วิธีการใช้ DMS หากไม่มีระบบมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บและจัดการข้อมูล หน่วยงานต่างๆ จะพยายามค้นหาระบบของตนเองเพื่อจัดการเอกสารและเวิร์กโฟลว์อย่างมีประสิทธิภาพ

แม้ว่าจะช่วยปรับปรุงการทำงานของตนเอง แต่ช่วงของระบบที่แตกต่างกันนี้นำไปสู่ความระส่ำระสาย ส่งผลให้ธุรกิจโดยรวมชะลอตัวลงในที่สุด

นี่คือจุดที่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์(DMS)เข้ามาในรูปภาพ นำเสนอระบบแบบรวมศูนย์พร้อมความสามารถในการใช้งานที่ดีขึ้น DMS มาพร้อมกับฟีเจอร์มากมายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในที่ทำงาน—และส่วนที่ดีที่สุดคือสามารถผสานรวมกับแนวทางการจัดการเอกสารที่มีอยู่แล้วของบริษัทเกือบทั้งหมด

โดยพื้นฐานที่สุดDMS อิเล็กทรอนิกส์ได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของข้อมูลทั่วทั้งธุรกิจและองค์กร มักถูกนำไปใช้และเพิ่มลงในระบบต่างๆ ที่หลากหลายสำหรับการจัดการเอกสาร

ด้วยข้อดีหลายประการ DMS สามารถผสานรวมกับนโยบายการจัดการเอกสารของบริษัทที่มีอยู่และขั้นตอนต่างๆ ได้อย่างราบรื่น และยังสามารถขจัดขั้นตอนต่างๆ ของกระบวนการทั้งหมดได้

นโยบายการเก็บรักษาเอกสาร

ตัวอย่างหนึ่งคือ นโยบาย การเก็บรักษาเอกสารเป็นองค์ประกอบสำคัญในกระบวนการจัดการเอกสาร ทั้งเพื่อวัตถุประสงค์ในการปฏิบัติตามกฎหมายและความปลอดภัยของเอกสาร ด้วย DMS เอกสารช่วงเวลาจะถูกเพิ่มลงในระบบ พวกเขาสามารถทำเครื่องหมายและเก็บรักษาตามนโยบายการเก็บรักษาที่มีอยู่ของบริษัท

ความสวยงามของการติดตาม DMS สำหรับระยะเวลาการเก็บรักษาคือไม่ได้ให้เพียงทางเลือกดิจิทัลสำหรับวิธีการจัดการการเก็บรักษาเอกสารแบบเดิมเท่านั้น แต่ยังทำให้กระบวนการง่ายขึ้นอีกด้วย ด้วยระยะเวลาเก็บรักษาที่กำหนดเองซึ่งถูกติดตามโดยอัตโนมัติใน DMS แผนกไอทีสามารถละทิ้งงานการดูแลระบบพื้นฐานเหล่านี้ และมุ่งเน้นที่การรักษาระบบและทรัพยากรของบริษัทอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ทั้งหมดแทน

เอกสารของบริษัทที่มีอยู่

เมื่อเปลี่ยนไปใช้ DMSและนำไปใช้เป็นวิธีการจัดเก็บและจัดการเอกสารของบริษัท ธุรกิจส่วนใหญ่มักจะไม่เริ่มต้นด้วยกระดานชนวนที่ชัดเจน ด้วยคลังกระดาษที่มีอยู่แล้วที่พวกเขาจำเป็นต้องเก็บ เอกสารเหล่านี้จะต้องถูกรวมเข้ากับระบบใหม่ด้วย

อย่างไรก็ตาม ด้วย DMS การเพิ่มเอกสารเหล่านี้จึงเป็นเรื่องง่าย ด้วยการใช้บริการสแกนเอกสารบริษัทสามารถจัดระเบียบเอกสารและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อเก็บไว้ใน DMS

ตั้งแต่การสแกนครั้งแรก—ซึ่งรวมถึงการแปลงด้วยซอฟต์แวร์การรู้จำอักขระด้วยแสง ( OCR ) เพื่อให้ค้นหา แก้ไข และแม้แต่แก้ไขเอกสารได้อย่างง่ายดาย เพื่อป้องกันข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ไปจนถึงงานสร้างดัชนีและหลังการผลิต ผู้ให้บริการการสแกนสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว แต่ละขั้นตอนของกระบวนการแปลง

ด้วยเหตุนี้ การสแกนและเพิ่มเอกสารคงเหลือในเอกสารที่มีอยู่ใน DMS ทำให้บริษัทสามารถจัดการเอกสารได้ทันทีที่ค้างไว้ แทนที่จะต้องขัดจังหวะการทำงานประจำวันและปลดทรัพยากรเพื่อถ่ายโอนไฟล์ด้วยตนเอง

