถในการเปลี่ยนที่เก็บข้อมูลได้อย่างง่ายดาย กลยุทธ์หากจำเป็น
การใช้แพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับขนาดได้อย่างคุ้มค่าสำหรับบริษัทที่กำลังเติบโต เนื่องจากผู้ให้บริการบำรุงรักษาฮาร์ดแวร์ที่จำเป็นสำหรับการทำงานของระบบจัดเก็บข้อมูล จึงไม่จำเป็นต้องมีอุปกรณ์เพิ่มเติม..
นี่คือประโยชน์บางประการที่อาจมาพร้อมกับบริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ : จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
- เข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้ทุกที่ด้วยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
- ทำงานร่วมกันและแจกจ่ายไฟล์ได้ง่ายสำหรับพนักงานและผู้ใช้รายอื่นๆ
- พื้นที่เก็บข้อมูลระยะสั้นและระยะยาวที่คุ้มค่าตามรูปแบบการสมัครใช้บริการ
- การควบคุมการดูแลระบบเพื่อจำกัดการเข้าถึงไฟล์แต่ละไฟล์ให้กับผู้ใช้เฉพาะ
- การอัปเดตซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูลบ่อยครั้งโดยบริษัทผู้จำหน่าย—บ่อยครั้งเป็นรายสัปดาห์หรือรายเดือน
- การรวมและการเข้าถึงอย่างรวดเร็วโดยลบการแจกจ่ายทางกายภาพและการตั้งค่าหรือการติดตั้งใดๆ ที่จำเป็น—แทนที่จะสามารถเข้าร่วมแพลตฟอร์มการจัดเก็บข้อมูลที่มีอยู่ก่อนแล้วของผู้ขายได้
- การสนับสนุน ข้อมูล และความช่วยเหลือในการเลือกแพลตฟอร์มที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่เหมาะสม
- การจัดเก็บข้อมูลที่ปลอดภัยด้วยแนวทางปฏิบัติด้านความปลอดภัยมาตรฐาน รวมถึงโปรโตคอล HTTPS ที่เข้ารหัสเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับการเชื่อมต่อของผู้ใช้ ใบรับรองดิจิทัลที่ถูกต้อง และผู้ออกใบรับรองที่ติดตั้งไว้สำหรับเว็บไซต์ที่เชื่อถือได้เท่านั้น
ตัวเลือกที่ 2: ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (DMS)
ระบบ การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (DMS)คือระบบซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อติดตาม จัดเก็บ และจัดการไฟล์ดิจิทัล
หลายๆ รุ่นสามารถรักษาเวอร์ชันของเอกสารได้หลายเวอร์ชันด้วยการติดตามประวัติ จึงเหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสำรองข้อมูล
DMS ทำหน้าที่เป็นตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โดยพื้นฐานแล้วสามารถรวบรวม จัดเก็บ รักษาความปลอดภัย บำรุงรักษา และเรียกค้นเอกสารดิจิทัลได้ ด้านล่างนี้คือไฟล์ประเภทหลักบางประเภทที่ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เหมาะสำหรับ:
- เอกสารสำนักงาน
- รูปภาพ
- กราฟิก
- พิมพ์เขียวหรือภาพวาด
- อีเมล
- วีดีโอ
- หน้าเว็บ
ในขณะที่การจัดเก็บเอกสารฉบับพิมพ์แบบดั้งเดิมเป็นกลยุทธ์ทางธุรกิจที่ใช้เวลานานสำหรับการจัดการเอกสาร บันทึกที่เป็นกระดาษนั้นมีค่าใช้จ่ายสูง ทั้งในแง่ของการจัดเก็บและเวลาที่เสียไปในการจัดการและเรียกค้นเอกสาร
นอกจากนี้ เอกสารและบันทึกที่เป็นกระดาษจะสิ้นเปลืองเมื่อต้องทำสำเนาหลายชุดสำหรับการประชุมหรือโครงการร่วมมือเท่านั้นที่จะทิ้งหลังจากนั้นไม่นาน
ประกอบกับความจริงที่ว่าไม่ว่าจะจัดเก็บไว้ที่ใด เอกสารที่เป็นกระดาษก็มีแนวโน้มที่จะเกิดความเสียหายต่อสิ่งแวดล้อมมากขึ้น DMS ไม่เพียงช่วยประหยัดทรัพยากร แต่ยังช่วยป้องกันความโกลาหลและเวลาที่สูญเสียไปจากเอกสารที่สูญหาย
ระบบและซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับบริษัทขนาดใหญ่และองค์กร เช่น โรงพยาบาล แทนที่จะโฮสต์และดูแลโดยผู้ให้บริการภายนอก DMS จะได้รับการจัดการด้วยตนเองและไม่ต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตกับบริการโฮสต์ระยะไกล ส่งผลให้เข้าถึงและใช้งานได้เร็วขึ้น
ยังคงเปรียบเทียบและพิจารณาตัวเลือกการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของคุณหรือไม่
การจัดการและการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการเพิ่มความสะดวกในการใช้งานและความปลอดภัยของเอกสารและข้อมูลของบริษัทในราคาประหยัด ความยืดหยุ่นในการกำหนดราคาสำหรับบริการคลาวด์และมูลค่าระยะยาวของการสร้างการประหยัดเวลาและเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย DMS นำเสนอบริการจัดเก็บข้อมูลที่หลากหลายสำหรับธุรกิจทั้งขนาดใหญ่และขนาดเล็ก
ที่ Record Nations เราเป็นพันธมิตรกับเครือข่ายที่ เก็บข้อมูลบน คลาวด์และ ผู้ให้บริการ DMS ทั่วประเทศ ซึ่งเชี่ยวชาญในการเชื่อมต่อธุรกิจที่ต้องการการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และการจัดเก็บด้วยบริการที่เหมาะสมกับความต้องการส่วนบุคคลของคุณ
สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี
รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h
สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA
สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด
ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่
หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699