รูปแบบและประเภทเอกสารต่างๆ

นอกจากเอกสารที่เป็นกระดาษมาตรฐานแล้ว DMS ยังสามารถรวมรูปแบบไฟล์และประเภทต่าง ๆ ตั้งแต่สเปรดชีต Excel และเวชระเบียนไปจนถึงภาพวาดสถาปัตยกรรมขนาดเต็มและใบเสร็จบัตรเครดิตขนาดเล็ก

ที่เก็บข้อมูล ไมโครฟิล์มและไมโครฟิชเป็นปัญหารูปแบบทั่วไปที่เกิดขึ้นเมื่อแปลงเป็น DMS อย่างไรก็ตาม ด้วยการใช้บริการสแกนเพื่อเพิ่มบันทึกลงใน DMS ข้อมูลที่สำรองไว้โดยใช้ที่จัดเก็บดิสก์ไมโครฟิชยังสามารถแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลและจัดเก็บไว้กับบันทึกอื่นๆ ของบริษัทได้อีกด้วย

เช่นเดียวกับการสแกนและเพิ่มเอกสารแบบดั้งเดิมลงใน DMS ภาพไมโครฟิล์มจะถูกแปลงโดยใช้ซอฟต์แวร์ OCR เครื่องสแกนไมโครฟิล์มติดตั้งซอฟต์แวร์ปรับปรุงภาพที่ซับซ้อน ซึ่งมักจะสร้างภาพดิจิทัลที่มีคุณภาพสูงกว่าฟิล์มต้นฉบับ

เมื่อพูดถึงบริษัทสถาปัตยกรรมหรือวิศวกรรมที่ต้องการ DMS สำหรับพิมพ์เขียวไมลาร์ และภาพวาดหรือรูปภาพอื่นๆ ยังสามารถสแกนและใช้งานรูปแบบต่างๆ ที่มีขนาดตั้งแต่ “A” ถึง “J” ด้วยระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ วิธีการใช้ DMS

เช่นเดียวกับเอกสารดิจิทัลที่พร้อมใช้งานและเข้าถึงได้ง่ายอื่น ๆ ที่จัดการโดยใช้ DMS พิมพ์เขียวและเอกสารอื่น ๆ สามารถแปลงและจัดเก็บไว้ใน DMS ที่มีเอาต์พุตไฟล์ที่หลากหลายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการของผู้ใช้มากที่สุด รวมถึง PDF, TIFF และ แม้แต่ DWG, CALS หรือ JEDMICS

ระบบใดที่ DMS อิเล็กทรอนิกส์สามารถแทนที่ได้?

ระบบการจัดการเอกสารได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของสถานที่ทำงาน เนื่องจากธุรกิจยังคงเปลี่ยนไปสู่การใช้ทรัพยากรอิเล็กทรอนิกส์ในการทำงานประจำวัน

ดังนั้นจึงสามารถใช้ DMS เพื่อแทนที่ส่วนประกอบต่างๆ ให้เป็นนโยบายการจัดการเอกสารแบบกระดาษ เช่น วิธีและตำแหน่งที่จะจัดเก็บ จัดการ และใช้งาน

นี่เป็นเพียงระบบการจัดการเอกสารทั่วไปบางส่วนและแนวทางปฏิบัติที่ DMS สามารถแทนที่ได้:

พื้นที่จัดเก็บเอกสารบนไซต์หรือนอกไซต์

ก่อนที่จะใช้ DMS การจัดเก็บเอกสารสำหรับเอกสารฉบับพิมพ์สามารถดึงทรัพยากรจำนวนมากตั้งแต่เวลาและพื้นที่ไปจนถึงต้นทุนพื้นฐาน

ตัวอย่างเช่น เมื่อจัดเก็บและจัดการเอกสารนอกสถานที่ ค่าบริการต่อเนื่องหมายความว่าคุณจะต้องจ่ายค่าเช่าเพื่อรักษาหลังคาเหนือเอกสาร นอกจากนี้ เนื่องจากเอกสารไม่ได้ถูกเก็บไว้ในห้องเก็บของเฉพาะที่อยู่ห่างออกไป 10 ฟุต เวลาที่ใช้ในการเรียกไฟล์จึงเป็นค่าใช้จ่ายอีกประการหนึ่งที่ควรพิจารณา เนื่องจากท้ายที่สุดแล้ว เวลาคือเงิน

แทนที่จะจ่ายสำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บเอกสารนอกสถานที่ หากเอกสารถูกเก็บไว้ในบ้าน ก็ยังมีค่าใช้จ่ายที่ไม่ค่อยชัดเจนที่ต้องคำนึงถึง เช่น มูลค่าของพื้นที่สำนักงานและค่าใช้จ่ายของเวลาเช่นเดิม

พื้นที่สำหรับจัดเก็บเอกสารโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะในตู้เก็บเอกสารหรือห้องเก็บเอกสารโดยเฉพาะ สามารถใช้เพื่อเพิ่มรายได้หากพนักงานครอบครองพื้นที่นั้น ไม่มีเวลารอในการเข้าถึงเอกสารเหล่านี้ เช่น การจัดเก็บเอกสารนอกไซต์ และบริษัทไม่ต้องจ่ายเงินให้กับพนักงานที่ทุ่มเทให้กับการจัดการ การจัดระเบียบ และการยื่นบันทึกใหม่อีกต่อไป

ใน ทางกลับกัน DMSการจัดเก็บและจัดการเอกสารของบริษัทกลายเป็นการลงทุนเพียงครั้งเดียว สามารถจัดเก็บบันทึกดิจิทัลได้หลายล้านรายการโดยไม่มีปัญหาด้านการเข้าถึงที่เกี่ยวข้อง ค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง หรือพื้นที่จัดเก็บที่สำคัญของกลยุทธ์อื่นๆ DMS สามารถปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และลดต้นทุนของการจัดเก็บและการจัดการเอกสาร

การจัดการและการจัดการเอกสารพนักงานที่กำหนด

นอกจากนี้ ระบบการจัดการเอกสารยังมีรายการเอกสารรวมสำหรับพนักงานที่สามารถเข้าถึงได้จากคอมพิวเตอร์ของพวกเขา ขจัดความต้องการพนักงานที่ได้รับมอบหมายในการจัดการและจัดเก็บเอกสารเช่นเดียวกับนโยบายการจัดการเอกสารแบบกระดาษ

DMS ทำงานเป็นโปรแกรมจัดการไฟล์ ทำให้เอกสารของบริษัททั้งหมดเป็นระเบียบและเป็นปัจจุบันด้วยสำเนาไฟล์ปัจจุบัน

การตัดค่าจ้างรายชั่วโมงสำหรับสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปนอกจากคนกลางสำหรับพนักงานที่ใช้เอกสารในการทำงานจริง การกำจัดผู้จัดการเอกสารของพนักงานออกจากกระบวนการสามารถช่วยชดใช้เงินลงทุนเริ่มต้นของ DMS ได้

การเข้าถึงเอกสาร “ทีละครั้ง” และการเก็บสำเนาบันทึกให้เป็นปัจจุบัน

นอกจากจะช่วยให้การจัดเก็บและการจัดการเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้นแล้ว ข้อดีหลักอื่นๆ ในการจัดเก็บเอกสารที่สแกนใน DMS ยังรวมถึงความสามารถในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและป้องกันไม่ให้เสียเวลาโดยกระบวนการจัดการเอกสารที่ไม่ดี เช่น ไม่ให้เอกสารทันสมัย .

การเข้าถึงและการใช้เอกสารที่จัดเก็บไว้ด้วย DMS ทำให้พนักงานหลายคนสามารถดูและเข้าถึงไฟล์ดิจิทัลได้พร้อมกัน แทนที่จะเป็นเพียงคนเดียวที่สามารถดึงและใช้เอกสารที่เป็นกระดาษในแต่ละครั้ง

การใช้ DMS ไม่เพียงแต่ให้ประโยชน์ของการเข้าถึงที่มากขึ้นเท่านั้น และทำให้ผู้ใช้สามารถใช้เอกสารเดียวกันในการทำงานประจำวันได้เร็วและง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการจัดเก็บและใช้งานเอกสารที่เป็นปัจจุบันที่สุดอย่างรวดเร็วและง่ายดาย

ไฟล์ดิจิทัลเดียวใน DMS ที่ผู้ใช้หลายคนใช้จะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ แทนที่จะใช้สำเนาหลายชุดโดยมีข้อมูลและการแก้ไขต่างกัน ไฟล์ดิจิทัลเดียวใน DMS ที่ผู้ใช้หลายคนใช้จะได้รับการอัปเดตแบบเรียลไทม์ ซึ่งหมายถึงปัญหาการจัดการเอกสารทั่วไป เช่น เวอร์ชันที่ขยายใหญ่ขึ้นและการรักษาความปลอดภัยสำหรับข้อมูลละเอียดอ่อนหลายเวอร์ชัน จำเป็นต้องก่อกวนบริษัทอีกต่อไป

วิธีใช้งานและบำรุงรักษา DMS ของคุณ

เมื่อทำการเปลี่ยนแปลงในขั้นต้นและคงไว้ซึ่ง DMS ที่มีประสิทธิภาพในท้ายที่สุด มีหลายขั้นตอนที่ควรทำและคำนึงถึงการใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการจัดการและจัดเก็บบันทึก

ต่อไปนี้คือกระบวนการหลักบางประการที่ต้องทำเมื่อใช้งาน DMS:

• สแกนบันทึกกระดาษที่มีอยู่แล้วด้วย OCR เพื่อจัดเก็บและใช้งานในรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายด้วยระบบจัดการเอกสาร
• การ ทำลายและทำลายเอกสารเมื่อทำสำเนาดิจิทัลแล้ว เนื่องจากเอกสารที่เป็นกระดาษเก่าไม่จำเป็นต้องใช้อีกต่อไปและมีความเสี่ยงที่ความปลอดภัยของพวกเขาจะถูกบุกรุกโดยการเก็บรักษาไว้
• การเพิ่มและจัดทำดัชนีเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ทำโดยใช้ซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น เช่น สเปรดชีต CSV ใน DMS กับไฟล์อื่นๆ
• การตั้งค่าการควบคุมสำหรับข้อจำกัดการเข้าถึงของผู้ใช้และ การ แก้ไขเอกสารเพื่อปกป้องข้อมูลที่ละเอียดอ่อนทั้งภายในองค์กรและหากแชร์กับองค์กรภายนอก
• การอัปเดตนโยบายการจัดการเอกสารของบริษัทสำหรับระบบอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วิธีที่พนักงานควรจัดเก็บเอกสารใน DMS และเพิ่มระยะเวลาเก็บรักษา
• การรวม กระบวนการ สแกนแบบวันข้างหน้าเมื่อ DMS เริ่มทำงาน เพื่อเพิ่มไฟล์กระดาษไปยัง DMS ต่อเมื่อมีการสร้างหรือรับเอกสารใหม่

แม้ว่าสิ่งเหล่านี้จะเป็นขั้นตอนพื้นฐานที่คุณควรดำเนินการเมื่อนำ DMS ไปใช้ แต่ก็มีระบบการจัดการเอกสารหลายประเภทพร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติมเพื่อให้เหมาะกับแต่ละบริษัท ตั้งแต่ความสามารถในการรวมและส่งออกไฟล์รูปแบบต่างๆ ไปจนถึงความสามารถในการค้นหาที่ได้รับการปรับปรุง DMS สามารถนำไปใช้เพื่อตอบสนองความต้องการด้านการจัดการเอกสารของธุรกิจหรืออุตสาหกรรมแทบทุกประเภท

ต้องการผสาน DMS กับการจัดการเอกสารของคุณหรือไม่? ค้นหาระบบที่ตรงกับความต้องการของคุณด้วยบันทึกประชาชาติ

แนวทางปฏิบัติและระบบการจัดการเอกสารที่เหมาะสมมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้บริษัททำงานได้อย่างราบรื่น แต่ด้วยความช่วยเหลือของDMSบริษัทต่างๆ จะทำให้การจัดการเวิร์กโฟลว์ของข้อมูลทั่วทั้งองค์กรไม่ยุ่งยากมากนัก

สนใจรับคำปรึกษาด้านวางระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  EDMS บริการตรวจข้อสอบ นับคะแนน โดยทีมงานผู้เชี่ยวชาญจาก K&O ที่มีประสบการณ์มากว่า 15 ปี 

รวมถึงซอฟต์แวร์ระดับโลก ติดต่อ 0 2 – 8 6 0 – 6 6 5 9 หรือ E m a i l : c s @ k o . i n . t h 

สามารถติดต่อสอบถามได้โดยตรง เรามีแอดมินคอยคอบคำถาม 24 ชั้วโมงที่ Line OA

สอบถามได้สบายใจทั้ง เรื่องค่าบริการ ราคา และ งบประมาณ เพราะเป็นราคาที่สุด คุ้มที่สุด

ส า ม า ร ถ รั บ ช ม วี ดี โ อ ส า ธิ ต วิ ธี ก า ร ใช้ ง า น จ ริ ง ไ ด้ ที่ นี่

หากท่านมีความสนใจ บทความ หรือ Technology สามารถติดต่อได้ตามเบอร์ที่ให้ไว้ด้านล่างนี้
Tel.086-594-5494
Tel.095-919-6699